秘书高效工作的艺术与技巧课件.ppt

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1、秘书高效工作的艺术与技巧,Company Logo,关于第一次实训的回顾,我们首先来回顾一下本次采访实训的情况。请回顾一下本次实训的整个过程，你认为通过这次采访，让你感触最深的是什么？本次采访实训对你今后的学习和择业有没有影响？如果有，是什么样的影响？,汪中求对秘书的要求,汪中求的背景：先后担任香港恒雅（深圳）公司市场部总裁秘书，清华同方股份有限公司商务部经理，泰豪科技股份有限公司市场总监等职务。目前为北大、清华等多所高校职业经理人训练班的特聘培训师、北京大学民营经济研究所特聘研究员。,汪中求的观点,理由？,我用秘书向来都不太用特别漂亮的。,他的解释和说明,从工作的角度来说，我不主张要太漂亮的

2、秘书。因为我个人认为，漂亮女性克制力比较差，勤奋度也差，尤其经不起打击，我不太敢用那种漂亮的女秘书。我用秘书真正概括应该是两个字，一个是“严”，一个是“细”，因为我自己曾给一个副厅长当过秘书，深有体会。,实际上，秘书的所有的事情都是琐碎的，因此她（他）必须严谨，不然上司就非常尴尬、非常麻烦。我做总经理时曾对我的秘书说，我作为一个总经理我是很重要的，因为我是这个企业管理的核心，是这个企业管理的灵魂，所以你为我服务必须比别的岗位要更严谨、更到位。你可以算一下，企业每年为我付出的成本是你的34倍，企业花了更大的成本请我，因此细节上的事情，应该更多的让你去做。,请秘书的目的，说白了就是为了解决上司的时

3、间效率的问题，秘书是为了提升上司的时间效率，使上司的一些重复的、简单的事情尽可能让秘书为他做好，他的效率才更高。比如说，秘书必须在我之前上班，下班比我晚，秘书就比别人上班时间更长，街上扫地的人不也早上四点就起来了?,我八点上班就准时到办公室，秘书要7点30分钟到达。我的文件有一个详细的清单，分四类：必须马上批复的文件、必须看但不一定要回复的文件、可看可不看的文件、没必要看的文件。大量的文件帮我把它分为四类，详细的清单放在桌头上，我必须知道我要处理哪些文件，次序是什么；再一个，要为我的笔记本电脑打开网络，上我们的局域网、外网，要把昨天晚上到我今天没上班之前的那一段时间网上给的我全部信息给我有效地

4、整理成一份文档，而不能让我去在上面看，我是会用计算机，但是你作为秘书必须给我准备好。,我跟我的部下谈事情，在写字板上不断地写，所以我不太愿意用简单的语言，但是我非常讨厌我的笔写着写着就因为没有墨水而写不出来了，秘书必须考虑这个问题，事先给我把笔充满水。必须对秘书提出高效的要求，有一个高效的秘书才有一个高效的总经理。你要知道，你在这个企业总经理的岗位工作效率差，整个企业的效率就一定会差。总经理是企业管理人，如果你不去注意秘书的工作效率，你要提高企业效率是痴人说梦。,和经理打交道最多，跟经理工作最密切的人是秘书，同时秘书岗位又是一个什么信息都了解的岗位，因此我对秘书的要求是苛刻的。秘书早晨上班要比

5、我早，早走那不可能，必须在我之后下班；我走，秘书才能走；我不走，你是不能走的。如果你要考虑你自己还有很多事情，你没有那么多的时间在班上，那你就不适合做一个秘书，秘书做得好，也是可以迅速成为一个管理人才的。如果你有这种志向，就要付出比大家更多的努力，所以必须严格地训练秘书。,宝健（中国）日用品有限公司招聘 省办事处秘书,招聘职位描述:1、办事处日常行政及接待工作；2、掌握办事处费用预算执行情况；3、整理月工作计划、月工作报告；4、准确下达经理的工作指示，协助经理跟进各项工作的完成进度，做好与各部的沟通；5、代理商会议的组织、安排、执行记录工作；6、办事处档案管理；7、办事处经理差旅安排；8、办事

6、处资产管理工作；9、及时传达总部最新信息。,一个秘书的烦恼,进这个公司是应聘办公室文员这个职位的，现在想想我纯粹是个打杂的，我的工作大到为经理服务，小到清洁打 扫厕所。我是学外语的，我感觉我完全没有发挥我自己的潜力，我的能力一天一天被我自己给淹没了。在公司所做的那些事情是一些零碎事情，做好了，那是理所当然的，没人知觉，没人表扬；做砸了，那就是太不应该了，公司任何一个人都有权利说你。,另一位秘书的工作(明细单),协助主任做好日常管理工作。树立为领导服务、其它部门服务的思想。办公室文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）1.接听、转接电话；接待来访人员。2.负责办公室的文秘、信息

7、、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。3.负责总经理办公室的清洁卫生。4.做好会议纪要。5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。6.负责传真件的收发工作。,7.负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。8.做好公司宣传专栏的组稿。9.按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。10.做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。11.每月环保报表的邮寄及社保的打表。12.接受其他临时性工作。13.管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。14.社会保险的投保、申领。15.统计每月考勤并交财务做帐，留底。16.管理办公各种

8、财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。,来看另一位秘书（总经理秘书）的感慨,我们做的是翻译，开会，会议记录，接待，主持，组织活动，订宾馆，飞机票，文件的处理，财务报账借款。另外就是配合其他部门的经理一起工作，有时候还要负责总经理的家人，包括他们住房的租赁，语言的不通，等等，感觉自己就像他的保姆.哎！我差点忘记了，我除了要做我所罗列的事情外，还要照顾老总的几盆花。如果花死了，就说你没按时浇水；如果花养活了，就说买的这种花本来就容易活。我想杀人了,还没完呢！,还有呢，头儿和头儿家人（特别是外国人）的平常需要的信息资料、偶尔用到的信息资料、可能需要的信息资料、可能需要的信息资料的相关信息资料

9、（各种报表、就业证居住证护照签证、航班信息、机场后勤、协议酒店、午餐、车辆维修、交通规则、家居和食品购买、保险甚至要和香港或者国外的商家打交道）都要时刻做好搜集整理储存管理和更新，不过，这样的工作压力，也只有外企的行管秘书助理才会有,再看看另一位秘书的经验,我被安排给公司里一个三级经理做助理，当然一切从打杂开始。打印、复印、发传真、订机票、安排酒店、写通知，第一次做这样的事情，会有不习惯的感觉，甚至开始怀疑自己是不是成了经理的“保姆”。但时间一长，我发现即使是复印文件这样的小事情也是有学问的。一天，经理让我去复印一份机密文件。走进复印室，几个同事正围着复印机闲聊，作为新人的我赶快走过去跟他们打

10、招呼，丝毫没有想到此刻自己的手里正抱着至关重要的保密文件。“咦，小刘，你手里拿的什么宝贝？快给我们看看”还没有等我反应过来，平常嘻嘻哈哈惯的姐姐们就从我的手里把文件抢了过去。,我吓得直喊：“你们不能看，是保密文件！”复印室里立刻安静了下来，可张姐扔下一句，“人家现在可是经理的秘书，别耽误人家的秘密”，就拉着同事们走了。这件事情很快让经理知道，我被扣掉了当月的奖金；而且那些同事从此对我也淡淡的，搞得我很郁闷。经过这次教训，我真正体会到，秘书的工作看似都由小事构成，可任何一件毫不起眼的小事都是不能掉以轻心的，里面都大有文章可做。这之后，我去参加了一次为期半年的秘书业务培训，并考取了秘书高级职业资格

11、证书。,小结：秘书的工作内容,第一类：事务性的工作处理信件接听电话撰稿、写报告档案管理收发公文回复电子邮件拷贝文件整理报章杂志,操作电报、传真接待访客、招待客户安排上司约会参加会议并做记录差旅安排,第二类 管理性工作办公室管理简报会计与财务设备采购,第三类 沟通支援性工作客户服务美工设计媒体应对公关活动企划主持公司庆典参加应酬外勤工作其他主管临时交办事项,秘书的工作内容,资深秘书的经验总结,1、有些事要想到领导前边虽然你要听领导布置工作，但有些事情，秘书要想在领导前边，当好领导参谋。这样做，领导才会感到你是一个好秘书。2、领导布置的工作要提前交卷 如写材料、搞调查等，一定争取按领导要求提前一点

12、完成，对于按照要求完不成的任务，要提前向领导打招呼，使领导早有安排，免得被动。3、注意保密工作秘书和在领导身边工作的职员，知道好多机密事情，有的事要比其他群众早一些时候知道，一定注意保密，不能为了显示自己的优越，随意乱说。泄密的秘书是不称职的，而且会给领导添麻烦的。,4、负责做领导与他人的沟通工作当领导与另外领导或其他人发生矛盾时，做秘书工作的不能在领导面前火上加油，而要做领导的思想工作，使其消气，并为领导向他人沟通，使矛盾尽快消除，别人会以为秘书的行动是受他的领导指使的。5、平时多给领导提供资料领导比较忙，有一些材料顾不上看，秘书就要将有关资料及时提供给领导，这会对他的决策有参考价值。6、善

13、于听取领导意见对领导的批评或要求，要认真听取，不要因小事而同领导翻脸。有不同意见，可慢慢与领导沟通。7、不要轻易在领导面前告别人的状轻易告别人的状，影响领导对他人的看法，如果看错了人，领导会从内心埋怨秘书。最好，只同领导谈某些工作，不做那种议论是非的事。,上面各位秘书的经验告诉我们,做一个优秀的秘书真的很难。但是，通过努力是可以做到的。,接下来我们来看一段崔冰老师的录像。接下去我们将进一步讲讲秘书如何高效率地应付各项工作。,利器之法一做好基本准备工作,准备2支以上的笔，经常带在身上。选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态；曲别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方剪刀、裁纸刀放在顺

14、手地方。信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。保管好工作所需要的计算器等办公用品。办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。,利器之法二工具书及资料,一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。与本职工作有关的表格。,招数2：小小记事本,秘书的工作，大到为领导决策服

15、务，小到发文件、打扫卫生、通知开会，比较繁杂。办好一件事，理所当然，算不上成绩，但如果把一件事忘了，那就可能影响大局。人的精力是有限的，有时又受到外界的干扰，要把什么事情都记住，只靠脑子是不行的，需要借助工具。在诸多工具中，最原始也是最可靠的、最基本的，就是小笔记本。,招数2：小小记事本,秘书人员可以用这个小本子记录当日自己的主要活动；本单位的大事；领导交办的事情；别人交办的事情或者反映的情况;自己想到的事情和对完成好任务的设想等。把事情记录下来后，经常看一看，急事马上办，要领导点头的事情，及时报告。记载的方法不必太正规，字迹自己能看懂就行了，但事情的时间、地点、人物等就需要如实记载。一般情况

16、下，一件事情一记，办完一件划掉一件。这样，工作的事情就不容易忘记了。除了要适当记录之外，秘书工作中还要做到“朝思暮想”。晚上把一天所做的事情回想一遍，有什么不周到，第二天尽量弥补。,招数3：有效管理时间,加强时间的计划性对工作事务进行分析合理安排工作日程，注意劳逸结合明确工作目标，专心致志工作分析自己的时间障碍，提高时间效率。,秘书工作的繁、杂、散，决定了秘书必须具有正确的时间观念，重视时间效率，合理、有效利用时间，才能事半功倍。有效利用时间的方法表现在以下方面：,时间的计划性,秘书有效利用时间必须做好计划，根据任务的重要性和紧迫性安排优先次序去进行。也就是应根据工作的轻重缓急来决定处理次序，

17、秘书必须能够正确估计每件事的性质、对上司的影响；并掌握事情的急迫程度以及处理每件事所需要的时间。事情还没有考虑周全就仓促行动，或者不按照计划随意行事，则可能欲速则不达。,秘书工作可以包含无数的计划：时间和任务计划（季度、月、周计划）、大会计划、商务旅行计划、项目计划等等。要强调的是：确定目标是计划思考的出发点。,时间的计划性,所谓计划，就是什么时间干什么、怎么干、达到什么结果。计划，有心里想的，有见诸于文字的。在执行过程中可能会有变化。秘书工作中往往临时性、被动性的工作多，要列出详细计划很难做到，但大体上有个安排是可以办到的。制定计划应列出每年、每季、每月、每周的工作程序图，什么时间干什么。出

18、了长计划以外，还有短安排。秘书工作繁杂琐碎，要想不出大错，事先一定要多做准备。宽打窄用，办事才能从容。计划制定后，要尽可能按计划执行，并及时反馈和修正。,时间的计划性,秘书应根据任务的重要性和紧迫性安排优先次序进行。以事情的重要性和紧急性为标准，秘书应该把应该做的事情分为：,重要,不重要,紧急,不紧急,紧急重要,不紧急不重要,紧 急不重要,不紧急 重 要,秘书应该先选择重要且紧急的事，接着处理紧急但不重要的事，然后做重要但不紧急的事，最后确定是否需要做不重要也不紧急的事。这就是秘书处理事务所应遵循的区分轻重缓急的原则。,小张是星辉集团公司新来的秘书。这天早上一进办公室，办公室主任就让她整理一份

19、材料，明天下班之前交给他，说下个星期开会要用。她估摸了一下，差不多3万字，有20多页。刚从办公室主任的办公室出来，她还没来得及坐下，周总来电话，说今天下午2点他要与财务总监、市场总监和销售总监一起商量工作，让她通知他们几个。刚放下电话，机要室就送来一份传真；传真是一个代理商发来的，说他们的一个副总过几天要来本地办事，请接待一下。她刚看完传真，主任又来电话，说田副总下个月初到电视台为一周财经观察做嘉宾的事，由于时间关系他不去了，让她给打个电话通知对方；她刚喘口气，人力资源部门的人又过来通知她，让她填写参加存档新方法讲座的报名表，明天下班之前为报名的最后期限。,一上班就遇到这么多事，要处理好的确要

20、讲究技巧。首先应当分清这些工作的轻重缓急，根据轻重缓急安排它们的顺序，制定工作计划。请同学们思考一下，该以怎样的顺序应对以上各项事情？,参考思路,小张这天早晨的几项工作应当这么划分：给主任写报告是今天应该完成的工作；通知总监开会是马上处理的工作；把传真交给具体经办人是今天必须完成的工作；给电视台打电话是可以稍后完成，放到明天也可以的工作；参加档案培训的工作也不着急。,建议做法,首先到行政部门预定4人开会用的小会议室，之后与3位总监联系；周总下午开会的事落实好之后，就去办公室主任的办公室，将传真给主任过目，听取主任对这份传真的指示，马上把它转给具体的经办人，把传真的事办妥了，就赶紧给主任写报告，

21、争取在下午之前把报告写出来；至于参加档案培训报名和给电视台打电话的事不急，记在本子上，明天什么时候有空再去办也不迟。,总之，,正确的时间管理会给秘书带来以下好处：拥有比一天更多的东西，首先是更多的时间。避免不必要的身心压力。为创造性获得更多的自由发展余地。得到更多的业余时间。用更少的时间创造出更多的工作成果。将成功地结束一天的工作，感到愉快和满意。将以更多的责任心开始新的工作日，并且工作得更加得心应手。,记住,拖延工作就意味着负担！,从下面提到的做起，做时间管理的高手,制定书面的翌日时间表，更好地弄清情况，减轻不必要的思想负担。积极开始新的一天，包括享受一顿美味的早餐。只专注任务，不被琐事转移

22、方向。首先处理“不愉快”的任务。检查一周工作效率高的时间段。将所有必须处理的活动记入任务本。建议：将已办好的任务删除。你会为此感到骄傲，因而更加积极！用核查清单工作。这特别适用与商谈、旅行准备、任务和项目检查等。,分析自己的工作事务,秘书的工作有受支配的部分，如上司委派的或部门分配的工作，也有属于自己支配的部分，如分内的日常工作。秘书要学会善于安排，受制约的工作应置于前，自己支配的工作置于后；重大工作优先考虑，集中精力去做；日常工作空余时间分散做。此外，秘书还要学会善于控制某些工作。（如接待来访、打电话等。）,合理安排工作日程，劳逸结合,秘书应合理安排工作日程，精心编制领导、上司和自己的工作日

23、程表。秘书应尽量把最重要的工作安排在一天里最有效率的时间段内做，在精力状况较差时处理一些较为轻松的事。劳逸结合也非常重要。工作日程中应适当插入休息、思考的时间。业余也应培养健康的兴趣爱好，以调节身心。体育运动可以消除工作疲劳，所以应将足够的体育运动纳入计划。,明确工作目标，专心致志工作,做事一定要专心致志，心无旁骛，养成派出干扰，不轻易被周围事物吸引的习惯。换句话说，就是保持焦点，一次只做一件事，一个时期只有一个重点。同时，秘书还要注意学会学会拒绝，尤其是不能胜任、勉为其难的事情，学会放弃不必要的活动。,秘书还应当分析自己的时间障碍，提高时间效率,所谓时间障碍就是导致时间浪费的多种因素。秘书要

24、经常检讨自己的工作方式和时间管理方式，根除不良习惯，提高时间效率。要力戒办事拖拉，心不在焉的不良习惯。学会提高说话的效率，讲话之前要先准备，言简意赅，直入主题；及时处理办公室的文件资料；各种工具和资料放置有序,招数4：充分利用办公自动化设备,秘书必须学会并熟练使用各项办公自动化设备，包括通讯工具，以提高工作效率。秘书还应利用各种办公自动化设备收集、处理、存储信息，为领导出谋划策，提高办事效率。秘书还应学会办公自动化设备的基本消缺工作，能简单排除故障，添加耗材。,可供参考的经验,周密的工作准备，认真地计划好每天的工作安排；和老总商定需要优先执行的任务，确定和标明特别重要的、时间紧迫的任务；坚持充

25、分利用时间，设法利用比较空闲的时间；要学着和各种干扰打交道，尽量少浪费时间；,可供参考的经验,善于寻求人员方面的支援；将属于你工作职责范围内的各项活动全部清楚地列举出来；从开列的任务中找出重复的活动；为每项错综复杂、不断重复的活动制定出一份简要的工作手册；将这些共组清单存放在一个卷宗或文件夹内，并应在它的前面添加上目录。,总结,处理好日常事务是秘书人员的基本功。办公事日常事务是非常重要的综合性工作，这些事务看起来平凡、琐碎，似乎微不足道，却直接影响着领导和单位的工作成效，影响着单位和领导的形象，甚至能影响单位的内外关系。办公事务的处理看似琐碎，其实也有程序与标准的要求，正所谓熟能生巧。对待办公

26、事日常事务不能因其事小，事杂或事急而不为，也不能因其事可能引起非议而不为。,做好秘书日常工作的最佳境界,把举足轻重的事做到无懈可击。把微不足道的事做到完美无缺。,做好秘书工作的原则,避免以主管的口气传达命令，也就是传达要有技巧。秘书不是领导，在传达的口吻上，绝不能以主管的命令语气交代员工。相反地，要从中折冲，将主管原本强硬的命令口气改为请托的语气说出。不要介入主管和其他人员之间的关系。例如在报告工作之外加入评点。接受命令或指令时要弄明白。不要因为主管太忙或太凶而不敢问。要知道，事情做错了更要挨骂。不要看不起主管。不要以为自己年轻、学历高就看轻主管，认为他们不过如此。不贪小便宜、不打小报告、不滥

27、用职权。,一个资深秘书的分析（qiqi）,楼上的，我仔细看了你写工作内容。看着数字很吃惊，但是静下来觉得还可以。工作要注意条理性，我不清楚你有多大？但是年轻人多干些没有什么不好。我说的是真的。我现在的职位是行政主管。我来帮你分析一下：一、从你写的工作内容看确实很繁多，而且在大公司应该分为四个职能，它们分别是：1.前台 2.行政专员 3.文员 4.人事专员二、工作的项目虽多，但不一定同一时间做所有的事情！三、你们公司是什么性质？人员多少？你在哪个部门做事？（如果是私营企业这是很正常，一人多能嘛）四、年轻人多学习，多工作，才能获得更多的收入。,五、根据你自己当初的应聘职位，拟定一个职位说明书，报请

28、主管批示。要学会自己保护好自己。举例子：我个人就是个很好的例子。我以前在一个很大IT公司（很知名的企业）工作。我的职位是前台，但是我所做的工作确实前台与行政管理。一个人要做22项工作，而且就在前台不能离人的情况下，也要把行政工作做完，做好。你要知道前台和行政是两个概念。一般别人的下班时间是早8：30-晚5：00。而我下班时间是早8：30-凌晨12：00，白天做前台，晚上坐行政。这样干了将近一年，而后我跳槽了。我不后悔以前所付出的种种，因为我今天收获了。到了中等公司，我做了主管，薪水翻了2倍。我很感谢以前那种工作待遇。真的，年轻人付出总有回报的。相信我！,另一位秘书的劝慰,平和的心态是很重要，我

29、现在是在我们公司的驻京办事处，平常就9个人，300多平米，也是一样的办公室里的活全包。我连网管的活都干了。你能想象我天天打扮的漂漂亮亮的还得钻桌子嘛！不过我相信，付出是会有回报的！,其他秘书的体会（一）,我的第一份工作也是很忙的，不当要做前台兼行政，还要兼做访问员督导，我做了一年多，一周只休息一天，后来觉得太累了，不干了，现在的第三份工作，我做总经理秘书兼管行政，是家民营公司，80多人的公司，只有我和前台两个人做，不但要把执行做好，还要想如何有更好的管理方法。在这个时候我就非常感谢第一家公司的锻炼，那里让我完成了工作的第一阶段做事，第二阶段执行，所以现在我可以稳稳的去学第三个阶段管理。所以你不

30、要急，事情多是好事，先把执行做好，多去思考，自然而然以后会做到管理的。,其他秘书的体会（二）,我倒是认为，工作多了不仅对自身是一种锻炼更是生活的丰富和充实。先介绍一下我自己：我在一家私营的广告公司做总经理秘书。我的工作也主要有以下方面：1.接听电话；接待经理的来访客人。2.负责简单通知、奖罚制度的起草3、档案等文件的整理和总经理室的清洁卫生。4.做好经理例会的会议纪要。5.负责经理的邮件的转发。6.负责传真件的收发工作。,7.负责公司办公用品的采购、发放及管理。8.按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。9.经理临时交办的各项任务。我们经理是一个健忘的人，他的东西经常都会找不到，这是我

31、最头疼的问题。这项工作我已经做了将近二、三年了，不过，做上这项工作以后，我改变了许多。起初性格比较内向，现在变得开朗了。以前文字功底差一些，现在通过努力和学习，现在有所提高。对事情的处理能力也相应的提高了。,其他秘书的工作内容（一）,我也是行政文员,我提一下我的工作杂务:1.接听、转接电话；接待来访人员。2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。3.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的签收。4.做好公司宣传专栏的组稿。5.按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。6.接受其他临时性工作。7.管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续

32、。8.社会保险的投保、申领。9.统计每月考勤并做帐，留底。10.购买零星办公用品。还有网管的活计。,其他秘书的工作内容（三）,（1）客户来访接待及安排。（2）负责公司所有来电接听及记录。（3）办公用品及日常所需物资的采购（4）公司所需票务信息及订购（5）总经理住处清洁卫生工作跟进（6）负责公司传真收发和派送。（7）日常挂号信及快递收发（8）负责公司日常饮用水（9）日常外出物品的放行办理（10）电信通讯手续办理和维护（11）每月快递底单之核对,（12）负责每天报纸文信的派送摆放（13）负责办公区域固定资产的登记维护。（14）负责公司办公环境绿化清洁的维护督促（15）负责公司车辆的调度以及司机费用

33、核对（16）客户日常退货登记提取及费用报销（17）公司内部所需印刷品的订制（卡片及常用表单）（18）负责日常物流文件、东莞文件、香港文件的收发登记派送二、协助财务工作三、协助人事工作,其他秘书的工作内容（四）,直接上级：总经理 主要职责：1、辅助总经理对公司行政部、业务部、设计部、财务部的全面领导。2、制定短期、中期、长期公司整体发展规划与战略，并提供分析报告。3、控制下属部门的经费支出，对下属部门经理的任免向总经理提供意见与建议。4、制定下属部门的工作规范与主要考核条例。5、根据公司业绩决定合理的薪酬分配方案，并报总经理批准。6、有效管理办公室，使办公环境整洁，办公秩序井然，办公效率高，工作

34、质量优良。7、对公司文件及档案资料监督和管理。8、完成由总经理根据公司发展需要而规定的其他任务，并由总经理直接负责。,其他秘书的工作内容（五）,这是总经理助理岗位职责负责各类办公用品、器具与设备、劳卫用品、车用材料和节日礼品及实物福利品的采购工作。根据批准的采购计划，按时按量购进货品，要求货比三家、降低成本、秉公办事、不谋私利。负责公司信纸、信封、名片、业务礼品和企业形象所需印刷的定制工作，确保质量和时间要求。对购进物品保存质保书、保修单，对使用中的问题负责，并及进与厂商联系解决。对购进物品做好移交验收工作，提供合法齐全的原始发票及附有的技术说明书。主办或协办向有关政府部门的项目申报、年检、申

35、领各类证照，完成批文手续及出境手续 等事宜。具体办理来宾食宿安排、购票和迎送事宜，以及公司重大活动和联谊活动的后勤总务保障。必要时充任临时驾驶员完成紧急用车任务。完成行政部部长临时交办的其他任务。,其他秘书的工作内容（六）,我在公司虽然是文员，但是我觉得自己很像在做好多好多工作：1.接听电话；接待经理的来访客人。2.负责简单通知、奖罚制度的起草。3、档案等文件的整理和董事 长事、总经理室、副总办公室的客人接待。4.做好经理例会的会议纪要。5.负责经理的邮件的转发。6.负责传真件的收发工作。7.负责公司办公用品的采购、发放及管理。8.按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。9.经理临时交

36、办的各项任务。10、打出公司文件的所有工作，包括排版、打印、复印，保括例会通知、会议发放，还有报纸发放。,11、公司所有工程图纸保存、记录12、帮助其他部门修打印机、电脑13、接听其他部门的电话14、负责车间饮用水的发放15、负责管理车辆管理16、公司总报表的填写17、帮助销售方面做合同，18、保存销售资质、并管理资质材料 我的工作多还是少，我真的不知道，在这里工作虽然多，但是我觉得还是很喜欢这个工作的，多点就多点吧，只要开心就好了。,其他秘书的体会（一）,总之经历过一些事，和随着年龄增长，就明白做什么工作都是一样，一样的苦，看别人挑担不吃力吗？我想一个真正有能力的人，做什么职位都是心态放正，

37、认真做好。至少我现在这么认为，虽然我认为现在做的有些屈才，不过能做好他，保障生活，做自己想做的事还是觉得开心既然做了就要保持开心，开心也要做不开心也要做。做事真的讲究心态，我想现在我是卧薪尝胆，人都要经历过苦才能有大成就。对自己能耐，对自己忍受力的考验，过了几年，一定会有所改变。,其他秘书的感慨（二）,其实,什么工作不难呢,行政有行政的难处,销售有销售头疼的问题,搞技术的也要面临他们自己的问题。关键是自己的态度,不要觉得自己在单位中是不重要的就好。我的工作说起来比楼主多。我们是办事处。我呢,财务,商务,市场,行政.都要做,可我还是觉得比以前当销售时轻松多了,最起码没有了业务量的压力。还有一点,

38、我觉得一定要搞好和领导的关系。领导对你这个岗位,对你这个人的态度,决定了你在公司里可利用到的资源和同事们对你工作的态度和支持度。,其他秘书的感慨（三）,在所有人的眼里都会觉得前台只是一个花瓶，一个摆设。不就是接接电话，给客人倒个水嘛！有人会觉得前台这个职位很低，会让人看不起，再吃青春饭。其实真的不是这样的。我大学毕业进入企业，首先选择了前台这个职位。因为前台工作可以接触到很多的人，无论是公司内部员工还是外来的客户。就此一点可以增加人际关系交流，因为你不知道哪一天你会和哪个人有工作上的合作往来。再有，就算你是硕士生也好，博士后也好，你不一定会使用前台的总控电话机，说白了，如果总控电话响铃，你只会

39、接听，但是你并不知道按哪个键进行转接。这些都要学习。学会了就是经验。还有就是什么叫做电话转接成功？这个成功的含义也很深，不是转到位且有人接听、就算成功了，而是在短时间内转接用语以及转接速度、转接准确率到位，这才是成功。所以每一项新的工作（哪怕是最不起眼的工作），只要你去接受，它便是一门新的课程。小的工作经验积累成多就会变成你的工作阅历。,Qiqi的经历,我们公司买了新的写字楼，房产问题是老板最关心的问题。如果花了钱而拿不到房产，那么每天都要提心吊胆的。办理商品房买卖房产的过程很繁琐很麻烦。这个过程需要经过-开发商-测绘公司-地税局-房屋买卖交易所。如果想省事情可以找一家房屋产权代办。这个可以很

40、轻松地拿到办公楼的房屋产权证。而且代办费用也不是很高1000元左右。但是我并没有这么做，明知道很麻烦，但是自己还是亲自做了。,我这样做的原因有四点：1.办理房产需要和本公司财务部协调，因为牵扯工商营业执照、地税、组织机构代码认证书原件的带出，这些也就是家底。如有遗失公司会遇到麻烦。但却可以锻炼自己的工作细心以及跨部门的协调能力。2.通过办理房产可以进一步了解老板对自己的信任程度，包括委托书、老板自己身份证件。3.给自己一个学习锻炼的机会。也许下次跳槽时，考官就会问题写字楼买卖、装修、房产之类的问题。因为现在的企业喜欢多面手。4.只有自己亲自尝试过、才能知道如何体恤下属，一件事情的周折性，和办理

41、这样事情所需要的工时，以及用心情况。,只有这样绩效考核才能是客观性的。办理我们公司的房屋产权，我只用了两个下午的时间。我们公司财务下午1：30才办公，上午不办公。到了地税局和房屋产权交易大厅排号需要3个小时多。如果材料准备充分，其实办理起来也就20分钟就完事了。通过办理房屋产权我知道如何去申报-交付契税-办理房产。还有印花税票，以前不知道什么叫印花税，现在知道了。相似邮票但却是房屋登记证上的税票，这个税票也是按照房屋价钱百分比支付的。,一次和老板沟通后的总结,老板永远是最上层的人，他每天会有他的具体工作，他所做的工作是站在公司大局的角度。所以他不会了解到具体每个员工心里是如何想的。要学会有效沟

42、通，要给自己一个职业发展的机会。,秘书日常办公事务的主要内容,接下来，我们简单总结一下秘书日常工作的基本内容。秘书向主管或领导提供日常公务服务，基本包括以下几个方面：,1.整理办公环境2.处理办公电话3.接待事务4.安排领导日程5.组织筹备会议、庆典等活动,6.邮件收发及处理7.撰拟文稿及公文处理8.管理和使用印信9.突发事件以及其他临时交办事件的处理,一、整理办公环境,整理办公环境，主要指的是维护微观办公环境的有序性和整洁规范性，特别是为领导办理公务，提供良好的工作环境，并使包括秘书工作在内的各项机关日常工作，在良好的工作环境内有效运转。整理领导办公室，保持领导办公环境的整洁、有序，是秘书的

43、职责之一。,二、处理办公电话,秘书要经常使用和处理办公电话，不仅要在自己的业务活动中大量使用电话联系，而且要为领导和机关工作处理大量电话。主要有：领导不在时为领导接听电话，领导在时为领导筛选电话；领导开会时外来电话的处理和电话会议的准备等等。,三、接待事务,秘书的接待事务，一般是指在公司、单位内迎接、招待来访的客人，这是秘书日常工作的一个重要组成部分。秘书在接待来客时，必须以诚恳地态度博得对方的好感和信任，辅助上司促进人际关系，并可帮助上司避免无谓的打扰，从而更有效地专心于工作。秘书得体的接待不但有助于双方建立良好的人际关系，而且足以显示公司或单位的形象与业绩。,四、协助领导安排工作日程（包括

44、差旅安排）,协调领导人统筹安排工作日程，既是秘书工作的职责，也是秘书与其领导人工作上密切配合，有序完成任务的需要。对于领导的各种公务活动，只有协调处理、有序安排、互不冲突，才能充分发挥领导者的职能作用，提高效率，取得良好的工作绩效。,五、组织会议、参观、庆典等活动,组织筹备会议，操办会务，是秘书工作的重要内容。具体包括：筹办单位或公司的各类会议、组织参观活动、节庆活动；操办纪念活动以及庆功表彰活动等。,六、邮件收发处理,邮件的处理，是秘书人员的重要工作内容。秘书人员不但要处理外面寄来的邮件，而且要往外发出大量信件。秘书人员需要掌握这方面的基本规则和方法。这里的邮件包括传真、快件以及电子邮件等。

45、,七、撰拟文稿及处理文书档案,撰拟文稿，处理文稿是从古至今，秘书工作中的关键性业务内容。这类工作，既能体现秘书对领导工作的事务辅助，又能体现参谋辅助。,八、印信的管理和使用,属于秘书管理的印章一般有：（1）单位的公章，即自单位成立之日起，由上级机关颁发的机构全称公章。（2）单位主要领导人因工作需要刻制的个人签名章或图章。（3）秘书工作专用印章，如收发章、办事章、校对章、封条章等。,机关企事业或社会团体的印章，是这个机构、组织作为一个法人地位、权力的标志和凭证，具有法律效力。印章的使用有严格的规章制度，用印必须遵循一定的手续，不能违章用印，擅自用印。一个单位掌握印鉴的人，他的手起落之间，担负着重大关系。,九、突发事件以及临时交办的事项的处理,秘书工作没有定规，经常会有临时突发事件需要处理，这对秘书的随机应变能力要求很高。,