【龙湖地产ISO9001物管资料】控制程序文件汇编（LP01—LP09）.doc

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1、重庆龙湖置业发展有限公司物业管理分公司文件名称版本号：A文件编号：LP-01培训控制程序修改状态：生效日期：2002/07/01质量体系文件第 1 页 共 2 页1.0 目的通过对公司所有员工实施必要的培训，使其掌握相应岗位的操作技能和服务质量意识，确保员工素质满足公司的要求。2.0 适用范围适用于公司所有培训工作。3.0 职责3.1 管理者代表负责物业管理公司年度培训计划的制定和监督实施工作，年度培训计划应在年终总结结束后10个工作日内提出，并由物业管理公司经理负责审核、批准。3.2 行政部负责组织对各类员工培训效果进行考核和鉴定；并负责保存由公司组织进行培训的记录。3.3 各部门主管和管理

2、处主任配合公司年度培训计划的要求，制定本部门相应的培训计划见员工培训计划表，并负责组织实施，培训记录由各部门和管理处负责归档保管，有必要时，相关部门制订部门培训制度，参见保安人员培训制度。4.0 工作程序4.1 入职培训4.1.1 所有新入职本公司的员工都应接受该项培训及考核。4.1.2 对新员工的培训主要包括以下内容：a） 公司的基本情况、组织架构，b） 公司的质量方针、目标、企业精神及物业管理工作基本知识，c） 员工手册、职业道德及质量意识教育，d） 对员工的期望及要求。4.1.3 该项培训由行政部或行政部指定人员组织实施并保存记录。4.2 上岗培训4.2.1 员工入职培训合格后或转换工种

3、前均需经上岗培训，培训时间根据工作岗位的要重庆龙湖置业发展有限公司物业管理分公司文件名称版本号：A文件编号：LP-01培训控制程序修改状态：生效日期：2002/07/01质量体系文件第 2 页 共 2 页求而定。4.2.2 上岗培训主要内容包括a） 应知部分：如岗位的基本情况（岗位职责、人员配置及设备、设施的分布等），b） 应会部分：岗位工作操作规程，异常状况时的特殊处理程序等。4.2.3 上岗培训由各用人部门负责组织，并指定专人进行。培训记录由各部门保存，员工培训登记表保存于员工档案中。4.3 在职培训4.4 员工参加外部培训按公司有关行政制度执行。4.5 除了以质量手册、流程文件以及作业指

4、导书等工作文件作为员工的培训教材外，各部门可依据本部门工作实际编制培训教材，如编制教材应由行政部审核，并由行政部至少每半年组织一次对培训教材的评审。5.0 相关文件5.1 保安人员培训制度5.2 保洁部员工培训考核流程5.3 工程部新入职员工培训流程6.0 相关记录6.1 培训记录6.2 员工培训登记表6.3 员工培训计划表编写：* 审批：*重庆龙湖置业发展有限公司物业管理分公司文件名称版本号：A文件编号：LP-02分供方管理程序修改状态：生效日期：2002/07/01质量体系文件第 1 页 共 4 页1.0 目的确保物业公司选择的分供方能提供满足合同要求的物资和服务。2.0 适用范围适用于相

5、关部门采购物资时，对物资供应商（即分供方）和物业管理服务项目分承包方的选择。3.0 职责3.1 行政部组织对分供方和物业管理服务项目分承包方进行资格审查、质量审查和档案的建立及管理。3.2 物业管理公司经理负责批准确定合格分供方与分承包方名单，并由经理或其指定人员签署采购或分包合同。4.0 工作程序4.1 物资供应商的选择和评审4.1.1 供应商的资格要求：a） 必须有合格的营业执照，b） 供应商提供商品的价格，c） 供应的物资必须能保证符合所需物资的型号、规格、质量要求等。4.1.2 各部门（管理处）应拟出符合上述要求的若干家供应商，对其评审等从以下几方面进行：a） 供应商的资质，信誉情况，

6、b） 供应商的品牌，c） 产品样品的评审，d） 对比类似产品使用的历史情况，e） 对比类似产品的试验结果，f） 供应商售后服务状况等。重庆龙湖置业发展有限公司物业管理分公司文件名称版本号：A文件编号：LP-02分供方管理程序修改状态：生效日期：2002/07/01质量体系文件第 2 页 共 4 页4.1.3 行政部对评审结果进行记录，并将两个以上入选的供应商评审记录报物业管理公司经理确认批准，形成分供方评审表。4.2 物业管理服务项目(包括外协加工及制作)分承包方的选择和评审4.2.1 分承包方的资格要求a） 有合格的营业执照，b） 提供的服务能满足本公司管理和质量要求，c） 在达到质量要求的

7、前提下，价格适宜。4.2.2 行政部拟定出符合上述要求的若干家分承包方，会同相关部门或人员对其进行初审，内容包括：a） 分承包方的资质，信誉情况，b） 分承包方的质量保证体系资料（如有），c） 分承包方的技术力量、人员素质。d） 价格，e） 有无服务方面的承诺等。4.2.3 行政部对评审结果进行记录，入选的分承包方评审记录由管理者代表确认以后，报物业管理公司经理批准。4.2.4 所有经评估合格的供应方都应列入合格分供方一览表中，该名单由物业管理公司经理批准。4.2.5 工程发包由物业管理公司经理负责,应注意：a） 工程发包应严格按照投标或定向议标程序和相关规定进行，b） 对方提供的业绩及荣誉资

8、料必须进行验证考查作出评审，c） 建安工程合同除应有明确的工程范围、工期、质量标准、竣工时间外，还必须明确取费等级、材料设备供应责任、工程造价核定及拨款结算的规定等。重庆龙湖置业发展有限公司物业管理分公司文件名称版本号：A文件编号：LP-02分供方管理程序修改状态：生效日期：2002/07/01质量体系文件第 3 页 共 4 页d） 由相关部门起草合同的文本，按采购与分包合同、协议签定程序的有关规定核准。4.3 对分供方的询价控制参见工程发包、采购、外协加工的询价制度4.4 合格分供方的年度复审4.4.1 物业管理公司经理每年12月组织对合格供应商和合同期在1年以上的合格分承包方进行一次年度复

9、审，审核内容包括：a） 过去一年分供方的业绩，b） 过去一年供应的物资质量状况/分承包服务的质量管理状况，c） 各部门对相关分供方工作的检查和评定记录，d） 本公司于其在以往的采购活动中未发现过严重质量问题纠纷。（注：提供一次性服务的分供方无需进行该项目复审）4.4.2 凡在评审中确定没有达到合同要求的分承包方，经物业管理公司经理批准，以下列方式处理：a） 取消其合格分供方资格，b） 要求其限期整改，对未能在限期内改进的，终止承包合同，取消其合格分承包方资格。4.4.3 行政部建立合格分供方档案，并将合格分供方一览表按受控文件的方式发放到管理者代表和相关部门。合格分供方档案主要包括以下内容：a

10、） 分供方提供初审时的资料，b） 供应商的产品介绍或说明/分承包方年度复审记录，c） 分供方提供的其他资料。5.0 相关文件5.1 工程发包、采购、外协加工的询价制度重庆龙湖置业发展有限公司物业管理分公司文件名称版本号：A文件编号：LP-02分供方管理程序修改状态：生效日期：2002/07/01质量体系文件第 4 页 共 4 页5.2 采购与分包合同、协议签定程序的有关规定6.0 相关记录6.1 分供方评审表6.2 合格分供方一览表编写：* 审批：*重庆龙湖置业发展有限公司物业管理分公司文件名称版本号：A文件编号：LP-03不合格品、服务的控制程序修改状态：生效日期：2002/07/01质量体

11、系文件第 1 页 共 2 页1.0 目的确保服务过程中的不合格产品及体系运作和服务过程中的不合格项（不合格服务）得到及时有效的控制。2.0 适用范围 对公司各部门提供服务过程中的不合格产品和不合格项的控制。3.0 职责3.1 各部门主管（管理处主任）或库管员对不合格产品进行评审、标识和处置。3.2 各部门负责人对本管辖区提供服务活动过程中出现的不合格进行确认、处理。4.0 工作程序4.1 不合格产品的控制4.1.1 部门主管或管理处主任对服务过程中发现的不合格产品评审后，进行记录和处置；库管员对采购物资验证出的不合格产品评审后，进行记录、标识、隔离，由采购人员确认后进行退货或更换，或按4.1.

12、2进行处理。4.1.2 对使用过程中或采购回的不合格产品的处置应由使用部门先填写不合格品处理报告，然后经部门主管或管理处主任批准后作出以下处理：4.1.2.1 降级使用于对服务影响无关部分；4.1.2.2 退货；4.1.2.3 报废。4.2 不合格服务的控制4.2.1 对服务过程质量影响不大或用户感觉不明显的不合格服务，各相关部门应在当日内作出处理并做好记录。重庆龙湖置业发展有限公司物业管理分公司文件名称版本号：A文件编号：LP-03不合格品、服务的控制程序修改状态：生效日期：2002/07/01质量体系文件第 2 页 共 2 页4.2.2 根据服务工作的检查记录，若有不符合要求或不合格的地方

13、，主管部门应提出处理意见，可填报不合格项整改通知，由相关的人员执行，并在规定的期限内对该服务工作进行复检。4.2.3 因质量体系运作或因工作失误造成的使用户严重不满的服务，由部门负责人或与机关部门评审确认后，填写不合格/纠正、预防措施报告，并负责组织人员采取有效的纠正措施，在规定时限内给予处理，若在近期内无法解决的，则要制定纠正计划。4.2.4 因客观环境条件（如天气、交通、市政等）的影响和制约所造成的不能满足用户要求的可事先与用户协调，经用户同意后，再约定时间进行处理。4.2.5 返工或返修后的服务项目应按相应的检验程序重新验证并做记录。5.0 相关文件5.1 纠正和预防措施控制程序6.0

14、相关记录6.1 不合格品处理报告6.2 不合格/纠正预防措施报告6.3 不合格项整改通知编写：* 审批：*重庆龙湖置业发展有限公司物业管理分公司文件名称版本号：A文件编号：LP-04进货检验程序修改状态：生效日期：2002/07/01质量体系文件第 1 页 共 2 页1.0 目的 通过对进货检验的控制，防止未经验证及不合格的物资投入使用，以确保公司提供服务的质量。2.0 适用范围 对所采购物资的入库验证。3.0 职责 由提出申请的部门主管负责验收，或由行政部人员验收，行政部主管负责监督。4.0 工作程序4.1 依据审批后的采购申请单或采购计划对所采购回的物资进行入库检验。4.2 批量采购回的物

15、品数量少于10个全检，11-50抽检10个，51-100抽15个，101-200抽20个,200个以上抽检10%,500件以上抽检5%。4.3 验证根据情况可采用核对数量、外观检查、样板核对和合格证检查等方式进行。对涉及安全性能的产品如电器类、水暖器材、消防用具类、化工原料必须要有合格证；对小五金类、绝缘材料类、标准件类和其他杂项类应核对规格、型号和数量与采购文件是否一致，外观和包装有无破损等。4.4 验证合格由验证人在材料入库验收单上进行记录，对验收中发现的不合格品按不合格品/服务的控制程序执行。4.5 对急需使用的来不及检验的物品，由行政部主管或管理处主任或其授权人员签名后，可予以紧急放行

16、。放行部分要由库管员注明数量、批号，并要有明确标识，以便一但发现问题时可以返回。没有放行的部分按常规进行检验。 重庆龙湖置业发展有限公司物业管理分公司文件名称版本号：A文件编号：LP-04进货检验程序修改状态：生效日期：2002/07/01质量体系文件第 2 页 共 2 页4.6 对外协加工及制作的产品要经过检验合格后方使用，并将检验结果作出记录。4.7 对外购设备在投入使用前应根据使用条件及要求进行检验，并作出记录，对4.6、4.7条款，产品的验收是以相关的要求进行(如制作图样、书面要求、说明书、采购协等)4.8 对分供方提供服务项目、工程项目的初始验证。4.8.1 当分供方提供服务时，根据

17、双方协议内容及对其提供的条件及资料进行验证（如配备设备、人员素质、工程材料等），此验证是指服务/工程项目开始前进场的条件的验证。4.8.2 若分供方提供的服务项目有阶段性时,则对每一阶段开始前进行验证,以确保各阶段的有效衔接。4.8.3 若对验证符合要求时,才能通知对方开始服务/工程项目。4.8.4 若对验证方不合要求时,应通知对方不能开工,直至满足条件为止。4.9 对所有以上的检验作出记录并保存。5.0 相关文件5.1 不合格品/服务的控制程序6.0 相关记录6.1 采购申请单 6.2 材料入库验收单6.3 采购计划6.4 材料入库验收单编写：* 审批：*重庆龙湖置业发展有限公司物业管理分公

18、司文件名称版本号：A文件编号：LP-05内部质量审核程序修改状态：生效日期：2002/07/01质量体系文件第 1 页 共 4 页2.0 目的通过内部质量审核，验证质量体系文件的实施效果以及各项质量活动是否符合质量体系要求，确保质量体系的有效性。3.0 适用范围适用于对本公司的内部质量体系审核。4.0 职责3.1 管理者代表负责内部质量体系审核工作的组织，任命内审组长和审核员组成的审核组，批准内部质量审核计划、内部质量审核报告。3.2 内审组长负责内部质量审核计划的编制和审核工作的领导，及与受审核部门关系的协调，编写内部质量审核报告。3.33.43.5 待添加的隐藏文字内容2审核员负责编制内审

19、检查表，进行现场审核，签发内审不合格报告。3.6 行政部负责内部质量审核的具体实施。5.0 工作程序4.1 审核的频次内部质量审核每年至少进行一次。需要时，可随时安排局部或全局的审核。4.2 审核的准备4.2.1 审核前，管理者代表负责任命内审组长，确定审核组成员。内审员应具备资格证书，并与被审核的部门无直接的责任关系。4.2.2 制定内审实施计划内审组长制定内部质量审核计划，经管理者代表批准后执行，其内容包括：a) 审核的目的和范围，b) 审核的依据，重庆龙湖置业发展有限公司物业管理分公司文件名称版本号：A文件编号：LP-05内部质量审核程序修改状态：生效日期：2002/07/01质量体系文

20、件第 2 页 共 4 页c) 审核组成员名单，d) 审核的日程安排。4.2.3 审核组预备会议内审组长召集审核员召开审核组的预备会，向审核员明确审核的目的和范围，简要介绍受审核部门情况后，研究和商定审核的策略、落实分工、确定审核的日程安排，并规定审核纪律和内审员应注意的事项。4.2.4 发放内审计划审核组应以书面的形式提前5天将内审计划发放到受审核部门、人员。4.2.5 准备并收阅工作文件审核员进行审核工作前，应事先备齐下列表格、文件和资料：a) 审核日程安排表和任务分配表，b) 内审检查表、内审不合格报告，c) 质量手册和与受审核部门的质量活动有关的程序文件、工作规程、上一次内审发出的内审不

21、合格报告等。4.2.6 编制内审检查表审核员根据收集到的文件和资料编写内审检查表。4.3 审核实施4.3.1 首次会议内审组长召开首次会议，审核组成员和受审核部门负责人及主要陪同人员参加。4.3.2 现场审核a) 内审员按照内审计划和编好的内审检查表到现场通过观察、询问、查阅文件和有关记录等方式收集证据，重庆龙湖置业发展有限公司物业管理分公司文件名称版本号：A文件编号：LP-05内部质量审核程序修改状态：生效日期：2002/07/01质量体系文件第 3 页 共 4 页b) 对发现的不合格项，经受审核部门、人员确认后，填写内审不合格报告，c) 内审组长负责对审核的全过程进行控制。4.3.3 汇总

22、、整理内审不合格报告内审组长组织讨论审核结果，确定不合格项，并与被审核部门交换意见后，填写质量体系内审不合格项目分布表。4.3.4 未次会议审核工作完成后，内审组长主持召开未次会议，向管理者代表和受审核部门宣布审核结果，同时接受和回答受审部门提出的问题。4.3.5 内审不合格报告由审核员签发，受审部门负责人签名确认。4.3.6 编写审核报告内部质量审核报告由内审组长编写，保证其具有正确性和完整性，并交管理者代表审批。4.4 责任部门根据内审不合格报告要求制定和实施纠正和预防措施限期纠正，内审组长负责按纠正和预防措施控制程序实施。4.5 内部质量审核报告由行政部发给各个受审核部门、人员。内部质量

23、审核工作中形成的记录和报告由行政部归档保存，保存期为3年。6.0 相关文件5.1 纠正和预防措施控制程序7.0 相关记录6.1 内审检查表6.2 质量体系内审不合格项目分布表重庆龙湖置业发展有限公司物业管理分公司文件名称版本号：A文件编号：LP-05内部质量审核程序修改状态：生效日期：2002/07/01质量体系文件第 4 页 共 4 页6.3 内审不合格报告8.0 附录7.1 内部质量审核计划7.2 内部质量审核报告编写：* 审批：*重庆龙湖置业发展有限公司物业管理分公司文件名称版本号：A文件编号：LP-06纠正和预防措施控制程序修改状态：生效日期：2002/07/01质量体系文件第 1 页

24、 共 3 页1.0 目的 通过分析不合格产生和潜在的原因，制订并实施纠正和预防措施，以消除造成实际或潜在不合格的原因。2.0 适用范围 适用于日常服务过程中发生的服务质量不合格、内部质量审核、管理评审和第三方审核机构中提出的不合格的处理。3.0 职责3.1 管理者代表负责组织对重大服务质量问题和管理评审中提出的纠正和预防措施的跟踪和验证。3.2 各部门负责人负责组织本部门对需采取纠正和预防措施的问题制定方案并监督实施，对处理结果进行跟踪和验证。行政部对各部门制定和实施的纠正和预防措施要进行监督和检查。4.0 工作程序4.1 纠正和预防措施的提出4.1.1 针对以下情况应考虑采取纠正和预防措施4

25、.1.1.1 出现重大的服务不合格见不合格品/服务控制程序；4.1.1.2 日常服务过程中重复出现的相似特性的不合格；4.1.1.3 征询、调查、检查中发现的重复出现或影响恶劣的服务过程的不合格；4.1.1.4 用户提出的不合格见处理客户投诉的工作流程；4.1.1.5 内部质量审核、管理评审或第三方机构审核中提出的不合格；4.1.1.6 任何不符和质量文件或GB/T19001-2000:ISO9001-2000标准的情况； 重庆龙湖置业发展有限公司物业管理分公司文件名称版本号：A文件编号：LP-06纠正和预防措施控制程序修改状态：生效日期：2002/07/01质量体系文件第 2 页 共 3 页

26、4.1.1.7 发现的潜在不合格。4.1.2 各部门人员均可根据上述情况提出应采取纠正和预防措施的问题。4.2 纠正和预防措施的应用4.2.1 各部门之间依据4.1.1条款的内容随时都可以书面形式签发不合格/纠正、预防措施报告对提出的不合格项，应在报告中进行描述。4.2.2 不合格/纠正、预防措施报告的签发4.2.2.1 管理评审中提出的不合格由管理者代表签发不合格/纠正、预防措施报告。4.2.2.2 内部质量审核中的不合格由内审员签发内审不合格报告。4.2.2.3 服务过程中的不合格或用户提出的不合格属部门行政权限范围以内能解决的，由责任部门主管或分管领导签发不合格/纠正、预防措施报告，超越

27、责任部门权限以外或涉及到其他部门的，应提交管理者代表签发不合格/纠正、预防措施报告。4.2.2.4 第三方机构审核中提出的不合格由该机构审核员签发不合格报告。4.2.2.5 征询、调查和检查活动中发现的不合格，由该项活动的负责人签发不合格/纠正、预防措施报告。4.2.3 纠正措施4.2.3.1 实施的责任部门,应对报告中提出质量问题进行分析，查明发生不合格的原因，提出防止问题再发生具体措施和完成期限，填写在不合格/纠正、预防措施报告的相关栏目。4.2.3.2 由部门主管提出的纠正措施方案或重大的质量问题和管理评审中提出的不合格制定的纠正措施方案应报经理审批后实施。重庆龙湖置业发展有限公司物业管

28、理分公司文件名称版本号：A文件编号：LP-06纠正和预防措施控制程序修改状态：生效日期：2002/07/01质量体系文件第 3 页 共 3 页4.2.4 预防措施4.2.4.1 各部门根据公司内部或外部的消息，如对服务过程有影响的信息及反馈信息（如审核结果、服务报告、用户意见调查、投诉记录等）分析潜在不合格的原因，并制定相应的预防措施，组织人员填写不合格/纠正、预防措施报告，报公司分管领导批准。4.2.4.2 管理者代表负责组织对预防措施的监督实施和验证，具体监督验证工作由行政部实施。如预防措施实施有效，应纳入质量体系文件。4.2.5 在规定的时间期限内，不合格/纠正、预防措施报告签发人负责对

29、纠正和预防措施的实施进行验证，以确定其是否执行和有效。当有客观证据证实纠正或预防措施已经完成并且是有效的，不合格/纠正、预防措施报告即予以关闭；若纠正和预防措施尚未完成或没有实际效果，签发人应组织有关人员进一步深入分析原因，重新制定措施，确定完成日期。4.3 不合格/纠正、预防措施报告由发出部门和行政部各保存一份。必要时管理者代表可保留一份。4.4 当纠正和预防措施引起质量体系文件更改时，则由各相关部门将更改内容纳入相应的体系文件中，按文件和资料控制程序要求审批后实施。5.0 相关文件5.1 不合格品/服务控制程序5.2 文件和资料的控制程序 5.3 处理客户投诉的工作流程6.0 相关记录6.

30、1 不合格/纠正、预防措施报告6.2 内审不合格报告编写：* 审批：*重庆龙湖置业发展有限公司物业管理分公司文件名称版本号：A文件编号：LP-07文件和资料控制程序修改状态：生效日期：2002/07/01质量体系文件第 1 页 共 3 页1.0 目的确保现场所使用的文件和资料都是现行有效的，防止误用失效或作废的文件和资料。2.0 适用范围适用于质量体系所形成的文件和资料。3.0 职责3.1 行政部是文件和资料的归口管理部门。3.2 各部门（管理处）负责本部门（管理处）所使用文件和资料的管理。4.0 工作程序4.1 文件和资料的分类4.1.1 质量体系文件（质量手册、程序文件、作业文件、质量记录

31、）4.1.2 外来文件（国家有关物业管理行业的法规、条例、通知、来往单位文件等）4.1.3 其它资料（业主档案资料、书刊、声像类、专业性资料等）4.2 文件和资料的编号按文件和资料的编号规则执行。4.3 文件和资料的受控状态4.3.1 质量手册分为受控和非受控两种，受控文件和资料在第一页加盖“受控文件”印章，注明受控号，非受控文件一般只进行编号。4.3.2 质量体系文件均为受控文件，加盖“受控文件”印章。4.3.3 质量记录除原版文件应加盖受控章留存外，其它现场使用的可不盖受控章。4.4 文件和资料的编写、审批质量体系文件由管理者代表组织相关部门编写；质量手册、程序文件由管理者代表或物业管理公

32、司经理审批；作业文件由主管领导组织改编、编写，管理者代表或物业管理公司经理审批。4.5 文件和资料的发布重庆龙湖置业发展有限公司物业管理分公司文件名称版本号：A文件编号：LP-07文件和资料控制程序修改状态：生效日期：2002/07/01质量体系文件第 2 页 共 3 页4.5.1 受控文件发放由行政部确定分发部门和数量，领用人在文件和资料领用签收表上签名，领取注有受控号和加盖“受控文件”印章的文件和资料。4.5.2 使用部门受控文件如有丢失，可提出书面申请，说明原因和理由，管理者代表批准后，重新发放，注明丢失的原因；破损的以旧换新。4.6 文件和资料的更改4.6.1 文件和资料更改时，由提出

33、部门人员填写文件和资料更改申请单，审核批准由原审批人进行，当原审批人不在职时可由接替其岗位的人员审批。文件资料的更改，增删在文件和资料更改申请单编号与摘要登记表中要有记载汇总。4.6.2 文件和资料更改审批通过后，由行政部实施，资料管理员按文件和资料领用签收表的名单，到领用了需改文件的人员处更改。手写更改文件和资料在更改处签上更改人姓名、日期及更改状态方才有效；若发放换页、换版后的新文件，应同时收回作废的旧文件和资料，并留下记录。4.7 文件和资料的管理4.7.1 文件和资料经编、审、批签名后，原件交管理者代表归档，列入质量文件清单受控。4.7.2 各部门保管的文件和资料要求建立质量文件清单受

34、控。4.7.3 借阅文件和资料（原件一律不能外借）时，登记在借阅登记簿上，按规定的时间归还。4.7.4 其它文件资料的管理参见文书、档案、资料管理办法。4.8 文件和资料的换版与作废4.8.1 文件和资料每版更改不超过五次，修改次数号用“正”字的笔划数表示，“一”表示第一次更改，“T”表示二次更改“正”表示第五次更改，若1次更改内容较多也可换版。版本号用A、B、C表示，A表示第1版，以此类推。重庆龙湖置业发展有限公司物业管理分公司文件名称版本号：A文件编号：LP-07文件和资料控制程序修改状态：生效日期：2002/07/01质量体系文件第 3 页 共 3 页4.8.2 作废的文件和资料由行政部

35、按文件和资料领用签收表及时收回并记录，立即盖上“作废”印章，统一销毁。为积累知识或涉及法律需要的作废文件和资料，在第一页上盖上“保留资料”印章方可留用。5.0 支持性文件5.1 文件和资料的编号规则5.2 文书、档案、资料管理办法6.0 相关记录6.1 文件和资料领用签收表 6.2 文件和资料更改申请表6.3 质量文件清单6.4 借阅登记簿6.5 文件和资料更改申请单编号与摘要登记表编写：* 审批：*重庆龙湖置业发展有限公司物业管理分公司文件名称版本号：A文件编号：LP-08质量记录控制程序修改状态：生效日期：2002/07/01质量体系文件第 1 页 共 2 页1.0 目的证明产品满足规定要

36、求的程度以及质量体系有效运行的证据。2.0 适用范围适用于服务质量记录、质量体系运行记录以及分承包方的质量记录。3.0 职责各部门负责标识、收集、编目、归档、存贮、保管、处理本部门的质量记录。4.0 工作程序4.1 证实质量体系有效运行的所有记录都要进行标识、收集、编目、归档、存贮、保管及处理。4.1.1 分供方提供的记录也应纳入管理范围。4.1.2 各部门对接口部门提供的记录也应纳入管理范围。5.2 质量记录的载体可以是书面的，也可以是磁带、磁盘、胶片、照片以及硬拷贝、电子媒体等。5.3 各部门要根据自己的实际情况规定各种记录的最低保存期。5.4 所有的记录要按各类形存档，记录夹上要有记录标

37、识和种类的目录或存档方式的说明。5.5 对于保存期内的记录要妥善保管，封装时要作出标识。5.6 各部门要编制自己的质量记录清单。5.7 行政部保留各部门现行记录总览表以及其记录的空白格式，当有任何更改时应随时更新该总览表。5.8 质量记录的填写要求5.8.1 操作人员填写记录要清晰及时，不能超过已完成的活动2个小时。重庆龙湖置业发展有限公司物业管理分公司文件名称版本号：A文件编号：LP-08 质量记录控制程序修改状态：生效日期：2002/07/01质量体系文件第 2 页 共 2 页5.8.2 不能随意涂改质量记录，如涂改则要在涂改处写上涂改者姓名、日期，否则无效。5.9 各部门各自编制所负责的

38、质量记录清单，按文件和资料的编号规则进行标识。5.10 各部门每月上旬按质量记录清单收集上月的质量记录，并编目、存放。5.11 质量记录由各部门贮存在适宜的环境中，防止损坏、变质和丢失。5.12 质量记录的查阅由部门主管控制，借阅者要登记在借阅登记簿上，在规定的时间内归还。5.13 在合同有要求时，质量记录可提供给顾客及其代表查阅。5.14 增加质量记录的内容、格式更改。5.14.1 若取消或增加记录时，应向管理者代表提出申请，参照文件和资料控制程序。5.14.2 若记录的格式有改变时，应到资料室撤换旧的表格。5.14.3 管理者代表不定期对各部门的记录现行状态进行抽查，以确保现场使用的是最新

39、的记录格式，以及其记录的管理，保存的情况良好。60 相关文件6.1 文件和资料的控制程序6.1 文件和资料的编号规则7.0 相关记录7.1 质量记录清单7.2 借阅登记簿编写：* 审批：*重庆龙湖置业发展有限公司物业管理分公司文件名称版本号：A文件编号：LP-09采购控制程序修改状态：生效日期：2002/07/01质量体系文件第 1 页 共 3 页9.0 目的确保采购的物资符合规定的要求，以保证公司利益。10.0 适用范围3.1 物业管理所需要的物资（如工程保养、修缮用途的物资，保洁用的物资，消防用的物资，保安用的物资等）的采购活动。3.2 内部管理用、办公室用的采购活动也可参照实行。11.0

40、 职责3.1 提出采购要求的部门负责制定采购计划。3.2 物业管理公司经理负责审核采购计划及配备资源，各管理处主任或部门主管可根据权限审批采购计划。12.0 程序4.1 物资的采购4.1.1 各部门负责人根据下月的物资预计用量并结合月末库存情况，在每月30日之前提出下个月的物资采购计划，说明物资的品种名称、型号、规格、数量、单价等（如有特殊要求，须说明）。采购计划也可以采购申请单提出。4.1.2 各部门将月份物资采购计划交各管理处主任或部门主管审批，必要时应经公司经理审批，具体执行参见物业公司财务管理制度。4.1.3 单项金额在2000元以上的应签署合同、协议并经评审，参见采购与分包合同协议签

41、定程序的有关规定。4.1.4 各部门将批准后的采购计划交负责采购的人员，由其在合格供应商处进行采购。严格在计划范围内组织采购和安排开支。4.1.5 如因特殊情况需追加计划开支或超计划开支的应由各部门提出追加申请，并详细说明原因，并按4.1.2各款执行，填写采购申请单。重庆龙湖置业发展有限公司物业管理分公司文件名称版本号：A文件编号：LP-09采购控制程序修改状态：生效日期：2002/07/01质量体系文件第 2 页 共 3 页4.1.6 对常用物资、贵重物资，采购人员应在合格供应商处进行采购，如有急需等特殊情况，经部门主管或管理处主任批准后可在其他供应商处购买。4.1.7 各部门在支付费用及采

42、购物资前需借款时，由经办人填写借款单，财务部根据相关合同、协议或计划审核后，按物业公司财务管理制度办理借款。4.2 供应商的选择在采购物资时要选用符合要求的供应商，在指定的合格供应商名单内进行采购活动，按分供方管理程序和工程发包、采购、外协加工的询价制度。4.3 采购回来的物资由提出采购计划的部门负责人验收，交仓管员办理入库手续并留下记录，入库检验执行进货检验程序。4.4 采购资料的控制4.4.1 采购资料如有政府、地方法规关于建筑物业方面的规定用料要严格依照执行（如消防物资，装修禁用的石棉等）。4.4.2 对经常要采购的物资如涉及图样，规格，样板时，要经过审批和批准确保依照这些资料正确购入物资，对外协加工及制作的产品，其图纸要求必须要经工程部的认可，确保符合要求才能发出。这些资料作为验收的依据。4.4.3 对以上的采购资料要有准确的标识方法，如采购定单，分承包方的工程合同的编号。所签合同应在合同、协议收文登记目录上有记载。4.4.4 对服务项目的分承包方合同须说明各项服务质量