中国石化标准代码维护管理办法.doc
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1、中国石化标准代码维护管理办法2003年1月份,股份公司印发了中国石化标准代码维护管理办法(试行)(石化股份信20033号)。经过试行,总部信息代码标准化小组对标准代码维护管理办法进行了修订和完善,形成了正式的中国石化标准代码维护管理办法(以下简称管理办法),为更好地在全公司推广统一的标准代码,印发此管理办法。第一章 总则第一条 已发布的标准代码共12大类,分别为:人事类代码、财务类代码、内部单位代码、固定资产代码、物料代码、外部单位代码、设备代码、技术经济指标代码、航运航线代码、国内港口代码、装置代码和油田专业类代码等。标准代码的发布通过中国石化标准代码管理网站,地址为:http:/,使用手册
2、到“网站帮助”浏览,下载使用手册需登录后到“下载中心”下载。第二条 股份公司信息系统管理部负责标准代码的编制、维护工作的管理与组织;各事业部、业务职能部门牵头成立的编码小组负责相关代码的编制、审核;石化盈科信息技术有限公司负责具体实施(包括代码的维护、网站的维护),并承担所有代码服务需求的监听(全天8小时, 节假日除外),对新提交的审批制代码和总部统一维护代码条目的维护服务,保证48小时响应。热线服务电话:010-64998192,E-mail地址:pcitc-code第二章 代码维护流程第三条 标准代码网站上的代码按维护类型分为:审批制代码、注册制代码和总部统一维护代码。审批制代码:是指总部
3、最终审批后正式启用的代码。由各企事业单位和分(子)公司代码审核员在标准代码管理网站上提交代码条目,代码条目不直接入库,而是提交到标准代码网站后台维护系统或按标准模板(到代码网站下载)填写,以邮件方式提交石化盈科编码组,经总部代码审核员审批后,由编码组进行配码,再加载到标准代码网站的代码库中。注册制代码:是指各企事业单位和分(子)公司自己维护的代码。各企事业单位和分(子)公司代码管理员直接在标准代码网站上提交代码条目,代码条目直接进入代码库。总部统一维护代码:总部编码组统一组织进行编制和修订的代码。第四条 审批制代码的维护流程审批制代码是指:物料代码。物料代码中的石化产品条目由各企事业单位和分(
4、子)公司提交,总部审批后配码;物资类的56个大类高位码由物资装备部负责维护,其中10个大类的物资低位代码的维护由物资装备部在物资采购电子商务系统进行,并通过接口自动加载到标准代码网站的代码库中。石化产品代码的维护流程如下:1、用户通过在中国石化标准代码管理网站上注册并经总部批准,成为正式的各企事业单位和分(子)公司代码管理员或代码审核员。2、代码管理员或代码审核员成功登录后,在增加新产品条目前,首先要到代码网站上认真检索物料代码库中是否已经存在此产品,如果已经存在,则不再提交此产品条目。如果没有,则通过网站的“新代码递交”菜单,提交增加或更新代码的申请;也可以通过电子邮件的方式提交。3、石化盈
5、科编码组的代码管理员对各企事业单位和分(子)公司提交的代码条目进行汇总整理后,分类提交总部相关编码组进行审核。4、石化盈科编码组的代码管理员把审核后的代码装入正式代码库。5、提交代码的代码管理员或代码审核员及时查看提交代码的审核情况,有问题及时与石化盈科编码组的代码管理员联系。审批制代码维护流程图如下: 用户登录(已注册并被授权和激活)查找核实相关代码确实需要提交退出进行“新代码递交”选择代码类型逐条递交文件上传审核情况后台操作员审核提交到后台 NO YES审批制代码维护流程第五条 注册制代码的审核流程注册制代码包括:内部单位代码、外部单位代码、成本中心代码和利润中心代码。为保证数据的质量,各
6、企事业单位和分(子)公司代码管理维护部门要建立严格的审核把关制度。在集团公司机关和股份公司总部,人事教育部和人力资源部是内部单位代码条目修订的主管部门;在各企事业单位和分(子)公司,人事(劳资)部门是内部单位代码条目修订的主管部门。外部单位(供应商、客户)代码条目修订的主管部门是各企事业单位和分(子)公司的物资供应部门和销售部门。(注:外部单位是指石化集团和股份公司之外的交易往来单位,一般特指客户和供应商。各企事业单位和分(子)公司增加客户、供应商数据时,首先要检查此单位是否为中国石化内部单位,若是石化内部单位,则在内部单位代码库中进行维护,否则在外部单位代码库中进行维护,或直接提交石化盈科编
7、码组处理。一级资源市场的供应商由物资装备部统一维护,各企事业单位和分(子)公司只增加或修改一级资源市场以外的供应商条目。)注册制代码审核流程如下:第一步,有关业务部门把代码修订单提交相关代码的主管部门。第二步,由各类代码的主管部门对代码进行审核,提出代码修订(增加、修改和撤消)清单,在清单上签字、盖章并存档。第三步,由主管部门把清单的复印件或电子版及时提交给相应的代码管理员或代码维护员。第四步,代码管理员或代码维护员收到签字盖章的维护清单,立即将修订内容维护到标准代码网站。第五步,主管部门及时在网站上检查代码修订工作是否及时、准确。如果有问题应及时督促代码管理员或代码维护员解决。第六条 注册制
8、代码的维护流程按照各单位上报的名单,通过在中国石化标准代码管理网站上注册并经过总部批准,成为正式的各企事业单位和分(子)公司代码管理员或代码维护员。1、代码管理员或代码维护员成功登录后,通过网站的“下级维护”菜单,增加或更新代码的条目。 2、提交后,新增加或修改的代码条目直接入库。3、提交成功后,代码管理员或代码维护员通过“代码查找”菜单,检查刚增加或修改的内容,确认无误后退出。注册制代码维护流程图如下:用户登录(已注册并被授权和激活)选择代码类型进入“下级维护”代码修改代码增加进入查询修改状态逐条增加录入编码及相关属性数据上传批量上传退出成功代码查找核实确实需要增加增加选择代码类型数据审核、
9、查重通过否?YESNO修改?YESNO YES NO YES NO 注册制代码维护流程第三章 审批制代码的编码规则和维护规则第七条 物料代码的编码规则和维护规则1、物料代码是16位数字码,物料代码是物资代码和石化产品代码合二为一的一套代码。物资代码保持原有的16位层次码,产品代码则在原8位代码基础上,前面补8个0,形成统一的16位代码。2、为了保证代码的唯一性,某个代码一旦被使用,即使该物料已取消,也不能再重新分配给其他物料。3、新增产品以最大码加1,前面再补8位0的方式,由石化盈科编码组进行配码。第八条 物料代码(产品类)维护步骤新产品申请:为了保证产品代码维护的及时性,各企事业单位和分(子
10、)公司在新产品研发过程中,产品名称一旦确定,就要及时通过物料代码审核员提交新产品代码申请。具体步骤如下:第一步,首先在代码库通过物料名称查找是否有此产品,若有就不能作为新产品申请,确实没有才可作为新产品申请。第二步,在新产品申请时,在物料名称栏填写产品的标准名称(全称),在简称一栏填写产品简称,物料名称和简称为必填项,简称要求不超过28个字符(14个汉字)。第三步,按产品代码库的分类,把要申请代码的产品进行合理归类,在代码库中找出新产品的应属上级产品,根据上级产品的层次级别和产品代码,正确填写新产品的层次级别和上层产品代码,以便按产品分类进行查询;根据ERP实施的要求,还需要填写产品条目的MR
11、O分类和DIVISION分类。第四步,根据需要各企业可灵活掌握其它栏目的填写(具体要求见物料标准模板里的说明),认真检查后方可提交总部,总部经过产品编码组、物料代码审核员及专家组确认后,进行配码,然后加载到标准代码网站上。第九条 物料代码(物资类)的维护1、维护方式。标准代码网站上只发布和维护56大类高位码和由总部统一维护的涉及10个大类的物资低位代码。高位码的维护由物资装备部负责。低位代码的维护仍由物资装备部在物资采购电子商务系统进行,具体方式为:若有新物资的出现由企业业务人员按照物资特征模板三个特征属性描述该物资,交企业编码维护员,维护员首先在标准代码管理网站上检索,如果没有该物资,则上报
12、物资装备部,经物资装备部有关专业处室审核确认合格后,由该处室编码维护员根据特征模板在物资采购电子商务网站上实时添加维护物资属性,其中“物资层次级别”和“物资上层代码”属性要认真填写,以方便按物资分类进行查询,之后由网站程序自动进行配码。石化盈科编码组负责通过接口在标准代码网站上发布。如果查到该物资是石化产品,并在代码库中已经存在,则需在标准代码网站上该条目中添加 “物资层次级别”和“物资上层代码”属性,以方便按物资分类进行查询。2、 物资上报格式物资代码物资名称特征1特征2特征3物资简称(不填)(40字符或20个汉字以内)要求用excel 表格按不同类别物资以电子邮件形式上报至物资装备部相关处
13、室(联系方式见附表3)。第四章 注册制代码的编码规则和维护规则第十条 内部单位代码(集团公司、股份公司代码)规则1、集团公司和股份公司的单位代码编码规则及维护规则(1)集团公司和股份公司单位代码是8位数字码,以数字“1”和数字“3”打头。(2)代码定义为无含义数字码,在石化单位内部,给每个单位赋予一个唯一码。(3)当某个单位的隶属关系发生变更时,如:原属于集团公司的单位划归到股份公司,或由某个一级单位划归到另一个一级单位,保持原代码不变,而只修改相应的隶属上级单位代码的属性字段,以保证每个单位终生只有一个代码的规则。(4)凡需纳入总部统一编码管理层面的每个实体单位,作为一个条目提交代码网站时,
14、网站维护系统以最大码加1方式自动赋码或由石化盈科编码组统一赋码,其它任何单位或个人自行赋码均不予承认。(5)按各企事业单位和分(子)公司进行代码分段分配,在配新码时,各企事业单位和分(子)公司必须遵守本规则。各企事业单位和分(子)公司只能使用指定代码段内的代码(见附表1、2 ) (6)为了保证代码的唯一性,某个代码一旦被使用,即使该单位的编制撤消,此代码也不能再重新分配。(7)当码段内的代码被分配完时,可以向总部申请新的码段。(8)石化盈科编码组随时检查注册制代码的维护情况,一经发现有重复的条目,则以先增加的条目为准,删除后增加的条目。(9)各企事业单位和分(子)公司须指定专人维护,并通过网站
15、进行注册备案。2、维护步骤第一步,各企事业单位和分(子)公司按照网站用户手册的说明申请一个或二个用户,当申请批准后,即可对本单位的代码进行维护。如果该用户要维护上市和非上市两部分的单位代码,则须分别申请注册用户名。 第二步,按照网站用户手册提供的操作说明,对单位代码进行维护。 第三步,修改后,用户必须在网站上进行查询核实。第十一条 外部单位代码(客户、二级资源市场供应商)规则1、外部单位代码的编码规则和维护规则(1)外部单位代码是8位数字码,以数字“4”和“5”打头;(2)在SAP系统中,客户、供应商代码由SAP系统自动编码,在其数据结构中预留一个字段添加总部统一编制的代码与其相对应;(3)各
16、企事业单位和分(子)公司的代码维护人员,定期(1个月)进行一次标准代码网站上客户、供应商代码条目的维护,即:将有“税号”或“全国组织机构代码”、“工商注册号”的大客户(指年交易额100万元以上)维护到代码网站上,代码网站系统自动配码,形成统一的石化外部单位代码,ERP实施单位的代码维护人员将此代码再维护到SAP系统对应的字段中;(4)由于客户资源保密性的需要,各企事业单位和分(子)公司只能看到本单位的客户、供应商以及一级资源市场的供应商,看不到其他各企事业单位和分(子)公司的供应商和客户,总部财务部高级用户可以看到所有供应商和客户;(5)为了保证代码的唯一性,某个代码一旦被使用,即使该单位的编
17、制撤消,或不再是石化的客户或供应商,此代码也不能再重新分配;(6)各企事业单位和分(子)公司须指定专人维护,并通过网站进行注册备案;(7)当客户或供应商是石化内部单位时,须采用内部单位代码。2、维护步骤第一步,各企事业单位和分(子)公司按照网站用户手册的说明申请一个或二个用户,当申请批准后,即可对外部单位代码进行维护。第二步,按照网站用户手册提供的操作说明,对外部单位代码进行维护。第三步,修改后,用户须在网站上进行查询核实。第十二条 成本中心代码和利润中心代码规则1、成本中心和利润中心代码的编码规则和维护规则(1)成本中心和利润中心代码是10位数字码,成本中心代码的组成:以数字“8”打头+4位
18、公司码+5位顺序码;利润中心代码的组成:以数字“9”打头+4位公司码+5位顺序码。(2)由于本代码安全性的需要,各企事业单位和分(子)公司只能维护本单位的成本中心和利润中心的代码,看不到其他各企事业单位和分(子)公司的成本中心和利润中心代码,总部财务部高级用户可以维护所有的成本中心和利润中心代码。(3)为了保证代码的唯一性,某个代码一旦被使用,即使该成本中心或利润中心被撤消,此代码也不能再重新分配。(4)各企事业单位和分(子)公司须指定专人维护,并通过网站进行注册备案。2、 维护步骤第一步,各企事业单位和分(子)公司按照网站用户手册的说明申请一个或二个用户。当申请批准后,即可对本单位的成本中心
19、和利润中心代码进行维护。第二步,按照网站用户手册提供的操作说明,对代码进行维护。第三步,修改后,用户须在网站上进行查询核实。 第五章 总部统一维护代码第十三条 总部统一维护的代码包括:财务类中的公司代码和财务会计科目代码、一级资源市场供应商代码、固定资产代码、外币代码、人事类代码、设备代码(5层以上)、技术经济指标代码、油田专业类代码,分别由总部各编码组和石化盈科编码组负责维护,其中设备代码(5层以下)由企业按照统一规则自行维护。另外,各类代码的属性子表也由总部统一维护。第六章 人员设定及职责第十四条 为做好标准代码的维护与管理,各企事业单位和分(子)公司须分别设立三类人员:代码管理员、代码维
20、护员、代码审核员。第十五条 代码管理员的设定与职责代码管理员负责本单位及所属下级单位标准代码的管理工作,各企事业单位和分(子)公司指定专门的代码管理员,代码管理员通过网站进行注册备案并通过培训考核后上岗。1、代码管理员的设定各企事业单位和分(子)公司设定1至2名代码管理员。 2、代码管理员职责(1)负责本单位及所属下级单位标准代码维护的管理与协调工作;(2)负责与总部各编码组和石化盈科编码组的沟通与协调工作;(3)负责本单位代码维护人员和代码审核人员之间的管理与协调工作,及时将代码维护员提交的代码转交总部编码组或上载到标准代码网站上;(4)定期查看需本单位维护的代码条目,发现问题应立即和责任用
21、户联系,必要时,在后台进行修改;(5)负责解决用户的问题,提供咨询服务。第十六条 代码维护员的设定与职责代码维护员负责注册制代码的维护工作。代码维护员是各企事业单位和分(子)公司的审核员,维护到标准代码网站上的数据,一定要经过审核确认,代码维护员一定要保证数据的准确性。各企事业单位和分(子)公司须指定专门的代码维护员,进行注册制代码的维护工作,并且通过网站进行注册备案,代码维护员须通过培训考核后上岗。1、注册制代码需分别设立代码维护人员,具体要求如下:(1)内部单位代码维护人员的设定上市和非上市部分,分别设立一个内部单位代码维护人员。(2)外部单位代码维护人员的设定设立两个外部单位代码维护人员
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