摆脱您的收件匣课件.ppt

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1、Microsoft Office Outlook 2007 訓練,擺脫您的收件匣,您的公司 簡報內容：,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,課程內容,簡介：整理混亂的收件匣課程 1：使用郵件採取行動課程 2：使用標幟和待辦事項列追蹤郵件,(下一張投影片繼續。),使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,課程內容(續),課程 3：揮灑您的色彩：以彩色的類別組織郵件,每個課程都會列出建議的練習，並提供一組測驗問題。,課程 4：儲存郵件課程 5：快速尋找郵件,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,簡介：整理混亂的收件匣,電子郵件的確讓溝通更有效率，但是快速湧入的大量郵件可

2、能會令人吃不消，產生無法掌控的感覺。Outlook 2007 提供靈活的功能 可以幫助您控制電子郵件的數量、尋找您要的項目，並且適時採取必要行動。本課程將簡要介紹可用的功能，並示範如何善用收件匣中的郵件以及進行其他作業。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,課程目標,使用郵件來安排工作、設定會議及建立連絡人。為 收件匣 中的郵件加上標幟，建立待辦事項清單。使用您建立的類別標籤來指定郵件的色彩編碼。使用資料夾將郵件分門別類。快速尋找郵件。,課程 1,使用郵件採取行動,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,使用郵件採取行動,在您讀取電子郵件時，郵件的內容通常會讓您必須採取某種

3、行動。可能是立即回覆郵件，或是稍後再進行的動作，例如設定會議。,為了維持 收件匣 的整齊，在您讀取郵件時請先想一想，決定是否要採取行動。如果您必須採取行動，再想想您要執行哪種工作？使用 Outlook，您可以徹底 掌握何時及如何採取所要的行動。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,拖曳郵件即可採取行動,您可能不需要直接回覆電子郵件。,儲存連絡人資訊建立工作設定會議,即使如此，您可能還是必須針對郵件中的資訊執行下列作業：,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,拖曳郵件即可採取動作,只要將郵件拖曳至功能窗格上適當的按鈕，即可開始

4、進行每個動作。,這不是 Outlook 2007 的新功能，但可以讓您輕鬆地利用 Outlook 中的郵件執行更多其他的作業。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,設定會議,如果郵件內容 需要您和他人會面，您可以利用以下這個方法快速開始。,將郵件拖曳至功能窗格中的 行事曆 按鈕。.一個新的約會便會開啟，您可以在這裡填寫其他的詳細資料(例如日期、時間和地點)。然後，您就可以邀請對方 參與會議，只要按一下 傳送 即可。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,建立工作,有時候，您必須針對郵件中資訊採取行動。,例如圖中的範例，李炫皓的收件匣中，來自徐文彬的郵件便是要提醒李炫皓必須

5、推銷公司最近引進的一個辦公室傢俱 產品系列。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,建立工作,李炫皓可以將郵件從 收件匣 拖曳至功能窗格中的 工作 按鈕，即可快速建立新工作。,他可以將主旨改成工作的內容，例如 向 Coho 展示辦公室傢俱，然後儲存工作。這項工作便會儲存到李炫皓的工作清單中。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,建立連絡人,如果您保留郵件的原因是為了方便使用 連絡人的電子郵件地址，我們現在有一個更好的點子。您可以在 連絡人 中建立連絡人項目。,如圖所示，您可以將郵件拖曳至 連絡人，並開始建立連絡人項目。將郵件拖曳至 連絡人 按鈕時，會開啟 新的 連絡人 表

6、單，其中已經自動加入了郵件的電子郵件地址。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,建立連絡人,您可以在表單上填寫 其他詳細資料，例如街道地址、電話號碼等等。,下次您需要查詢該連絡人的資訊時，就可以知道上哪裡去找：連絡人。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,執行擷取動作,假設您收到包含附件的郵件，而且您需要使用這個附件。,您可以將附件和郵件分別儲存到硬碟。也就是說，您可以從郵件中擷取附件。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,執行擷取動作,在儲存附件後，您可能不再需要郵件。,在這種情況下，您可以將它刪除或是歸檔到其他資料夾中。您的 收件匣 便又少了一封郵件。,

7、使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,建議練習,開啟練習資料檔。設定會議。建立工作。新增連絡人。儲存附件。移除練習資料並關閉練習資料檔。,線上練習(需要 Outlook 2007),使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 1、問題 1,Outlook 的用途只在於收發電子郵件。(請選擇一個答案),正確。錯誤。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 1、問題 1：答案,錯誤。,Outlook 提供了更多的功能，包括行事曆、儲存或連絡人資訊的位置、工作清單，還有其他更多功能。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 1、問題 2,您一直將郵件保

8、留在 收件匣 中，以便使用寄件者的電子郵件地址。下列哪一項是更好的替代方法？(請選擇一個答案),將郵件移至資料夾。將郵件拖曳至 連絡人。將郵件拖曳至 工作。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 1、問題 2：答案,將郵件拖曳至 連絡人。,如果將郵件拖曳至 功能窗格 中的 連絡人，您可以為該連絡人建立連絡人卡片。這樣您永遠都會知道到哪裡找連絡人資訊。您還可以儲存連絡人的圖片，將對方的姓名和長相連結起來。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 1、問題 3,您可以將附件與郵件分開儲存。(請選擇一個答案),正確。錯誤。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣

9、,測驗 1、問題 3：答案,正確。,課程 2,使用標幟和待辦事項列追蹤郵件,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,追蹤郵件,當您第一次啟動 Outlook 2007 時，您會發現一個新的功能。它叫做 待辦事項 列，可以協助您記住待處理的事項。,在待辦事項列中，您可以看見行事曆中即將來臨的項目，以及已標幟的郵件和工作。想知道這些項目如何出現在待辦事項列的嗎？本課程將為您詳細介紹。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,認識待辦事項列,待辦事項列中顯示已標幟的郵件、工作 資料夾中的工作，以及行事曆中即將來臨的會議、約會及活動。,不需要切換至 Outlook 的其他視窗，您可以在

10、待辦事項列中輕鬆地檢視所有的項目。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,認識待辦事項列,在圖片中已顯示 待辦事項列 的基本部分。,日期導覽即將來臨的行事曆約會輸入新工作的位置 您的工作清單(已標幟的郵件及工作),使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,使用待處理標幟安排優先順序,如果您已經學習了第一個課程，您就知道如何將郵件拖曳至功能窗格中的 工作 按鈕，從郵件中建立工作。,還有一個更輕鬆的方法，可以讓您根據郵件的資訊來追蹤待處理事項，那就是將郵件加上待處理的標幟。圖片中顯示 收件匣 中的一封郵件已加上待處理標幟。請注意，這封標幟的郵件也會出現在待辦事項列中。,使用 Out

11、look 2007 擺脫您的收件匣,使用待處理標幟安排優先順序,已標幟的郵件會出現在許多地方。,標幟為待處理的郵件不只會出現在待辦事項列中，還會出現在工作清單和行事曆上。這是為了協助您記住處理清單上的事項。如果您覺得這樣還不夠，您還可以設定提醒，讓您確實記住待處理的事項。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,只變更待辦事項列上的主旨,因為郵件的主旨不一定說明您必須處理的工作。,不過待辦事項列中已標幟郵件的主旨是可以變更的。這樣做的同時，收件匣 中郵件的主旨仍然維持不變。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,只變更待辦事項列上的主旨,您可能會想知道，已標幟的郵件和拖曳至

12、工作 按鈕所建立的工作 有什麼不同？,如果您想要在完成工作時刪除郵件，您可能會偏好使用 工作 來追蹤 待處理的事項。如果您想要在 收件匣 或其他資料夾中保留郵件，您可能會偏好使用待處理標幟，因為使用標幟既快速又方便。,答案是，這視您個人的喜好而定。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,完成工作後不需刪除作業,當您完成工作時，可能想要刪除待辦事項列中的項目。不過還有一個更好的方法。,當您完成工作時，使用 標示完成 指令將它標記為完成。快速執行此動作的方法為按一下項目旁邊的標幟。將依照您的期望，將已完成的項目從清單中移除。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,完成工作後不需

13、刪除作業,但是將項目標示為已完成的真正用處是什麼？,它會列在行事曆上完成日期的下面。並且，它也會被劃掉，讓您知道已經完成。它是記錄所有已完成工作的絕佳方法。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,完成工作後不需刪除作業,將項目標示為已完成的真正用處是什麼？,在 待辦事項列 和 行事曆 上，在到期日時仍沒有標示為已完成的工作，都會自動顯示到次一日，直到完成為止。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,將郵件變成行事曆項目,本課程之前曾提過待辦事項列頂端的 日期導覽。,您可以使用 日期導覽，從郵件中快速建立新的行事曆項目。詳細的程序如圖所示：直接將郵件拖至 日期導覽 中的一個日

14、期。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,將郵件變成行事曆項目,這個做法類似將郵件拖曳至功能窗格中的 行事曆 按鈕，在第一個課程中已經描述過。,為什麼這個方法比較好呢？因為這個方法的步驟比較少，日期的資訊會自動填為拖曳至 日期導覽 中的日期。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,以喜好的方式顯示待辦事項列,如果要變更待辦事項列中顯示的內容，請指向 檢視功能表上的 待辦事項列，然後選取或取消選取您要顯示或隱藏的項目。,您可以輕鬆地顯示及隱藏待辦事項列。,如果要隱藏它，請按下 ALT+F2 鍵或按一下 關閉待辦事項列 按鈕。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,

15、以喜好的方式顯示待辦事項列,如果要變更待辦事項列中顯示的內容，請指向 檢視 功能表上的 待辦事項列，然後選取或取消選取您要顯示或隱藏的項目。,您可以輕鬆地顯示及隱藏 待辦事項列。,再次按下 ALT+F2 鍵或指向 檢視 功能表上的 待辦事項列 子功能表，然後按一下 選項(如圖所示)，即可再度顯示。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,以喜好的方式顯示待辦事項列,如果要變更待辦事項列中顯示的內容，請指向 檢視 功能表上的 待辦事項列，然後選取或取消選取您要顯示或隱藏的項目。,還有一個快速的方法，可以為 Outlook 的其他視窗(例如 讀取窗格)保留更多空間：按一下 待辦事項列 標題

16、旁邊的 最小化待辦事項列 箭號，將待辦事項列最小化。,建議練習,使用標幟。查看行事曆中已標幟郵件的工作。將工作標示為完成。迅速建立約會。隱藏及重新顯示待辦事項列。,線上練習(需要 Outlook 2007),使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 2、問題 1,您可以輕鬆地隱藏待辦事項列。(請選擇一個答案),正確。錯誤。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 2、問題 1：答案,正確。,如課程示範顯示，非常容易。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 2、問題 2,當您將郵件拖曳至待辦事項列的 工作 區域時，會發生什麼情況？(請選擇一個答案),郵件

17、會加上待處理標幟。會建立一個新工作。郵件會從 收件匣 移至 工作。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 2、問題 2：答案,郵件會加上待處理標幟。,用這個方法為郵件加上標幟非常迅速。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 2、問題 3,您無法從待辦事項列移除 日期導覽。(請選擇一個答案),正確。錯誤。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 2、問題 3：答案,錯誤。,從 檢視 功能表開始，指向 待辦事項列，就可以開始移除了。,課程 3,揮灑您的色彩：以彩色的類別組織郵件,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,揮灑您的色彩,不想再錯失

18、收件匣 中的郵件嗎？想要快速找到老闆的來信或某個主題的郵件嗎？您可以使用彩色類別，迅速 組織及整理您的郵件。,您可以使用彩色類別，讓您要的 郵件變得更醒目，而且還可以將所有的郵件都保留在 收件匣 中。類別以及和類別相關聯的彩色標籤可以讓您全盤掌握您的郵件，一目了然。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,以色彩組織郵件,如果您正在進行一個特殊的專案，可以用色彩類別，標示所有的相關郵件。方便日後尋找。,在圖片中，顯示了一些已用色彩標示的郵件：,綠色用來標示與 Coho 釀酒廠有關的郵件，而黃色用來標示與 Contoso 有關的郵件。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,以色

19、彩組織郵件,如果您正在進行一個特殊的專案，可以用色彩類別，標示所有的相關郵件。方便日後尋找。,在圖片中，顯示了一些已用色彩標示的郵件：,當已選取的郵件 套用至多個帳戶，郵件可以用多重色彩進行標示，如已選取郵件所示。,您也可以在 讀取窗格 中查看色彩類別及其名稱。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,指定類別,想知道類別名稱是由誰建立的嗎？答案就是您自己。您可以建立每個類別的名稱，並選擇這個類別的色彩。,然後您可以將類別指定給內送郵件和現有郵件。如圖片所示，其中一種指定郵件色彩類別的方式為，在 類別 欄位中按一下右鍵，然後使用快顯功能表。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件

20、匣,指定類別,想知道類別名稱是由誰建立的嗎？答案就是您自己。您可以建立每個類別的名稱，並選擇這個類別 的色彩。,當指定郵件類別完成後，您可以透過尋找其色彩標籤，快速掃描收件夾以找到該郵件。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,對應名稱和色彩,Outlook 類別最初使用的 名稱沒有特定的意義，例如紅色類別、橘色類別等。如果您為特定的工作指定類別名稱，這個類別對您而言就具有特殊意義。,當您第一次使用預設類別(例如紫色類別)時，Outlook 會提示您，請您在 重新命名類別 對話方塊中指定更具體的名稱。如圖所示，您可以在 名稱 方塊中輸入類別的新名稱。,使用 Outlook 2007

21、擺脫您的收件匣,記不住色彩代表的意義該怎麼辦？,再聰明的人都有糊塗的時候：我們想出了一套有組織的好系統，後來有一部分忘記了。,例如，您使用橘色來標示所有個人郵件，如果一段時間都沒有收到個人郵件，可能就會忘記橘色代表的意義。,沒關係，現在只要輕輕按一下，即可知道色彩代表的意義了。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,如果之前在 Outlook 2003 中使用彩色標幟.,如果您過去使用 Outlook 2003 的彩色待處理標幟，您可能會想知道為什麼 Outlook 2007 的新彩色類別比較好。,使用彩色類別指定色彩時，還可以指定具有意義的文字。另一個優點是彩色類別可以套用至所有的

22、 Outlook 項目，您可以使用相同的方法來組織連絡人、行事曆項目和工作。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,如果之前在 Outlook 2003 中使用彩色標幟.,如果您在 Outlook 2003 中使用了標幟將郵件做色彩分類，那麼這些標幟會自動更新為彩色類別。,以下是您會在 Office Outlook 2007 中看見的：,在 收件匣 中，您在 類別 欄中看見的彩色列和 2003 標幟的色彩一樣。當您開啟郵件時，會在 主旨 行底下看見色彩類別名稱。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,如果之前在 Outlook 2003 中使用彩色標幟.,如果您在 Outl

23、ook 2003 中使用了標幟將郵件做色彩分類，那麼這些標幟會自動更新為彩色類別。,我們建議您尋找這些郵件，然後指定有意義的類別名稱。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,依類別檢視郵件,現在，假設您已經根據工作專案或客戶來指定 所有郵件的色彩編碼。您要如何以群組的方式檢視郵件呢？,很簡單：按一下 排列 快顯功能表(在 搜尋 方塊下)，然後按一下 類別。在圖片中，郵件已經從依日期排列切換至依類別排列：Blue Yonder Airlines、Coho 釀酒廠 及 Contoso。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,類別與規則：最佳拍檔,您可以使用規則來為郵件自動加上色

24、彩編碼。,例如，媽媽的來信屬於個人類別嗎？如果您設定設定了個人的 類別，您可以建立規則，將媽媽的所有來信都自動標示為個人類別，有效率地將郵件分類。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,建議練習,製作練習用郵件和類別。移除類別。指定類別。變更類別的色彩。依類別檢視郵件。可選用：使用規則自動套用類別。,線上練習(需要 Outlook 2007),使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 3、問題 1,在您指定類別的色彩之後，就不能變更色彩。(請選擇一個答案),正確。錯誤。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 3、問題 1：答案,錯誤。,使用 Outlook

25、 2007 擺脫您的收件匣,測驗 3、問題 2,在 Outlook 2003 中，您可以使用六個彩色郵件標幟的來組織郵件。下列哪一項新彩色類別系統的優點是舊的彩色標幟所沒有的？(請選擇一個答案),現在您可以使用紫色來組織郵件。彩色類別可讓您建立與色彩關聯的自訂名稱。彩色類別可以搭配規則使用。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 3、問題 2：答案,彩色類別可讓您建立與色彩關聯的自訂名稱。,自訂名稱可以讓您永遠不必再擔心紫色所代表的意義：只要輕輕按一下就知道答案。而且，所有 Outlook 項目都可以使用色彩類別，但 Outlook 2003 中的色彩標幟僅供郵件使用。,使用

26、Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 3、問題 3,您已經從 Outlook 2003 轉換至 Outlook 2007。在 收件匣 中，之前所有加上藍色標幟的郵件，現在則是藍色類別。下列哪一項步驟可以幫助您記住藍色所代表的意義呢？(請選擇一個答案),建立將色彩變更為綠色的規則。建立提醒。給予藍色類別一個更具意義的名稱。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 3、問題 3：答案,為藍色類別指定一個更具意義的名稱。,重新將 藍色類別 命名為更具有意義的類別，您就永遠都不必再思索藍色所代表的意義。,課程 4,儲存郵件,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,儲存郵

27、件,想要一個空空如也的 收件匣 嗎？,您可以建立自訂資料夾 來保持整潔，將郵件移出 收件匣 並移入這些資料夾。您可以選擇資料夾的名稱，依照您喜好的方式來組織郵件。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,建立資料夾的理由,在先前的課程中，我們已經為您說明如何從郵件中採取行動，以及如何在類別內排序及組織郵件。,如果您想要將郵件排序成不同群組，並且區隔這些郵件和其他郵件(也就是從 收件匣 移出)，應該怎麼做呢？資料夾可以協助您達成這個目標。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,建立資料夾的理由,圖中顯示使用資料夾的範例：Coho 釀酒廠 和 Contoso。,您的辦公室可能已經

28、使用一個歸檔系統。當您學會如何建立資料夾後，您可以輕鬆地調整現有資料夾命名系統，以配合 Outlook。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,建立資料夾的方法,當然，知道為什麼要建立資料夾是不夠的。為了能使用資料夾，您還必須知道如何建立資料夾。幸運的是，做法很簡單。,以滑鼠右鍵按一下 信箱。按一下快顯功能表上的 新增資料夾，如上圖所示。,如果要在信箱中建立資料夾：,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,建立資料夾的方法,當然，知道為什麼要建立資料夾是不夠的。為了能使用資料夾，您還必須知道如何建立資料夾。幸運的是，做法很簡單。,從這裡輸入新資料夾的名稱，然後按一下 確定。,

29、如果要在信箱中建立資料夾：,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,以拖曳的方式移動郵件,建立資料夾之後，您可以將一封郵件或多封郵件拖曳至資料夾。,圖片說明如何從郵件清單中拖曳至功能窗格中的資料夾。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,以命令移動郵件,我們剛才提到的拖曳方法是很快速沒錯。但是它有一個缺點，您可能會不小心地將郵件拖放至錯誤的位置。,比較安全的方法是，以滑鼠右鍵按一下要移動的一封或多封郵件，然後按一下 移動到資料夾。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,以命令移動郵件,在圖片所顯示的範例中，訊息依照類別排列。,在類別標題上按一下右鍵。按一下 移動到資

30、料夾。從 移動項目 對話方塊中的資料夾清單選擇資料夾名稱，然後按一下 確定。,若要移動整個 Coho 類別至 Coho 釀酒廠 資料夾，請依照下列步驟執行。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,使用我的最愛資料夾,當您開始將電子郵件歸檔在資料夾中後，您會發現有些資料夾比其他資料夾更常使用。,如果要更快速地進行尋找和歸檔作業，您可以將經常使用的資料夾移至 我的最愛資料夾。若要使資料夾成為我的最愛，請將它從 郵件資料夾 拖曳至功能窗格的 我的最愛資料夾 區域。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,當我的最愛資料夾不再是最愛,喜好總是常常變的。,當我的最愛資料夾不再是最愛時，

31、將它從功能窗格的 我的最愛資料夾 區域中移除。在資料夾上按一下右鍵，然後按一下 自我的最愛資料夾移除。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,建議練習,建立資料夾。將單一郵件移至資料夾。一次移動一組郵件。加入及移除我的最愛資料夾。,線上練習(需要 Outlook 2007),使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 4、問題 1,當您將郵件移至資料夾時，必須一次拖曳一封郵件。(請選擇一個答案),正確。錯誤。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 4、問題 1：答案,錯誤。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 4、問題 2,當您將郵件拖曳至

32、資料夾時，會發生什麼狀況？(請選擇 一個答案),郵件會移至資料夾。郵件會複製到資料夾。會刪除郵件。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 4、問題 2：答案,郵件會移至資料夾。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 4、問題 3,您在我的最愛資料夾中看見的郵件是原始資料夾郵件的複本。(請選擇一個答案),正確。錯誤。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 4、問題 3：答案,錯誤。,這些是實際的郵件，不是複本。,課程 5,快速尋找郵件,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,快速尋找郵件,無論您保持如何地井然有序、有沒有使用資料夾或色彩編碼

33、來組織各個項目，有的時候就是會找不到重要的郵件。,幸好，在 Office Outlook 2007 中搜尋郵件是一件輕鬆又快速的工作。現在您可以搜尋 不同位置的郵件，包括封存或多個信箱。無論郵件儲存在哪裡，搜尋 功能都會幫助您找到它。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,使用立即搜尋快速地尋找郵件,當您在舊版 Outlook 中執行搜尋作業時，可能必須忍受漫長的等待，才能得到搜尋結果。,現在使用新的 立即搜尋 尋找郵件不但 速度飛快，還可以快速輕鬆地微調搜尋結果。例如，您可以加上更多的搜尋文字，立即找到特定的搜尋結果。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,使用立即搜尋快

34、速地尋找郵件,Outlook 現在也讓您更輕易地了解特定郵件出現在搜尋結果中的原因：郵件中的相符文字或名詞會以醒目提示的方式顯示。,您可以在圖片中看到：在搜尋結果中顯示含有文字季銷售業績的郵件。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,進階搜尋,您可以在 立即搜尋 窗格中輸入文字，只要郵件包含相符的文字，就會顯示在搜尋結果中。,如果您要搜尋郵件的特定部分，例如郵件的寄件者，您必須使用進階的搜尋字詞。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,進階搜尋,圖片中說明執行此作業的步驟。,按一下 展開 按鈕，然後輸入進階條件。您會發現 立即搜尋 方塊中的文字會同時更新，以顯示新的條件準則

35、。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,搜尋封存資料夾,Outlook 2007 提供一個新功能，那就是同時搜尋多個位置。,例如，您可以同時搜尋封存資料夾和 Microsoft Exchange Server 信箱。要怎麼做呢？請選取 所有郵件項目 做為搜尋位置。所有郵件項目 也會出現在 立即搜尋 窗格的上方，讓您可以清楚地看到已經選取了哪些項目。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,搜尋封存資料夾,以下是您可能必須考慮的情況。,假設您很少使用 目前月份之前的郵件，所以您自動封存 所有 30 天以上的郵件。不過，您偶爾會需要尋找更早以前的郵件。,使用 Outlook 2

36、007 擺脫您的收件匣,搜尋封存資料夾,以下是您可能必須考慮的情況。,幸好，搜尋封存檔案是一件很容易的工作。,現在您只要選取 所有郵件項目，就可以同時搜尋不同的電子郵件位置，在所有可能的位置中尋找同一封郵件，因此搜尋作業比在舊版 Outlook 中更容易。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,搜尋其他 Outlook 項目,您可以同時搜尋 收件匣、行事曆 及 工作。,如果要執行這項作業，首先必須切換至資料夾清單(按一下 功能窗格 中的 資料夾清單)，然後在那裡使用 立即搜尋 窗格。如果沒有這麼做，那麼每次搜尋只能搜尋一個類型的 Outlook 項目。例如，您可以搜尋郵件或是 行事曆

37、 項目。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,重新顯示所有郵件,當您進行搜尋時，搜尋結果會顯示在 Outlook 主視窗中，直到您在 Outlook 中執行下一個作業。,如果 立即搜尋 窗格正在作用中，表示您正在檢視搜尋結果。如果這個窗格和周圍窗格的顏色不一樣，而且窗格頂端的資料夾名稱後面有(搜尋結果)的文字，您便知道窗格正在 作用中。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,重新顯示所有郵件,當您進行搜尋時，搜尋結果會顯示在 Outlook 主視窗中，直到您在 Outlook 中執行下一個作業。,如果要重新顯示目前資料夾中的所有郵件，請按一下 清除搜尋 按鈕。,使用 Ou

38、tlook 2007 擺脫您的收件匣,建議練習,使用搜尋字詞尋找郵件。在多個資料夾中搜尋郵件。使用進階搜尋。,線上練習(需要 Outlook 2007),使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 5、問題 1,您剛剛結束一個搜尋作業，現在無法看見所有的郵件。下列哪一項動作可以解決這個問題？(請選擇一個答案),按一下 立即搜尋 方塊中的 清除搜尋 按鈕。重新啟動 Outlook。隱藏 立即搜尋 窗格。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 5、問題 1：答案,按一下 立即搜尋 方塊中的 清除搜尋 按鈕。,如果看到有 清除搜尋 按鈕可以使用，很可能您是在檢視搜尋結果，而

39、不是檢視所有郵件。您可以按一下 清除搜尋 以還原檢視。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 5、問題 2,在 郵件 視窗頂端的 立即搜尋 窗格中輸入文字時，您會看見哪一項的搜尋結果？(請選擇一個答案),所有 Outlook 項目。僅已標幟的郵件和工作。僅郵件。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 5、問題 2：答案,僅郵件。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 5、問題 3,您確定要尋找的郵件不是位於信箱中，就是位於開啟的封存資料夾資料夾中。您可以執行單一的搜尋即可找到您要的郵件。(請選擇一個答案),正確。錯誤。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 5、問題 3：答案,正確。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,快速參閱卡,如需本課程內容所涵蓋的工作摘要，請參閱快速參閱卡。,使用這份範本,請參閱 記事 窗格或檢閱完整的備忘頁面(檢視 索引標籤)，以取得這份範本的詳細說明。,