04388质量管理体系认证三级文件制度 表单WI002.doc

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1、版本修订日期修订章节修订内容批准人生效日期备注A/0首次发行关植发2002/8/1A/12.1.1增加环境系统权责余碧玉2002/10/92.1.2增加环境系统权责余碧玉2002/10/9B/02002/12/302,3修改格式和培训内容余碧玉2003/01/06B/12004/3/271.0修改行政财务部组织架构2.1.修改行政财务部经理权责2.4.2.修改财务文员权责2.4.4.增加成本会计权责及培训需求2.6.3增加关务文员权责及培训需求待添加的隐藏文字内容21.0. 行政财务部组织架构2.0. 权责2.1.行政财务部经理权责:a. 负责制定部门的工作目标及达成。b. 建立、执行及维护行

2、政管理制度，范围包括厂内环境、后勤行政及人力资源的管理，以合理的规章制度维持公司的运作正常及秩序。c. 推动及监督本部门的QS及6S工作。d. 策划、组织、推动及监督全厂的消防安全工作。e. 制定、推行及维护财务管理制度，监督公司的财务活动及维护公司的资产。f. 定期制定公司的财务预算及预测，监督及分析财务计划的执行情况。g. 执行日常的付款、收款等财务交易的审批工作，监督财务报表、账册、凭证等会计数据编制的及时性、准确性及完整性。h. 推动及维护ERP系统会计模块的应用，计划及管理公司信息系统。i. 协助总经理策划危机管理工作，统筹及处理突发事件的应急事项。 2.2.行政科权责:2.2.1.

3、行政助理权责:a.执行公司各项规章制度,上级指令和工作安排。b.协助部门经理执行行政工作。c.本部门文件和公司行政规章制度的制定与维护。d.本部门各类报表及员工工资的审核。e.部门之间的沟通和本部门内部的工作协调。f.部门工作计划和工作进度的跟进。g.本部门人员的培训与评估。h.写字楼日常行政事务的安排和监督。i.负责部门目标的达成与检讨。j.主导环境管理系统的宣传工作。k.部门环境资源的调配。l.部门环境活动的统筹,确保本部门按相关文件规定或会议决定运行和实施,并达到预期效果和本部环境绩效的达成。2.2.2.行政文员工作权责：a. 员工档案数据的输入与整理。b. 各种行政报表、雇员动态表的填

4、写、登录及存档。c. 全厂人员工时的核算。d. 人事动态、考勤报表的及时传递。e. 协助人事组组长安排员工培训工作。f. 员工请假手续的办理与登录。g. 负责计算普工的薪资,并呈报部门经理审批。h. 协助厂长完成政府部门的下达的相关工作。i. 协助厂长为员工办理各种劳保、劳务手续和证件。j. 负责全厂办公家具文具劳保用品的需求申购及使用的统计与监控。2.2.3.人事组组长工作权责：a. 监管全厂员工的人事动态并每周一次向行政助理呈报人事信息。b. 负责公司培训计划的制定、组织、跟进并将培训记录存盘。c. 全厂招聘工作的计划、实施与对员工培训的有效性进行评估。d. 负责厂内宣传工作的策划与执行。

5、e. 工伤的应急处理以及工伤报告的跟进存盘。f. 负责员工娱乐活动的计划组织与安排。g. 员工纠纷的受理与核查。2.2.4.厨房组长工作权责:a. 负责全厂伙食的安排以及每周菜单的拟定与公布。b. 对饭菜质量及厨房工作人员的表现负直接责任。c. 厨房用料及用品的申购与验收。d. 负责整理每日伙食开支报表并呈报行政助理。e. 保证饮食卫生以及厨房工作人员的健康状态。f. 负责厨房工作人员的培训与考核。2.2.5.总务组组长工作权责： a.执行上级指定与各项工作安排。 b.负责全厂公共区域的6S管理以及绿化美化工作。c.全厂员工的住宿安排与调整。d.对直属下级进行培训与评估。e.协助部门主管安排各

6、项行政日常事务。f.主导部门环境管理的宣传及统筹。2.2.6.保安组长工作权责：a. 组织带领全体保安员对公司财产的安全性负责。b. 维护公司各项行政管理制度。c. 负责保安队员日常体能训练、消防演练的安排。d. 呈报各类突发事件并对具体处理措施负责。e. 对全厂消防设施安排，定时检查及维护负有直接责任。f. 监督保安员对“门禁管理制度”，“外出人员、车辆放行制度”，“来访登记制度”的贯彻执行。g.对保安员的工作表现负直接责任。2.3.中方厂长权责a. 负责处理公司所在管理区及各政府部门分派事务,且定期向部门经理汇报。b. 负责各种保险、劳保、劳务、员工证件的办理。c. 负责处理员工工伤和协助

7、处理员工纠纷。d. 对员工福利,厂区环境有监管建议的权力。e. 配合行政科约束员工的行为规范。f. 参加地方政府召集的会议,并将会议内容呈报经理或总经理。g. 为保障工厂正常运作提供外部条件。h. 负责公司安全生产及消防小组的组织与督导。2.4.财务科权责: 2.4.1.财务主管权责a.负责公司财务管理及会计、出纳的工作安排。b.平衡进出口外汇管理及有关税务管理。c.组织并参加季末、年末的财产物资的盘点。d.制作相应的报表,进行必要的成本分析。2.4.2.财务文员权责a.原始凭证编制成记账凭证并输入计算机。b.月末供货商对帐编制应付款报表。c.文件与资料的整理。d.工资的发放。e.参加季末/年

8、末存货盘点。2.4.3.财务会计权责a.审查供货商及客户数据,编制记账凭证并录入会计系统。b.编制应收/应付明细表费用明细表。c.参与定期存货的盘点及发放工资。d.编制对外记账凭证,报表及登记账薄等。e.参与产品成本的计算。2.4.4.成本会计权责a.审核所有原材料进销存恁证确定其规范性及合法性。b.定期进行物料盘点确保材料账面与材料实际一致。c. 随生产周期将消耗的物料人工费有会计方法归集核算结转为产品成本。d.审核所有产成品进销存凭证确定其规范性及合法性。并结转产品销售成本。e. 编制成本报表进行成本分析。2.4.5.出纳权责:a.办理现金/银行的收支业务,并录入会计系统。b.登记现金/银

9、行日记账及编制月末现金报告。c.参与定期存货的盘点及发放工资。d.登记固定资产明细账。2.5.计算机科权责2.5.1.计算机科主管权责a.网络和系统的规划。b.设备保养的监护及技朮指导。c.负责全厂计算机使用人员的培训。2.5.2.系统维护员权责a.整理计算机科各类文件。b.打印电话列表。c.外部邮件信息的发送、接受、登记、交移。d.电话系统和信息网络系统的维护与维修。e.部门所需物品的申购。f.计算器基础知识的培训工作组织编写信息系统的作业指导书。2.6.关务科主管权责 2.6.1.关务科主管权责a.安排关务员日常工作。b.关务科资源申请、调配。c.向上级反映情况。d协助报关员报关。2.6.

10、2.关务员权责a.整理海关报关资料。b.联络客户转厂。c.安排货物进出口。d.协助报关处理日常事务。e.负责和海关外经贸商检局等有关部门联络。f.负责公司合同的签订、核销。2.6.3.关务文员权责a. 整理关务资料。b. 校对合同。c. 填写周报表。d. 核对并输入进出口报关单。e. 统计供货商和客户的送货情况。f. 计算并填制“三资”企业生产计划核销申请表。g. 与客户对数填表。3.0.培训需求3.1.行政科培训需求:序号职务(职位)培 训 项 目备注1 行政助理1.劳动法律法规2.行政管理2行政文员1.人事管理系统操作2.“6s”知识.3人事组长1.员工培训2.人力资源管理4总务组长1.“

11、6s”标准2.消防知识.5厨房组长1.烹饪与营养调配 2.“6s”管理6保安组长1.消防知识2.门禁制度及厂纪厂规3.2.财务科培训需求序号职务(职位)培训项目备注1财务主管会计1. 有关中国税务方面培训.2. 有关外汇及海关方面增训.3. 会计专业的培训.4. 有关部门供货商及客户沟通协调5. 新系统ERP培训6. 成本费用分析培训7. “人力资源培训” 培训2财务文员1.新系统ERP培训.2.财务实务作业操作培训.3.“人力资源培训” 培训4.公司有关文件与数据管理培训.3.出纳1. 新系统ERP培训。2. 出纳专业知识培训.3. 财务实务作业操作培训.4. 培训.5.有关供货商及部门沟通

12、协调.3.3. 计算机科培训需求序号职务(职位)培训项目备注1.计算机主管1. 纲络规划设计与安装.2. 系统分析与编程技巧. 3. 网络拓朴.4. TCP/IP网络协议.5. 6S管理. 6. QS9000系统运作.7. 管理技巧(时间管理授权艺术).2.系统维护员1.Visual Basic程序开发.2.TCP/IP.3.Web ERP.4. SQL Server维护.5. 6S管理.6. QS9000系统运作.3.4. 关务科培训需求序号职务(职位)培训项目备注1.关务主管1.熟悉海关法规2. 熟悉海关业务流程3. 熟悉合同的签订核销4. 熟悉报关业务的主要内容5. 熟悉海关各有关部门的业务来往6. 2.关务员1.熟悉海关法规2.熟悉海关业务流程3.熟悉合同的签订核销4.熟悉报关业务的主要内容5.熟悉处理公司和海关各有关部门的业务来往3.关务文员无