okCOP601A 行政管理控制程序0709.doc
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1、行政管理控制程序文件编号:城(管)002文件版本:A批准人:_职务:总经理生效日期:2005年1月1日目 录第一章 总则第二章 工作计划管理第三章 日常事务管理第四章 行政事务管理第五章 行政文件管理 第六章 会议管理第七章 环境管理第八章 相关文件第一章 总则1 本程序目的1.1 用于规范公司行政管理活动,保障有序、高效地运作。2 本程序适用范围2.1 公司所有部门工作计划、日常事务、行政事务、日常文件管理、会议管理、环境管理等活动。3 定义3.1 计划:是对行动的预先设计,它是在决策目标的指导下,以预测工作为基础,对实现目标的途径做出具体安排的一项活动。3.2 计划工作:是指制定计划,即根
2、据实际情况,通过科学的预测、权衡客观的需要和主观的可能,设立未来目标,确定达到目标的一系列政策和方法,其目的就是力图在将来获得最大的成效。3.3 经营计划:包括管理计划、生产计划、销售计划、开发计划等涉及业务经营各方面的工作计划。3.4 专项计划:就特定的某一项目设立的计划,如项目开发计划、基础建设计划、质量计划等。4 职责4.1 总部计划委员会:负责全公司经营计划及预算的审批。4.2 总部总裁:负责全公司经营目标的设定、长期计划的制定,组织经营会议审批业务经营单位经营计划及预算,计划的调整,控制及管理计划的执行。4.3 总部计划管理部门:审核业务经营单位/职能部门经营计划及预算,计划的调整,
3、控制、管理、监督计划的执行。4.4 各业务经营单位、职能部门最高主管:负责单位经营目标的设定、长期计划的制定,组织经营会议审批内部部门经营计划及预算,计划的调整,控制及管理内部工作计划的执行。4.5 计划管理部门:审核内部部门经营计划及预算,计划的调整,控制、管理、监督计划的执行。4.6 总部行政部负责总部行政事务,监督、指导各部门的行政管理工作。4.7 信息系统部门负责电话会议及电视会议的管理。4.8 各部门负责本部范围内的行政事务。第二章 工作计划管理1 计划管理组织1.1 总部设立计划管理部门,统一管理全公司的各项经营计划、专项计划。1.2 各业务经营单位/部门,应根据计划工作的要求配备
4、专职(或兼职)的计划人员,加强综合计划管理。总部计划管理部门计划管理部门/人员业务经营单位2 计划的种类2.1 计划按不同的表现形式,可分为目标、政策、规划和预算等几种类型。2.2 计划按内容分为专项计划、综合计划。专项计划包括项目计划、质量计划等专题的计划,综合计划包括个人工作计划、经营计划等综合性计划。2.3 计划按期限分为长期规划(3-5年)、年度计划、短期计划(周、月度、季度)。3 计划管理的原则3.1 计划管理过程是PDCA,即“PLAN-DO-CHECK-ACTION”。3.2 计划控制的基础是定期和不定期的检查,以及计划指标的统计。4 计划制定的步骤4.1 计划制定的步骤包括:估
5、量机会、制定目标、确定方案等三方面。4.2 估量机会,在计划工作开始之前就着手进行,应针对将来可能出现的机会、外部市场环境、内部竞争力优势、上级指示考虑计划的前提、实行的时机及必要条件等。 4.3 制定目标,按照机会分析,制定计划目标并数字化。4.3.1 确定目标的内容,如年度计划的目标,月度计划的目标。4.3.2 确定目标的顺序,按目标的重要性及紧迫性确定目标顺序。4.3.3 选择适当的目标时间,根据实现目标的内容及顺序确定完成时间。4.3.4 确定目标要有明确的数字指标和价值,以便于执行及考评。4.4 确定方案,比较各种方案,选择可行的计划,并依照主计划制订辅助计划。4.4.1 要特别注意
6、发现每一个方案的制约因素或隐患。在评估时,即将一个方案的预测结果和原有目标进行比较时,既要考虑到有形的可以用数量表示的因素,也要考虑到无形的不能用数量表示的因素。要用总体的效益观点来衡量方案。4.4.2 如果计划完成需其他条件,需制定派生计划即分计划。4.4.3 计划必需包括的要素可用“5W1H”来表示(做什么What、为什么做Why、谁来做Who、何时做When、做到什么程度Which、怎么做How)。5 长期规划5.1 长期规划是确定公司未来发展方向和奋斗目标的战略计划(3-5年),由计划委员会制定,通过年度计划的安排逐步实现,其主要内容包括下列几个方面。5.1.1 产品、生产、服务及市场
7、的发展方向和发展规模;5.1.2 技术发展水平,技术改造方向;5.1.3 经营指标将要达到的水平;5.1.4 质量管理的目标及水准;5.1.5 信息管理系统的建设;5.1.6 组织、管理水平的提高和安全环保等条件的改造;5.1.7 员工教育培训及文化设施建设;5.1.8 资源及原材料的节约。5.2 长期规划编制的主要依据5.2.1 市场及经济发展的环境需要。5.2.2 国内外科学技术最新成就和发展趋势。5.2.3 公司的生产技术条件。5.2.4 技术改进、引进和改善管理、提高公司技术水平以后所能提供的潜力。5.3 长期规划的制定5.3.1 长期规划的制定工作由总部计划部门负责汇总、综合平衡,提
8、出总体方案并报计划委员会批准。5.3.2 长远规划经批准后分年组织实施。6 经营计划6.1 经营计划是在计划期限内的行动纲领,经营活动必须依此严格执行。6.2 经营计划实行三级管理制度。6.2.1 总部制订全公司经营计划,包括下级业务经营单位/职能部门经营计划;6.2.2 业务经营单位/职能部门制订单位经营计划,包括下级部门/分公司经营计划。6.2.3 部门制订内部经营计划。6.3 经营计划的编写和审批6.3.1 经营计划分为月/季/年度。月/季度经营计划按年度经营计划分解。经营计划采取统一领导、分工负责、综合平衡的方法进行编制。6.3.2 全公司月/季/年度经营计划,由总部计划管理部门拟定,
9、总部计划管理委员会批准。6.3.3 业务经营单位月/季/年度经营计划,由业务经营单位拟定,总部计划管理部门审批,总部总裁主持,月/季/年度总部经营会议批准。6.3.4 相关分公司/部门月/季/年度经营计划,由相关部门拟定,业务经营单位计划管理部门审批,业务经营单位/部门最高主管主持,月/季/年度业务经营单位或部门经营会议批准。6.3.5 经营计划经过批准后,需要上级批准人签字认可。6.3.6 每年1月10日前完成年度经营计划编写,每年2/5/8/11月10日前完成季度经营计划编写,每月10日前完成月度经营计划编写。6.3.7 业务经营单位月/季/年度经营计划中的销售计划必须经过市场中心签字认可
10、。6.4 经营计划编制的主要依据6.4.1 上级指令及指导性计划,提出的年度方针目标。6.4.2 产品订货合同和市场预测资料。6.4.3 长远发展规划。6.4.4 前期预计完成数字及本公司历史统计资料。6.5 经营计划指标6.5.1 经营计划必须适当设置各种指标,建立健全的指标体系。6.5.2 为使计划任务层层落实,计划指标必须层层分解,坚持谁负责什么指标,就分解什么指标。分解指标必须和总指标保持平衡和衔接,分解指标执行情况按规定需及时向上级进行反馈。6.6 经营计划的调整6.6.1 经营计划的调整,必须经过计划签字审批人的批准,一律以书面批复为准,在未获取书面批复以前,一律按原计划考核。6.
11、6.2 调整年/季/月度计划指标应相应地提前一个季度/一个月/10日申请。6.7 经营计划执行的检查和考核6.7.1 经营计划重点内容,计划部门应在管理通报中编写。6.7.2 上级主管及计划部门必须随时监督检查计划的执行,及时发现执行过程中的问题,采取有效措施解决问题,以保证计划的顺利完成。6.7.3 检查计划执行情况,应充分利用统计报表,会计报表等资料,计划的实际完成数,一律以统计报表数为依据。6.7.4 计划的统计报表由各级主管负责,由计划管理部门负责核查,并将核查结果报告上级主管。6.7.5 经营计划考核与部门/单位的业绩考核相结合。6.7.6 总部计划管理部门应汇总分析计划执行情况,并
12、作比较排序。7 个人工作计划7.1 个人工作计划应编写进个人工作报告中,是上级考评工作的依据。7.2 个人工作计划每月制订,根据实际情况需要由上级签字确认。个人工作计划的调整,必需由上级进行确认。7.3 个人工作计划根据所属部门工作职责及工作计划,岗位说明书和上级指示制定。7.4 管理人员工作计划依照各部门的工作计划制定。第三章 日常事务管理1 基本原则1.1 所有上级部门主管负责管理、监督下级部门日常事务。2 工作汇报及沟通2.1 重要事项应及时向上级汇报,必要时提交书面报告。条件允许情况下,应向上级汇报每天的工作。2.2 一般情况不得越级汇报,特殊情况必须事后向直接上级说明原因。2.3 相
13、关部门间知会信息应及时通报,或采用每周通报形式每周一提供各部门.3 工作报告制度3.1 各级部门应编写每月工作报告提交上级,工作报告内容需包括:当期工作总结、下期工作计划等、存在问题和改进建议。3.2 上级应对下级的工作报告等签署意见,回复下级。4 电话管理4.1 电话铃声响3次后必须接听,并回答“你好,城洁宝”或“你好,这里是城洁宝XX部门”。4.2 接打电话时用语应尽量简洁,严禁打私人长途电话、声讯电话、严禁电话闲聊,否则双倍支付电话费,并处以罚款。4.3 重要来电应做好电话记录,包括上级指示、外部业务联系、内部重要事件等。5 日常事务处理5.1 日常事务包括部门间工作协调、突发性工作事件
14、、住宿申请、办公设备领用、订票申请、车辆使用、名片申请、出差申请、招待申请、请假申请及其它事务。5.2 日常事务可填写日常事务处理单办理。5.3 部门间工作协调报上级处理。5.4 突发性工作事件报有关人员处理。5.5 其他日常事务由直接上级及相关人员审批。5.6 日常事务处理如涉及财务审批权限,按相关授权规定执行。6 出差、请假管理6.1 1日内的出差、请假由部门主管批准,1日以上由上级部门主管批准,超过15日以上需经总部主管批准。6.2 业务经营单位和总部职能部门主管出差、请假需要经过总部最高主管批准。7 内部培训制度7.1 各级部门负责本部门员工的日常培训工作,应每周组织内部人员开展一次培
15、训活动,每月培训时间不少8小时。7.2 培训活动需记录于培训记录,参照培训控制程序。8 工作评比制度8.1 各级部门应每周开展一次批评与表扬活动,并张榜公布结果。8.2 各业务经营单位应每月开展一次优秀员工的评比活动,并张榜公布结果。9 信息收集9.1 各业务经营单位、职能部门应收集市场、行业、政府相关信息,并及时向上级或相关部门通报。第四章 行政事务管理1 行政部门负责管理下列行政事务。1.1 管理公司物业。1.2 管理复印机。1.3 管理信件、报刊。1.4 其他指定的事务。2 行政部门负责政府部门的沟通协调,建立良好的信息渠道,定期收集相关政策文件及资料,向上级领导提交相关建议,落实相关优
16、惠政策及支持。3 总部行政部门负责统一制订以下制度。业务经营单位应执行总部制度,或根据总部制度及属地法规要求,制订适合自身的制度,但所有的制度需报上级部门及总部行政部门批准。3.1 保卫安全工作制度3.2 消防管理制度3.3 职业卫生安全管理制度3.4 宿舍管理制度3.5 车辆管理规定3.6 档案管理制度4 总部行政部门负责全公司法律事务及知识产权事务,包括诉讼、软件登记、专利及商标注册等。5 印鉴管理5.1 行政部门负责正式印鉴日常使用管理,业务经营单位/分公司最高主管对印鉴使用负完全责任。5.2 使用印鉴须填写印鉴使用管理单或印鉴使用登记簿,经业务经营单位/分公司最高主管或授权委托人签字批
17、准后使用。严禁未经许可使用印鉴或交予他人使用。5.3 印鉴使用管理单、印鉴使用登记簿应存档保管。6 办公用品管理6.1 办公用品分为易耗品、耐用品两种。6.1.1 易耗品:铅笔、胶水、胶带、大头针、曲别针、订书针、笔记本、复印纸、签字笔、白板笔、涂改液、文件袋等。6.1.2 耐用品:剪刀、小刀、钉书机、打孔机、文件夹等。6.1.3 耐用品自第一次领用起,以旧换新,遗失赔偿,离职时列入移交。6.2 行政部门应设立办公用品领用记录簿,设定领用定额,控制领用,降低成本。6.3 行政部门每月收集办公用品申请单,经上级主管批准后统一采购发放。第五章 行政文件管理1 行政文件类别1.1 行政文件1.2 备
18、忘录1.3 通报、动态1.4 工作任务书2 行政文件2.1 公司政策、制度、规定等重要事项应以行政文件形式发布。普通EMAIL或电话仅针对非重要的、补充性的信息交流。2.2 行政文件必须采用统一的模版和编号。2.3 行政文件管理2.3.1 行政文件的语言为中文。2.3.2 行政文件必须经过负责人签署才生效,并且应注明抄送单位和印数。2.3.3 下级部门所有的行政文件应抄送上级部门。2.3.4 发文单位发文时要填写文件分发登记单,受文单位要在其中签章接收。2.3.5 文件接收单位应对需回复的行政文件正式回复,填写文件处理单提交相关人员处理,回复时间应不超过自收到之日起三天或来文规定的时限,特殊情
19、况应通知发文单位。2.3.6 行政部门应将文件正本存档,填写、维护文件存档清单,提交总部行政管理部文件管理中心。2.3.7 各级部门必须设立专人管理收发、管理文件,定期与总部行政部文件管理中心核对存档、更新、作废的情况与状态。2.3.8 作废文件及被新版文件取代的原版文件也要归档收存,并注明作废、更新日期。2.3.9 存档的行政文件,保存期最少三年。2.3.10 需要向总部行政管理部文件管理中心申请查阅文件时,应填写文件管理表经审批后执行。3 通报、动态3.1 通报、动态是定期的(周/月)或不定期的、专项性的工作情况反映,主要阅读对象是上级、相关部门、部门内部人员。如客户服务通报、技术支持月报
20、。3.2 业务经营单位根据业务类型或上级要求,决定发布通报、动态的周期及内容。4 工作任务书4.1 工作任务书适用于上级对下级的工作安排,是最高级别的工作任务安排形式,由上级签发。4.2 工作任务书,作为绩效考核项目之一。4.3 工作任务书一式两份,分别由上级及下级保存。5 备忘录5.1 备忘录是个人使用,内部沟通的文件。与同事或上级沟通联络,如计划、会议通知等可编写备忘录,备忘录可抄送相关人员。5.2 备忘录应编号和采用统一的模版。6 文件保密制度6.1 文件的密级分为A、B、C、D四级,分别为绝密、机密、秘密、一般。6.2 A级:包括财务资料、人事档案、重要财务合同、重要证件、重要技术资料
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