办公室七大浪费管理手册分析课件.ppt
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1、TSM,基础标准化系列,办公室七大浪费管理手册,2017,年,1,月,21,日,1,办公室七大浪费管理,摘要,办公室七大浪费源于精益生产中的七大浪费,以办公现场中一切,活动为对象,凡是不能直接创造出价值的活动,均视为浪费。办公室七,大浪费管理是通过去现场、看现状、诊断现物的方式识别办公现场活动,中存在的浪费现象,采取有效的措施及时解决或预防浪费的发生,提升,办公效率。,浪费的定义,浪费是指不创造价值的活动或超出所需投入的设备、材料、人员或,空间。,办公室七大浪费的内容,?,等待浪费,?,库存浪费,?,运输浪费,?,动作浪费,?,缺陷和返工,?,工作流程,?,过量产出,2,七大浪费管理的目的,?
2、,认识浪费,识别办公室存在的浪费现象;,?,采取有效的举措,改善浪费现象,提升工作效率。,七大浪费管理的步骤,?,了解什么是浪费,?,识别工作中哪里存在浪费,?,使用合适的工具来消除浪费,?,持续改进,3,CONTENTS,目,录,第一章、等待浪费,5,第二章、库存浪费,11,第三章、运输浪费,17,第四章、动作浪费,23,第五章、缺陷和返工,29,第六章、工作流程,35,第七章、过量产出,41,第八章、消除浪费,47,4,等待浪费,第一章,5,1.1,等待浪费的概述,等待浪费,由于人员、材料、设备、检查或信息未准备,好而产生空闲时间的浪费;,等待就是闲着没事,等待下一个动作的到来或者上一个动
3、作,的结束。出现等待浪费就会引起局部工作的停滞,直接的结果就,是导致工作效率低下。,第一章、等待浪费,1.1.1,等待浪费的定义,1.1.2,等待浪费的特征,1.1.3,等待浪费的分类,1,、等待人员的浪费,2,、等待材料的浪费,3,、等待设备的浪费,4,、等待信息的浪费,6,1.2,等待人员的浪费,1.2.1,认识浪费,序号,等待人员浪费常见的表现形式,1,培训、会议开始后等待人员到齐,2,现场等待人员前来对接工作,3,工作无法独自完成,等待人员前来协作处理,4,等待人员的检查、来访,5,电脑、照明灯等办公设备发生故障时,等待人员来处理,6,电话机响起时,等待人员接听,第一章、等待浪费,1.
4、2.2,表现形式,由于人员未准备到位,导致人等人、设备等人的浪费,现象。,1.2.3,原因分析,?,工作安排缺少明确的时间要求,?,工作的优先权不清晰,?,必然存在的因素,7,1.2.4,案例展示,等待人员到齐的浪费,培训开始,后,有员工未,及时到达,造,成其他人等待,的浪费。,浪,费,现,象,培训前应发明确的通知告知大家培训的具体时间,并,在部门内部培训制度中规定无故迟到超过,15,分钟视为缺,培。,解,决,措,施,等待他人接听电话的浪费,电话拨通,后,会遇到长,时间无人接听,直到占线的现,象。,浪,费,现,象,拨通电话后,若超过,20,秒对方仍未接听即可挂断电,话,一段时间后可重新拨打;同
5、时己方电话机响起时若,无重要事情,应在电话响三声之内接听电话。,解,决,措,施,第一章、等待浪费,8,1.3,等待材料的浪费,1.3.1,认识浪费,序号,等待材料浪费常见的表现形式,1,等待文件编制、审批,2,等待电源、网络的通畅,3,等待办公用品的领用、借用,4,等待他人提供资料文本,第一章、等待浪费,1.3.2,表现形式,由于材料(包括文件、物料、资源等)未准备到位,,导致等待的浪费现象。,1.3.3,原因分析,?,工作交接缺乏沟通,?,孤岛式工作方式,?,信息不公开,9,1.3.4,案例展示,等待领料确认的浪费,别人过来,领料时,通常,找到物料后,,等待领料单签,字确认后,再,交付物料。
6、,浪,费,现,象,通过目视化的方式将签字单放置在合适的区域,并通,知到各单位,领料时,在物料保管员拿去所要物料时,自,己主动前往签字区域签字。,解,决,措,施,第一章、等待浪费,等待网络通畅的浪费,网络不通,无法正常工作,,等待网络恢,复。,浪,费,现,象,计划性的网络维护,主管单位应做到事前通知,员工,接收到通知后,应合理的安排工作计划,避免造成等待浪,费。,解,决,措,施,10,1.4,等待设备的浪费,1.4.1,认识浪费,第一章、等待浪费,1.4.2,表现形式,由于设备故障、未运行结束、被占用等情况,导致等,待设备可用的浪费现象。,序号,等待设备浪费常见的表现形式,1,等待打印机打印文件
7、,2,等待计算机开机、关机、重启,3,等待程序的处理,4,等待投影仪的开启、关闭,5,等待会议室的使用,6,等待设备故障恢复,1.4.3,原因分析,?,设备老旧、未及时维护导致的不稳定性,?,共享资源有限,?,设备使用要求,11,1.4.4,案例展示,等待程序执行完成的浪费,由于程序,执行需要时间,,造成的人员,等待程序卡顿,的浪费。,浪,费,现,象,一方面可联系系统管理员对程序进行相应的优化操,作。另一方面,程序卡顿时,可切换至其他界面进行别,的工作,减少不必要的等待。,解,决,措,施,第一章、等待浪费,等待打印机的浪费,打印机为,共享设备,多,人同时打印时,,需要等待。,浪,费,现,象,打
8、印文件前,可通过电脑中打印机状态查看当前的,打印队列,等到打印自己的材料时再前往打印机处,减,少等待时间。,解,决,措,施,12,1.5,等待消息的浪费,1.5.1,认识浪费,第一章、等待浪费,1.5.2,表现形式,自己无法独自完成工作或作出决定,需要等待他人告,知消息信息的现象。,序号,等待信息浪费常见的表现形式,1,等待领导的决定,2,等待工作交接内容,3,等待他人的回复,4,等待工作安排,1.5.3,原因分析,?,工作人员缺乏主动性,?,不平衡的工作量,?,缺乏工作责任心,?,需要别人提供支持,13,1.5.4,案例展示,等待别人回复的浪费,通过,OA,邮件咨询他人,事务,等待回,复。,
9、浪,费,现,象,对于需要及时处理的问题的解决措施,通过电话沟,通,以得到快速回复。,解,决,措,施,等待领导决定的浪费,OA,流程,中需要领导会,签、审批时,,存在长时间未,批阅的情况。,浪,费,现,象,主动询问领导意见,询问是否有疑问或者不清楚的,地方,及时沟通修正,减少等待时间。,解,决,措,施,第一章、等待浪费,14,库存浪费,第二章,15,2.1,库存浪费的概述,库存,不是为了满足客户“现实需要”而是无用的任何材料,或进行的工作;,库存浪费是最具有可见性的,我们想尽办法消除他,可是他永远,都是越来越多,因为“他是所有浪费的最终结果”。从另一个侧面来,说,库存是流程浪费的遮羞布,浪费存在
10、越多,我们的库存就越大。,1,、物品库存的浪费。,2,、员工能力的浪费。,3,、信息过多的浪费。,第二章、库存浪费,2.1.1,库存浪费的定义,2.1.2,库存浪费的特征,2.1.3,库存浪费的分类,16,2.2,物品库存的浪费,第二章、库存浪费,2.2.1,认识浪费,2.2.2,表现形式,由于固定资产、办公用品等物品闲置,或过于追求设,备功能完备造成的浪费。,序号,物品库存浪费常见的表现形式,1,纸质单据堆积过多,2,电脑、打印机、空调等固定资产闲置,3,打印纸、鼠标等办公用品闲置,4,茶杯、水壶等其他物品闲置,5,设备功能过于完备未完全使用,2.2.3,原因分析,?,以前用完过,担心再用完
11、。,?,过时。,?,担心需要的时候没有。,17,2.2.4,案例展示,纸质单据堆积过多的浪费,一些纸质,单据长时间的,堆积在现场。,浪,费,现,象,明确纸质单据的保存时间,通过,5S,将文件分类整,理,减少库存堆积。,解,决,措,施,设备闲置的浪费,人员调离,本单位后,办,公桌椅、电脑,等设备的闲置,。,浪,费,现,象,与主控单位报备,将闲置的设备调拨给其他需要的,单位。,解,决,措,施,第二章、库存浪费,18,2.3,员工能力的浪费,第二章、库存浪费,2.3.1,认识浪费,2.3.2,表现形式,员工的创造性、知识、工作量未能得到充分发挥的浪,费。,序号,员工能力浪费常见的表现形式,1,工作中
12、缺少改善,2,创意未能有效运用,3,缺少知识培训,4,理论知识不能与实际结合,5,工作量不足或过多,2.3.3,原因分析,?,思维固化。,?,不均衡的工作量。,?,缺少主动性。,19,2.3.4,案例展示,工作中缺少改善,部分员工,的改善数量不,多。,浪,费,现,象,可通过相应的指标要求,提升员工改善活动的参与,率。,解,决,措,施,理论知识与实际知识不能相结合,对计算机,维护理论基础,知识培训后,,存在员工仍然,不会自行处理,问题的现象。,浪,费,现,象,对于一些技术问题,理论培训的同时,也应该进行,实践的培训,另外增加对员工的岗位能力的评估,帮助,员工认识到存在的问题,并采取有效的改进措施
13、。,解,决,措,施,第二章、库存浪费,20,2.4,信息过多的浪费,第二章、库存浪费,2.4.1,认识浪费,2.4.2,表现形式,同样的信息重复传达,以及信息量过大造成无法识别,有用信息的浪费。,序号,信息过多浪费常见的表现形式,1,OA,邮件重复接收,2,每日接收到许多邮件,3,大量的流程等待审批,4,微信群消息过多,5,不同的会议安排同样的事情,2.4.3,原因分析,?,信息传播途径过多。,?,担心消息未传达。,?,缺少信息传播的标准。,21,2.4.4,案例展示,OA,邮箱邮件过多,邮箱中存,在过多的邮件,,影响重要邮,件的阅读。,浪,费,现,象,建立邮件发送的标准,明确“直送”、“抄送
14、”、,“密送”的范围,以及邮件内容的标准化。,解,决,措,施,微信群消息量比较大,微信群消,息过多,很容,易漏掉与自己,相关的事情。,浪,费,现,象,微信群人数不易过多,控制在合理的范围,通知类,的信息通过电话或邮件发送。,解,决,措,施,第二章、库存浪费,22,运输浪费,第三章,23,3.1,运输浪费的概述,第三章、运输浪费,运输浪费,任何不为工作过程所必需的物料的搬动或者信息,的流转。,3.1.1,运输浪费的定义,3.1.2,运输浪费的特征,3.1.3,运输浪费的分类,1,、信息的传递,2,、物料的搬运,大部分人皆会认同运输是一种无效的动作,也有人会认为,运输是必须的动作,因为没有运输,如
15、何做下一个动作?很多,人都有这种想法。正因为如此,大多数人默认它的存在,而不,设法消除它。运输的浪费若分解开来,又包含放置、堆积、移,动、整理等动作的浪费。,24,3.2,信息的传递,第三章、运输浪费,3.2.1,认识浪费,3.2.2,表现形式,由于信息传递不及时或者信息传递的方式不当造成信息传,递时间过长的浪费。,序号,信息传递浪费常见的表现形式,1,信息传递的工具选择不当,2,业务流程审批节点设置不合理,3,邮件过多的转发,4,未能及时回复的邮件、流程等,3.2.3,原因分析,?,多余的流程节点。,?,信息传递方式不当。,?,传递的活性低下。,25,3.2.4,案例展示,纸质报价单传递的浪
16、费,供应商的,纸质报价单通,过邮寄的方式,送到公司,造,成报价信息迟,缓。,浪,费,现,象,建立网上报价系统,实现报价信息的实时传递。,解,决,措,施,流程节点不合理的浪费,流程节,点不合理,,流程中存在,多余的节点,,影响传递,效率。,浪,费,现,象,通过流程优化的方法,对流程中的问题节点消除、,合并、重组。,解,决,措,施,第三章、运输浪费,26,3.3,物料的搬运,第三章、运输浪费,3.3.1,认识浪费,3.3.2,表现形式,由于物料位置需要发生变化造成多余的搬运过程的浪费。,序号,物料搬运浪费常见的表现形式,1,送材料到另一个厂区,2,送文件审批,3,搬东西到库房,4,物料存放位置过远
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