北大纵横—1229伟诚会议管理办法（最终版）.doc

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1、伟诚实业（深圳）有限公司会议管理办法（最终版）北大纵横管理咨询公司二零零三年十二月目 录第一章总则1第二章会议形式1第三章会议组织3第四章会议效率管理5第五章会议室管理8第六章附则8附录：会议记录簿9第一章 总则第一条 为使伟诚实业（深圳）有限公司（以下简称“公司”）的会议管理规范化和有序化，提高会议的效率，特制定本办法。第二条 公司会议本着精减、有效、节俭原则运行。第二章 会议形式第三条 公司总经理办公会（一） 出席人员：公司总经理（常务副总经理）、行政总监、营销总监、技术总监、财务总监、印刷中心总监、纸品中心总监、总经理文秘等常设成员。（二） 周期：每周一下午举行，或根据需要随时召开；（三

2、） 会议内容：公司经营计划事项，公司管理制度和管理办法的拟定和审核事项，人事管理事项，公司合理化建议管理事项，公司其他重大经营、生产管理问题等。（四） 主持人：总经理（常务副总经理）。第四条 公司总经理办公会扩大会议（一） 出席人员：由公司总经理办公会常设成员和与议题有关的业务、职能管理部门的总监助理、经理、副经理、主任等中层干部；（二） 周期：每月第一周周一下午召开，或根据需要随时召开；（三） 会议内容：公司重大问题决策讨论，各部门工作汇报，工作安排，部门间工作协调等；（四） 主持人：总经理（常务副总经理）。第五条 中心（或部门）工作会议（一） 出席人员：中心（或部门）专员以上管理人员；（二

3、） 周期：每周一次，周一上午举行，为短会；（三） 会议内容：本中心（或部门）上周工作总结、本中心（或部门）下周工作安排、公司情况传达；（四） 主持人：中心总监或部门经理（主任）。第六条 全体员工会议（一） 出席人员：公司全体员工；（二） 周期：每半年或一年、或不定期；（三） 会议内容：公司生产、经营、管理情况通报，讨论职工关心的切身利益问题、与公司发展相关的合理化建议；（四） 主持人：总经理（常务副总经理）。第七条 质量分析会（一） 内容：通报上个月客户投诉及处理情况，上个月各制造中心质量情况（包括各项质量数据的公布，质量目标的完成情况，上次会议提出的质量改善措施的落实情况，上个月存在的质量问

4、题及初步原因分析等），讨论如何采取措施防范质量事故的发生，以提高产品质量和提升质量管理水平；（二） 类别：根据讨论的范围不同，分为公司质量分析会和制造中心质量分析会；（三） 出席人员：公司质量分析会由总经理（常务副总经理）、营销总监、行政总监、各制造中心总监、总监助理、品质部经理、物控部经理、车间班长及相关机长参加；制造中心质量分析会由制造中心总监、总监助理、品质部经理、QA组长、车间班长、机长、相关生产人员参加；（四） 主持人：公司质量分析会由总经理（常务副总经理）主持；制造中心质量分析会由各制造中心总监主持；（五） 周期：公司质量分析会于每月第一周周四召开，纸品制造中心质量分析会于每月第一

5、周周三召开，印刷制造中心质量分析会于每月第一周周二召开，具体时间由中心安排。第八条 销售会议（一） 内容：通报上个月获得的订单以及完成的销售收入、回款的情况；（二） 出席人员：总经理（常务副总经理）、营销总监、跟单组长、跟单员、相关业务员等；（三） 主持人：总经理（常务副总经理）；（四） 周期：每月第一周周 下午召开。第九条 工作汇报会（一） 内容：下级向上级汇报指定内容；（二） 出席人员：上下级或有关责任人；（三） 主持人：上级主管；（四） 周期：定期或不定期。第十条 专题会议（一） 内容：某一问题讨论和商定；（二） 出席人员：有关人员；（三） 主持人：相关主管；（四） 周期：不定期或定期。

6、第十一条 各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开，（与会人员不发生时间上的冲突除外）应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。第三章 会议组织第十二条 会议程序一般而言，公司的会议组织过程包括以下几个步骤：（一） 确立会议议题；（二） 安排会议议程；（三） 发出会议通知；（四） 会务准备；（五） 做会议记录和摄像、录音；（六） 整理会议纪要、决议；（七） 相关领导阅改、签批；（八） 印发有关部门、人员，并归档。第十三条 确立会议议题会议的议题可能有以下的来源：公司领导提出和各部门提出，行政办公室收集等。经主管领导同意，即可召开会议。第十四条 对定期的常规会议，在会前

7、应明确该次会议主题和临时出席或列席人员。对不定期的重要会议，承办人应提出会议企划报告，该报告包括：1、会议名称；2、会议主旨和目标；3、会议议项；4、会议时间；5、会议地点；6、会议议程；7、会议主持人；8、出席人员（名单）；9、会议财务（支出收入）预算；10、接待工作说明；11、现有筹备情况及进展；12、（可能）存在的问题、解决方案及要求；13、筹划备时间进度表等。该报告批准后方执行。第十五条 提前发出会议通知（一） 通知内容包括：时间、地点、出席人、议题、议程、编组等；（二） 方式：由会议承办人通过口头或书面形式发出，注意口头仅适用于例会召开的确认；（三） 出席会议的重要或主要人员，应通过

8、电话等方式确认是否能如期出席，并做出相应安排。（四） 通知时间：根据会议要项拟订会议通知，并提前张贴或发送。对重要会议须发几轮通知的，应做好每轮工作。第十六条 会务准备会务准备包括以下内容：会议场所布置座次布局、会议需用设备的准备与调试、会议横幅、会场路线指引牌、出席者主宾座次铭牌、资料袋（内装铅笔和记录纸）、签到簿、备用桌椅、墨水、电源插头和延长线、麦克风和播放系统、录音、录像工具、茶水、饮料、水果或点心，会议礼品、停车位、贵宾接待室、投影仪、幻灯片和白板或黑板（必要时的翻译或辅助视听设备）等，应根据会议的内容和性质进行不同的准备。第十七条 各部门召开本部门会议，由本部门指定负责会议纪要的起

9、草人。几个部门召开联席会议，由几个部门协商指定一个部门负责起草会议纪要，且在会议室使用时间登记表上登记会议的召集人或主持人。一个部门召集，其他部门参加的，由召集的部门负责会议纪要的起草工作。第十八条 各部门起草会议纪要的内容要求：（一） 必须全面记录会议的内容；（二） 必须准确记录与会人的意见，不能以个人的喜好、观点而增删内容，或加入记录人自己的观点；（三） 会议纪要必须做到全而精，要详略得当，重点突出；（四） 起草会议纪要应采用打印体（其正文部分字体要求是宋体小四号）；时间紧急的情况也可采用手写体；但为了长久保持要求用墨水笔写；同时要保持纸面清洁，且仅有一面打字或写字；（五） 会议纪要应在会

10、后的三天之内提交行政办公室存档；（六） 会议纪要一般要由总经理或行政总监签发，重要决议必须经所有参会人员阅读签字后存档。第四章 会议效率管理第十九条 判断会议效率的高低有以下的标准：（一） 会议是否按预期进行（二） 目的及议题是否清晰，是否彻底讨论（三） 会场准备是否完善（四） 资料是否齐全（五） 会议日程是否有计划性（六） 参加者是否预先了解主题（七） 讨论离题是否严重（八） 会议气氛是否热烈（九） 建设性发言数量（十） 参加者是否有所抱怨（十一） 闲谈、私语状况（十二） 是否得出结论或对策第二十条 提高会议效率的要领（一） 要严格遵守会议的开始时间；（二） 要在开头就议题的要旨做一番简洁的

11、说明；（三） 要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者；（四） 在会议进行中要注意如下事项：1. 发言内容是否偏离了议题?2. 发言内容是否出于个人的利害?3. 是否全体人员都专心聆听发言?4. 是否发言者过于集中于某些人?5. 是否有从头到尾都没有发言过的人?6. 是否某个人的发言过于冗长?7. 发言的内容是否朝着结论推进?（五） 应当引导在预定时间内做出结论；（六） 在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间；（七） 应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认；（八） 应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。第二十一条 会议禁忌事项（一） 发言时不可长篇大论，滔滔不绝(

12、原则上以3分钟为限)；（二） 不可从头到尾沉默到底；（三） 不可取用不正确的资料；（四） 不要过多描述期待性的预测；（五） 不可做人身攻击；（六） 不可打断他人的发言；（七） 不可不懂装懂，胡言乱语；（八） 不要谈到抽象论或观念论；（九） 不可对发言者吹毛求疵；（十） 不要中途离席。第二十二条 会议管理技巧（一） 控制出席人数，与会无关者不参加；（二） 每次会议须明确主题，禁止漫无边际的泛泛而谈；（三） 对重大或有分歧的议题，有关人员在会前单独联络、沟通，而在会议上争执不下时，主持人应及时制止且搁置该问题，会后再议；（四） 会议发言应言简意赅，相对控制每位发言时间。对发言精彩者可适时延时，对发

13、言啰嗦或情绪不稳定者应委婉、巧妙地处理；（五） 会议主持人要善于控制会场气氛，对不同发言风格的人员合理安排发言次序，形成一个个生动、活泼、气氛轻松的大小高潮，会议主持人自身不应过多发言，除注意发言者外，还要观察听众的反应；（六） 对多个议题的会议，每段时间只集中充分地讨论其中一个议项。主持人可在每一议项或每隔一段发言时间做出小结，及时做出决定。第二十三条 参会者与会技巧： （一） 事先仔细阅读分发的会议资料，如有疑问可咨询主办人；（二） 细心准备自己的发言提纲、突出重点、留有弹性，并根据会议实况调整、补充；（三） 发言或演讲时尽量使用投影、幻灯、录像等设备和图表、报表工具；（四） 发言不要过分

14、激动，要有幽默感，对提问不能敷衍或强词夺理，有些问题可会后切磋；（五） 学会敏锐地倾听各种发言意见，兼收并蓄；（六） 不要做出轻敲铅笔、剪指挖耳等小动作；（七） 视会场气氛可直截了当或委婉地提问；（八） 不急于发言表现自己，不妨让别人先发表意见，然后整合后提出看法或补充遗漏之处；（九） 对每一议题问题的发言或提问，前后不超过两三次，每次一两分钟，一般发言时间控制在1015分钟内。第五章 会议室管理第二十四条 会议室使用登记手续（一） 凡需用会议室的部门及人员须提前做预约登记手续；（二） 会议室预约登记手续由行政办公室办理；（三） 会议结束后将会议纪要送行政办公室备案。第二十五条 会议室的使用规

15、定（一） 大会议室一般用于公司例会、业务部门例会之用；（二） 小会议室用于部门例会及接待客户之用；（三） 会议结束后将桌椅放回原位置并将窗户、电灯等关闭。第二十六条 会议室必备的物品、用品和环境（一） 会议室备有会议桌、椅；（二） 会议室备有饮水机和茶；（三） 会务准备有特殊要求的，请与行政办公室协商；（四） 会议室保洁。第二十七条 会议室使用环境卫生的要求（一） 注意保持会议室的环境卫生；（二） 严禁在会议室吃东西；（三） 严禁在会议室及桌面，堆放与会议室配套物品无关的设施；（四） 严禁在会议室吸烟；（五） 严禁在会议室处理与工作无关的事情。第二十八条 会议室维护费用由行政办公室编制预算并执行。第六章 附则第二十九条 本办法的拟定或者修改由行政办公室负责，报公司总经理（常务副总经理）批准后执行。第三十条 本办法由行政办公室负责解释。附录：会议记录簿时间地点主持人记录人出席人缺席人列席人议题（记录内容）决议执行部门时间核查使用要点：（1） 重要会议，有言必录，详细记录，有时使用录音事后整理成文；（2） 一般会议，可摘其要点记录；（3） 日常事务性会议，简要记录；（4） 对于重要会议记录，与会人员须确认签字；（5） 本簿装订成册使用。