01文件和资料控制[青岛某电器公司质量环境管理程序文件].doc
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1、青岛营上电器有限公司质量/环境管理程序文件编号:WHLGA1001A第 1 页 共 5 页第 0次修改生效期:主题:文件和资料控制1. 目的:加强公司对文件和资料的控制工作,确保相关部门及时得到并使用有效版本。2. 范围:适用于质量/环境管理体系有关的各类文件和资料的控制。3. 职责分工:3.1管理者代表(公司总经理)负责手册的审核,并将手册报董事长批准;各部门主管负责程序文件的审核,由办公室汇总报管理者代表(兼质量负责人)批准,并确保加贴强制性认证标志的产品符合认证标准的要求。3.2 SBU办负责程序文件的发放、回收、销毁、原稿的保存及做好相关记录,并对现有体系文件在管理评审时进行评审。3.
2、3 各部门负责相关程序文件的编制工作,并将审核会签后的程序文件报SBU办。4. 工作流程:文件修订审核、批准改进提高正常管理文件实施文件受控发放5. 程序说明:5.1 文件和资料的分类:体系文件:质量/环境体系手册、程序文件和文件附表及相关作业指导书。技术文件:技术标准、图纸、工艺文件、操作指导书、检验/检测和计量文件等。外来文件:国家/国际标准、法律法规、集团内相关部门及政府部门文件等。其他文件:组织机构、培训计划、管理方案等。5.2 文件的控制:5.2.1 文件编号:a手册编号为WHLGSC;手册包含文件编号为WHLG+文件序号(详见文件:WHLG05)。b程序文件编号为WHLGCX;程序
3、文件包含的文件编号为9位数WHLG+文件编制部门编号+文件序号。全套文件换版,则在每个文件部门编号前加B、C,若某个文件换版,则在该文件编号后加A、B、C;文件附表的编号是在该文件制定人:秦巍巍 审核人: 王宣华 批准人:韩孝和 武汉海尔冷柜事业部质量/环境管理程序文件编号:WHLGA1001A第 2 页 共 5 页第1次修改生效期:2006.02.07编号后顺次加F01、F02,其中01、02是附表的顺序号,附表更改后在附表编号后加A、B、C。例如:WHLGB1001B 表示全套文件第1次换版,编号为WHLGB1001的文件第2次更改。WHLGC0602F01B 表示全套文件第2次换版,编号
4、为WHLGC0602文件的第1张附表第2次更改。c部门二级程序文件(不包括工艺文件)的编号为5位数A文件编制部门编号文件序号。文件修改换版,则版本号A更换为B、C、D;文件附表的编号是在该文件编号后顺次加F01、F02,其中01、02是附表的顺序号,附表更改后在附表编号后加A、B、C。例如:A0602 表示质管处的第2个二级程序文件。B0101 表示综合办的第1个二级程序文件第1次换版。B0503F03B 表示检验处第3个二级程序文件第1次换版,此文件的第3 张附表第2次更改。d工艺文件的编号为产品型号工艺文件特征号工序代号细分号(详见文件A0601) 。5.2.2 体系文件的编制、审批:a.
5、 手册由SBU办编写,管理者代表(兼质量负责人)审核,事业部长批准。b. 程序文件由相关部门按照职责分工进行编写,部门负责人审核,管理者代表(兼质量负责人)批准。c. 其他体系文件由相关部门编写,部门负责人审核,分管部长批准。质量/环境体系一级程序文件根据需要,由SBU办分配相关部门起草,原则上在部门职能未发生重大变化情况下,修改文件的工作由原文件起草部门执行,对一级程序文件的起草或修改应经该部门负责人审核后,送交SBU办初审,初审无误后,由SBU办附程序文件会签表,并列出需会签的部门明细,退回原相关部门落实会签意见。如有异议,起草部门应与之协商达成一致后,送交SBU办再审,审核无误后报管理者
6、代表(兼质量负责人)批准。武汉海尔冷柜事业部质量/环境管理程序文件编号:WHLGA1001A第 3 页 共 5 页第1次修改生效期:2006.02.075.2.3 体系文件的发放:体系文件经批准后转SBU办,由SBU办编制文件和资料发放清单,报管理者代表(兼质量负责人)批准后,将文件按清单复印相等份数,盖红色“受控”印章,并注明分发号进行统一发放,同时收回旧文件。文件领用部门在文件和资料发放回收记录表上签收。5.2.4 体系文件的更改 由文件更改申请者填写文件更改申请单,经原审批程序批准后进行更改。若原审批人员有变动,则由其继任者或授权人进行审批后,将更改后的正稿和相应的文件更改申请单交SBU
7、办,由SBU办按原发放清单进行发放,同时回收相应作废文件,并在文件和资料发放回收记录表及文件目录中做相应记录。文件的更改一般采用整份换版的方式,如需采用换页、局部修改、划改、刮改等方式修改时,需在文件更改申请单中特别注明具体的更改方法。5.2.5 体系文件的领用:因文件和资料丢失、严重破损或其他情况(如提供给顾客、认证机构等)而需领用时,由申请领用者填写文件和资料领用申请单,经部门负责人审核、管理者代表(兼质量负责人)批准后方可领用。因严重破损而重新领用的新文件资料,其分发号不变,并应回收相应旧文件资料;因丢失而补发的额外文件资料给予新分发号,并注明原分发号失效,SBU办做好文件的发放签收记录
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