办公室公文写作培训ppt课件资料.ppt

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1、公,文,写,作,培,训,会,规范,简洁,流畅,办公室：樊嘉磊,1,第,一,部,分,公,文,介,绍,2,一、公文的含义和特点,?,公文是国家机关、社会团体、企事业单位，用于行政管理,，具有法定效力和规范体式的文体。简称?文件?。,公文具有：政策性、权威性、规范性三大特点,二、公文的种类,命令、决定、公告、通告、议案、意见、批复、通报、通,知、请示、报告、函、会议记要,3,三、公文的重要性,?,公文是企业实现管理职能的重要途径,?,公文是体现企业形象的重要手段,?,公文是员工履行岗位职责的重要工具,?,公文是衡量员工综合素质的重要标尺,4,根据发文对象可分为以上三类,?,上行文下级单位向上级单位的

2、发文,如：请示、报告等,?,平行文平级单位或不相隶属单位之间的发文,如：通知、函等,?,下行文上级单位向下级单位的发文,如：命令、决定、决议、指示、通报、批复等,5,第二部分,常用公文写作要领,6,一、请示的写法,请示：,适用于向,上级,请求指示、批准（上行文）。,?,请示的标准结构,、标题：事由文种,（关于,*,的请示）,、主体：（）起因,（）事项,（）提出处理意见,、结尾用?妥否，请批示?,7,?,请示应注意的事项,1,、?理由?部分简明扼要,2,、主要内容在正文中表述,3,、要有倾向性意见，且具可操作性,4,、一事一请示,5,、送往政府部门的请示要注,明联系人和联系电话,6,、,请示和报

3、告有本质上的区别,8,?,案例：,关于购置办公用品的请示,总公司秘书办：,为进一步加强各企业之间的沟通和配合，提高工作效率，经经营,总办批准，我公司办公地点迁往安谷选煤厂。因新换办公地址，急需,购置空调、办公桌椅、会议室桌椅、文件柜等办公用品，总预算约,21,万元，建议由我公司自购。,妥否，请批示。,附：各种办公设备明细表,*,公司办公室,二一二年八月十日,9,二、函的写法,函：,适用于与,平级部门,或,外单位,进行协商、联络（平行文）。,适用范围及分类：,、适用于不相隶属单位之间商洽工作（商洽函）,、适用于同单位各部门之间工作联系（联系函）,、询问或答复问题,（问答函）,10,函的格式,1,

4、、标题：事由文种,?,*,公司关于调用办公物资的联系函?,2,、函件编号,（部门,+,年份,+,数字,如：,ZHB2012001,）,3,、正文：开头主体结尾,函的要求,1,、对于同级单位，大胆用函。,2,、根据不同的收文单位和要办的事情，采用不同的语气,和结尾方式。,3,、商洽函和问答函必须有回复函，并在其中注明原函编,号,（如：贵公司,ZHB2012001,号函已收悉，现答复如下）。,11,?,案例：,四川德诚公司关于对新员工开展技能培训的商洽函,编号：,DC2012001,西南交通大学：,我公司近期招聘了,20,名新员工，为了使其能够尽快胜任工作，将在近期对,新员工进行物流专业技能培训。

5、但我公司缺乏授课培训的经验，特此邀请贵院,校培训导师来我公司开展培训工作。培训安排如下：,一、培训内容：现代物流管理基础、运输管理实务、仓储配送管理、物流,成本管理。,二、培训时间：定于,2012,年,9,月,10,日,12,日，训期,3,天。,三、培训地点：乐山市安谷镇德诚选煤厂办公区三楼大会议室。,联系人：四川德诚公司人力资源部,联系电话：,0833-26*136*,（邹经理）,特此函询，盼尽速回音。,二一二年八月十日,12,西南交通大学关于四川德诚公司关于对新员工开展,技能培训的商洽函的复函,编号：,XJ2012001,四川德诚公司：,贵公司,DC2012001,号函已收悉，经我院商讨研

6、究，现答复如下：,我院校接受贵公司的邀请，并已做好相关准备，培训导师定于,2012,年,9,月,9,日到达贵公司，望予以接待。,联系方式：王老师（博士，研究生导师）,139*,附：培训方案及课时安排,二一二年八月十二日,13,三、通报的写法,通报：,适用于向,下级部门,传达信息（下行文）。,通报常用的两种类型,1,、表彰性通报,2,、批评性通报,14,通报的格式,1,、标题：事由文种,?关于对驾驶员张某隐瞒事故的处罚通报?,2,、主送部门,（运行科、财务科、业务部）,3,、正文：开头主体结尾,通报应具备的几个要素,1,、引言部分,2,、事实部分,3,、分析处理部分,4,、号召要求部分,15,?

7、,引言部分。主要是概括通报的内容、性质、作用和要求。,例,:,关于对物流公司驾驶员张某隐瞒事故的处罚通报,物流公司张某在驾驶车辆发生事故后隐瞒不报，擅自维修事故车,辆，现将事情经过及处罚决定通报如下：,?,事实部分，就是对事实进行陈述，即要把主要事实写清楚,，又要写得概括精练。,事情经过,2012,年,6,月,5,日，物流公司驾驶员张某驾驶川,L*,车执行选煤厂至,电厂的煤炭运输任务。约,14:30,分，,16,?,分析及处理部分。对事实进行分析，提出处理意见。,分析原因和处理决定,此事件反映出驾驶员张某专业技能不佳，且组织管理意识淡薄。,根据公司安全管理制度、安全奖罚制度、事故报告管,理制度

8、等有关规定，决定给予张某批评通报，并纠错,2000,元的,处罚。,?,号召及要求部分。根据通报的精神要求如何做，或者号召,为实现什么目标而奋斗。,提出要求,望各驾驶员引以为戒，确保安全行驶。各科室要严格执行公司安,全管理制度，对相关岗位人员进行教育培训，认真做好事故的统,计报告工作，如有隐瞒、迟报、漏报情况，一经发现严肃处理。,17,四、会议纪要的写法,?,标题。,主要反映会议的性质和范畴。,1,、会议名称,+,会议纪要（例行会议）,如,:*,公司月度总结会会议纪要,2,、关于,-,问题,+,会议纪要（专项会议）,如,:,关于协调,*,公司开业庆典事宜,的会议纪要,18,?,导言。,主要用于概

9、述会议基本情况。其内容一般包括,标题、会议时间、会议地点、出席人员、缺席人员、主,持人、记录人和主要内容等。,*,公司月度总结会会议纪要,会议时间：,2012,年,7,月,14,日,14,：,30,分,会议地点：公司会议室,出席人员：张某、李某、王某、蒋某、周某,缺席人员：唐某（因公请假）,主持人：张某,记录人：周某,主要内容：总结本月工作情况，计划下月工作安排。详,细如下：,19,?,主体。,这是会议纪要的核心部分。主要介绍会议议定事项。,1,、重点将会议所研究的问题和决定事项逐条归纳，做到,条理清楚，简明扼要。,不要把会议纪要写成会议记录。,2,、要正确地集中会议的意见。没有取得一致意见的

10、，一,般不写入纪要。会议没讨论的不得写入会议纪要。,3,、会议纪要用?会议?作主语，即,?会议听取了?、,?会议讨论了?,、?会议认为?、?会议确定?、?会议指出,?、,?会议强调?等。,4,、会议纪要须以第三人称的语气来拟写。,5,、会议纪要没有落款。,20,个人的几点心得,?,公文写作，,简明扼要很重要，,要加强这种功力的修炼。,?,语言忌夸张,。要努力追求?清水出芙蓉，天然去修饰?的,语言境界，夸张的修饰是写作文，不是写公文。,?,掌握格式,是有效途径。,?,标题的草拟很重要,。标题要与正文相一致，一目了然。,?,要学会用,分列项式,起草公文。学会用序号区分。,?,一件事一段文字,，逻辑

11、要清楚，忌混乱。,文字是行政人员的职业工具，公文写作水平是衡量一,名行政人员业务能力高低的重要标尺。希望各位引起重视,、勤学苦练、提高公文质量，维护企业形象。,21,第三部分,公文写作解决方案,22,一、确立为别人而写的原则,?,拟文的直接目标是,?四好?,：,好读、好懂、好记、好执行,?,让你自己明白很重要，但让读者明白更重要,?,公文,?四宜?,：宜短、宜实、宜准、宜平和,23,二、掌握公文写作的?三步曲?,第一步：开头。,交代发文的背景、依据、目的，为后面叙述,主体进行铺垫。,宜开门见山、简短利落。,第二步：主体。,阐明具体观点、叙述具体事项、提出具体要,求。,宜多费笔墨、重点对待。,第

12、三步：结尾。,宜寥寥几笔、谨慎用字。,24,三、层次分明、不重复,?,段落之间分界清晰，一个段落重点阐述一个方面，提行后,阐述另一个方面，但各个段落之间必须是围绕一个中心观,点展开论证，也就是文章的中心思想。,?,不重复原则：,每个问题只在文章中讲述一次，且讲透，不在其它地,方再讲,25,四、注意逻辑、顺序,?,表述符合逻辑要求和一般人的思维习惯,?,采用直叙法，不要用倒叙法和插叙法,?,注意相互依存关系,26,五、不犯语法错误,?,主语、谓语、宾语齐全,?,正确运用标点符号,?,不要把日常生活中的表达方式运用到公文表达中,来,27,六、紧凑连贯,?,能用一句话表达清楚的，绝不用两句话,?,尽

13、量用一个主语把后面的语言串起来,?,语句、段落之间要有连贯性,28,七、力求简洁,?,一份公文只解决一个问题,?,?复文?切忌不厌其烦地引述?来文?,?,在报告和请示中，不要向上级大讲方针政策,?,尽量用简短的句子,29,八、准确明了,?,标题要高度概括全文主旨,?,内容复杂、篇幅较长的公文，正文要分段描述,?,直接表述事由或要求，不要转弯抹角,?,观点明确，不要用模棱两可、易生歧义的词句,30,九、公文格式具体要求,页面设置,?,页边距：上：,2.0cm,下：,2.0cm,左：,2.7cm,右：,2.7cm,?,无页眉无页脚,?,页码：普通阿拉伯数字、页面底端右侧,正文格式,?,标题字体：宋

14、体二号字加粗,?,正文字体：仿宋,_GB2312,三号字,?,段落格式：单倍行距，提行空两格,31,?,序号的运用,第一层,一、,二、,三,、,第二层,（一）（二）（三）,第三层,1,、,2,、,3,、,第四层,（,1,）,（,2,）,（,3,）,第五层,?,数字的用法,公文标题、引用文件名中有日期的，必须用大写数,字（如：二一二年年度总结报告）；公文最后的落款日,期必须用大写数字（如：二一二年七月十四日）；正文,中凡涉及到日期、数字等一律只能用小写数字。,32,十、充分利用一切工具,1,、利用模版,2,、利用积累,3,、请教他人,33,第四部分,公文写作的总体要求与存在的问题,34,一、公文

15、写作的,一般要求,1,、正确选用文种，体式规范,2,、标题准确反映全文的主题,3,、观点明确，阐述清楚，逻辑关系明了,4,、简明扼要，直书不曲,5,、表述紧凑严密,6,、用语庄重平实,7,、概念稳定,8,、用语要礼貌得体,9,、正确运用标点符号,10,、准确计算,35,二、,公文写作中容易出现的问题,（一）,语言重复、啰嗦,?,经公司领导批准,同意,?,2012,年,5,月,25,日,5,月,31,日,下午,18,：,45,分,?,事故发生后，,公司总部高度重视这次事故，,接报事故后，,立即,-,。,?,工作人员,24,小时,夜以继日轮班作业。,?,36,（二）,词序、语序不当,?,关于部分三

16、、四号线施工单位拖欠钢筋、混凝土供应商的,材料款问题，请建设总部抓紧给相关施工单位发文，限期,要求解决。,?,修改：,关于三、四号线,部分,施工单位拖欠钢筋、混凝土供,应商的材料款问题，请建设总部抓紧给相关施工单位发文,，,要求,限期解决。,?,岷江航电工程是乐山市委、市政府及广大市民备受关注的,大型市政工程。,?,修改：,岷江航电工程是,备受,乐山市委、市政府及广大市民,关注的大型市政工程。,37,（三）词义混淆,?,制定,?,制订,词义：,制定制作、定出。公文中习惯用在较大场合。,举例：,党的第十六次代表大会，为我们制定了全面进入小,康社会的总任务和政治路线。,词义：,制订制作、订立。公文

17、中习惯用于具体规章制,度的订立。,举例：,公司制订了防火、门卫等安全管理制度。,38,?,和,?,与,?,或,词义：,和表示两者都是，是并列关系。,与表示两者对立，是平等关系。,或表示两者其一，是选择关系。,举例：,集团公司举办的篮球赛经过两天的激烈角逐，,A,公,司,和,B,公司一起进入了准决赛，明天，,A,公司,与,B,公司将展,开争夺决赛权的较量，届时，,A,公司,或,B,公司将在决赛中,向冠军宝座发起冲击。,39,（四）词语搭配不当,?,借阅人必须,履行,档案借阅登记制度,分析：履行对应的是义务、职责、承诺等，否则词不达意,修改：借阅人必须,遵守,档案借阅登记制度,?,为,杜绝,管理漏

18、洞,分析：杜绝对应的是动词，而不是名词，管理漏洞属名词,修改：为,杜绝,管理,出现,漏洞,为,杜绝,此类情况的,发生,?,嫌疑人应为,熟悉当地环境的,本地青年所为,分析：主、谓、宾混乱，主语是嫌疑人，谓语是应为，宾语却,是本地青年所为。,修改：,嫌疑人应为,熟悉当地环境的,本地青年,案件应为,熟悉当,地环境的,本地青年所为,40,修改,:,我公司于,9,月,30,日召开了先进个人和先进集体的,表,彰大会,，董事长和,公司其他领导,同志出席了这次会议,修改：,公司法（修订案）,于,2005,年,10,月,27,日,经,全国,人大常委会第十八次会议,通过,，于,2006,年,1,月,1,日起施行。

19、,（五）语法错误,?,全国人大常委会第十八次会议于,2005,年,10,月,27,日通过公,司法（修订案），并于,2006,年,1,月,1,日起施行。,?,我公司于,9,月,30,日召开了表彰先进个人和先进集体大会，,董事长和其他公司领导同志出席了这次会议,41,（六）逻辑混乱,?,总公司领导：,2012,年,4,月,20,日，我公司向总公司呈报了关于,*,的,请示，在请示中，王总提出了有关要求，请答复。,修改：,2012,年,4,月,20,日，我公司向总公司呈报了关于,*,的请示，在请示中，王总提出了相关意见，妥否，请批,示。,?,总部要求提高产品的折扣优惠度，建议从,7,折提高到,9,折。

20、,修改：,总部要求产品的折扣优惠幅度从,7,折降低到,9,折。,42,?,孤本、秘密档案不予借阅。确需借阅的，须在指定时间内,归还。,修改：,孤本、秘密档案,原则上,不予借阅。,如因特殊情况,确,需借阅的，须在指定时间内归还。,?,2012,年上半年，我公司共组织培训,30,次，其中：总公司培,训,5,次，企业培训,19,次。,修改：,2012,年上半年，我公司共组织培训,30,次,，其中：总,公司培训,5,次,，企业培训,19,次,，其它培训,6,次,。,43,?,集中控制室的温度、湿度要确保符合国家标准，避免磁场,干扰和保持清洁，要特别注意防火，并定期检查室内的?,八防?，发现问题及时补救

21、。,修改：,集体控制室的,温度和湿度指数,要确保符合国家标准,，,保持室内清洁,，避免,造成,磁场干扰，定期检查室内的?,八防?,情况,，,尤其要加强防火工作，,发现,隐患,及时,消灭,。,?,解聘李四同志主管职务,自,2008,年,4,月,9,日起执行。,修改：,解除,李四同志主管职务，,执行时间为,2008,年,4,月,9,日,44,（七）,附件格式不当,1,、若公文附有附件资料，而公文内容中又有涉及附件内容,，应备注说明，如：,详细情况见附件,1,。,2,、若公文附有附件资料，应在公文最后加上附件名称，如,有多份附件，应当逐个列示，格式如下：,附件：,1,、关于,*,的办法,2,、关于,

22、*,的通知,3,、关于,*,的方案,45,（八）称谓问题,2012,年,3,月,14,日，在天安总公司第一会议室，由天安,总公司蒋勇副总主持召开合作方案讨论会。参加会议的有,天安公司行政部、财务部、青华设计院、森达工贸有限公,司。,修改：,2012,年,3,月,14,日，在天安总公司第一会议室，,天安,公司副总蒋勇,主持召开了合作方案讨论会。参加会议的有,天安公司、,青华设计院、森达工贸有限公司,等单位有关部,门人员。,46,（九）标点符号运用不当,常用标点符号：,?,点号有：,句号：,。,问号：,？,感叹号：,！,逗,号：,，,顿号：,、,分号：,；,冒号：,：,?,标号有：,引号：?,括号：（）,破折,号：,省略号：,着重号：,书名号：,间隔号：,连接号：,-,专名号：,_,47,四,有,有一必有二,有先必有后,有好必有坏,有内必有外,八先八后,思想在先，行动在后,原因在先，结果在后,综合在先，具体在后,铺垫在前，运用在后,大事在先，小事在后,优点在先，缺点在后,上级在先，下级在后,别人在先，自己在后,48,谢,谢,大,家,49,