物业管理客服部工作手册.doc
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1、*客户服务部工作手册一、 客户服务部组织架构1二、 客户服务部规章制度1、 客户服务部职责2、 客户服务部工作内容3、 客户服务部服务模式及承诺4、 客户服务部工作检验标准和办法5、 客户服务部部长岗位职责6、 客户服务部督察岗位职责7、 事务助理岗位职责8、 装修办岗位职责9、 前台服务岗位职责10、 文员岗位职责11、 仓管岗位职责三、 前期介入1、2、联系单四、 入伙1、 入伙流程2、 业主办理入伙流程图3、 业主办理入伙会签单4、 业主(住户)家庭信息登记表5、 房屋验收表6、 钥匙发放领用表7、 钥匙借用表8、 入伙收费一览表五、 装修管理1、 建设部110令2、 深圳市家庭居室装修
2、管理规定3、 管理处装修管理规定4、 装修管理细则5、 装修审办手续须知6、 家居装修申办流程图7、 装修工程验收流程图8、 装修申请表9、 业主办理装修交费一览表10、 装修施工许可证11、 装修施工人员一览表12、 业主自装承诺书13、 装修情况登记表14、 装修人员出入证登记表15、 装修消防责任书16、 装修巡查表17、 装修工程验收表18、 违章情况登记表19、 家居违章整改通知书20、 智能化安防室内机安装工作流程图21、 室内对讲机安装登记表22、 装修房屋明细表23、 家居装修审批开工通知单24、 装修安全责任书25、 装饰装修管理服务协议26、 装修施工承诺书27、 安全文明
3、施工管理公约六、 日常管理1、 客户服务部日常工作内容2、 客户服务部日常工作程序3、 客户服务部工作检验标准与办法4、 客户服务部员工请销假制度5、 客户服务部部门会议制度6、 客户服务部处理投诉流程7、 客户服务部管理目标及主要措施(1)8、 客户服务部管理目标及主要措施(2)9、 房屋本体部分日常维修养护计划及实施方案10、 房屋本体部分定期维修养护计划及实施方案11、 房屋本体部分维修养护标准12、 房屋本体部分日常检查表13、 房屋租赁的管理规定七、 前台服务八、 社区管理九、 督察制度十、 奖励细则二、客户服务部规章制度客户服务部组织架构文 员综合管理前台事务助理管 理 处后勤管理
4、第八责任区第五责任区第三责任区第二责任区第一责任区客户服务部 客户服务部职责客户服务部工作内容客户服务部服务模式及承诺以“四位一体”的核心内容作为*物业管理服务的全新基本模式。“全区中央集中制”统一指挥调度协调管理服务运作。管理处在小区会所设立“客户服务中心”,采取全区中央集中调度和岗位专业管理服务相结合的方式,客服中心居中,代表管理处主任,对整个小区(各职能部门和岗位,全体管理服务人员)行使管理服务的统一调度指挥权。客服中心的三大核心职能是:指挥、调度、协调。小区客户的各种服务需求和投诉,随时随地都将汇集到客户服务中心(通过热线)。为了方便客户和提高效率,由客户服务中心值班员统一“发号施令”
5、,调度指挥管理服务人员的行动,协调部门、岗位之间的配合,达到“令出一门”、步调一致、紧张有序、快捷有效,能及时满足客户的各类服务需求。首问责任制-一站式零距离服务。处理的应及时通知对方,争取取得理解。但不得出现同一件事情有两次推迟处理的情况。承诺时间最好控制在1 -2天,一般不超过一周,特殊情况除外。处理完毕后,由处理人与对方交代清楚,需要让对方签字确认的应该留签字记录,并告知第一接待人。24小时在线-星级酒店式服务十分钟服务承诺客户服务中心开启24小时服务热线,随时为业主/客户提供咨询、报修、缴费、投诉以及商务预约、家政及特约等服务。并公布客户服务中心所有人员的联系电话,以便业主/客户能随时
6、找到相关的人员进行问题反映及处理。所有客户服务中心在接到业主/客户求助电话后,若不能在电话中处理了业主/客户的问题,应第一时间赶到事故现场,给予业主/客户最及时的关怀与帮助。启动十分钟服务承诺:第一接待人接到业主/客户的建议时,应及时将业主/客户的建议反馈到客户服务中心,由客户服务中心安排相关人员到业主/客户指定的地方,为业主/客户提供相应的服务,这一过程不能超过十分钟。若有特殊情况,无法在十分钟赶到业主/客户指定的地方,应在事先跟业主/客户解释,取得业主/客户的谅解,在业主/客户同意的前提下,在最短的时间内,赶到现场为客户服务。倒查式督察考核”内部监察式严谨管理。强化服务品质,物业管理服务是
7、良性循环的链条,任何一个环节都不能脱节。管理是服务的基础,制度是服务的保障,人是服务的具体执行者。管理的失误,失职以及因此而引起服务质量的降低,都将是严重的事故,我们的认知观点:对待100名业主的服务里,若有一位业主不满意,看来只有1%的不合格,但对于这位业主,他得到的却是100%的不满意。我们的标准是:服务做足100分。各岗位员工若由于管理服务差误引起业主的投诉,管理处将启动内部“倒查式”的追究,从最终者即投诉产生处查起,逐步逐环节追查原因,追究责任,按制度进行处理。管理处将设督察员专司其职,规范并强化管理,以确保长郊优良的服务品质。客户服务部工作检验标准和办法序号项 目检 验 标 准检 验
8、 办 法备 注1管理用房办公室保持清洁,摆放整齐有序;周 检员工宿舍保持清洁,安排人员轮流卫生值日,衣物摆放整齐;周 检食堂清洁,无蚊、蝇和蟑螂,餐具洁净;定时消毒周 检2质量记录填写清楚,整洁,记录全,保存好;每类质量记录抽查3份;分类归档合理,易查阅;3档案管理资料齐全,分类合理,方便检索;抽3-5份资料;4电脑管理操作熟练,规范;电脑资料输入及时,文件名登记清楚,查阅方便;磁盘,电子文档保存完好;5房屋管理房屋外观完好,整洁,无妨碍市容和观瞻;巡查每栋楼宇,包括全部天台面;装修抽查指对正在装修的房屋进行检查;无安全隐患或破损,公用楼梯、天台和通道违章占用;无违章装修;每个区域抽查10户消
9、防设备完好,水枪、水带无破损及丢失;每个区域抽查5个6公共配套设施场所使用正常,设施完好,建筑小品、雕塑等完好无损;7弱电智能要求设备运做正常,设备完好无损;周 检8电梯运行正常9投诉处理回访投诉处理100%,投诉处理的回访100%,其它回访符合规定要求;抽查5份;10前台较好地完成本职工作及管理处工作计划安排,无迟到早退、旷工记录,业主(住户)对办公室人员的工作态度,形象和工作、效率满意,无投诉。查工作计划、员工考勤表、来访登记、投诉登记和业主(住户)反映;根据日常观察情况进行总结;客户服务部部长岗位职责一、 负责本部门工作的策划、计划、指导、监督。二、 负责每月向管理处主任提交本部门工作计
10、划及工作计划小结。三、 每天认真巡查物业管理区域一遍,检查本部门员工的工作情况,向管理处提交本部门绩效报告。四、 向管理处主任提交本部门用人及培训计划。五、 督促事务助理及时收缴各项物业管理费及其他费用,统计各项费用的收缴率并向主任汇报。六、 协助管理处主任负责物业区域重大投诉问题的处理。七、 负责指导、建立和完善管理处档案资料,每月查询档案建立与归档情况,如有残缺,应及时督促补齐。八、 检查回访记录,核实业主投诉问题处理结果。九、 完成管理处主任交办的其它任务。客户服务部督察岗位职责事务助理岗位职责1、 熟悉物业管理法规、公司ISO9000质量体系文件、各项规章制度及本岗位职责。2、 遵守员
11、工手册及公司有关规定,无违反劳动纪律行为,不迟到、早退、脱岗、旷工。3、 工作积极、主动、热情,充分发挥工作主观能动性、创造性。4、 注意仪容、仪表。5、 按要求参加各种培训和会议。6、 遵守公司内部管理各项规章制度、本部门(岗位)职责要求,执行ISO9000质量体系和全国物业管理示范标准。7、 不弄虚作假,工作责任心强,营造良好的工作氛围。8、 按要求做好相关记录,并按规定填写。9、 熟悉管理处所辖物业及本区域物业的情况。10、 办理入伙及装修申请手续,做好装修工程的监督检查与验收工作,做好本区域物业内违章项目的监督、检查及整治工作。11、 做好回访工作记录及客户意见调查工作。12、 监督检
12、查物业范围内的各种违章项目,并妥善处理。13、 保守公司及业主/客户秘密,服从领导安排,搞好内部团结。14、 完成主任或部长安排的其它工作任务。装修办岗位职责前台服务岗位职责一、 遵循“业主至上,服务第一”的服务原则,以“严格苛求,自觉奉献”的工作精神全心全意为业主(住户)服务,及时、有效地处理业主(住户)投诉、求助和咨询。二、 实行首接负责制,接待热情,礼貌服务(敬语服务、微笑服务、站立服务)。接听电话、铃响不得超过三声;填写业主(住户)投诉记录要规范、简明、清晰;“业主(住户)投诉单”要及时登记、处理,并按规定妥善保存。三、 每月按派工单的60%做好上门回访及电话回访工作;定期开展征询业主
13、(住户)意见活动,提高服务质量,确保业主(住户)满意。四、 负责办理业主入伙、装修申报、装修出入证、业主入住、管理费催收等工作。五、负责社区文化工作,编制年度社区文化工作计划,积极开展丰富多彩的社区文化活动,增强与业主(住户)的沟通联络。 六、 遇停电、停水或恶劣天气变化,应尽量提前在小区各入口处和单元大厅显目位置向业主(住户)发出书面通知,以便做好应急准备七、 拓展服务项目,搞好常规服务和特约服务。八、 及时完成领导交办的其他工作。文员岗位职责仓管岗位职责前期介入工作联系单业主办理入伙流程图业主携带入伙通知书等资料前来入伙现场资料组确认身份缴纳物业管理服务费、并交还已填写的相关合约资料凭会签
14、单由物业管理单位验房组人员陪同验房确认房屋合格后,填业主验房表,抄(水表、电表、燃气表)底度如房屋质量有问题,在业主验房表内注明整改项目,留装修钥匙及业主联系方式给物业管理单位注:1、整改项目会及时汇总给开发建设单位并跟踪整改情况反馈给业主。 2、敬请保留好会签单参与开发单位举办的抽奖活动。 3、需要填写的资料是业主家庭情况登记表业主公约前期物业服务协议消防安全责任书。*小区业主入住办理会签单 苑(阁) 轩 年 月 日项目办理情况备注资料发放合约签订费用交纳房屋验收钥匙发放*管理处 编号:EPM-GL-102 *小区业主入住办理会签单 苑(阁) 轩 年 月 日项目办理情况备注资料发放合约签订费
15、用交纳房屋验收钥匙发放*小区业主基本信息登记表 阁 轩 号业主姓名性 别出生年月民 族户籍所在地文化程度身份证(暂住证)号码相片籍 贯工作单位办公电话职 务联系方式(手机)电子邮箱配偶姓名性 别出生年月民 族户籍所在地文化程度身份证(暂住证)号码相片籍 贯工作单位办公电话职 务手 机电子邮箱家庭成员与业主关系出生年月性 别户籍所在地身份证号码联系方法备 注:户 型建筑面积购房合同号入住通知书号码房屋用途常用车牌号(1)颜 色车型及品牌发动机号车架号常用车牌号(2)颜 色车型及品牌发动机号车架号钥匙借用登记表序号借用钥匙房号数量借用人签字借用期限归还日期 备注123456789101112131
16、415161718192021222324*业主入住收费项目及标准收费项目收费标准备 注收费依据物业管理服务费公寓楼和洋房:建筑面积(2.9元/月3个月)Townhouse : 建筑面积(4.2元/月3个月)业主入伙期间,收费系统正在初始化之中,收一个月管理费,预收两个月的管理费,共计三个月深物价字200041号注:物业服务收费的用途(国家发改委、建设部物业服务收费管理办法发改价格20031864号文)1、 管理服务人员的工资、社会保险和按规定提取的福利费等;2、 物业共用部位、共用设施设备的日常运行、维护费用;3、 物业管理区域清洁卫生费用;4、 物业管理区域绿化养护费用;5、 物业管理区域
17、秩序维护费用;6、 办公费用;7、 物业管理企业固定资产折旧;8、 物业共用部位、共用设施设备及公众责任保险费用;9、 经业主同意的其他费用。装修管理:中华人民共和国建设部令第110号住宅室内装饰装修管理办法已于2002年2月26日经第53次部常务会议讨论通过,现予发布,自2002年5月1日起施行。住宅室内装饰装修管理办法第一章总则第一条为加强住宅室内装饰装修管理,保证装饰装修工程质量和安全,维护公共安全和公众利益,根据有关法律、法规,制定本办法。第二条在城市从事住宅室内装饰装修活动,实施对住宅室内装饰装修活动的监督管理,应当遵守本办法。本办法所称住宅室内装饰装修,是指住宅竣工验收合格后,业主
18、或者住宅使用人(以下简称装修人)对住宅室内进行装饰装修的建筑活动。第三条住宅室内装饰装修应当保证工程质量和安全,符合工程建设强制性标准。第四条国务院建设行政主管部门负责全国住宅室内装饰装修活动的管理工作。省、自治区人民政府建设行政主管部门负责本行政区域内的住宅室内装饰装修活动的管理工作。直辖市、市、县人民政府房地产行政主管部门负责本行政区域内的住宅室内装饰装修活动的管理工作。第二章一般规定第五条住宅室内装饰装修活动,禁止下列行为:(一)未经原设计单位或者具有相应资质等级的设计单位提出设计方案,变动建筑主体和承重结构;(二)将没有防水要求的房间或者阳台改为卫生间、厨房间;(三)扩大承重墙上原有的
19、门窗尺寸,拆除连接阳台的砖、混凝土墙体;(四)损坏房屋原有节能设施,降低节能效果;(五)其他影响建筑结构和使用安全的行为。本办法所称建筑主体,是指建筑实体的结构构造,包括屋盖、楼盖、梁、柱、支撑、墙体、连接接点和基础等。本办法所称承重结构,是指直接将本身自重与各种外加作用力系统地传递给基础地基的主要结构构件和其连接接点,包括承重墙体、立杆、柱、框架柱、支墩、楼板、梁、屋架、悬索等。第六条装修人从事住宅室内装饰装修活动,未经批准,不得有下列行为:(一)搭建建筑物、构筑物;(二)改变住宅外立面,在非承重外墙上开门、窗;(三)拆改供暖管道和设施;(四)拆改燃气管道和设施。本条所列第(一)项、第(二)
20、项行为,应当经城市规划行政主管部门批准;第(三)项行为,应当经供暖管理单位批准;第(四)项行为应当经燃气管理单位批准。第七条住宅室内装饰装修超过设计标准或者规范增加楼面荷载的,应当经原设计单位或者具有相应资质等级的设计单位提出设计方案。第八条改动卫生间、厨房间防水层的,应当按照防水标准制订施工方案,并做闭水试验。第九条装修人经原设计单位或者具有相应资质等级的设计单位提出设计方案变动建筑主体和承重结构的,或者装修活动涉及本办法第六条、第七条、第八条内容的,必须委托具有相应资质的装饰装修企业承担。第十条装饰装修企业必须按照工程建设强制性标准和其他技术标准施工,不得偷工减料,确保装饰装修工程质量。第
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