行政后勤管理制度.doc
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1、行政后勤管理制度1.目的为加强公司行政后勤规范化管理,理顺公司内部关系,使各项管理标准化、制度化,提高办事效率,给员工创造一个舒适的生活环境,公司现制定本规定。2.适用范围2.1 本规定所指行政事务包括会议制度、文书管理规则、公章管理、通讯设备使用、办公用品管理、文件打印管理。2.2适用于公司全体员工。3.行政事务管理3.1会议制度3.1.1会议种类(不包括监理业务会议内容):股东大会、总经理办公会、工作会议、各地区部门员工会及其他专项会等。3.1.2会议由公司(部门)主要领导主持,在会议召开前需制定议题、内容、达到的目的等,并事先通知与会者,避免准备不充分、或重复性。开会时要认真做好会议记录
2、,重要的会议和内容要形成会议纪要。3.1.3各会议会期必须服从公司统一安排,坚持小会服从大会,局部服从整体的原则。3.1.4对于会议讨论和形成意见的相关内容,需要上报的应及时上报,需要扩大范围应马上传达。3.1.5对于会后布置的任务,由公司主管和各部负责人带领大家共同完成,并把结果及时上报公司。3.1.6所有会议,都应遵守开会按时到会,因病或事不能到会需向主管部门请假,任何人不得随意扰乱正常的会议计划。参会人员要遵守会议纪律。会议期间不准会场上找人,总经理工作例会期间手机须调整到震动状态或关机。涉及保密的与会者须严守保密制度。3.2文书管理规则3.2.1公司公文种类:函(用于公司与外部进行商务
3、联系),公文(公司正式对外的文件),均按国家公文标准执行。3.2.2公司综合办公室是代表公司收发文件的机构,任何部门或个人如以公司名义向外发送公文均需经总经理(或在公司主持工作的副总经理)同意,由综合办公室(或受其委托)发出。3.2.3代表公司所接收的文件均由办公室统一签收,开拆、登记编号,登记文件名、来文单位、日期、附件及具体事项并分发、归档。要根据文书类别、经办部门、领导批办由综合办公室按需要传阅。各部门接到的有关公文,须按规定办理有关手续,定期送往综合办归档。3.2.3.1凡重要、保密、有指导意义、要求承办、有保存和查考价值、使用期限较长的公文都要登记。3.2.3.2来文应及时处理,办公
4、室负有催办、检查的责任,重要来文应及时呈有关领导批阅。3.2.3.3来文附件如附有现金、支票、汇票或其他有价证券等,经办人应及时缴交财务部门签收不得随意传递。3.2.3.4每天上网查看相关网站,如有相关公文发布即时下载做收发文处理。3.2.4文书的传阅工作由综合办公室办理,综合办公室可根据文书的重要性和相关性,确定其传阅范围。所有文书的传阅原则上一律用原件,如遇特殊情况,可先传真,后补原件。3.2.4.1办公室人员如需发文时,应在OA上履行收发文登记审批程序,按要求填好项目。绝密、保密文件由当事人直送以防泄密;急件和密件,应指定专人负责,随到随送,不得积压。3.2.4.2一般文书,必须由综合办
5、经办人收集齐全,分类整理后存档。3.2.4.3需阅读文件者,要认真阅读,并在附条上签字,文件归档时随文件一同归档。3.3公章管理3.3.1目的印章是公司经营管理活动行使职权的重要凭据和工具,为了加强印章管理,规范印章使用,避免由于印章管理疏忽、使用不当而造成不良后果,特制定本制度。3.3.2印章的保管及使用3.3.2.1公司现有公章(公司行政章)、公司合同专用章、财务专用章、法人代表章、部门印章及业务专用章。印章分为一级印章和二级印章,一级印章是公司各类业务的法人章及法人代表章,二级印章是须经法人授权在一定业务或区域内使用的印章。3.3.2.2印章由公司指定专人保管,印章保管人应将印章存放在保
6、险箱内,不得随便放置。需要施印时按程序由公司相关领导签字方可施印,施印须由印章保管者亲手施印。3.3.2.3公司行政章(以下简称公章)是代表公司对外联系的主要印鉴,凡属以公司名义发文、介绍信、证明以及以公司名义发出的任何函件均需加盖公章,使用时需经总经理(或总经理委托授权)签发;公章管理人员不得委托他人代管、代用。3.3.2.4公章合同专用章适用于公司与顾客(业主)签订的工程建设监理合同、咨询合同等主要业务合同;凡公司签署的主要业务合同,均需使用合同专用章和法人章签订。3.3.2.5财务专用章是公司对外发生财务关系的唯一印鉴,所有财务人员在没有总经理的签字许可下,不得私自在支票或各类票据上盖章
7、。3.3.2.5.1按监理规范和企业印章使用流程细则,除需要总经理审批的用印外,均由主管领导审批或相关部门领导会签审批。3.3.2.6部门印章是代表部门对外联系的主要印鉴,凡属以部门名义发文、一般函件(介绍信、各种证明)上加盖部门印章时,需由主管或部门负责人签发后,方可使用,同时管理人要做好用印登记。3.3.2.7印章(业务章除外)原则上不得外借、外带,如需外带,必须经总经理批准后,办理借用登记手续后方可带出。市内借出使用不能在工作时间以外,市外借出需在一人陪同下方可使用。3.3.2.8法人代表章一般与财务专用章或公章同时使用。法人章、财务专用章不得合放,必须分人保管。3.3.2.9使用公章必
8、须由用印人严格履行登记手续,由他人代替登记的,须做出详细说明。实行谁用印,谁登记,谁负责。3.3.2.10所有加盖印鉴的文书均需留底归档。3.3.2.11在公章使用中,如发现欺骗行为和弄虚作假现象一律严肃处理,造成的一切经济损失,由有关人员承担责任。3.3.3业务章的领用及管理3.3.3.1业务章的领用:由各地区部根据业务情况,并写出详细的书面报告(领用原因等情况),向公司综合办申报,由综合办核定后,呈报公司主管领导审批,方可领用。3.3.3.2业务章的管理3.3.3.2.1业务专用章适用于工程进度中所发生的往来资料真实性的凭证。部门经理为公司所授权使用业务章的责任人,各项目部经部门经理授权使
9、用的业务章,需经项目总监理工程师签字方可使用。3.3.3.2.2公司授权一枚业务章代表公司行政章在一定范围内使用,需由部门经理签字方可使用。3.3.3.2.3业务章不允许外借。代表公司行政章的业务章原则上不得外借、外带,如需外带,需经部门负责人批准后,办理借用登记手续后方可借用。如经部门经理授权管理使用的,管理人为责任人,其对部门经理负责,责任人在使用印章期间不列为外借。3.3.4不允许在空白文书、支票、合同等上加盖印章,特殊情况需经相应审批权限的领导签批。一级印章由总经理签批;二级印章由部门负责人或相应的主管签批。3.3.5印章管理人员应做到坚持原则,立场坚定,严格管理,保守秘密。印章持有人
10、违反管理制度,造成印章遗失或使用不当,公司将按严重违规处罚,并追究相应的经济责任和法律责任。印章遗失后,应及时向分管领导和总经理汇报,并在报刊上发表遗失声明。3.3.6印章申请审批权限及申请流程审核参见公司印章使用流程细则。3.4通讯设备配备及使用3.4.1通讯设备:根据使用人范围的不同分为公用通讯设备和个人通讯设备。公用通讯设备:指公司的办公电话、传真和电子信箱E-mail等;个人通讯设备:指小灵通和移动电话。3.4.2职责:3.4.2.1由公司综合办公室负责对所有公用通讯设备的管理。各部门负责人为第一责任人,具体使用人为直接责任人。3.4.2.2由公司综合办按照相关规定对各部门的实际通讯费
11、用进行审核。3.4.2.3公司按规定负责支付员工相应的通讯费用,列入绩效工资中。3.4.3公司和地区监理部根据需要和外部条件配备公用设备(电话、传真,E-mail由各部专人设置等)。3.4.4根据公司的管理规定,本部除不参与考核的领导层人员给予按月报销一定的通讯费用外,其他人员通讯费用全部在绩效工资中体现。3.4.5公司下设监理部安装的公用通讯设备除传真机可报市话、长途费用以外,其他均只报销市话费用,按财务管理规定的通讯费报销方法执行。3.4.6公司本部与下设监理部(指定)均配备传真机和电子信箱,公司指定专人管理;任何人不得私自操作。3.4.7传真和电子邮件内容均属于公司往来文件,管理人员需编
12、号归档。3.4.8公司员工应自觉节约公用通讯设备的通讯费用,在工作地不论上下班无特殊情况都不得拨打与工作无关的私人电话,拨打公务电话也要言简意赅。3.4.9综合办公室需掌握公用通讯设备的通话清单,以便及时掌握费用的实际发生情况,对公用通讯设备的使用进行必要的监督。3.4.10综合办公室根据每月掌握的公用通讯设备的通话清单,对发现有违反3.4.8条规定的员工,除按价赔公司损失通讯费用外,并视情节轻重予以不同的行政处罚。3.4.11个人通讯设备费用管理程序3.4.12对于因岗位调换而导致通讯费用补贴人员或标准调整的,由部门提出申请,报公司综合办呈递总经理审核批准,按新的岗位绩效工资和岗级工资执行。
13、3.4.13公司领导层不参与考核的,对通讯费用按财务规定报销。3.4.14公司员工通讯补贴已在绩效工资中体现,公司员工应指定一部通信设备号码做为常用联系应用。3.4.15公司员工必须保证公司在任何时间都能与其保持畅通的联系,否则公司有权在绩效工资中扣减通信费用补贴。3.4.16公司员工在出差期间因正常工作需要所发生的移动电话费金额较大的,当月通讯费用补贴不足以弥补其正常实际发生的费用时,可另行按照公司出差及费用程序核销。3.5办公用品的管理3.5.1各部根据办公需要,按领用标准,每月将计划使用物品集中到综合办,各部到办公室领取基本的办公用品。远离公司本部的监理部如需自行购买时,须由地区监理部经
14、理签字、综合办审核后(无地区监理部的由项目总监签字)按标准自行购买、自行监督,并将购买后的发票报经办公室审核。3.5.2除正常配备的办公用品外,若还需要用其它用品的须经总经理(或主持工作的副总经理)批准后方可购买。如因工程特殊要求来不及报经办公室同意,员工自行购买的办公用品,补办好相关手续后方可报销,否则费用自理。3.5.3负责购买办公品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好。负责购买人要建立账本,办好入库、出库手续,出库时须领用人员签字。3.5.4责任3.5.4.1公司办公用品均由综合办公室统一管理。3.6办公设备的管理3.6.1办公设备的范畴办公设备是
15、指公司各部室在日常工作中用于办公和服务的各类设备和设施。具体为专业生产及检测设备;电脑及相关附属设备;影视摄录及播放设备;办公用具;交通工具;后勤及宿舍用具及其他被公司认定为办公设备的器具。3.6.2办公设备的购置3.6.2.1办公设备由综合办整体计划按标准统一配置,各部门可根据工作实际需要提出设备购置申请计划,经综合办、财务部审定,报总经理批准后,由综合办组织相应人员进行采购。3.6.2.2专业性办公设备经批准后,可由综合办行政主管人员委托技术部门或使用部门自行购买,购置完毕应交综合办行政人员处登记验收。3.6.2.3办公设备由综合办行政人员建立使用台帐,各地区部配合综合办进行。部门的办公设
16、备由领用人负责保管,并办理领用手续。3.6.2.4办公设备建立使用责任制度,部门负责人为第一责任人,使用人为具体责任人。每季度办公设备要进行一次盘点,由盘点双方签字后确认。3.6.3办公设备的维修3.6.3.1设备出现故障,由设备专业维修公司进行检修,并做好设备维修记录台帐。3.6.3.2维修费超过设备原值10%的,需通知综合办按使用年限、损坏程度确定是否需要维修。3.6.3.3由个人损毁的,应由当事人酌情赔偿。3.6.4办公设备的报废3.6.4.1设备出现故障无法维修成本过高,且符合报废条件的,由设备使用者提出申请,填写设备报废申请表,部门主要负责人签字后报综合办。3.6.4.2公司综合办会
17、同有关专业技术或主要使用人员对设备使用年限、维修情况等进行鉴定,并报主管财务、总经理审批后,将报废设备交综合办有关管理人员处理,如报废设备能出售的,将收回的款项交财务入帐。同时,对报废设备登记备案、审批表存档。3.7文件打印管理3.7.1目的为规范打字、复印程序,节约办公资源,特制定本制度。3.7.2程序3.7.2.1复印红头文件必须经有关领导审批。对违禁材料及工作以外的材料一律不予以复印。3.7.2.2禁止利用公司设备打印、复印或传真私人文件,禁止私自为外单位打印或传真文件资料。特殊情况需经公司领导批准。3.7.3复印费、打印费只为公司人员办公支出,每次复印后需对复印材料的日期、内容、页数、
18、份数等进行登记。公司员工因私需要复印时,则按市场价格收费。3.7.4在外打字、复印等所发生的费用,须做出详细登记(登记内容:日期、页数、金额、用途),报经办公室,根据公司标准给予报销。3.7.5不得利用公司办公设备进行与公司无关的商务活动。3.8图书管理制度3.8.1目的为规范图书的管理工作,体现公司的良好形象,特制定本制度。3.8.2图书的申购3.8.2.1部门经理依据本部门业务开展需要提出购书申请,经办公室根据图书目录检查,若没有相同的图书,再经公司领导同意后,方可购书。3.8.2.2图书购买工作原则上由申请人执行,事后将购买的图书报综合办公室图书管理人员登记,加盖公司藏书章。3.8.3图
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