固定资产管理制度和流程汇编【含12个管理制度+7条流程】.doc
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1、固定资产管理制度和流程汇编6.1 固定资产管理风险与关键环节控制1 固定资产管理风险为了加强对固定资产的内部控制,防止固定资产业务中的各种差错和舞弊行为,保护固定资产安全完整,提高固定资产使用效率,在固定资产管理过程中应当注意以下10种风险,具体如图61所示。风险1未经适当审批或超越授权审批,可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致资产损失风险2虚计固定资产运输费、安装费和重估价值,可能造成企业固定资产损失风险3固定资产购买、建造决策失误,可能造成企业资产损失或资源浪费风险4固定资产使用、维护不当喝过了不善,可能造成企业资产使用效率低下或资产损失风险5固定资产盘点不准确、未及时处理或处理程序不恰当,可
2、能造成企业资产流失风险6固定资产报废不符合规定、未经有效审批,可能造成企业资产的流失或浪费风险7固定资产处置方案不合理、未经有效审批、收入没有准确入账,可能资产损失风险8固定资产租凭未经有效审批、租凭费用会计处理不当,可能成本费用失真风险9固定资产会计处理不合法、不真实、不完整,可能导致企业资产账实不符或资产损失风险10选择了资质不合格的评估机构,导致评估结果无效或不准确,可能造成决策失误图61 固定资产管理中存在的风险示意图2 固定资产管理关键环节控制企业在建立与实施固定资产内部控制时,至少应当强化一下六个关键环节的控制,具体如图62所示。关键环节1建立固定资产业务的岗位职责制和严格的授权审
3、批十足关键环节2固定资产取得依据应当充分、适当,决策过程应当科学、规范关键环节3加强固定资产的日常管理工作,保证固定资产的安全与完整关键环节4明确谷底固定资产处置范围、标准和审批权限,避免固定资产流失或浪费关键环节5固定资产的确认、计量和报告应当符合国家统一的会计准则制度的规定关键环节6固定资产取得、验收、使用、维护、处置和转移等环节的控制流程应清晰、严密图62 固定资产管理关键环节示意图6.2 职责分工与授权批准6.2.1 固定资产管理岗位设置 1.固定资产管理控制岗位设置企业应当建立固定资产业务的岗位职责制,明确相关部门和岗位的职责,权限,确保办理固定资产业务的不相容岗位相互分离,制约和监
4、督.具体的固定资产管理控制岗位 职责如下表6-1所示.表6-1 固定资产管理控制岗位职责一览表固定资产管理控制岗位主要职责不相容职责1.董事会审批固定资产投资预算编制固定资产投资预算2.总裁审批固定资产管理相关规章制度审批固定资产投资预算审批预算外固定资产投资项目组织进行重大固定资产购建项目的技术可行性,时常可行性及财务可行性分析审批固定资产的维修保养,盘点,报废,转移,处理,投保计划拟定固定资产管理相关规章制度编制鼓动资产投资预算编制固定资产报废,维修保养,转移,处置等报告3.财务总监组织编制固定资产投资预算审批授权范围内预算外固定资产投资项目审批授权范围内固定资产购置申请审批重大固定资产的
5、维修,处置,转移,投保申请审批固定资产的维修保养,盘点,报废,转移,处置,投保计划审批固定资产盘盈盘亏报告审批预算内固定资产投资项目审批一般固定资产的维修,处置,转移,投保申请编制固定资产的盘盈盘亏4.资产管理部经理制定固定资产管理各项规章制度编制企业总体固定资产投资预算审核固定资产盘盈盘亏报告审核固定资产盘点,维修,报废和投保等计划审批权限内固定资产报废,转移,外借,维修等申请审核固定资产增加,转移,报废,调拨,外借等各类业务手续组织固定资产报废,报损的技术鉴定,提出处理建议参与固定资产的采购工作编制固定资产投资预算编制固定资产维修,报废和投保等各项计划办理固定资产增加,转移,调拨,外借等各
6、类手续5.固定资产管理员汇总各部门固定资产投资预算负责设置固定资产登记卡和台账定期盘点固定资产,编制盘盈盘亏报告定期检查各类固定资产的使用损耗情况拟定固定资产的盘点,更新,维修,报废和投保计划办理固定资产增加,转移,报废,调拨,外借等各类手续审核固定资产投资预算审核固定资产更新,维修,报废和投保计划编制盘亏盘盈报告6.财务部经理审核固定资产投资预算审核固定资产的各项会计报表审核支付账款凭证审核固定资产盘盈盘亏报告参与固定资产的投资决策,分析,评价各种投资方案负责对固定资产购建,出售,清理,报废和内部转移等活动引起价值增减变动情况进行控制和管理汇总整理固定资产投资预算编制固定资产各项会计报表决定
7、固定资产投资决策办理固定资产的付款结算编制固定资产盘亏盘盈等报告7.固定资产会计登记固定资产总分类和明细分类账簿审核固定资产增加,转移,处理及对外出租出借等原始凭证开具固定资产支付账款凭证参与固定资产的盘点工作办理固定资产的付款结算参与固定资产的投资决策审核固定资产的各类明细账8.出纳根据购置合同以及付款凭证支付固定资产相关款项审核固定资产原始单据并入帐9.工程部进行设备等固定资产的验收管理负责设备等固定资产的安装调试负责设备等固定资产的维护,大修和报废处理设备等固定资产的日常保管审批设备等固定资产大修和报废处置计划10.采购部组织实施固定资产的询价和采购提出固定资产投资预算申请11.固定资产
8、使用部门编制本 固定资产投资预算提出本部门固定资产购置,维修,转移,处理等申请参与本部门所购固定资产的可行性论证,招标,采购等活动设置所使用固定资产的台账负责固定资产日常维护和管理组织相关人员参与固定资产验收检查,报告固定资产日常使用情况办理固定资产内部借用和调拨手续审批本部门固定资产投资预算负责固定资产的具体采购事项审批固定资产投保,大修,报废,转移等申请2.固定资产管理岗位工作职责(1) 资产管理部经理在固定资产管理方面的工作职责,如表6-2所示表6-2 资产管理部经理固定资产管理工作职责一览表岗位名称资产管理部经理部门名称/编号直接上级财务总监工作联系内部总裁,本部们员工,财务部,工程部
9、及其他各固定资产使用部门外部固定资产的外部维修单位,固定资产出租,外借单位等工作目标保证企业资产的安全和完整,提高资产的利用效率序号工作职责负责程度1组织制定企业资产管理各项规章制度,报上级审批后监督执行全责2组织编制待处置资产的工作规划和年度工作计划,报上级审批全责3组织和领导对企业待处置资产进行处置与清理工作全责4指导企业各部门及子公司的资产管理工作全责5审核企业各类资产使用和处置计划全责6参与新投资项目论证,对投资企业的资产配置提出结构优化意见部分7参与企业资产经营管理的实施,对经营管理过程中出现的问题提供建议部分8审查待处置资产清理工作并及时向总裁和董事会提交审查意见全责9参加企业董事
10、会会议,落实相关待处置资产清理工作部分10负责部门业务的日常管理,提出业绩考核指标和评价意见全责确认我已经准确理解并完全接受以上职责安排,并承诺权力履行以上职责! 确 认 人: 确认日期:生效日期 批准日期(2)固定资产管理员岗位工作职责,如表6-3所示.表6-3 固定资产管理员岗位工作职责一览表岗位名称固定资产管理员部门名称/编号直接上级资产管理部经理工作联系内部总裁, 资产管理部经理,财务部,工程部及其他各固定资产使用部门外部固定资产的外部维修单位,固定资产出租,外借单位等工作目标确保企业内部固定资产的安全和完整,防止固定资产流失或资源浪费序号工作职责负责程度1拟定固定资产盘点,维修,投保
11、,报废等计划,报上级审批全责2汇总整理企业各部门提交的固定资产投资预算全责3负责企业固定资产的管理,建立固定资产分类台账全责4负责定期对企业内部固定资产进行清查盘点全责5负责检查企业各部门固定资产的日常管理情况全责6负责办理购置设备转入固定资产的各项手续全责7负责固定资产变更工作,掌握各部门固定资产变更情况,及时完成各部门固定资产的变更全责8参与固定资产的验收工作部分确认我已经准确理解并完全接受以上职责安排,并承诺权力履行以上职责! 确 认 人: 确认日期:生效日期批准日期6.2.2 固定资产授权批准制度制度名称固定资产授权批准制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1章 总则第1条 目
12、的。1明确固定资产授权审批方式、程序和相关措施,规定审批人权限、责任以及经办人的职责范围和工作要求。2确保固定资产的安全与完整,提高固定资产的利用效率。第2条 责权单位。1资产管理部为固定资产的管理部门。2固定资产使用部门为固定资产的日常维护和保养部门。3财务部为固定资产各类账务的处理部门。第3条 本制度所指的固定资产包括使用年限超过一年,单位价值较高的房屋、建筑物、机器设备、运输工具、仪器仪表、电子设备、办公设施等。第2章 固定资产投资预算审核审批第4条 固定资产使用部门根据实际使用情况,编制本部门固定资产投资预算。第5条 资产管理部固定资产管理员根据各部门提交的固定资产投资预算,汇总整理成
13、企业固定资产总投资预算,经资产管理经理审核确认后,交财务部审核。第6条 财务部对固定资产投资预算的各种数据和其依据资料及其预算的意见进行复核,财务部经理提供审核意见,交总裁审核后,提交董事会批准。第7条 各部门严格按照固定资产投资预算购置固定资产,并将固定资产投资严格控制在预算之内。第3章 固定资产购置申请审批第8条 固定资产使用部门填写固定资产采购申请单。第9条 采购申请单的批准。1资产管理部审核采购申请单,审查是否在采购预算范围之内,如果在采购预算范围之内,资产管理部经理审批即可。2采购预算外金额在万人民币元以下固定资产采购申请,企业财务总监审核批准即可。3投资预算外金额在万人民币元以上(
14、含万)的固定资产购置应报总裁审批。第10条 经审批的采购单交到采购部,采购部根据采购申请单及企业采购相关规定进行采购。第11条 质量管理部和技术部相关人员应参与购货订单或购货合同在技术和质量方面的条款的制定。第12条 对技术质量要求较高、费用支出较大的设备购货合同,应由不同专业技术人员如采购专家、工程师、生产人员、法律顾问、财务专家组成的小组做最后的审查。第4章 固定资产维修申请审批第13条 使用部门负责固定资产的日常维修保养工作,对于定期的维修保养应提交维修申请。第14条 固定资产管理员审核维修申请单,资产管理部经理签字后,交财务部复核,维修申请在维修计划内并且维修金额在元以内的,资产管理部
15、直接安排维修。第15条 固定资产临时维修或维修费用在元以上的维修应报总裁审批后再进行安排。第16条 工程部根据审批后的维修申请单进行固定资产的维修。第5章 固定资产处置与转移申请批准第17条 固定资产报废和出售申请审批。1固定资产使用部门根据固定资产的实际使用情况,提出报废和出售申请。2计划内预计报废的固定资产报废或出售,由资产管理部经理批准即可。3计划外的预计金额在万元以下固定资产报废或出售,由资产管理部经理审批。4计划外的预计金额在万万固定资产报废或出售,财务总监审批,计划外金额万以上的(包括万元)的固定资产报废(出售),上报企业总裁审核批准。第18条 固定资产报损和报失申请审批。1固定资
16、产发生破损或丢失时,固定资产使用部门提出报损或报失申请单。2报损固定资产的预计价值在万元以下,报财务总监审批即可;价值在万以上(含万),上报企业总裁审核批准。3报失固定资产的预计价值在万元以下,报财务总监审批即可;价值在万以上(含万),上报企业总裁审核批准。第19条 固定资产出租和出借申请审批。1由租用人或借用人提出书面要求或申请,说明相关情况,送资产管理部。2资产管理部会同财务部门拟订方案,与租用人或借用人签订出租或出借合同。3出租或出借合同审批。(1)出租或出借合同金额在元以下,由资产管理部经理审批即可。(2)金额在元以上(含元),由财务总监审批签字。(3)计划外的出租出借申请一律上报企业
17、总裁审核批准。4资产管理部根据经过审批的出租或出借合同办理固定资产移出手续,会同财务部根据合同填写固定资产管理卡并进行账务处理。第6章 附则第20条 本制度经总裁审批后自颁布之日起执行。第21条 本制度由资产管理部负责解释。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期6.3 取得与验收控制6.3.1 固定资产采购审批流程提供采购建议填写固定资产购置申请单 部门步骤总裁进行采购提出购置申请审批实施采购方案使用部门财务总监下达固定资产投资预算审核财务部审批固定资产采购申请超预算资产管理部采购部审核固定资产购置申请单通知采购部进行采购编制采购实施方案提供采购建议组织相关部门审议采购实施方案实施采
18、购审批审批审核审批6.3.2 固定资产验收管理流程 部门步骤财务总监转固处理初步检验移交所购资产供应商财务部按照合同协议检查设备数量需试运行相关部门质量检验相符资产管理部送货转交质检部门检验质量开箱检验并填写开箱验收单试运行并编写试运行记录合格与供应商协商解决审批移交固定资产并填写移交单固定资产编号贴牌并登记台帐填写所购物资转固申请表编制会计凭证和明细表、总账审批6.3.3 固定资产购置管理制度制度名称固定资产购置管理制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1条 为对企业固定资产的购置进行有效管理,降低购置成本,特制定本制度。第2条 本制度适用于企业所需机械设备的购置以及购建工程等。第3
19、条 编制固定资产采购计划与预算。1固定资产使用部门根据实际需要,编制本部门的固定资产年度采购计划,填制固定资产新增计划表以及部门的固定资产购置预算表。在经由部门负责人审核批准后,报资产管理部汇总。2资产管理部固定资产管理员对各部门上报的固定资产新增计划表和固定资产购置预算表进行审核汇总,并据此编制企业的固定资产购置预算表,报财务部批准备案。3固定资产管理员审核内容包括以下几个方面。(1)购置的原因。(2)拟购入时间。(3)拟购入数量。(4)对于是由于现有固定资产折旧年限已到需新增的,应审核其相应的购入时间和实际折旧年限。4固定资产新增计划表和固定资产购置预算表在经由资产管理部经理审核签字后,交
20、财务部。5财务部审阅并核对下一年度的固定资产采购计划,由财务总监签字确认后,上交董事会审批,形成正式的下一年度固定资产购置预算表和固定资产新增计划表,并在财务部和资产管理部归档保存。6企业各部门根据正式的固定资产购置计划进行固定资产购置申请。第4条 购置申请。1根据年度固定资产新增计划以及实际的使用需要,各部门详细填列固定资产采购申请表,提出固定资产购置申请。2申请表填制内容主要包括:固定资产名称、规格、型号、预算金额、主要制造厂商以及购置原因等。3固定资产采购申请表由各部门购置申请人,报部门负责人审核签字。若属计划外采购,还需递交计划外固定资产购置说明,对计划外购置的原因进行详细说明。第5条
21、 审核审批。1资产管理部固定资产管理员对使用部门提交的购置申请表进行审核。2审核的内容包括:购置金额大小,购置申请是否经由部门负责人合理审批,是否属于计划内购置等。3固定资产管理员审核后交资产管理部经理签字确认,然后交财务部审核,财务总监和总裁按权限进行审批。第6条 采购。1采购部根据批准的固定资产采购申请表进行采购,根据申请受理时间,对采购申请单连续编号。2采购过程中应注意以下6点。(1)固定资产购置应坚持多方询价(不少于三方)的原则,保证资产购置价格的合理性。(2)单批购置固定资产金额达到万元以上采用公开招标采购,招标文件和成交合同交财务部备案。(3)对不宜招投标的,应当进行市场调查和多渠
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