新教材系统使用操作手册.doc

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1、新教材系统使用操作手册（库存核对管理功能介绍）1.教材库存核对管理11.1.库存盘点11.1.1.业务说明11.1.2.实盘录入申请11.1.3.操作说明21.2.库存核对91.2.1.业务说明91.2.2.操作说明92.库存查询统计管理158.1.即时库存查询158.1.1.业务说明158.1.2.操作说明151. 教材库存核对管理为帮助学习中心对教材库房商品保存情况进行有效的控制和管理，每学期教材发放工作结束后，奥鹏中心将组织学习中心对教材库存进行盘点和确认，对于各种原因导致账面库存与实际库存产生的差异进行及时妥善的处理，从而辅助学习中心改善教材库房管理，提升教材商品收发存的准确性与规范性

2、。奥鹏中心将根据库存盘点结果安排召回计划，同时每学期核对完的库存结果，即下学期的“期初库存”。奥鹏中心在收到学习中心下学期征订数据后，首先通过系统自动扣减“期初库存”，再进行调拨出库和配发。教材库存核对工作，需要学习中心进行商品清点，并将清点结果在系统中进行【实盘录入】，录入结束后系统可将账面库存与清点录入库存进行比对核查，比对结果一致说明库存管理正常无差错，进行【确认实盘录入】，【上传库存核对单】后即完成当期教材库存核对工作。1.1. 库存盘点1.1.1. 业务说明“库存盘点”是指学习中心完成学生领书录入及校对工作后，对于剩余教材进行清点，将清点结果录入到新教材系统【实盘录入】管理模块中。清

3、点后的实盘录入结果，将作为后续教材召回，及下期征订配发的依据，因此在清点的准确性方面要求学习中心务必保证真实精确。在进行学习中心库存核对时，奥鹏中心首先根据学习中心申请，为各学习中心制定教材“盘点计划”，学习中心在“盘点计划”下创建一个或多个“实盘录入单”，根据库存量、时间、人员安排，集中一次或分多次将实际盘库清点的教材信息进行实盘录入。1.1.2. 实盘录入申请学习中心确认完成本学期全部学生领书录入，并做好实盘录入前各项准备工作后，须在新教材系统【库房业务管理】【盘点管理】【申请盘点】，申请下发盘点计划，进行实盘录入工作。1.1.3. 操作说明（1） 登录OES新教材系统，点击进入【盘点管理

4、】的【申请盘点】功能，如下图所示：（2） 进入盘点申请页面，点击增加，进行盘点申请。如下图所示：【相关提示】l 在学习中心进行实盘录入时，同一时间段只能有一个执行中的盘点计划。l 存在待审核的出库单、入库单或调拨报损单不能申请下发盘点计划。需学习中心或奥鹏中心审核通过后方可申请。l 当日存在未汇总的领书或退书数据，不能申请下发盘点计划。需在第2天操作申请盘点。（3） 点击增加，进入盘点申请页面，如下图所示：l 在“申请人”处输入教材负责人姓名，“备注”中注明：*奥鹏学习中心*学期库存实盘录入申请。点击保存，保存当前盘点申请，如下图所示：（4） 保存成功后，返回盘点申请页面，点击查询，显示学习中

5、心“日期范围”内奥鹏中心设置并已下发的“盘点计划编号”的执行情况。l 奥鹏中心在学习中心申请盘点计划后，在1个工作日内为学习中心下发盘点计划编号。学习中心点击查询，可以看到盘点计划单，“单据状态”由“待审核”状态变更为“审核通过”。如下图所示：（5） 下发盘点计划编号后，学习中心即可进行实盘录入工作，点击进入【盘点管理】的【实盘录入】功能，如下图所示：（6） 进入【实盘录入】后，可查看到当前“日期范围”内奥鹏中心设置并正在执行的“盘点计划编号”，如下图所示：【相关提示】l “盘点计划单”命名由4个大写字母和11个阿拉伯数字组成，字母“PDJH”代表“盘点计划”拼音缩写，数字前6位代表生成调拨出

6、库单的年份月份，后5位为流水号。l 在学习中心进行实盘录入时，同一时间段只能执行一个盘点计划。（7） 在执行状态的盘点计划单下，学习中心需首先创建“实盘录入单”，将实际库存清点结果录入到“实盘录入单”中，点击增加，输入负责库存实盘录入的“经办人”信息，点击生成“实盘录入单”，如下图所示：（8） 进入“实盘录入单”库存商品列表界面，接下来需要将实际库存商品添加到列表中，点击添加商品按钮，进入下一步库存商品选择界面，如下图所示：（9） 进入商品选择页面，根据前期库房商品实际盘点登记的记录，输入关键信息查询到对应商品，如下图所示：【相关提示】l 选择商品（即教材）信息时，可输入教材版权页上一项或多项

7、的关键信息，如“商品名称”、“ISBN”、“作者”等，系统会在商品总列表中进行模糊查找；l 除按商品逐一查询方式外，系统同时还提供“显示有库存商品”与“显示全部商品”两种批量查询方式，其中“显示有库存商品”指学习中心教材库房中现有或曾经有的所有商品信息，即本学习中心相关的所有商品；“显示全部商品”是指奥鹏中心所有的教材商品信息，即奥鹏中心全部商品。（10） 如逐一录入商品信息，可点选查找到的商品信息，点击确定，将教材加入到“实盘录入单”教材商品列表中，如下图所示：（11） 按以上方法重复进行添加商品操作，可将实际清点的教材加入到“实盘录入单”商品列表中，如下图所示：【相关提示】l 操作时，既可

8、逐一添加商品填写实盘录入数量后重复进行添加填写操作；也可先添加完商品，再逐一填写实盘录入数量；l 如发现添加商品操作错误，可在“实盘录入单”的商品列表中进行删除商品的反操作；l 在一个“实盘录入单”的商品列表中，一种商品只允许添加一次。（12） 学习中心也可按照“显示有库存商品”方式查询出与学习中心库房有关系的所有商品信息列表，全部添加到“实盘录入单”商品列表中，再将实际盘查清点中没有库存的教材进行删除商品操作，如下图所示：按“显示有库存商品”的选项查询学习中心库房中现有或曾经有的全部商品信息（13） 新添加到“实盘录入单”列表的商品信息，“实盘录入”列初始值均为“0”，学习中心在此列对应的教

9、材版本信息中填写实际盘查清点的商品数量，如下图所示：填写实际盘点的商品数量注意商品的版本价格信息【相关提示】l “实盘录入”数量务必按照清点数量填写，无论大于、等于、小于“账面库存”均按实际数量填写；l 误添加到实盘录入单的商品信息，可以点选后点击删除商品修正；（14） 确认实盘商品登记完毕后，点击保存，实盘录入单制作完成，返回【实盘录入】首页面。学习中心可根据库存盘点工作安排，在当前“盘点计划”下，创建一个或多个“实盘录入单”。（15） 在【实盘录入】首页面，选择创建“实盘录入单”的起止时间，点击查询，可查看当前“盘点计划”下所有的“实盘录入单”信息，如下图所示：【相关提示】l 点击【导出所

10、选明细生成excel】或【导出所选明细生成Txt】可导出实盘录入单商品详细信息，对盘盈或盘亏数据进行详细核查。l “确认状态”指实盘录入单是否在下一步【确认实盘录入】中进行“确认”操作，如下图所示：l 点击“操作栏”的“详细信息”，可查看实盘录入单明细；l 点击“操作栏”的编辑，可修改“待确认”状态的实盘录入单信息。（16） 完成以上库存盘点录入后，方能进行下一阶段库存核对工作。1.2. 库存核对1.2.1. 业务说明教材库存核对是指学习中心完成【实盘录入】后，实际清点录入的盘库结果与系统根据所有出入库操作自动计算的账面库存结果进行比对，校验实际库存管理与系统登记管理的一致性，从而帮助学习中心

11、确认教材管理工作的规范性和准确性，对于核对中发现的问题进行及时有效的处理。1.2.2. 操作说明（1） 登录OES新教材系统，点击进入【盘点管理】的【确认实盘录入】功能，如下图所示：（2） 进入【确认实盘录入】后，“确认状态”默认为“待确认”的实盘录入单。进行确认实盘录入前，首先需要对所有状态的实盘录入单登记结果与账面库存进行比对核查，可帮助学习中心校验出【实盘录入】中可能错录、多录、少录的问题，如下图所示：（3） 点击盈亏试算，系统提示对盘点计划单下的所有实盘录入商品信息汇总进行比对，如下图所示：（4） 点击确定，系统列示盘点对比结果，如下图所示：【相关提示】l “账面库存”指系统根据在所有

12、在平台中操作过的入库、出库信息，自动统计生成的库存结果；l “实盘数量”为学习中心在【实盘录入】功能中所有实盘录入单汇总统计；l 盘点结果=“实盘数量”“账面库存”；如“实盘数量”=“账面库存”，说明实际的教材出入存管理与系统统计一致，是最佳教材库存管理结果；如“实盘数量”“账面库存”，则会产生“盘盈数量”；如“实盘数量”“账面库存”，则会产生“盘亏数量”；l 盘盈盘亏问题应首先核查相关实盘录入单中的商品信息，确认是否由于实盘录入错误导致，如为此问题造成应及时更正实盘录入信息；l “盘盈”也可能为尚未发给学生的教材已在【学生领书】中录入，应再次复核【学生领书】与教材发放登记是否一致，如为此问题

13、造成应及时下发教材，并相应减少库存的“实盘录入”信息；l “盘亏”也可能为已发放给学生的教材未在【学生领书】中录入，应再次复核【学生领书】与教材发放登记是否一致，如为此问题造成应及时补录学生领书信息；l “盘亏”还能由于库存保管不当导致丢失；（5） 完成盈亏试算及相关问题修正后，点击返回，回到【确认实盘录入】首页面，点击查询待确认状态的实盘录入单信息，点选已确认无误的实盘录入单，点击确认，如下图所示：（6） 在奥鹏中心审核盘点计划单前，盘点计划单下的“已确认”实盘录入单如发现问题，查询“确认状态”为“已确认”的实盘录入单，进行取消确认，取消后修正相应的错误信息后，再次进行确认操作，如下图所示：

14、（7） 完成所有实际库存的实盘录入，及所有实盘录入单的确认工作后，进入【盘点管理】的【申请盘点审核】功能，点击【申请盘点审核】，进入盘点审核申请页面，如下图所示： （8） 点击查询，显示学习中心“日期范围”内奥鹏中心设置并已下发的“盘点计划编号”的执行情况。点击【申请盘点审核】，进行操作。如下图所示： （9） 点击【申请盘点审核】，进入盘点计划单详细信息页面，在“申请审核备注”填写备注内容：如：10秋季教材实盘录入单。如下图所示：l 在申请盘点审核页面，再次复核帐面库存与实盘数量是否一致，对盘盈盘亏教材可点击“编辑盘亏商品备注”标记盘盈盘亏说明，并导出盘点结果进行复核，导出结果如下图所示：（1

15、0） 实盘录入结果复核无误后，可点击申请审核进行操作，点击下图确定，确认盘点结果，报奥鹏中心。（11） 奥鹏中心会在学习中心申请盘点审核后2个工作日内，对盘点计划单下所有库存商品进行复核，盘点计划单经奥鹏中心审核。审核通过后，学习中心进入新教材系统【打印管理】【打印库存核对确认单】下载打印教材库存核对单，由学习中心主任、教材负责人签字并加盖学习中心依托单位公章。l 如仍有待确认的实盘录入单，则奥鹏中心不能对该盘点计划进行审核。l 盘亏扣费方式务必进行勾选，未勾选视为学习中心返款扣费。（12） 学习中心在库存核对单打印盖章扫描确认后，进入新教材系统【盘点管理】的【上传库存核对单】提交库存核对单。

16、如下图所示：（13） 进入上传库存核对单界面，点击盘点计划编号对应的操作提示上传库存核对单进行上传。如下图所示：【相关提示】l 上传文件不能大于 1M，文件名必须为：盘点计划名.rar,，例如：PDJH20100100716.rar 一个盘点计划只能上传一个库存核对单文件，第二次上传同名文件，则覆盖上次的传的 文件。（14） 上传完毕后，奥鹏中心会在2个工作日内对库存核对单进行复核。复核无误后，学习中心点击查询。查阅库存核对单复核情况，复核状态由“待审核”，变更为“审核通过”。即完成此次教材核对工作。如下图所示：2. 库存查询统计管理1.2.3.4.5.6.7.8.8.1. 即时库存查询8.1

17、.1. 业务说明学习中心可以通过此功能查询教材库房所有商品的即时库存信息，包括教材的当前帐面实际库存及奥鹏给学习中心调拨产生的调拨在途库存等。8.1.2. 操作说明（1） 点击【库房业务管理】模块中的【即时库存查询】功能，显示下图所示：点击“即时库存查询”（2） 点击进入后，可以输入商品编码、商品名称、作者、ISBN号的部分信息查询进行模糊查询，也可以选择商品分类和出版社来精确查询。同时，可以通过选择不同的查询方式来查看学习中心目前的即时库存。图2-32【相关提示】l 在以上页面中,可通过模糊查询和精确查询两种方式，查询学习中心的即时库存数据；l “库房”、“商品分类”和“出版社”系统默认为全

18、部；l “查询方式”可通过选择“全部”、“只含即时库存”或“只含调拨在途”三种方式查询，系统默认为全部。l “查询方式”为“全部”：可以查询包含学习中心当前账面库存和奥鹏配发在途尚未达到中心的全部教材；l “查询方式”为“只含即时库存”：只查询学习中心当前账面库存；l “查询方式”为“只含调拨在途”：只查询奥鹏已经配发在途的教材；（3） 通过模糊查询或精准查询方式，输入相关教材信息，选择查询方式，点击查询按钮，显示如下图所示：图2-33【相关提示】l 如上：当存在商品编码类似SP000001和SP000001-01，则表示这两本书内容一样，只是版次不同而已。 l 即时库存：指截止到当前时间，学习中心的库房中的账面库存。l 调拨在途库存：是指奥鹏已经给学习中心发出了商品，同时，也在系统中做了调拨出库单，而学习中心还没有收到的库存。如果收到了货物，需要学习中心在系统中作调拨入库，做了调拨入库并审核后，调拨在途库存减少，即时库存增加。l 即时库存码洋金额：等于 即时库存数量*定价。l 调拨在途码洋金额：等于 调拨在途库存数量*定价。l 合计库存码洋金额：等于 即时库存码洋金额+调拨在途码洋金额。