宾馆客房部 管理信息系统的战略规划.doc

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1、白山市宾馆客房部管理信息系统的战略规划一、 企业战略分析（一）摘要用户：白山市宾馆客房部 拟建系统的名称：白山市宾馆客房管理信息系统拟达到的目标：将员工从繁冗的手工作业中解脱出来，应用计算机技术将客房的各种资料分类汇总，并根据客房管理人员的需要了解一下信息：1.在第一时间了解客房的入住情况2.了解各级客房的配置及其各种备用品的准备情况3.第一时间了解顾客的订退房及其他要求（二）背景系统开发的组织者：刘恺白山市位于吉林省东南边陲，是吉林省观光旅游胜地之一。白山市宾馆建于1998年，座落在白山市中心。是一座仿古式建筑。2007年经过翻修和重建，被评为四星级旅游涉外宾馆。宾馆设有客房部、餐饮部、娱乐

2、部和营销部等一线营业部门，以及采购部、财务部等后台支持部门。共有包括单人间、标准间、行政客房、豪华套房和总统套房在内的165套;有包括零点餐厅、宴会厅和24小时营业的餐厅等共计餐位1200余个;拥有两个可同时容纳200余人的多功能会议室，两个小型会议室;并拥有各种类型的娱乐体闲设施。现有职工300余人。系统服务的对象：白山市宾馆客房部二、企业组织与功能结构分析（一）组织结构和功能分析1、组织结构分析 (见图1.1 组织结构图)2、组织功能调查分析 (见图1.2 功能结构图 )（二）组织/功能分析 组织功能联系表（见表1.1组织功能联系表）总经理人事部客房部财务部餐饮部采购部 领导与被领导关系资

3、金流动关系物资流动关系信息资料的传递关系 图1.1 组织结构图图 1.2客房管理系统的功能结构图宾馆客房系统管理结算信息管理订房信息管理客房信息管理系统管理结算信息查询结算信息修改结算信息添加订房信息查询订房信息修改订房信息添加剩余客房信息查询设置客房信息设置客房标准密码管理用户管理客房信息查询客房信息修改客房信息添加客房标准修改客房标准添加表1.1组织/功能联系表功能序号组织联系 的程 度业务人 事部客房部财务部餐饮部采购部功能与业务1结算信息查询*X2结算信息修改*3结算信息添加*4订房信息查询*5订房信息修改*6订房信息添加*7剩余客房信息查询*8设置客房信息*9设置客房标准X*X10密

4、码管理*X11用户管理*X 注: * 表示业务对应组织部门主要业务 X表示参加协调辅助单位 表示该项业务相关单位 空格表示该单位与对应业务无关三、企业主要业务流程分析（一）业务流程的调查与分析1. 业务流程：业务流程图 (见图1.3 和 图1.4、图1.5)2. 表格分配图 (见图 1.6)客房登记处客人挂帐个人表 订金客人预定信息表收银客人预订金入帐帐 已预订订房订金收据图1.3 预定房间的管理业务流程图客人预订信息表客房预订信息表客人客人消费信息表押金收据收银客房实际现余收入表客人结算发票或多于押金 图1.4 客人离开时的业务流程图客房登记处客人 查阅欢迎下次预定客人预定信息表 否是预收订

5、金收据现金退款客人收银图1.5 取消预定房间的管理业务流程图 财务部 客房部 客户付款结算处理登记入住信息应收帐款处理住宿押金单付款单应收帐款单据 收款 存档报销凭证 图1.6 表格分配图四、企业信息化的必要性和可能性（一）必要性分析随着宾馆规模的扩大，宾馆管理模式的弊端严重影响宾馆管理现代化的进程及宾馆的效益。现有宾馆管理模式使宾馆客房部无法保持高度的实时性管理。现举例加以说明: 1.查询住客时间长。总台小姐必须一张张地翻阅大量的住宿登记单，寻找 符合条件的信息。书写不规范或客人已换房以及电话占线等等问题都会使得查询的时间延长。2.结账易出现错、跑账。3.重要客人不重要。在内部协调与管理方面

6、,当有VIP(重要客人)入住时,总台就要填写多联通知单分送各部门,安排摆放鲜花、水果、总经理名片以及用餐要求等具体事宜若有一个部门收到信息晚一点,就会把VIP 当成普通客人对待,将会造成不利影响。宾馆作业是一个实时系统,假如对数据不能进行及时的处理,就会造成走单,从而造成管理上的混乱,给宾馆的经济方面和信誉方面带来损失。 一个成熟的客房管理系统不仅仅是记录客人的信息，提供查询、报表打印等一系列简单的工作，它应该可以让工作人员从烦琐的手工操作中解脱。随着客房管理系统的深入，将带动企业的运做，为管理和决策提供支持。为了达到这个要求，它必须依靠高起点的硬件环境和软件开发工具来保证系统的稳定和正常运行

7、。宾馆电脑系统要求24小时连续运行，数据量大，可靠性要求高，以便保障整套系统的正常运行。因此，在经过对市场深入细致的分析和研究后，结合白山市宾馆的实际特点，开发宾馆客房管理信息系统是很必要和有意义的。（二）可能性分析1技术上的可行性。目前，信息技术和计算机硬件发展已经完全满足本系统的技术要求，从技术上说是可行的。2经济上的可行性。该系统规模小，资金的投资不大，宾馆可以承担，从经济上说是可行的。另外使用此系统可以减少失误，还会带来其他经济效益。另外，本系统使用后，虽然要对组织结构产生一定的影响，要有人员变动，但这些变动是局部的，不会影响整个组织。本软件界面友好，帮助信息详尽，易学易用，因此，对现

8、有人员只需进行少量培训。所以，对本系统的开发是有可能性的。五、企业信息化的阶段划分 数据类功能押金财务房间标准物资配置安全入住统计客户客户资料结算信息查询uuuu结算信息修改CuC结算信息添加Cuu订房信息查询uu订房信息修改uuuC订房信息添加uCuC剩余客房信息查询uuu设置客房信息uu设置客房标准uCu密码管理uC用户管理uu 数据类功能入住统计押金财务客户房间标准客户资料物资配置安全结算信息查询uuuu结算信息修改CCu结算信息添加uCu订房信息查询uu订房信息修改uuCu订房信息添加uCCu剩余客房信息查询uuu设置客房信息uuu设置客房标准uuuC密码管理uC用户管理uuU/C矩阵

9、通过U/C矩阵的划分，分为四个子系统，且它们之间的关系由下图所示订房信息管理子系统客房信息管理子系统结算信息管理子系统系统管理子系统图1.7信息系统结构图白山市宾馆客房部管理信息系统的可行性分析一、新系统方案（一）系统的目标在原有的客房应用软件的基础上，新系统将员工从繁冗的手工作业中解脱出来，应用算机技术将客房的各种资料分类汇总，并根据客房管理人员的需要了解一下信息：1.在第一时间了解客房的入住情况2.了解各级客房的配置及其各种备用品的准备情况 3.第一时间了解顾客的订退房及其他要求（二）系统规划及初步方案鉴于现存问题，新系统将从以下方面着手：1.根据客户的反馈意见，找出现行系统的问题所在。2

10、.应用新系统解决现行系统遇到的问题。3.进一步完善现行系统，在解决现行系统的同时，增加安检部门和保安部门。（三）系统的实施方案管理系统以WINDOWS XP为网络环境，以Win9x,win2000,winxp,win2003等中文操作系统为软件支撑环境，本系统的网络是星型结构，具有较好的可靠性和安全性，采用客户机/服务器结构，以便减少数据通讯量，运行覆盖酒店各主要职能部门管理业务的酒店管理软件。本系统由服务器，前台管理终端，后台管理终端联网构成，当客人入住酒店时先在前台建立账户，制门卡、分房，输预付款，录入客人档案等信息，之后客人在酒店所有消费全部挂在该帐户下（包括电话费，餐厅餐费，房费，洗衣

11、费，房间酒水费，损坏费等）,客人离店时调出客人账户，该账户下客人的所有消费全部显示于屏幕上并可打印汇总及细目。（四）投资方案 服务器一台 配置：CPU 2.0G 以上 内存 1G 以上 硬盘 120G 以上，最好是两块，便于数据备份 其他配置不限 价格：4000元5000元客户机若干台 配置：可以是二手电脑 CPU1.0G ，内存 128M 价格：鉴于宾馆心在使用的电脑可用于客户机，须再购买35台，共需要8000元10000元。即：该系统从初装到运行总体需要投资12000元15000元（五）人员培训及补充方案鉴于该系统的操作比较简单，所以工作人员的培训只需有专门人员知道一下即可。二、可行性研究

12、报告（一）技术可行性分析 从技术上讲，现在是信息高速发展的社会，网络技术和计算机技术的结合应用已经走向各个领域，本系统的应用环境为：WINDOWS XP为网络环境，以Win9x,win2000,winxp,win2003等中文操作系统为软件支撑环境，这都是市面上比较常见的软件，操作简单易学，且现有的计算机应用环境和人员素质条件都能满足新系统的使用，所以从技术上讲是可行的。（二）经济可行性分析 本系统利用客户机/服务器的方式管理，客户机可继续使用现有的计算机，在一定程度上降低了成本，而且系统的开发可以节省下员工大量的时间，提高准确性，从而使他们有更多的时间处理其他无法用计算机实现的服务，进而提高

13、工作效率，为宾馆带来更大的利润。本系统操作简单，易于培训，投资规模小，企业完全可以承担，所以在经济上是可行的。（三）管理可行性分析 宾馆的高层领导者对本系统给予大力支持，且本系统与现行系统没有太大的冲突，工作人员对更改系统持欢迎态度，且宾馆的规章制度完善，新系统的运行不会给宾馆带来负面影响，所以在管理上是可行的。三、结论新系统在各个功能层面都对现行系统进行了完善，符合宾馆的需要，并且提交宾馆高层管理人员和有关专家，经讨论本系统的开发是可行的，可以进行开发。白山市宾馆客房部管理信息系统的系统分析 一、现行系统数据流程分析（一）数据流程图调查本宾馆的各种操作及其数据的流向，生成以下数据流程图S-0

14、1客人 D-01客房预定登记表 D-02客人个人信息P-1.1房间查询P-2.2客人信息 D-03 预收订金入账 F-1.1预收订金入账 D-04 订金收据S-01客人P-1.3订房 D-05预定证明表 图3.1 入住客房的数据流程图S-01客人S-01客人 P-1.4退房P-1.5收银 D-06 客房占用信息表 D-04 订金收据 D-07结算数据 F-1.2结算发票 D-07结算数据 F-1.3实际现金收入 图3.2 退房数据流程图S-01客人S-01客人 P-1.6预定查询D-01 预定登记表 现金图3.3 取消预定房间的数据流程图（二）数据字典1数据项定义数据项编号数据项名称别名简述类

15、型及宽度取值范围I01身份证号身份证号身份证代码字符型,18位000000190000000000-999999220000000000I02姓名姓名客人的名字字符型,20位I03性别性别客人的性别只能填写男或女逻辑型,1位I04年龄年龄客人的实际岁数数值型,3位1-150I05国家国家客人的国别字符型20位I06电话号码电话号码联系的电话号码数值型,15位I07房间标准房间标准房间的各种级别和单价逻辑型,1位总统套房,套间标准间,普通间I08房间数量房间数量所订房间的数量数值型,3位1-999I09时间时间预订时间+入住时间+预计离店时间+住宿时间日期型,8位I10押金押金预订金+入住押金+

16、入住租金数值型,10位300-9999999999I11日期日期入住房间的日期和时间日期型,8位I12当天日期当天日期退定房间的结算日期及时间日期型,8位I13应收金额应收金额结算时所有费用的合计数数值型,10位1-9999999999I14房间号码房间号码房间所在位置数值型，3位101-5202数据结构的定义（1）客户入住登记单的数据结构DS0101 客户入住登记单DS0102：登记单标志DS0103：客户基本信息DS0104：房间情况I09时间I01身份证号I07房间标准I11日期I02姓名I08房间数量I14房间号码I03性别I10押金I04年龄I13应收金额I05国家I12当天日期I0

17、6电话号码（2）客户登记入住单数据结构的定义名称编码简述组成入住登记单DS0101客户提供的基本情况及订房要求DS0102 + DS0103 + DS0104登记单标志DS0102登记单的标志I09 + I11+I14客户基本信息DS0103客户身份证明的具体信息I01+I02+I03+I04+I05 +I06房间情况DS0104房间情况及押金I07 +I08 +I10+I12+I13+I143数据流的定义 数据流包括数据的来源,去向,组成，低谷时的流通量，高峰时的流通量等等。根据对长白宾馆日常营运时数据流的来源、去向,组成产生下表。数据流编号数据流名称简述数据流来源数据流去向数据流组成D-0

18、1客房预订登记表记载客人各项信息的列表客人房间查询I07+I08+I09+I10+I11D-02客人个人信息没有预定房间客人的信息列表预订登记表客人信息I01+I02+I03+I04+I05+I06D-03预收订金入帐客人应交订金登记帐簿客人信息收银I10+I02+I03+I07+I08+I10+I14D-04订金收据收到订金开出的发票收银订房I01+I02+I09+I10+I11+I14D-05预订证明表在订房、收银后所填的表，用于记载客人订房的信息和证明订房客人I01+I02+I03+I06+I07+I08+I10+I11D-06客房占用信息表客人占用客房的时间和总费用等内容退房客人I08

19、+I11+I12+I14D-07结算数据总费用及押金的结算收银客人,发票实际现金收入表I02+I03-I07+I08+I09+I10+I12+I13+I144处理逻辑的定义处理逻辑的定义仅对数据流程图中最底层的处理逻辑加以说明处理逻辑编号处理逻辑名简述输入的数据流输出的数据流处理过程P1.1房间查询根据客人的预订要求，查询客房预订信息表，确定是否有空房D-02客人个人信息D-02 客人个人信息1 无客房2 有客房预订登记表P1.2客人信息根据客人的各种资料填入的客人的相关内容D-03客人个人信息D-03预收订金入帐输入客人信息在有空房的前提下登记入住P1.3订房根据客人的预订要求，确定客人订什

20、么房，哪类房，多少间房，是否确定具体房间D-04 订金收据 D-05预订证明表收到订金之后可以订房间P1.4退房在客人离店的时候，核实房间的物件等，同时更改“客房占用信息表”D-06客房占用信息表D-04订金收据根据客人的要求客人可以退房P1.5收银根据客人的消费进行收取费用、退还押金。将客人信息记入数据库备查D-04订金收据D-07结算票据清算客人的清单包括在住期间的各项费用P1.6预定查询根据记录查询该客户是否有预定信息D-01客房预订登记表D-04 订金收据D-05预订证明表将预订信息如实告知要查询的客户5数据存储的定义数据存储是数据结构保存的场所，它在数据字典中只描述数据的逻辑存储结构

21、，而不涉及它的物理组织。数据存储编号数据存储名称简述组成关键字相关联处理F1.1预订金入帐根据客人的订金,所记录到的帐簿 I01+I02+I10I01身份证号I02姓名I10 押金P1.2 客人信息P1.3 订房F1.2结算发票在客人离店的时候，前台结算客人所支付金额开的票据I10+I12+I13I10押金I12当前日期I13应收金额P1.5 收银F1.3实际现金入帐根据客人的消费进行收取费用、退还押金。登记入帐I13+I10I10押金I13应收金额P1.5 收银6外部实体的定义外部实体的定义包括：外部实体编号、名称、简述及有关数据流的输入和输出。外部实体编号外部实体名称简述输入的数据流输出的

22、数据流S-01客人打算登记入住的客户D-05 D-07 D-01 D-06二、新系统的逻辑结构（一）确定系统目标对于原应用软件，在卫生安全和人身安全上，没有引起足够的重视，在新系统里，除了要完善客户入住时的基本登记情况，提高速度，还要具体的了解客户对于客房的要求，以便更好的为客户服务，从各个角度为顾客着想。简单的计算机操作也可使员工从繁冗的工作中解脱出来，降低员工的心理压力。（二）确定新系统的业务流程客人预定信息表客房预订信息表客人预订信息表订金收据客人黑名单 客 人挂帐个人表领房卡客 人预订金入帐拒绝预定 客房登记处收银订房1业务流程图客人预定信息表客房预订信息表客人预订信息表订金收据客人黑

23、名单已预定 客 人挂帐个人表领房卡客 人预订金入帐拒绝预定 客房登记处收银订房 订金 客人客房登记处图3.4 预定房间的管理业务流查阅客人预定信息表欢迎下次预 订 否是预收订金收据预订金入帐退款现金退款记录客人收银入住登记信息表客房预订信息表图3.5 取消预定房间的管理业务流程图2表格分配图 财务部 客房部 客户预付款清算登记入住信息住宿押金单付款结算处理应收帐款处理付款单应收帐款单据存档 收款报销凭证 存档图3.6 表格分配图（三）确定新系统的数据和数据流程1数据流程图入住客房的数据流程图（图3.7） 取消预定房间的数据流程图（图3.8） F1.4黑客名单 F1.5挂账个人单 D-10 黑客

24、信息 D-11 挂账个人信息 S02客房登记处 S01客人P-2.2客人信息P-1.1房间查询 D-01客房预定登记表 D-02客人 D-08 确定黑客D-09 有预定 个人信息 数据 D-03 预收订金入账 D-08 确定黑客人P-2拒绝入住请求 F-1.1预收订金入账 S01客人 D-04 订金收据P-1.3订房 D-05预定证明表 D-10 黑客信息 图3.7入住客房的数据流程图S01客人S01客人P1.6预定查询P1.7退款D-01 预定登记 D-04 订金收据 F1.1预定金现金入账 图3. 8 取消预定房间的数据流程图2数据字典由于新系统是对原应用软件的补充和完善，所以新系统的数字

25、字典与原数字字典大体相同，只是在原来的基础上增加一些新的项目。（1）数据项的定义数据项编号数据项名称别名简述类型及宽度取值范围I15入住等级入住等级以历史入住记录划分，最开始为A级字符型，2位A、B、C、D、E（2）数据结构的定义A客户入住登记单的数据结构DS0101 客户入住登记单DS0102：登记单标志DS0103：客户基本信息DS0104：房间情况I09时间I01身份证号I07房间标准I11日期I02姓名I08房间数量I12当天日期I03性别I10押金I14房间号码I04年龄I13应收金额I15入住等级I05国家I06电话号码B客户登记入住单数据结构的定义名称编码简述组成入住登记单DS0

26、101客户提供的基本情况及订房要求DS0102 + DS0103 + DS0104登记单标志DS0102登记单的标志I09 + I11+I14+I15客户基本信息DS0103客户身份证明的具体信息I01+I02+I03+I04+I05 +I06房间情况DS0104房间情况及押金I07+I08+I10+I13+I14（3）数据流的定义 数据流包括数据的来源,去向,组成，低谷时的流通量，高峰时的流通量等等。根据对长白宾馆日常营运时数据流的来源、去向,组成产生下表。数据流编号数据流名称简述数据流来源数据流去向数据流组成D-08黑客确认确定客人的信息就在客户黑名单客人信息客人I01+I02+I03+I

27、04+I05+I06+I13+I15D-09预订房间数据预订房间的数量及标准预订登记表客人I07+I08+I09+I10D-10黑客信息通过客人信息黑名单确认是否是黑客客人黑名单客人信息I01+I02+I03+I04+I05+I06+I13+I15D-11挂帐个人数据和本宾馆有往来业务的单位个人挂帐个人表客人信息I01+I02+I03+I04+I05+I06+I07+I09+I14（4）处理逻辑的定义处理逻辑的定义仅对数据流程图中最底层的处理逻辑加以说明处理逻辑编号处理逻辑名简述输入的数据流输出的数据流处理过程P2拒绝入住请求根据历史入住记录参考入住等级，拒绝客户的入住申请D-10黑客信息D-

28、10黑客信息拒绝该客户的入住申请（5）数据存储的定义 数据存储是数据结构保存的场所，它在数据字典中只描述数据的逻辑存储结构，而不涉及它的物理组织。数据存储编号数据存储名称简述组成关键字相关联处理F1.4黑名单根据历史的对于有坏帐的客人和信誉较低的客户的数据I01身份证号 I02 姓名I03性别 I04 年龄 I05 国家I06 电话号码I01身份证号I02 姓名I03性别P1.2 客人信息F1.5挂帐个人表对有往来业务的单位或个人建立的数据文件I01身份证号 I02 姓名I03性别 I04 年龄 I05 国家I06 电话号码I01身份证号I02 姓名I03性别P1.2 客人信息F1.6入住等级

29、根据客人历史入住资料划分的信誉等级存储I01身份证号 I02 姓名I03性别 I04 年龄 I05 国家 I15入住等级I01身份证号I02 姓名I15入住等级P1.2 客人信息P2 拒绝入住请求（6）外部实体的定义外部实体的定义包括：外部实体编号、名称、简述及有关数据流的输入和输出。外部实体编号外部实体名称简述输入的数据流输出的数据流S-02客房登记处登记并查询是否已预定并确定黑客及办理登记手续的部门D-08黑客确认D-10黑客信息3处理功能的分析与表达此部分包括两个判断树 （1）客户入住等级处理（图3.9） （2）客户政策 （图3.10）M客户本次总消费金额 欠款时间 欠款金额 处理方案

30、0天 0元 A类客户客户入住等级处理 （0，10天 =5%*M元 B类客户 =5%*M元 C类客户 10天 =5%*M元 D类客户 =5%*M元 E类客户 图3.9客户入住等级处理判断树D代表累计入住时间 顾客种类 历史住房记录 处理方案 VIP客户 信誉良好 享受VIP待遇 D=30天 客户政策 普通客户 无不良记录 直接登记 D30天 黑客 有坏帐记录 拒绝入住请求 图3.10客户政策判断树三、确定新系统的功能模型宾馆客房系统管理客房信息查询客房信息修改客房信息添加客房标准修改客房标准添加客房食物卫生查询客户财产安全客户人身安全客房本身卫生查询用户管理密码管理结算信息管理客房卫生信息客房安全信息订房信息修改订房信息添加客房信息维护设置客房信息设置客房标准订房信息查询结算信息添加结算信息查询结算信息修改安全信息管理系统管理客房信息管理订房信息管理四、新系统运行环境以WINDOWS XP为网络环境以Win9x,win2000,winxp,win2003等中文操作系统为软件支撑环境白山市宾馆客房部管理信息系统系统设计一、代码设计方案各类代码的类型、名称、功能、使用范围和使用要求等的设计说明书 。1 客人的代码设计 客人的代码设计主要采用区间码,由18位数字组成 XXX XXX XXXXXXXX XXXX 代表用质数法确定的校验值