《采购管理实施细则》(定稿) .doc
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1、前 言本标准依据中华人民共和国招标投标法、中华人民共和国政府采购法、中华人民共和国招标投标法实施条例等国家法律法规规章和中国烟草总公司关于印发烟草企业采购管理规定的通知(中烟办2012313号)等涉及采购管理的行业规范性文件要求,以及上海烟草集团有限责任公司涉及采购管理的规范性文件要求,结合企业自身标准化建设方面的需求,为进一步推进“两项工作”,不断完善和规范企业物资、工程和服务的采购行为,加强相关的管理和监督,特制定本规定。本标准的附录A-P是规范性附录。本标准由上海烟草包装印刷有限公司标准化委员会提出。本标准由审计科起草并归口管理。本标准主要起草人:竺秋莉、帅进。本标准首次发布日期:201
2、3年8月。本标准2013年8月23日正式实施。采购管理实施细则1 范围本标准规定了企业物资、工程和服务采购的管理程序和要求。本标准适用于上海烟草包装印刷有限公司和上海金鼎印务有限公司的物资、工程和服务采购管理。2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注明日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修改版本均不适用本标准,凡是不注明日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。国烟监2008127号 烟草行业招标采购活动廉政监督工作暂行规定国烟审【2009】485号 烟草行业工程建设项目审计管理办法国烟审2010306号 烟草行业物资采购内部审计暂行办法国
3、烟审【2010】307号 烟草行业宣传促销内部审计暂行办法国烟办201249号 烟草行业办事公开民主管理工作规范沪烟法2013152号 采购管理规定(试行)QG/SYY.CW51-2012 经济合同(协议)管理规定3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。3.1 采购本标准所称采购,是指企业以合同形式有偿取得物资、工程(含信息化项目)和服务的行为,包括购买、租赁、委托、雇佣等。3.2 物资本标准所称物资,是指各种形态和种类的物品,分为烟用物资和非烟用物资。烟用物资主要包括卷烟材料、烟叶配套物资、烟草物流配送物资、烟机及烟机零配件等;非烟用物资主要包括非烟用原材料、燃料、运输工具、办公、劳保、生
4、活、五金、设备等其它物资。不符合建设工程特质的固定资产投资项目视同“物资”管理。3.3 工程本标准所称工程,是指建设工程,包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建及其装修、拆除、修缮,以及与工程建设不可分割且为实现工程基本功能所必需的设备、材料等货物,以及与建设工程相关的勘察、设计、施工、监理等服务。信息化项目是指信息化基础设施建设、信息安全保障设施建设、应用系统开发及建设、应用支撑系统建设等。符合建设工程特质的固定资产投资项目视同“工程”管理。(例:某设备需要通过配套工程施工及安装调试后方可达到预计可使用状态的,视同“工程”)不计入固定资产,而是计入期间费用的房修、安装和园林等零星工程,参照“工
5、程”管理。3.4 服务本标准所称服务,是指除物资和工程以外的其他采购对象,包括宣传促销、管理咨询、科研开发、信息化咨询和监理、信息系统运行维护、金融保险、物流运输、维修与维护及其他各类专业服务等。3.5 采购组织形式采购组织形式一般分为企业自主采购和集团化采购这两种形式。本标准所称集团化采购,是指企业将自身对于通用类物资、工程和服务的采购需求上报集团本级采购责任部门,由集团本级采购责任部门负责依据集团本级和所属工业、商业单位及多元化企业对于通用类物资、工程和服务的采购需求,按照集团管委会审定的采购方式,统一组织开展的采购活动。集团化采购根据合同签订主体不同,又可细分为集中采购(由集团统一签订采
6、购合同)和集中确定供方分开采购(集团本级和所属工业、商业单位及多元化企业按集团化采购确定的供方、价格、供应商的承诺及采购文件中的合同条款分别签订采购合同)。本标准所称企业自主采购,是指企业自行组织的采购。3.6 委托招标企业招标的组织形式一般为委托招标。本标准所称委托招标,是指选择有资质的招标代理机构,委托其办理招标事宜。3.7 公开招标公开招标,是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。3.8 邀请招标邀请招标,是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。4 管理职能4.1 物资、工程和服务采购管理委员会物资、工程和服务采购管理委员会(以下简称“管委会”)的
7、主要职责:a) 审定企业采购管理实施细则;b) 审定企业采购目录;c) 审议企业物资、工程和服务这三项业务的年度采购计划(内容包括业务项目的名称、预算金额、采购方式及理由等要素),着重审议采购方式及理由(重点关注非公开招标项目);d) 审定招标代理机构库名单;e) 审定企业采购专家库名单;f) 指导和监督采购办的工作。4.2 审计科(采购办)企业审计科为管委会指定的职能部门,承担采购办的管理职责,该机构设置和组成情况向集团采购办报备。审计科(采购办)的主要职责:a) 贯彻落实董事会和管委会关于采购工作的相关决议和要求;b) 负责起草企业采购管理实施细则; c) 负责牵头组织企业采购目录的起草和
8、编制; d) 负责初步审核、汇总、编制年度采购计划;e) 负责按上级要求管理招标代理机构库和采购专家库;f) 负责采购项目实施的过程管理,总体来说,重点关注和把握业务流程的合规性,配合采购实施部门做好抽取招标代理机构、审定招标文件、审定开标事项、确定评标和谈判专家人选,依据评标报告确定中选供应商等工作;g) 负责按照上级对于采购管理流程信息化的要求和节奏,逐步落实,不断加强关键绩效指标和过程数据统计分析。4.3 采购实施部门从企业实际业务情况来看,除胶印、凹印和完成这三大车间以外,企业其余职能部门均有可能发生与物资、工程和服务相关的采购事项,各采购实施部门的主要职责如下:a) 贯彻落实管委会有
9、关物资、工程和服务采购事项的决议;b) 负责编制部门级年度物资、工程和服务采购计划,报审计科(采购办);c) 负责配合审计科(采购办)起草和编制企业采购目录;d) 负责部门物资、工程和服务采购相关数据的统计和填报工作;e) 负责按照上级有关集团化采购的要求开展相关工作;f) 负责物资、工程和服务在公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价和单一来源等采购活动中的专业管理;g) 负责物资、工程和服务的供应商资质审核和日常管理工作;h) 负责物资、工程和服务在公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价和单一来源等采购活动全过程相关资料的整理,在采购活动结束后按照“一事一档、一项一卷”的要求予以保存。4.4 监
10、察科监察科主要负责物资、工程和服务采购的廉政监督工作,主要职责:a) 负责按照国烟监【2008】127号文国家烟草专卖局 中国烟草总公司关于印发烟草行业招标采购活动廉政监督工作暂行规定(试行)的通知的要求,制订物资、工程和服务采购的廉政监督管理制度;b) 负责组建廉政监督工作小组,牵头组织企业物资、工程和服务项目的全过程廉政监督工作;c) 负责监督企业工会办事公开、民主管理工作的开展情况;d) 负责受理物资、工程和服务采购中的质疑投诉和处理。4.5 审计科审计科主要负责采购合同的过程管理和合法性审核,对采购活动实施程序性、全过程跟踪或实质性审计,主要职责:a) 负责物资、工程和服务采购合同的法
11、律审核和签订程序的合规性审核,必要时邀请企业法律顾问介入;b) 负责物资、工程和服务采购活动中涉及有关国家法律法规和行业规章方面的咨询和指导;c) 负责按照上级对于物资、工程和服务采购过程审计的要求完善企业相关制度;d) 负责按照上级对于合同的管理要求完善企业相关制度;e) 参与企业廉政监督工作小组,对企业物资、工程和服务采购项目进行过程监督。4.6 财务管理科财务部门主要负责采购资金的管理,主要职责:a) 负责物资、工程和服务采购事项的预算管理和资金管理;b) 负责物资、工程和服务采购合同涉及财务收支事项的审核;c) 参与企业廉政监督工作小组,对企业物资、工程和服务采购项目进行过程监督。4.
12、7 工会工会主要负责“办事公开、民主管理”方面的工作,主要职责:a) 负责按照国烟办【2012】49号文烟草行业办事公开民主管理工作规范的要求,制订企业办事公开民主管理制度;b) 负责按照公开目录监督采购实施部门办事公开、民主管理工作的合规性;4.8 总经理办公室总经理办公室主要负责董事会的有关会务事项和档案管理工作,主要职责:a) 负责将经过管委会审定的企业年度物资、工程和服务采购计划提交董事会审定; b) 负责根据“一事一档、一项一卷”的管理要求完善相关档案管理制度。4.9 技术中心 技术中心主要负责根据采购实施部门的要求,在采购过程中提供必要的技术支持,主要职责:a) 负责原辅材料采购过
13、程中所需技术标准、安全性指标等相关标准的编写;b) 负责原辅材料的试制、试制过程跟踪以及试制结果的确认;c) 负责根据企业产品要求,对原辅材料采购合同的技术环节提出建议。4.10 采购专家库成员a) 按照本制度的要求以技术、经济专家的身份参与公开招标、邀请招标的招标文件编制工作和评标工作;b) 按照本制度的要求以技术、经济专家的身份参与单一来源、竞争性谈判、询价工作,主要是:会同采购实施部门制订谈判文件、参与;c) 不得无故不参加评标、谈判、询价工作;d) 不得私下接触采购项目的直接受益人和利益相关方,不得收受供应商财物或其他形式的利益;e) 对评标、谈判、询价内容保密,不随意透露与之有关的情
14、况;f) 遵守评标、谈判、询价的程序性要求,客观公正地开展评标、谈判、询价工作;g) 法律法规和行业规范性文件规定的其他职责。5 管理内容和要求采购工作要遵循公开透明原则,公平竞争原则、公正原则和诚实信用原则,必须遵守国家相关法律和法规并依法接受监督。5.1 采购方式及适用条件5.1.1 采购方式a) 采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价五种采购方式。物资、工程和服务采购应首先使用公开招标方式,在符合不适用公开招标的情形下,可按照一定的适用条件采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源和询价等另外四种采购方式,不得将应当公开招标的采购项目化整为零或以其他任何方式规避公开招标。b)
15、 原则上,企业的物资、工程和服务采购均应订立合同,不订立合同的必须要有合理的理由。(常见的合理理由有:发生频次低、金额小的银货两讫式现货交易;垄断行业或政府部门强制实施且不订立合同的)。c) 企业不订立合同的物资、工程和服务采购一般仅适用单一来源和询价两种采购方式,要做好除合同以外的痕迹化管理工作。d) 企业年度物资、工程和服务采购计划分订立合同和不订立合同两部分,采购实施部门在上报部门级物资、工程和服务采购计划时也要分订立合同和不订立合同两部分。5.1.2 不适用公开招标的情形根据行业规定,国家局计划分配的烟用物资、设备及从全资三产公司采购的项目不适用公开招标;符合特定情形,经管委会审定可以
16、采用竞争性谈判、单一来源、询价采购的方式进行,但必须严格按照规定程序进行,具体包括:a) 国家局计划分配包括国家局计划分配的烟用材料、烟草专卖设备、国家局指定品牌(型号)设备、材料、国家局统一发布的集中采购目录,国家局统一招标的材料,国家局统一确定的供应商等;b) 全资三产公司包括行业投资全资三产公司、集团全资三产公司、集团主业直接或间接投资控股企业;c) 土地及房屋购置,办公、门店、仓储租赁;d) 经上级单位、部门审批或指定品牌(型号)的公务用车;e) 四大烟机设备主机厂(包括秦皇岛烟草机械有限责任公司、常德烟草机械有限责任公司、上海烟草机械有限责任公司、许昌烟草机械有限责任公司)和上海中臣
17、烟草机械配件有限公司零配件采购;f) 国家指导定价的工业用盐、汽柴油采购;g) 具有资源独占性的公开媒体企业形象宣传,涉及政府主导或指令性宣传促销项目;具有资源独占性的市政配套和建设行政管理,涉及政府主导或指令性的工程采购项目;具有资源独占性的公共服务项目;h) 涉及行业安全和秘密,涉及烟草行业核心技术,采用特定专利、专用技术项目、防伪技术、技术壁垒保护;i) 其他符合特定情形的采购,包含招标后因各种原因流标的。5.1.3 邀请招标适用条件符合下列情形之一的采购,经管委会审定可以采用邀请招标方式采购,由采购部门向3家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书:a)
18、 技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制,只有少量潜在投标人可供选择;b) 采用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例过大。5.1.4 竞争性谈判适用条件符合下列情形之一的采购,经管委会审定可以采用竞争性谈判方式采购:a) 招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的;b) 技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;c) 采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的;d) 不能事先计算出价格总额的。5.1.5 单一来源采购适用条件符合下列情形之一的采购,经管委会审定可以采用单一来源方式采购:a) 只能从唯一供应商处采购的;b) 发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购
19、的;c) 必须保证原有采购项目一致性或者配套服务的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金累计总额不超过原合同采购金额的10%的。5.1.6 询价采购适用条件采购的货物规格、标准统一,现货货源充足且价格变化幅度小的可以采用询价方式。5.1.7 关于五种采购方式中价格确认流程的一般要求价格确认流程设计的根本原则是执行权、决策权、监督权有效分离、合理制衡,最大限度预防舞弊。5.1.8 企业成立管委会,其人员由领导班子成员、相关采购实施部门主要负责人和职工代表组成(企业监事不得兼任管委会委员,职工代表必须从一般职工群众中产生)。企业两项工作的牵头部门负责建立相应的管委会议事规则作为日常管理的准则。
20、5.1.9 董事会是本级采购管理的决策机构,管委会是董事会的咨询和执行机构。属于职代会审议范畴的还要经过职代会审议通过。管委会履行一定的审定职能,企业年度物资、工程和服务采购计划经管委会审议后,须报董事会审定。5.2 企业采购目录的编制流程5.2.1 审计科(采购办)牵头组织按照采购形式和需求编制企业采购目录(见附录K),采购目录主要包含采购大类、采购类别、采购项目、采购项目编号、采购内容、采购职能部门、是否集团化采购和集团采购需求汇总责任部门等内容,若采购事项由集团有关职能处室组织集中采购,应在采购目录“集中采购职能处室”栏中反映。采购实施部门编制部门级采购目录,报分管领导批准,通过后报审计
21、科(采购办)。原则上,采购目录与企业年度物资、工程和服务采购计划的编制时间节奏要求保持一致。5.2.2 审计科(采购办)将企业采购目录提交管委会审核,经批准后执行。5.2.3 企业采购目录中的项目均需要纳入企业年度物资、工程和服务采购计划的编制范围。企业采购目录是采购实施部门编制部门级物资、工程和服务采购计划的依据。5.2.4 企业采购目录是管委会、董事会审定企业年度物资、工程和服务采购计划的依据。5.2.5 原则上,企业采购目录应每年定期更新(与年度物资、工程和服务采购计划的编制工作同步进行),并报管委会审定。5.2.6 “企业采购目录的编制管理流程”参见附录A。5.3 企业年度物资、工程和
22、服务采购计划的一般编制流程5.3.1 每年末,采购实施部门按照财务条线的要求编制相关预算计划,同时按照审计科(采购办)的通知编制下一年度部门级年度物资、工程和服务采购计划(包括订立合同和不订立合同两部分,不订立合同的要有合理的理由)。部门级年度物资、工程和服务采购计划的内容主要包括项目名称、采购内容、采购数量、项目预算金额、拟采用采购方式和采用非公开招标方式理由等。5.3.2 采购实施部门按照财务条线的要求进行预算计划的审核流程,同时将编制好的部门级年度物资、工程和服务采购计划报分管领导审核。5.3.3 采购实施部门将经过分管领导审核同意的部门级年度物资、工程和服务采购计划(包括订立合同和不订
23、立合同两部分,不订立合同的要有合理的理由)报审计科(采购办)。5.3.4 审计科(采购办)根据企业采购目录逐一审核部门级年度物资、工程和服务采购计划涉及项目采购方式的合规性,重点关注采用非公开招标方式的项目,对于其中理由不充分的,要与相关采购实施部门进行有效的反馈和沟通。在此基础上,做好企业年度物资、工程和服务采购计划的汇总和初审工作。5.3.5 审计科(采购办)将经过汇总和初审的企业年度物资、工程和服务采购计划(订立合同部分),提交管委会审定。5.3.6 企业年度物资、工程和服务采购计划经管委会审定后方可执行。工程须在获得项目批复后,才能列入采购计划。5.3.7 审计科(采购办)将管委会会议
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