加油站资金管理模块操作及应用课件.ppt

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1、加油站资金管理模块操作及应用,中国石油吉林销售公司,加油站资金管理模块操作及应用,一、加油站资金管理模块操作流程,二、资金管理平台与加管系统集成在财务管理上的应用,（一）资金结算收款业务操作流程,（二）资金结算收款业务特殊情况处理办法,（三）加管系统集成与资金平台WEB缴存对比,一、加油站资金管理模块操作流程,资金结算收款业务操作流程,加管系统已上线加油站收款业务,加油卡发卡点收款业务,零售直销、批发销售收款业务处理,加管系统未上线加油站收款业务,一、加油站资金管理模块操作流程,加管数据读取,资金勾对,加油站核算员加油站经理,资金管理岗,出纳岗会计核算岗,出纳岗,会计核算岗,加管系统已上线加油

2、站收款业务操作流程,生成收款凭证,形成收款单,一、加油站资金管理模块操作流程,班结时应注意的要点,加管系统已上线的加油站收款业务操作流程,加油站资金封包缴存的两个重点环节,前台进行班结时，一定要进行卡对账校验操作。如不校验，前台班结结束后，后台进行日结操作发现卡对账出现问题时将无法更正。直接影响资金缴存未封包金额，导致未封包金额与实际收到现金不一致,无法做正常资金缴存。前台进行班结时，如提示泵码出现红字，必须仔细核对交接班泵码，及时对红字数量进行更正，确保班结准确无误，才能保证资金缴存金额准确无误。,一、加油站资金管理模块操作流程,创建封包，存款金额要与未封包金额一致,加管系统已上线的加油站收

3、款业务操作流程,加油站资金封包缴存的两个重点环节,一、加油站资金管理模块操作流程,加管系统已上线加油站收款业务操作流程,加管数据读取,一、加油站资金管理模块操作流程,每次进入自动制单后，系统通过识别12位缴存单编码执行自动勾对，在银行准确录入12位缴存单编码、缴存单金额与银行记账金额一致前提下，系统可以完成一对一自动勾对。目前，除发卡点收取的支票外，现金缴存单自动勾对准确率达99%。,系统自动勾对,资金勾对,加管系统已上线的加油站收款业务操作流程,一、加油站资金管理模块操作流程,手工勾对,左边是加管系统集成的缴存单信息，右边是银企直连信息，选中对应记录后点击对账，可以一对一、一对多、多对多对账

4、。,加管系统已上线的加油站收款业务操作流程,资金勾对,一、加油站资金管理模块操作流程,手工勾对审核,手工勾对的缴存单执行审核后，反映到资金汇总分析查询表上是已到账缴存单。否则，未勾对或手工勾对未审核的缴存单反映到资金汇总分析查询表上是未到帐缴存单。,加管系统已上线的加油站收款业务操作流程,资金勾对,一、加油站资金管理模块操作流程,查询加管系统支付日报,形成收款单,进入加管系统，执行ZRB3事务代码，查询出选定日期的支付日报，将支付日报导出，筛选出各加油站每天的合计金额，保留营业日期、加油站名称、实收金额、现金金额、银行卡金额、IC卡金额等几列，删除其余列，然后打印出来备用。,加管系统已上线的加

5、油站收款业务操作流程,一、加油站资金管理模块操作流程,进入自动制单,加管系统已上线的加油站收款业务操作流程,形成收款单,一、加油站资金管理模块操作流程,形成收款单,对照加管系统支付日报表，摁住Ctrl键连续选中各站已经勾对完毕的现金金额、银行卡金额，并分支付方式形成收款单。在形成收款单时，即可掌握各站资金是否延迟到账。,加管系统已上线的加油站收款业务操作流程,形成收款单,一、加油站资金管理模块操作流程,在生成收款凭证之前，简要说明一下吉林销售公司的销售凭证集成。吉林销售所有加管系统已上线的加油站销售凭证都通过加管系统自动传输到ERP系统，然后再传输到融合帐套，凭证分录为借记其他货币资金-加油站

6、资金-现收货款、银行卡、其他，贷记主营业务收入、应交税费-应交税金-销项税额。进入资金结算-收款业务-收款方凭证-凭证制作，选中收款单，生成收款凭证。对于现金收款单，借记银行存款，贷记其他货币资金-加油站资金-现收货款；对于银行卡收款单，借记银行存款，贷记其他货币资金-加油站资金-银行卡。对于IC卡消费金额，直接在融合帐套中手工制证，借记预收账款-加油卡，贷记其他货币资金-加油站资金-其他。,生成收款凭证,加管系统已上线的加油站收款业务操作流程,一、加油站资金管理模块操作流程,生成收款凭证,加管系统已上线的加油站收款业务操作流程,一、加油站资金管理模块操作流程,加管数据读取,资金勾对,发卡点发

7、卡员收款员,资金管理岗,出纳岗会计核算岗,出纳岗,会计核算岗,加油卡发卡点收款业务操作流程,生成收款凭证,形成收款单,一、加油站资金管理模块操作流程,加油卡发卡点收款业务操作流程,发卡点资金封包缴存,第一步：缴存单录入,一、加油站资金管理模块操作流程,加油卡发卡点收款业务操作流程,发卡点资金封包缴存,第二步：复核缴存单，打印现金存款凭条,一、加油站资金管理模块操作流程,加油卡发卡点收款业务操作流程,发卡点资金封包缴存,第三步：交接单录入,一、加油站资金管理模块操作流程,加油卡发卡点收款业务操作流程,发卡点资金封包缴存,第四步：复核交接单，打印银行上门收款交接记录单,一、加油站资金管理模块操作流

8、程,加油卡发卡点收款业务操作流程,加管数据读取,每次读取加管数据时，即可将加管系统已上线的加油站和发卡点的资金缴存单信息同步到前一天。,资金勾对,发卡点的现金收款可以完成自动勾对，转账收款一般需要手工勾对，手工勾对后执行审核，勾对和审核方法与加油站收款缴存单相同。,一、加油站资金管理模块操作流程,加油卡发卡点收款业务操作流程,形成收款单,查询卡系统-清算管理-财务结算-发卡网点交易统计表，将发卡网点交易统计表打印出来，根据现金收款金额、银行卡充值金额、转账充值金额在自动制单中形成收款单，自动制单中找不到的缴存单金额即可视为未到帐。,一、加油站资金管理模块操作流程,加油卡发卡点收款业务操作流程,

9、生成收款凭证,生成收款凭证方法与加油站资金结算收款业务操作方法相同，借记银行存款，贷记其他货币资金-加油站资金-现收货款、银行卡。,一、加油站资金管理模块操作流程,加管系统未上线加油站收款业务操作流程,出纳岗,会计核算岗,生成收款凭证,加管系统未上线的加油站无法通过加管系统将日报现金销售额和缴存单集成到资金平台，也未通过WEB资金缴存，进行资金勾对。暂时由业务部门直接在ERP系统中手工导入销售数据，财务人员根据业务部门提供的销售日报金额，直接在自动制单中形成收款单，然后生成收款凭证。,一、加油站资金管理模块操作流程,零售直销、批发销售收款业务操作流程,出纳岗,会计核算岗,生成收款凭证,与加管系

10、统未上线的加油站一样，零售直销和批发销售未通过WEB资金缴存，进行资金勾对。业务部门直接在ERP系统中手工导入销售数据，财务人员根据业务部门提供的销售日报金额，直接在自动制单中形成收款单，然后生成收款凭证。,加油站资金管理模块操作及应用,一、加油站资金管理模块操作流程,二、资金管理平台与加管系统集成在财务管理上的应用,（一）资金结算收款业务操作流程,（二）资金结算收款业务特殊情况处理办法,（三）加管系统集成与资金平台WEB缴存对比,一、加油站资金管理模块操作流程,资金结算收款业务特殊情况处理办法,资金结算特殊收款业务,异常资金缴存单处理办法,资金缴存单核准,销售数据上传故障处理办法,一、加油站

11、资金管理模块操作流程,收到中油集团内其他企业存入的款项时，自动制单无法显示，此时则需要手工制单。,资金结算特殊收款业务,数据补齐,由于系统原因，银企直连到账信息可能会有丢失的情况，导致无法勾对或不能形成收款单。通过资金分析查询-银行进账单查询，查看对应金额的勾对状态和形成单据状态，如果未查询到此笔到账金额，需要在银行指令监控中进行数据补齐，到账金额才能显示在银企直连数据列和自动制单里面。,中油集团内部单位收款,一、加油站资金管理模块操作流程,异常资金缴存单是加油站因操作失误或者系统原因导致缴存金额错误、缴存单重复、或者是由于银行进账金额与缴存金额不符造成的。在加油站缴存之前，可以直接在加油站管

12、理系统后台做异常操作。如果在加油站缴存之后发现资金缴存单异常，那么异常资金缴存单将无法实现正常勾兑，需要财务人员在资金平台中做资金缴存单异常操作。在实际操作中，如果银行进账金额与资金缴存单金额存在细微差异时，可以不做资金缴存单异常操作。如果银行当天进账金额比日报金额多0.01元，那么通知加油站在第二天实际交款的时候少交0.01元，将连续两天的缴存单和银行进账单一起选中后，就可以执行多对多勾对了。,异常资金缴存单,一、加油站资金管理模块操作流程,进入加油站资金管理-资金异常-缴存单异常，选择对应记录说明异常原因后保存，然后更换口令审核即可。,异常资金缴存单,一、加油站资金管理模块操作流程,缴存单

13、核准共有三种类型，分别为收款账户核准、缴存方式核准和缴存单核准（营业网点）。收款账户核准：当客户或加油站存款时，由于操作失误将款项存入公司费用户或同一分公司所属其他经营处的结算户，系统将无法实现自动勾对或手工勾对。此时，需要进行缴存单核准，将缴存单与实际到账的账户相对应，进而实现手工勾对。缴存方式核准：是指加油站或发卡点进行资金缴存时，缴款方式选择错误而需要修改。如将“自己送存”修改成“工行直接上门收款”。缴存单核准：是指对缴存单的营业网点进行核准。将A营业网点的缴存单核准到B营业网点。,资金缴存单核准,一、加油站资金管理模块操作流程,资金平台-加油站资金管理-资金缴存单核准-确认资金单位-选

14、择需核准加油站或发卡点名称-选择日报日期-确认-收款账户核准-确认核准该条缴存单-选择此笔款项对应账户-保存。,资金缴存单核准,收款账户核准,一、加油站资金管理模块操作流程,资金平台-加油站资金管理-资金缴存单核准-确认资金单位-选择需核准加油站或发卡点名称-选择日报日期-确认-缴存方式核准-确认核准该条缴存单-选择对应缴款方式-保存。,资金平台-加油站资金管理-资金缴存单核准-确认资金单位-选择需核准加油站或发卡点名称-选择日报日期-确认-缴存单核准-确认该条缴存单加油站名称（营业网点）-保存。,资金缴存单核准,缴存方式核准,缴存单核准,一、加油站资金管理模块操作流程,加油站日结后，销售日报

15、上传到HOS系统，然后通过HOS系统上传到ERP系统，再传入融合帐套集成销售凭证。在销售数据上传过程中，由于网络原因或系统故障会导致加油站日结无法上传到HOS系统，此时则需要加管部门手工导入销售日报。加管部门手工导入销售日报时，各明细品种的销售数量、销售金额、分支付方式销售数量、销售金额务必要与加油站销售日报完全一致，否则HOS系统无法完成对账，导致销售数据不能顺利传入资金平台和ERP系统。在HOS系统中，通过ZJK事务代码查询油品/非油监控报表，找到对账失败的销售日报，根据失败原因通知加油站或加管部门做出处理。在销售数据上传过程中，凡是加管系统已上线的加油站务必要在源头发起，通过HOS系统到

16、ERP系统，再到融合帐套。尽量不要在ERP系统直接导入零售订单，否则HOS系统处理成功后再传入融合帐套，将会导致销售数据重复。,销售数据上传故障处理办法,一、加油站资金管理模块操作流程,以白城洮南东站（DG20）2月25日为例，HOS系统的销售日报-20#柴油（300036）销售数量与支付日报销售数量不一致，销售日报为6543.310升，支付日报为92.220升。销售日报如下：,支付日报（ZRB3）如下：,结果如下：,支付日报如下：,销售数据上传故障处理办法,一、加油站资金管理模块操作流程,最终导致销售数据，HOS系统无法上传到资金平台和ERP系统，通过ZJK事务代码查询结果如下：,支付日报（

17、ZRB3）如下：,洮南2月25日的销售数据在汇总分析查询上体现为未封存金额，出现这种情况时，需要加管部门重新导入销售日报。重新导入后会冲销掉原来错误的日报，然后会发送到资金平台和ERP资金平台系统。,销售数据上传故障处理办法,加油站资金管理模块操作及应用,一、加油站资金管理模块操作流程,二、资金管理平台与加管系统集成在财务管理上的应用,（一）资金结算收款业务操作流程,（二）资金结算收款业务特殊情况处理办法,（三）加管系统集成与资金平台WEB缴存对比,一、加油站资金管理模块操作流程,通过加管系统集成资金缴存单，对加油站资金进行强制封包缴存，财务人员通过资金汇总分析查询表可以有效掌握加油站资金缴存

18、单的各种状态，实现了对资金运行各环节、全过程的监控，为财务部门监控资金回笼情况提供了依据，尽早发现问题，尽快解决问题。通过资金平台WEB缴存，缴存金额是根据销售日报手工录入，不能保证加油站资金足额缴存，不能及时发现资金滞留。,加管系统集成与资金管理平台WEB缴存对比,与资金平台WEB缴存相比，通过加管系统集成资金缴存单，能保证缴存金额与加油站实际收款金额相同，更能保证数据的一致性。与资金平台WEB缴存相比，通过加管系统集成读取到应缴存金额和已生成缴存单（正常），比手工导入的销售日报金额和WEB录入资金缴存单更准确，更能保证核算准确性。,从资金安全角度对比,从会计核算角度对比,一、加油站资金管理

19、模块操作流程,与资金平台WEB缴存相比，通过加管系统集成资金缴存单，能更方便更快捷的生成缴存单，减轻营业网点操作员的工作量。与资金平台WEB缴存相比，通过加管系统集成销售数据，不用手工导入销售日报，减轻销售结算岗的工作量。,从工作量的角度对比,加油站资金管理模块操作及应用,一、加油站资金管理模块操作流程,二、资金管理平台与加管系统集成在财务管理上的应用,（一）资金平台与加管系统集成在资金管理上的应用,（二）会计核算工作的变化,（三）两级上下互动强化监督,（四）财务工作简报搭建财务管理信息沟通平台,二、资金管理平台与加管系统集成在财务管理上的应用,资金管理平台与加管系统集成在资金管理上的应用,资

20、金管理平台能够系统地反映企业的资金运行状况，提高资金的整体掌控能力和综合分析能力，增强资金运行的可透视性和可追溯性。资金平台与加管系统集成改变了以核算代替管理的传统模式，改变了用手工方式监控资金回笼的具体做法，为全过程监控资金流向提供了崭新的方法，运用信息化手段保障了资金安全。在加油站资金管理-资金分析查询菜单下，最常用的表格主要有资金汇总分析查询和银行资金对账汇总查询。财务人员通过资金分析查询，可以及时发现资金缴存、资金勾对、资金到账等环节出现的问题，对于未缴存和未到帐的缴存单要立即查明原因并做出相应的处理，防止加油站出现赊销、挪用销售款、交款不及时等问题，有效防范资金风险。,二、资金管理平

21、台与加管系统集成在财务管理上的应用,应缴存金额是加管数据读取过来的销售日报销售额，已生成缴存单、应缴存缴存单、未缴存缴存单是加管数据读取过来的缴存单信息。在日常工作中，我们要重点关注未封存金额、未缴存缴存单、已到账缴存单和未到帐缴存单等几列数据。,资金汇总分析查询的应用,二、资金管理平台与加管系统集成在财务管理上的应用,未到帐缴存单产生原因主要有：（1）营业网点做了正常的封包和缴存操作，但是实际款项未交；（2）营业网点做了正常的封包和缴存操作，款项也已经上交，但是银行未点款；（3）资金未勾对或者是已勾对未审核。,未缴存缴存单是指营业网点已创建封包，但未执行缴存操作。正常情况下，未缴存缴存单只能

22、是发卡点旧卡换新卡生成的异常缴存单。,未封存金额=应缴存金额 已生成缴存单金额（正常）,资金汇总分析查询的应用,未封存金额,未缴存缴存单,未到账缴存单,二、资金管理平台与加管系统集成在财务管理上的应用,查询银行资金对账汇总查询，联查系统自动准确对账明细、手工准确对账明细，可以看到所有营业网点资金缴存和到账信息，通过对比缴存日期、日报日期、进账日期，即可掌握加油站缴存是否及时，交款是否及时，银行点款是否及时。对于加油站缴存和交款不及时的问题，通知加油站严格按照要求操作；对于银行点款不及时的问题，协调银行及时点款，保证资金在最短的时间内回笼。,银行资金对账汇总查询的应用,二、资金管理平台与加管系统

23、集成在财务管理上的应用,加管系统未上线之前，会计人员只能根据银行返回的正式进账单编制收款凭证，加油站资金上交不及时、不足额的风险无法及时发现。另外，在库存控制上，需要业务部门根据加油站的罐容给加油站配送油品，保证库存不超限量，加油站隐性赊销、滚动赊销给资金管理造成的风险和隐患很大。加管系统上线后，我们依托加管系统的支付日报和网上银行的进账信息，通过对比日报日期和款项进账日期来监控加油站资金回笼，比核算代替管理的传统方法提前1-2天的时间发现问题。资金管理平台与加管系统集成之后，在加油站加管系统后台强制进行封包缴存，保证了加油站资金都能够足额、及时上交，加管系统也对加油站的库存余额执行了有效的控

24、制。加油站资金管理模块的资金分析报表为全过程监控资金流向提供了信息化工具，通过资金分析报表可以非常直观的了解加油站资金流动的各个环节，以便于及时发现并解决问题。,加油站资金管理模块上线前后资金管理的变化,加油站资金管理模块操作及应用,一、加油站资金管理模块操作流程,二、资金管理平台与加管系统集成在财务管理上的应用,（一）资金平台与加管系统集成在资金管理上的应用,（二）会计核算工作的变化,（三）两级上下互动强化监督,（四）财务工作简报搭建财务管理信息沟通平台,二、资金管理平台与加管系统集成在财务管理上的应用,会计核算工作的变化,加油站资金管理模块上线之前，业务部门在ERP系统中导入零售订单集成销

25、售凭证；加油站资金管理模块上线之后，加管系统销售日报按支付方式通过HOS系统传入ERP系统，ERP传入融合帐套，按支付方式集成其他货币资金销售凭证。加油站资金管理模块上线之前，会计人员采用手工制单模式制证，需要等待正式的银行回单收到后才能制单；加油站资金管理模块上线后，会计人员采用自动制单模式制证，可以直接将勾对完毕的缴存单形成收款单，不必等待正式的银行回单。,会计核算方法的变化,二、资金管理平台与加管系统集成在财务管理上的应用,会计核算工作的变化,手工制单需要逐日、逐站制单，自动制单可以将当天所有站已勾对完毕的收款金额连续选中后批量制单。手工制单模式下，完成白城分公司180个营业网点1天的收

26、款制证需要4个工作日，生成180组凭证；自动制单模式下，完成以上工作只需要2个工作日，生成20组凭证。手工制单模式下，银行对账10个账户1个月的银行帐至少要分别由5个人进行，每人花费1-2天的时间；自动制单模式下，银行对账10个银行账户1个月的银行帐由1人兼职即可，花费2个小时左右。与过去相比，核算工作效率大幅提高。,会计核算工作量的变化,二、资金管理平台与加管系统集成在财务管理上的应用,会计核算工作的变化,加油站资金管理模块上线之前，经营处会计核算工作只能在当地开展；加油站资金管理模块上和银企直连的开通后，经营处会计核算工作可以全部集中到分公司处理，无论正式的银行回单是否取得，会计人员都可以

27、制证。白城分公司所属经营处的会计核算工作全部上收到分公司集中处理，经营处负责原始凭证传递，负责协调加油站、经营处业务部门，配合解决分公司在会计核算中遇到的问题。,实现了经营处会计核算工作的上收,机构与人员进一步精简,资金管理平台与加管系统集成给财务工作带来了一次变革。在机构设置上，所属经营处不再设置独立的财务部门。在财务人员配备上，分公司仅仅增加2名财务人员就完成了所有的资金管理和会计核算工作，而经营处却减少了10名财务人员。,加油站资金管理模块操作及应用,一、加油站资金管理模块操作流程,二、资金管理平台与加管系统集成在财务管理上的应用,（一）资金平台与加管系统集成在资金管理上的应用,（二）会

28、计核算工作的变化,（三）两级上下互动强化监督,（四）财务工作简报搭建财务管理信息沟通平台,二、资金管理平台与加管系统集成在财务管理上的应用,两级上下互动强化监督,白城分公司的资金管理在分公司财务部和经营处两级同时开展，运用加油站资金管理模块同时、同步对营业网点的资金回笼情况进行监控。分公司财务部负责全面资金监控，经营处资金监控是分公司资金监控的拓展和延伸，负责解决或协助解决加油站在资金缴存、系统操作等工作中遇到的问题或难题。每月结账后，分公司财务部与经营处沟通，汇总当月所属加油站在资金到账、银行上门收款等方面存在的问题，根据问题统一做出处理。两级管理部门的上下互动，积极配合，强化监督，提高了资

29、金管理的质量和水平。,加油站资金管理模块操作及应用,一、加油站资金管理模块操作流程,二、资金管理平台与加管系统集成在财务管理上的应用,（一）资金平台与加管系统集成在资金管理上的应用,（二）会计核算工作的变化,（三）两级上下互动强化监督,（四）财务工作简报搭建财务管理信息沟通平台,二、资金管理平台与加管系统集成在财务管理上的应用,财务工作简报搭建财务管理信息沟通平台,白城分公司通过按月编制财务工作简报，对当月的资金管理、会计核算和系统运维等工作进行总结，指出存在的具体问题，并对下一步工作做出安排。领导班子通过财务工作简报准确掌握财务工作的重点方向，为科学决策提供信息支持；所属经营处通过财务工作简报查找自身存在的问题，对照问题进行整改，通过整改促进财务工作质量的提高。分公司财务部以财务工作简报的形式，及时向领导班子和所属经营处报送财务管理信息动态，搭建财务管理信息沟通平台，建立科学的决策支持和实时的问题解决机制，促进了财务工作的进一步精细化。,致 谢,