知識管理理論在國民小學學校行政之應用.doc
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1、知識管理理論在國民小學學校行政之應用曾家樓壹、前言知識管理的觀念很早就被提出來,只是傳統經濟的焦點偏重在土地、勞動力與資本。在知識經濟時代,知識不僅是個人創造財富的主要憑藉,更是企業競爭優勢所在,顧客需求、全球化的競爭導向,都將驅使企業將每個員工視為知識員工,將每個顧客的需求視為產品改善的動力。因此,如何將知識進行有效的管理,使知識能被成員隨時有效的搜尋應用與創新的觀念,對組織而言就愈發的重要。長期以來,教育發展與社會進步存在顯著落差,從80年代初期教改列車啟動至90年代九年一貫課程的實施,更促進了各級學校行政的變革,變革的成敗,也將是決定差距是否擴大的關鍵因素。揆諸當前國民小學教育現況,欲在
2、有限經費及人力條件下,有效回應教改變革,提高學校行政效能以支援師生教與學,知識管理理論的導入,在學校行政作為上不失為可行的策略。本文旨在探討知識管理的理論與其在教育上的實證研究,並根據其研究結果,提出知識管理理論在國民小學學校行政上應用的具體作為。貳、知識管理的理論知識管理係指組織建置一個有效的知識系統,使內外部所有內隱與外顯知識,能夠有效的被擷取、轉化、流通、共享、創造與加值,進而不斷的產生創新性知識,以增加組織資產、創造組織智慧、並達成組織目標的過程。其目的是在促進組織知識的不斷創新與再生,以提高組織的生產力,增加組織的資產,並藉此提高組織因應外部環境的能力,及不斷自我改造的動力。綜觀研究
3、文獻,各學者對於知識管理的理論探究,大部份是以流程管理的觀點論述知識管理的理論,茲就其相關之理論概念說明如下:一、隱性與顯性知識知識管理理論將知識區分為隱性與顯性知識。隱性知識係指直覺、未清楚敘明的心智模式(Mental Model)、具體的技術、工藝和技巧,例如典範、觀點、信仰、工藝、技術能力等。顯性知識係指使用包含數字或圖形的清淅語言,來敘明意義之整組資訊,是一種具體的、系統性的知識,例如書面文字、資料庫、文件或媒體。二、知識螺旋知識螺旋是知識管理理論有關知識創造與產生的核心概念。組織知識的創造與產生是透過共同化、外化、組合、內化四種知識轉換方式所形成之知識螺旋所促成。共同化是由隱性到隱性
4、,藉由分享經驗而達到創造知識的過程。外化是由隱性到顯性,隱性知識透過隱喻、類比、觀念、假設或模式表現出來。組合是由顯性知識到顯性知識,將觀念加以系統化形成知識體系的過程,牽涉到組合不同的顯性知識體系。內化是由顯性到隱性,以語言、故事傳達知識,或將其製作成文件手冊,均有助於將顯性知識轉換成隱性知識。組織知識的創造即是一種螺旋的過程,由個人層次開始,藉互動擴散至團體、組織及組織間,過程中不斷有共同化、外化、組合、內化的知識整合活動。三、知識整理、分享、運用與創新知識整理、分享、運用與創新是知識管理的過程,也是產生知識螺旋的技術,其過程說明如下:(一)知識整理知識整理是組織在評估知識價值的重要環節。
5、包括獲得、選取、正式化及儲存過程,讓知識轉變成永久保存的形式,整理顯性知識的形式有文件檔案及資料庫;整理隱性知識的形式有知識分佈圖、故事題栽。(二)知識分享知識分享是知識管理理論的重要概念。係指知識的擴散與轉移過程,透過這個過程,知識開始對工作的進行有所助益,亦可提升個人績效。知識擴散係指透過管道將知識傳輸到組織成員,使每一成員都能獲得所需知識,分享知識。顯性知識的管道有展覽會、刊物、佈告欄;隱性知識的管道有會議討論、網際網路視訊功能、電子郵件。知識轉移係指組織成員透過知識的交流與擴散後,吸收與整合的效果,吸收知識後能改變工作方式,提升效能效率。知識分享的焦點應轉移到人性觀點,從取得管道轉變為
6、關注,從速度轉變為深度,從文件轉變成討論。(Davenport,1998)(三)知識運用知識運用是知識管理理論屬於實際運作的部份。知識的運用就是要產生效能與效率,就效能而言,知識運用的結果要能達成某項事件或目標;以效率而言,知識運用要能增加速度。(四)知識創新知識的創新是知識管理理論中屬於承先啟後的關鍵點。知識創新階段前,知識的創造、產生、整理、擴散、移轉是在運用已有的知識進行效能效率的提升,知識創新階段是成員自動自發的吸收、分享知識之後,進一步討論、溝通、交流,因而創造新知,使知識管理運作的過程能夠週而復始的運行,不斷保有知識的更新。知識創新在知識管理運作過程中,就是使知識源源不絕保有生命力
7、與活力的根源。(吳毓琳,2001)整體環境營造行政領導、學校文化軟硬體資源、學校行政組織、評鑑機制運作知識管理過程知識管理過程學校行政效能個人知識顯性隱性知識知識蒐尋組織知識蒐尋、知識整理學校行政管理作為組織知識知識 螺 旋知識分享轉化知識擴散、知識轉化 知 知識運用創新知識運用、知識創新 軟硬體資源、學校行政組織、評鑑機制運作行政領導、學校文化整體環境營造圖一 知識管理在國民小學學校行政應用架構圖四、知識管理理論在國民小學學校行政應用之架構如圖一所示,筆者以為知識管理理論應用在國民小學學校行政上,其影響學校行政管理成效的變項應包括整體環境變項和知識管理過程變項。整體環境變項應包括行政領導 (
8、諸如行政領導風格、學校願景等因素)、學校文化(諸如學校氣氛、行政運作風格、學校特色、親師生關係、學校社區關係等因素)、軟硬體資源(諸如資訊科技設備、人力素質等因素)、學校行政組織(諸如組織架構等因素)、評鑑機制運作(諸如評鑑指標、評鑑結果應用等因素)等變數。知識管理過程變項包括知識蒐尋整理(包含知識蒐尋、知識整理等因素)、知識分享轉化(包含知識擴散、知識轉化等因素)、知識應用創新(包含知識應用、創新知識等因素)等因素。整個理論架構是一動態性結構,各變項、變數、因素間是相互影響,組織知識(含成員知識)經由知識管理過程變項之三大變數及各因素間的運作,其運作過程受整體環境變項影響,交互作用結果直接影
9、響學校行政組織管理成效。是以,知識管理理論在國民小學學校行政上的應用策略,可由影響學校行政組織管理成效的二大變項即整體環境變項和知識管理過程變項著手思考。參、知識管理理論的相關實證研究知識管理成為熱門的顯學,在國內只不過是近幾年來的事。依筆者利用網路查詢國家圖書館,有關博碩士論文研究題目為知識管理之相關研究主題統計,至民國91年止計有311篇。以研究主題來分析,知識管理的相關研究大致可分四大領域,亦即有關知識的本質與流程、以管理學為宗旨的組織智慧資產的理論與實務、以資訊科技為主的知識代理器之設計、以及以生態為軸的知識生態學(knowledge ecology)研究。茲摘述中外學者重要之實證性研
10、究結論,說明如下:一、Bontis (1999)的研究中得知:組織若能有效的作好知識管理,則組織的成效能夠提升;組織若是能夠積極地進行知識的流通,並且將流入組織的知識妥善地蓄積在組織內部,也能夠持續提升組織的整體表現。由此可知,有效的作好知識流通與知識蓄積,是組織提升整體表現的重要關鍵因素之一。(廖勝能,2001)二、Calabrese (2000)的研究中得知:科技、組織、領導、學習是完成知識管理方案的四個關鍵要素,四個要素形塑了一個整合的知識管理系統架構。資訊科技的使用,能夠協助資訊與知識快速流通蓄積;組織結構扁平化,可促進組織內部知識的快速擴散;領導主管的支持與推動以及組織學習風氣與成功
11、經驗的塑造,都是知識管理相當重視的要素,同時也在Weather (2000)的研究中,獲得相同的結果。三、由林佳慧(2000)研究中得知:組織創新氣氛與知識管理間有顯著相關;組織從事知識管理活動時,須在創新條件下進行,才可收事倍功半之效。Bixler (2000)的研究也發現:組織的支持、領導創新和有效率的分享知識給員工,也是組織進行知識管理的必要條件。四、由郭素芬(2000)與劉淑娟(2000)的研究中得知:要作好知識管理工作,先應作好文件管理工作,學校應該將內部文件資料妥善整理,並輸入電腦格式化,以提升行政運作效率,知識檔案化後,組織不可忽略人員蓄積機制之建立與運用。是以,學校應促進教育人
12、員的隱性知識外顯化,藉經驗的傳承讓重要的知識與寶貴經驗能夠持續不斷的流傳下去。五、張榮嘉(2001年)和吳毓琳(2002)的研究中得知:知識管理適合應用於國民中小學學校行政;知識管理可以提升學校行政效率;顏永進(2002) 的研究結果也提出知識管理流程與知識管理促動因素有相關;專業社群的專業互動、組織的共同願景、領導者的專業領導是組織知識管理最重要的促動因素;學習團隊、班群、教學群、策略聯盟、夥伴關係等團隊合作學習的模式,促使組織成員樂於經驗分享與深度匯談;檔案的建置、學校網頁的建立、行政會報的經驗分享、工作坊等模式進行,書面資料透過標準化或規格化有利建立電子檔,網頁及資料的電子化使經驗分享討
13、論的機制多元便利;組織也易逐漸形成專業團隊方式,有利突破過去單打獨鬥的方式進行研究發展。是以,多元化的知識分享流通方式可提升組織知識管理的成效。就上述研究結論顯示,知識管理理論的應用,其效益已獲相當實證性的研究證實,將其導入國民小學學校行政管理之應用,應是具體可行的策略。肆、學校行政具體作為本文主要是應用知識管理理論的觀點,提出國民小學學校行政的具體作為,主要是想讓目前九年一貫課程政策的執行,造成學校行政及教育人員諸多迷思與挑戰,再加上教改新措施的紛紛上路,在人力物力不斷減少的不利條件下,學校行政工作推展,將愈加艱困。是以,導入知識管理的作法將可能是現階段國民小學學校行政的變革策略;知識管理沒
14、有不勞而獲,都要腳踏實地,一味抄襲難成大器,終日埋怨,更易迷失自己;唯有掌握可變因素,持續進行學校行政革新,才能跟上社會進步的腳步,符合知識經濟時代教育的潮流。茲就依知識管理理論的論點,提出學校行政的具體作為,說明如下:一、在知識創造整理層面的作法(一)教師應做好個人的知識管理以改善教學品質:教師應設法提升個人應用資訊科技的能力,及早建立個人教學或教育專業的資訊系統。充實研究知能,透過行動研究,將個人許多寶貴教學實務經驗之隱性知識,轉化為顯性知識,以利和大家分享。製作任教科目的教學檔案,建立個人的教學網站,強化知識管理的功能。(二)學校應建構有效知識的取得管道:教師知識取得的種類,可能偏重於工
15、作導向的知識。學校應建立全校性的教學資訊系統及網站,廣泛蒐集、彙整個別教師的教學檔案、各種內外部教學資源,以提供各科教師查詢、分享、研討和規劃創新教學方案之參考。(三)規劃建立學校行政知識管理系統:暢通學校行政專業知識的轉移管道,有效整理資料庫,以利知識庫的建立運用:如行政業務章則、教學輔導諮詢專案、校務專案計劃、學校教育政策執行、危機處理或偶發事件處理流程、行政歷程檔案是學校行政重點,也是學校行政單位重要資料庫來源,應將資料分類收集,根據資料的好壞與需求時效,分門別類管理,定期過濾篩選,留下有用資料;整理分兩種,文書整理與電腦文件管理,以納入學校行政知識管理系統最佳。知識管理可分開放式管理及
16、分階層讀取資料管理,可依資料屬性和重要程度予以分類;運用時可放在網路,依權限開放教師或一般民眾使用。(四)建置數位化和網路化圖書室:小學圖書室是師生教與學的寶庫,師生為了教學獲取新的知識,常需借助於圖書室的力量,作為自我研究或自我充電的場所。過去小學圖書室藏書,佔去圖書室相當大的空間,尤其是工具書、配發書,量多又佔空間,處在知識經濟時代應予因應調整,數位化和網路化圖書室應為優先考量,才能擴大圖書資訊使用功能。 (五)整合學校社區資源:中小學的家長及社區有許多知識的資源可以運用,學校應以知識管理的觀念,讓這些資源轉化成為學校的資產,例如鄉土教材、民俗藝術、社區公益單位資源等整合,相信對師生教與學
17、績效的提升會有相當的助益。二、在知識分享流通層面的作法(一)塑造開放的知識分享文化:知識價值貴在應用,能愈多人共享,其價值愈高;開放的知識分享文化,貴在安全信任環境的營造。是以,校務工作的計劃與推展,應改變傳統由上而下的法令規範與行政要求,改以決策分享重視團隊參與的草根決策模式,遂行校務工作。另應開闢多元開放的管道,讓教師樂於參與團隊學習,充份表達意見及發疏情緒,以蘊釀良好的溝通氣氛,讓個別教師的隱性知識樂於轉化為顯性知識,藉分享擴散,將知識轉化為團隊知識,甚至學校整體的組織知識。此外,學校也應鼓勵全體教師都能以開放的胸襟,積極參與校內外的教育專業團體或教學團隊,藉大家共同分享教學的專業知識與
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