财务审核工作手册.doc
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1、财务审核工作手册 1范围 1.1本手册规定了费用报销和付款相关程序、方法并在原有财务制度的基础上补充修改相关的实施细则 1.2本手册相关规定适用于集团北京地区所属各公司 2费用审核三项原则 2.1授权审批原则:费用报销和付款等财务事项由地区负责人授权审批. 2.2价格核定原则:通过合同评审程序确定价格或由物价部门通过询价确定价格合同价格变化应报物价部门备案 2.3费用预算原则:费用支出前应有详细的预算严格控制预算外开支 3费用报销程序 3.1岗位职责 3.1报销人的职责报销人对所报销项目的真实性、准确性、及时性负责发票及附件应合法、完整并按照要求粘贴整齐 3.3部门负责人职责审核业务是否属于预
2、算范围内并对业务的真实性、合理性负责原则上要求对单据的合法性、数据的准确性手续的完备性以及对业务的内部控制程序完备性进行审核 3.4初审会计职责审核业务是否属于预算范围内并根据业务的合同、报告及说明结合公司的财务制度及专业知识对业务的合理性、真实性及单据的合法性、数据的准确性手续的完备性进行初审并对部门审核结果进行监督 3.5总审核会计职责 审核业务是否属于预算范围内并根据业务的合同、报告及说明结合公司的财务制度及专业知识对业务的真实性、合理性及单据的合法性、数据的准确性手续的完备性进行全面复核并对初审结果进行监督负责初审招待费用等特别费用以及副总含以上人员发生的费用财务负责人进行审核 3.6
3、审批岗位职责预算外费用及特别费用报地区负责人审定董事会审批预算内费用分管领导审批审核业务的真实性、合理性及单据的合法性、数据的准确性、手续的完备性对要件充分的单据批准报销并对审核结果进行监督 4、会计审核的岗位及审核内容 4.1会计审核岗位根据业务发生的性质分为材料审核会计、固定资产审核会计、费用审核会计、材料总审核会计、费用总审核会计 4.2审核的内容 4.2.1材料审核会计审核内容 4.2.1.1审核所有纳入存货核算的材料采购业务 4.2.1.2审核入库手续是否完备、规范 4.2.1.3审核发票相关内容的正确性、完整性、规范性以及报销的及时性 4.2.1.4审核发票的单价、数量、金额与合同
4、价格由物价部定期更新提供及入库单是否一致 4.2.1.5审核报销总金额、发票总金额、入库总数量、金额是否完全一致 4.2.1.6.所采购的物资是否属于预算范围内采购 4.2.1.7是否符合其他规范要求 4.2.1.8审核工作当日事当日毕 4.2.2 固定资产审核会计审核内容 4.2.2.1审核所有纳入固定核算的采购业务 4.2.2.2审核入库手续是否完备验收报告内容填写是否规范以及报销是否及时 4.2.2.3审核发票相关内容的正确性及与合同规定是否完全相符 4.2.2.4设备管理部门是否登帐纳入固定资产管理 4.2.2.5审核报销总金额、发票总金额、入库总数量、金额是否完全一致 4.2.2.6
5、所采购的物资是否属于预算范围内采购 4.2.2.7是否符合其他规范要求 4.2.2.8审核工作当日事当日毕 4.2.3 费用审核会计审核内容 4.2.3.1审核所有纳入费用核算以及固定资产、基建、项目的费用等 4.2.3.2审核费用发生的真实性、合理性、合法性以及报销的及时性 4.2.3.3审核费用报销的依据的有效性、规范性 4.2.3.4审核发票相关内容的正确性、完整性 4.2.3.5审核报销总金额、发票总金额等是否完全一致、是否符合公司的标准 4.2.3.6所发生的费用是否属于预算范围的业务 4.2.3.7是否符合其他规范要求 4.2.3.8审核工作当日事当日毕 4.2.4材料总审核会计岗
6、位内容 4.2.4.1对材料审核会计的审核结果进行全面复核和确认以达到监督的目的并帮助解决初审过程中遇到的困难问题 4.2.4.2对于材料控制过程中的薄弱环节采取进一步加强措施以及特、急事项及时上报授权领导解决处理 4.2.4.3协助编制落实完善材料审核制度指导材料控制相关制度、相关报销单据的持续改进工作 4.2.4.4协调解决材料审核过程中涉及部门之间的重要依据材料供给 4.2.4.4审核工作当日事当日毕 4.2.4费用总审核会计岗位内容 4.2.4.1对固定资产审核会计、项目、基建费用等初审核结果进行全面复核和确认以达到监督的目的并帮助解决初审过程中遇到的困难问题 4.2.4.2对于费用控
7、制过程中的薄弱环节进一步加强控制对于特、急事项及时上报授权领导解决处理 4.2.4.3协助编制落实完善各种具体审批制度协助编制相关审核控制制度、报销单据的持续改进工作 4.2.4.4负责初审用款申请、招待费用等特别费用以及副总包括副总以上人员发生的费用财务负责人负责审核 4.2.4.4审核工作当日事当日毕 5会计工作人员费用审核工作方法 5.1熟悉公司的各类费用的财务控制制度和熟悉公司一般业务的工作流程和了解相关制度 5.2充分了解自己所处的审核工作范围和工作责任严格按照自己所处审核岗位职责办事 5.3确保所有审核的结果都有所依据并具有可追溯性保证所有的审核的事项真实性、有效性能得到充分证明并
8、能真确反映 5.4关注经办人员口头说明与书面说明以及业务票据反映的内容三者是否完全一致真实有效 5.5所有外部资料必须再内部人员审核和确认后在外部资料和内部资料完全相符的情况方可确认其真实性 5.6遇到重要事项或不明事项应及时上报 5.7工作中礼貌待人、按公司制度办理各项事务做到公平、公正对于经办人态度恶劣、语言粗俗等情形不予办理并向相应部门负责反映处理后接受办理相关事宜 6审核的几项要求 6.1提交的单据填写、粘贴要求提交的单据须填写完整、规范手续完备报告、情况说明等附件需当事人、相关领导手写单据金额不得有任何涂改痕迹发票正面向上分类别、按时间先后的顺序在费用报销单界线内平均摊薄连续粘贴并折
9、叠整齐禁止使用订书针和曲别针否则财务部门不予受理。 6.2费用分类分次原则不同类别的费用应单独填列费用报销如出差过程中发生的招待费用单独用费用报销单附相关报告报销所有的费用应做到一事一报不可将多次发生的业务单据累积混合报销 6.3为了提高工作效率办理用款或报销时除生产配套采购业务外其他事项涉及合同货协议事项经办人应自备合同或协议原件办理用款或报销 6.4正确开具发票开具的发票真实、完整、规范、合法所有发票应当清晰载明单位名称公司全称金额开票日期发票要素填制规范齐全发票上必须有开票单位加盖的财务专用章或发票专用章.如果是收据的必须是税务部门认可的行政事业性收费专用及其他行业专用的收据.除增值税发
10、票外所有发票的背面都要有经办人的签名和日期.任何非税务局认可的收据、信用卡帐单机打小票、白条或无对方印鉴的发票不予报销对于用于连续生产的物资在合同或协议未明示开具何种发票时应尽可能要求对方开具增值税专用发票具体常见的几种发票要求如下 6.4.1采购发票的要求发票应当清晰载明单位全称货物名称型号规格单价大小写合计金额开票人签名增值税发票要保持票面清洁要素填制规范齐全. 6.4.2业务应酬费发票要求:餐费发票正面必须有消费日期单位名称和金额背面必须有经办人签名.发票上的时间与地点应与招待申请报告的时间地点吻合.对于定额的餐饮业发票按规定的标准核实报销.除以转账形式支付礼金之外其他礼品发票正面必须载
11、明礼品名称单价总金额采购地点背面必须有两个以上经办人签名并附有领导批准的报告. 6.4.3差旅费发票要求:飞机车船票:票面必须载明日期终始地点票面金额界线正确以划界最明显的大写金额为核报金额背面应有经办人签名住宿费发票正面必须有出票日期入住和退房日期住宿费用项目单价总金额等. 6.4.4电话费单据要求:电话费单据需有电信邮局加盖的印章日期金额清楚电脑发票上标明的日期金额清楚. 6.4.5汽车费票据要求:定额票面金额票面界线不正确的以界线处最明显的金额为报销金额.当次出差用车费用单据应单独整理不属于当次出差的单据视同非法单据拒绝受理. 6.5发票的有效期限发票自开具之日起应在一个月内报销超过期限
12、报销财务不予受理特殊情况请示公司分管领导后附报告报销发票有效期限最长追溯期限为三个月超过追溯期不予报销 6.7预支费用报销的处理所有先付款或借备用金用发票报销冲帐时必须附用款申请单报销金额超过申请单金额应附报告予以说明经部门领导确认分管领导批准后方可报销 6.8办理报销及办理用款应由业务人员本人办理否则财务有权不予受理具体规定参照财务部下发的关于加强借款、挂帐、冲帐的相关规定。 7常见的费用报销说明 7.1差旅费 7.1.1出差申请单一般员工出差申请单由部门负责人签署意见分管领导签署批准部门负责人出差需经分管领导批准 7.1.2出差报告出差回来后应将出差的过程、出差的结果作出书面报告一般员工出
13、差汇报由部门负责人签署意见部门负责人出差报告由分管领导签署意见 7.1.3出差借款程序借款人申请部门担保往来帐会计查帐总审核会计初审财务负责人复核分管领导审批出纳付款借款时候附手续完备的出差申请单、分管领导批准的出差预算报告方可办理借款 7.1.4出差报销一般出差报销附手续完备出差申请单、出差报告用款申请单报帐联以及车票、住宿发票、保险费用等出差过程中发生的邮寄费用、门票费用、招待费应以费用报销单单独填列手续完毕后方可报销出差费用分次填单报销不得累计报销 7.1.5副总级及副总以上级别核实报销但就费用中非正常费用注明事由 7.1.6以便核实所有费用应于发生之日起七日内报销出差人员自返回公司之日
14、起计算每迟报一天按报销金额的1扣罚 7.1.7出差人因特殊原因未能事前书面申请或者延长出差时间的应通过电话邮件等其他方式向部门负责人和分管领导申请并于回公司后三天内补办书面出差审申请手续. 7.1.8发票遗失或退票问题出差过程中发生发票遗失或退票经报告部门确认属实、分管领导批准后凭报告报销 7.1.9出差人因特殊原因未能事前书面申请的应通过电话邮件等其他方式向部门负责人和分管领导申请并于回公司后三天内补办书面出差审批手续.没有经过批准的出差申请单财务部门不予办理借款和报销. 7.1.10一般员工多人同性一同出差应安排二人间或三人间住宿住宿费按报销标准的80执行.在同一地点累计长期居住达到7天内
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