我爱我家建材超市客户服务手册管理操作手册.doc
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1、标准化管理操作手册我爱我家建材超市 (客户服务中心)二零一零年一月前 言市场经济突出的特点表现为大浪淘沙、优胜劣汰。现在市场的竞争演变为服务的竞争(特别是连锁企业)。哪里有好的服务、留住客户的心,那里就有市场。因此我们要集中精力在如何系统服务管理上下功夫,服务管理最初引起关注,是因为服务提供的是无形产品,而传统的管理科学主要针对的是有形产品。所以,服务管理在某种意义上讲是专门研究如何对有形产品的经营和管理不同的无形产品进行有效管理的问题。但是随着服务管理研究的进一步深化,服务管理的关注点已经逐步由早期对服务管理的关注发展到对这种无形产品管理的关注,现在,开始发展对无形产品作为一种功能的关注。即
2、把服务当着一种功能来进行研究,服务的功能化发展趋势是新的经济社会发展形势提出的新要求,以及这些新要求给管理学提出的新任务。服务竞争问题的提出是顾客需求层次的提高、需求方式多元化之后,在原有的产品质量、价格难以继续作为竞争优势背景下应运而生的产物。同时,现代信息技术发展的水平给商家满足顾客多层次需求创造了条件。所以我们制定相关的规章制度。企业中存在和出现的任何问题,都应该从企业的规章制度和操作流程中研究解决问题的办法。企业的规章制度应根据企业实际的变化而不断的修订,这样规章制度才能不断的完善。一个好的规章制度需要全体员工共同总结和完善、是全体员工智慧的结晶。最重要的是全体员工的认真执行,这才是现
3、代化标准管理的基本要求。目 录第一部分:客户服务管理制度一、 总 则二、 服务目标三、 何谓客户服务第一章 客户服务职能设置架构图一、 客户服务中心组织职能设置架构图第二章 客户服务中心岗位规范一、客户服务中心经理岗位管理职能二、客户服务中心主管岗位职能三、客户服务中心标价签专员岗位职能四、客户服务中心内勤岗位职能五、客户服务中心回访专员岗位职能六、客户服务中心投诉处理专员岗位职能第三部分 客服人员注意事项第一章 工作时注意事项一、 仪表二、 回访工作三、 现场客户接待四、 投诉接待事项 五、 服务技巧 六、 客户投诉管理细则七、 政府或媒体部门的投诉第二章 商品处理统一流程一、 产品退换流程
4、二、 商品退/换货维修规定三、非正常退换处理流程四、专项资金的管理与使用 五、撤厂商家的售后管理第四部分 相关表格 一、 顾客电话投诉员工登记表二、我爱我家消费者投诉处理登记表三、我爱我家商场客服中心周报表四、我爱我家无理由退货处理单五、我爱我家无理由退货处理汇总表六、我爱我家售后服务先行赔偿审批表七、顾客满意度部工作周报表第一部分:客户服务中心管理制度一 总 则1为了使客户在最短的时间内得到最好的服务,同时为了发扬我公司“高效、便捷、贴心的服务理念。提升为顾客服务“用心服务每一天”的服务宗旨特制定本手册; 2本手册适用于本公司各相关人员; 3根据公司的不同时期,阶段的发展需求,客户服务部的相
5、关职能、政策、流程将作相应调整。二 服务目标1100%的顾客满意;2. 100%的商铺满意;3重大投诉为0(报纸、电视等重大媒体曝光,政府部门处罚);3电话回访合格率大于98%; 三 何谓客户服务(Customer service)中心1客户服务中心是我爱我家中的一个重要组成部分。属于集团中一支在全国范围内对外提供客户服务的专业队伍;2目标是不断改善对国内市场的客户服务,以保持我公司的竞争力;3在客户服务上建立综合的服务体系。其中包括对销售产品的,网点管理、投诉处理、厂商协调、服务热线等。第一章 客户服务职能设置架构图一 客户服务中心组织职能设置架构图客户服务中心客户服务中心经理标价签专员内勤
6、投诉/回访 专员客服主管兼顾客满意度第二章 客户服务中心岗位规范根据公司的不同时期,阶段的发展需求,客户服务中心相关职能岗位的人员编制可作相应调整,其基本设置为:客户服务中心经理1名;客户服务中心主管1名;前台接待2名:文员/标价签打印员1名;投诉/回访专员1名;内勤1名。客户服务中心主管、直接责任、管理责任,岗位权力,任职资格四部分描述,其他人员按岗位责任,任职资格两个部分描述。部门人员在公司及组织架构中的位置通过与直接上级的关系描述予以确定。一、客户服务中心主管岗位职能1总则:为顾客,“用心服务每一天”的原则,提升服务质量、提高服务效力,减少顾客的投诉。2目标:(1)满意度: “100%满
7、意”是我们服务的目标;(2)投诉率:重大投诉为零,一般投诉处理率为100%,处理周期24小时;(3)总维修质量合格率大于98%,非保修复率95%。3直接上级:商场总经理、分管副总4直接责任:1)、具体负责该商场内经营商品的质量监督管理、售后服务(包括对“售出商品负全责”承诺的后处理)和对实行明码标价监督管理的职能部门。以直接管理和间接控制相结合的方式,对入场经营的所有经营单位和个人,在售前、售中、售后的商品质量、服务质量和商品价格进行监督、检查、管理与服务。2)、认真执行国家有关产品质量、维护消费者权益、合同与价格等法律法规和当地政府有关规定;贯彻实施公司质量目标与“售出商品负全责”的承诺,全
8、面落实集团公司和商场发布的各项管理制度与工作指令,并结合商场实际及时健全与完善各项工作制度,努力提高管理工作的有效性。3)、认真组织提升自身业务素质的学习,制定培训计划,每季度组织一次商场管理人员和经营人员学习培训,并组织相关的各种考核;以质量法、消法、合同法、价格法和重要产品强制性国家标准 等为重点,结合商品知识的学习,不断提高质量法制观念,强化依法经营、诚信经营和为消费者服务的意识,不断提高自身素质,努力促进市场管理水平的全面提高。4)、积极配合招商部门和市场部做好入场经营户的商品准入和撤场审查工作;负责商品标价签的审查、打印与监督工作;制定季度、月度监督检查计划,会同楼层管理人员开展对经
9、营现场商品质量与服务质量的例行检查,对发现存在的问题,要及时组织整改,并为经营单位提供必要的服务;指导安保部门系统做好运输、安装环节的质量监督管理工作。5)、认真配合各级行政职能部门对商场的监督检查和依法管理活动,主动加强与工商、质量检测部门的联系与协作,努力提高市场商品质量水平,坚决抵制假冒伪劣商品流入市场,积极创建文明、满意、绿色样板市场。6)、认真做好售后服务和受理“售出商品负全责”承诺的后处理工作,切实维护消费者与经营者的合法权益,维护红星市场的信誉。认真组织落实“三包”制度与“售出商品负全责”的承诺;对顾客投诉要作出迅速回音;受理消费者投诉要做到:接待要热心、调查要细心、沟通要真心、
10、遇事要耐心、调解要诚心、处理要公心。7)、发扬团队精神,主动搞好商场各部门的团结协作关系,认真做好商场各项管理工作;加强与经营单位的日常联系,帮助他们解决实际困难;对各种违规行为要严格执行“商场预警管理办法”,秉公办事。8)、积极主动并充分发动经营户,共同做好售后上门服务、社区服务调查和电话回访等工作,以多种形式帮助消费者排忧解难;及时将顾客意见反馈有关部门,并负责检查落实。9)、受理市场部上交的顾客投诉。培训促销员工,提升他们的投诉处理水平,使需到服务中心处理的投诉案件比例逐步下降、直至做到“零”投诉,相对集中精力,做好售前准入,售中控制的工作,使客户服务工作处理良性循环的状态中。10)、组
11、织协调开展商场顾客满意度和厂商满意度的调查,并出具相应的分析报告,为公司服务措施的调整提供参考。11)、完成集团公司和商场领导交办的工作,及时请示汇报。5管理责任:1) 对当地的客户服务中心的发展规划和目标的实现负责;2) 对下属员工工作目标的完成情况负责;3) 对掌握的公司机密负责;4) 对各数据的准确性负责任;5) 对客户服务中心一切项目负责。6岗位权利:1) 对客户服务中心下属的聘用、辞退、调薪、调职、奖罚有决定权;2) 对本部门员工工作安排、制度范围内的请假有决定权;3) 对重大客户投诉事件的处理有决定权;4) 对本部门发生的各种费用支出有审批权。7任职资格:1) 市场营销和管理类等相
12、关专业,本科及以上学历。优秀人员可放宽条件,具有3年以上大型连锁商场营销或客服经验2) 有一定的组织、管理、领导能力;具有良好的团队协作精神,奉献精神和协调能力;3) 有较强文字能力和创新意识;具有勤奋好学、积极上进的敬业精神;4) 具有为大局着想、洞察、分析、处理复杂问题的能力。5) 了解家具产品及行业、市场态势;6) 熟悉商场相关规章制度,工作流程;7) 较强的谈判能力和资源获取意识8) 熟悉国家和地方的广告相关法律、法规;9) 较强的沟通、协调能力。二、客户服务中心主管岗位管理职能1直接上级:客户服务中心经理2岗位职责:1) 负责撤场厂商的投诉的处理以及所分管现场上交投诉的处理,并配合市
13、场部处理现场投诉。2) 负责现场厂商经营规范的检查,并将检查情况上报服务中心经理,并及时通知市场部进行整改。3) 负责处理投诉各级消费者协会转交的投诉,并及时将投诉处理结果反馈至消费者协会。4) 负责现场投诉的汇总,并编写相关投诉案例,对现场投诉较多的厂商的预警,并报部门经理审核。5) 负责现场标价签监督工作,并担任物价员职务,积极与物价部门进行沟通,对现场标价签规范进行检查并汇总。6) 负责售中产品质量监督工作,并按计划开展质量监督检查,对检测不达标的厂商及时整改,报部门经理审核后报至招商部备案。7) 负责对现场准入资料的审核备案,并及时更新现场经营户资料。8) 负责现场顾客满意度调查工作的
14、开展,并进行汇总分析。9) 负责对促销活动的顾客进行回访,并及时收集顾客的意见和建议。10) 及时完成商场及部门经理交办的工作,并及时汇报。11) 不设该岗位的商场,其职责纳入副经理职责或客户服务中心管理职责。3. 任职资格:1) 二年以上市场营销管理或客服类等相关专业,大专及以上学历2) 了解家具产品及行业、市场态势;3) 了解大面积商场的现场管理、客服管理;4) 了解国家关于公共场所安全的相关规定;5) 较强的沟通、协调能力和文字表达能力;执行力强6) 沟通能力很强,具备团队合作意识;7) 熟悉电脑的基本操作技能;8) 掌握数据处理和挖掘方法。9) 具备勤奋好学、积极上进的敬业精神。三、客
15、户服务中心标价签专员岗位职能1直接上级:客户服务中心经理2岗位职责1) 认真学习价格、材质等方面的法律法规,规范标价签打印。2) 负责商场厂商标价签的统一打印工作,并建立标价签对应台帐。3) 负责对特殊材质的审核工作,并建立材质证明档案。不明确的,及时与市场部 或部门经理汇报,现场审核。4) 负责对厂商进行标价规定的宣传,指导厂商规范标价。5) 负责建立进口产品或材质的报关手续审核工作,并建立台帐。6) 及时完成部门经理交办的其他工作,并及时汇报。3. 任职资格:1) 中专或中专以上学历,一年以上家具行业工作经验;2) 有一定交际沟通能力和礼仪知识;3) 熟悉电脑的基本操作技能;对数字敏感,对
16、物价熟悉.4) 具备勤奋好学、积极上进的敬业精神四、客户服务中心内勤岗位职能1直接上级:客户服务中心经理2岗位职责1) 负责投诉电话的接听,并认真记录投诉内容,及时将投诉转交给相关人员,督促处理人员在规定时间内给顾客答复。对于能够及时答复的,及时给顾客答复。2) 负责顾客电话咨询的接待,并记录咨询类型,分析顾客需求。3) 负责服务中心各类工作台帐的建立,并报部门经理审核备案。4) 负责对现场检查台帐的汇总,并分析检查情况。5) 现场厂商撤场的审查,并及时与市场部、投诉处理人员及时了解现场投诉处理情况。6) 负责撤场厂商质保金的使用台帐的建立,及时记录撤场期间厂商质保金使用情况。7) 部门办公室
17、内勤管理工作,配合部门经理对日常工作的开展。8) 完成部门经理交办的其他工作并及时汇报。3. 任职资格:1) 中专或中专以上学历,一年以上家具行业工作经验;2) 有一定交际沟通能力和礼仪知识;3) 熟悉电脑的基本操作技能;4) 具备勤奋好学、积极上进的敬业精神五、客户服务投诉接待/回访专员岗位职能1直接上级:客户服务中心经理2岗位职责1)真诚为顾客服务,耐心解答顾客提出的问题,认真对待顾客的投诉,取得顾客的信任;2)接听所有热线电话,并做好所有电话的记录和汇总工作;3)编制热线和投诉接待记录表,通过报表对服务质量进行分析,处理,发现问题后及时上报; 4)认真记录用户来电对客户服务中心的用户信息
18、处理情况进行监督和查询;5)用户电话咨询、投诉的处理,指引用户合理的解决方法,如当时不能立即解决的投诉,将热线投诉记录表转交到投诉处理专员处,由投诉处理专员处解决;6)擅长与客户沟通,耐心解答疑问,建立良好信誉,用心为顾客服务。3任职资格:1)中专以上学历,一年连锁企业客服工作经验;2)语言甜美,有耐心;3)掌握公司的客户服务政策;4)懂电脑的基本操作技能;5)掌握家具的基本常识;6)有一定交际沟通能力和礼仪知识;7)具有勤奋好学、积极上进的敬业精神。六、客户服务中心前台接待专员岗位职能1直接上级:客户服务中心经理2.岗位职责:(1)认真学习相关业务知识,以及接待礼仪及引导客户到客服中心,负责
19、接待现场的顾客咨询与投诉,认真记录,并及时处理。负责先行赔偿和无理由退货的处理接待。(2) 负责对顾客的引导,并向顾客提供便利的服务。(3)负责商场总机及服务电话的接听,及时接待顾客咨询。(4)负责帮助厂商主动联系管理部门,为厂商提供服务。(5)了解现场厂商分布及经营类型,负责对现场顾客提供导购服务。(6)负责对前台服务文员的管理以及业务的指导工作。(7)负责促销活动奖品的发放与登记工作。(8)配合其他部门开展现场服务工作。(9)完成部门交办的其他工作,并及时反馈。3任职资格:1)中专以上学历,气质好、一年以上家具行业的工作经验;2)掌握公司的客户服务政策;3)会电脑的基本操作技能;4)了解家
20、具的基本常识及相关法律;5)有一定交际沟通能力和礼仪知识;6)具有勤奋好学、积极上进的敬业精神。第二部分 产品三包及相关注意事项第一章 家具三包 三包法第一条 目的依据为了保护消费者的合法权益,明确生产者、销售者承担家具产品的包修、包换、包退(以下称三包)的责任和义务。根据中华人民共和国产品质量法、中华人民共和国消费者权益保护法、河南省保护消费者合法权益条例、河南省价格管理条例及其他有关法律、法规规定,制定本规则。第二条 正确标识生产者、销售者出售家具商品,要按照有关规定标明产地、厂名、型号、等级、标 准、价格、基辅料等标识,且要有核价证明。生产者应建立产品质量检验机构,出厂产品质量检验合格证
21、明,有中文标明的产品名称、型号、采用标准、厂名厂址和联系电话。为消费者提供符合产品标准、实物与样品同等质量的合格家具产品。第三条 谁销售、谁负责 生产者、销售者要依照谁销售、谁负责的原则,负责为消费者提供必要的服务,做到合法、合理、公平、公正卖买。-h *v(一)生产者、销售者在家具商品卖买成交后,必须提供有效发票、产品合格证明、三包凭证及产品说明书面文本。不能保证实施三包规定的,不得销售家具商品。l-eK o/H_(二)生产者、销售者要妥善处理消费者的查询、投诉事件,不得互相推逶。家具产品售出后应主动为消费者介绍使用维护事项及三包服务方式。中国家(三)场地出租者应当对场地乘租者在租赁合同终止
22、前售出的家具产品质量承 担连带责任。|FurnitureBBS.com|-q%uE0N 第四条 三包内容www.FurnitureBBS.com,家具,家具论坛,上海家具,中国家具,家家具产品三包期限为一年。玻璃镜子发生霉变和雾光的为六个月,发生活性虫蛀的为二年,如有企业承诺的按承诺办理,有家具标准规定的按标准规定办理。处理家具商品只享受包修服务。三包自开发票等有效凭证之日起计算。扣除返修、换货占用的时间。 CH SP)W0H OQ(一) 包修:凡属于质量问题,均属包修范围。(二) 包换:同一缺陷经两次修理未能达到质量标准的包换。更换后的产品包修期从更换之日起重新计算。|FurnitureBB
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