中海地产CRM岗位流程操作手册(客服系统).doc
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1、中海地产CRM岗位流程操作手册客服系统中国海外发展有限公司 客户关系部二零一零年四月目 录第一章概述1第二章CRM系统组织架构2第一节CRM系统的角色2第二节CRM系统角色的责任和权限2第三章关键点评审5第一节流程图5第二节流程涉及的角色5第三节流程说明51)设定关键节点52)记录已完成的关键节点6第四节系统界面展示61)设定关键节点62)记录已完成的关键节点6第四章内部验房6第一节流程图6第二节流程涉及的角色9第三节流程说明91)集中录入问题92)生成问题清单93)关闭问题94)验房总结10第四节系统界面展示111)集中录入问题112)生成问题清单113)关闭问题11第五章入伙服务13第一节
2、流程图13第二节流程涉及的角色14第三节流程说明141)设置入伙服务参数142)编制入伙计划143)入伙风险预评154)入伙准备155)集中录入问题156)生成问题清单167)通知业主现场验收168)关闭问题169)是否收房1710)登记入伙进程1711)编制入伙总结17第四节系统界面展示181)编制入伙计划182)入伙风险预评193)登记入伙进程194)入伙问题登记205)生成问题清单216)关闭问题22第六章产权服务23第一节流程图23第二节流程涉及的角色23第三节流程说明241)设置产权办理参数242)获取已缴清款项的客户名单243)记录办证进展24第四节系统界面展示251)记录办证进程
3、25第七章客户诉求26第一节流程图26第二节流程涉及的角色27第三节流程说明271)设置系统参数272)新增接待273)检查问题284)新增问题285)转任务296)能否直接处理297)指派工作308)与客户沟通任务解决方案309)确认方案3010)赔付登记3111)打印派工单3112)过程记录3213)关闭问题3214)客户回访3215)特殊子流程33第四节系统界面展示341)新增接待342)新增问题353)转任务364)任务处理功能点365)指派工作376)任务处理确认指派377)汇报进展388)关闭问题389)客户回访39第一章 概述在当前的房地产行业经营形势下,关注客户,持续经营客户,
4、聚焦客户价值已受到越来越高的重视。但具体落到实处应该如何去做?如何跟具体的业务相结合?如何借助IT的手段将“行业最佳实践”具体化,并使用先进的技术来协助各企业实现“聚焦客户价值”的战略。客户服务管理系统将客户服务相关的业务单元纳入系统进行管理,规范各业务单元的操作流程,通过信息化系统的建设带动企业整体管理水平与管理效率,提高客户服务水平。具体包括的业务:第二章 CRM系统组织架构第一节 CRM系统的角色角色代表一定的工作内容,一个人可以承担多种角色。地区公司应根据角色的要求,安排负责完成该项工作的责任人。CRM系统设计了3类10种角色,其中有7种操作角色与系统的使用和维护密切相关:集团CRM管
5、理员、地区公司CRM管理员、负责某项目的CRM专员、诉求CRM专员、验房CRM专员、产权CRM专员和赔付CRM专员。集团领导、地区公司领导和项目负责人这三类角色主要是通过CRM系统提供的各种报表了解业务情况。第二节 CRM系统角色的责任和权限角色类别角色责任权限系统管理类集团CRM管理员1、 负责培训各地区CRM管理员;2、 负责配置集团用户权限;3、 负责初始化集团级资料;4、 负责组织集团CRM业务上线工作;5、 收集评估各地区公司相关系统需求;6、 负责CRM系统整体推广、辅助应用和组织协调;7、 负责维护程序和数据库后台,保障系统正常运行;系统设置;1、 建立组织架构2、 建立用户;3
6、、 用户权限分配;4、 基础资料设置(初始化)地区CRM管理员1、 熟悉CRM系统;2、 负责培训地区各项目CRM操作人员;3、 负责配置地区用户权限;4、 负责初始化公司级资料;5、 负责组织地区各项目CRM业务上线;6、 负责地区各项目CRM系统运行辅助;7、 收集评估各项目相关系统需求;系统设置;1、 建立用户;2、 用户权限分配;3、 基础资料设置(初始化)操作角色项目CRM专员1、 实时了解项目相关任务处理情况,关注任务的执行进度和预警提醒,对于超时任务及时给予监督、跟踪、指导;2、 组织诉求案例编制和分享,客户诉求统计分析,以及CRM系统相关统计分析报表的输出;3、 录入项目入伙计
7、划、编制项目入伙风险预评;4、 参与项目关键节点的评审,并将关键节点完成情况记录在CRM系统中;1、查看权限 日常诉求模块 内部验房模块入伙管理模块产权管理模块2、入伙管理 入伙计划登记 入伙风险预评登记;4、 关键节点 关键节点登记;5、统计分析报表诉求CRM专员1、 受理客户诉求,在CRM系统记录客户诉求;2、 在CRM系统中增加问题、转任务、并指派任务给相关责任人处理; 3、 记录任务处理过程的跟进,包括汇报进展、 填写与客户的沟通记录等;4、 关闭问题;5、 客户回访,并将回访结果录入系统;6、 记录入伙过程的跟进,包括入伙问题登记、跟进和关闭;熟悉集团统一的标准问题分类库,能清晰对问
8、题进行归类;1、日常诉求新增接待记录;新增问题;新增任务;汇报进展;关闭问题;回访;2、入伙管理 入伙进程登记; 入伙问题登记; 入伙问题跟进; 入伙问题关闭;3、相关功能查询;验房CRM专员将公司内部验房发现的问题记录在CRM系统中,跟踪问题的处理,并在问题解决后进行关闭;内部验房 验房问题登记; 验房问题关闭; 验房总结产权CRM专员登记产权办理完成情况;产权管理 产权办理进程登记;赔付CRM专员登记赔付信息;赔付登记查询角色集团领导查询集团相关报表和分析数据;统计报表公司领导;物业领导;客户服务部;项目领导;相关需要查询的岗位;1、 查询公司相关报表和分析数据;2、 监控所有业务数据;日
9、常诉求模块内部验房模块入伙管理模块产权管理模块关键节点模块统计报表第三章 关键点评审为了规范项目前期风险控制,各地区公司需要针对集团统一规定的关键控制节点,组织跨部门评审,并由客户服务部在CRM系统中记录相关评审情况(如评审文件、会议纪要等),以便日后追溯或查阅。关键节点主要有:预售前综合风险评估、项目事务部销售公示资料评审、对外宣传资料评审、销售说辞评审、试范单位展示评审、认购书条款评审、合同附图评审、销售合同评审、销售合同设计变更评审、施工样板评审、交房评审、房地产(住宅)质量保证书评审、房地产(住宅)使用说明书评审、物业管理公司提交业主资料评审、项目事务入伙公示资料评审。第一节 流程图第
10、二节 流程涉及的角色集团CRM管理员、项目CRM专员第三节 流程说明1) 设定关键节点流程操作流程一设定关键节点工作标准满足集团统一管理,以及地区公司实际使用的需要。工作方法1、集团客户关系部评审关键节点;2、集团CRM管理员在CRM系统中设定项目关键节点。注:客户服务管理基础资料业务参数设置基础资料项目关键节点选项(集团级)2) 记录已完成的关键节点流程操作流程二记录已完成的关键节点工作标准关键节点完成情况记录及时完整。工作方法1、在项目实施阶段,项目CRM专员在预定义的关键节点完成时,在CRM系统中及时勾选该关键节点的是否完成;2、CRM系统自动记录:完成日期、责任人、登记人和登记时间;3
11、、项目CRM专员可以在CRM系统中修改完成日期;4、项目CRM专员可以在CRM系统中给每个关键节点上传文档等附件。注:客户服务管理关键节点关键节点记录第四节 系统界面展示1) 设定关键节点2) 记录已完成的关键节点第四章 内部验房内部验房是指在购房合同约定的交付日期前1-3个月内,以客户的角度对即将交付的房产进行验收,以期提前发现问题,减少交付过程中的质量问题,提升客户体验。验房中发现问题的处理需由项目负责。根据具体要求按照户将问题汇总,并分派任务到相应的责任单位进行整改。系统主要用于记录在验房中发现的问题和处理的结果,为后续提供统计分析。第一节 流程图第二节 流程涉及的角色项目CRM专员、验
12、房CRM专员第三节 流程说明1) 集中录入问题流程操作流程一集中录入问题工作标准及时准确录入内部验房发现的问题。工作方法1、验房CRM专员把验房表上列出的问题录入CRM系统,每个问题需要记录下面的问题信息:问题分类、部位、问题描述、补充说明2、CRM系统会自动根据问题分类设置承建商;3、验房CRM专员可以在CRM系统中根据实际情况调整承建商。注:客户服务管理内部验房验房问题录入2) 生成问题清单流程操作流程二生成问题清单工作标准内部验房发现的问题及时准确的移交给承建商。工作方法1、验房CRM专员在CRM系统中按照录入时间导出各承建商要整改的问题清单;2、承建商签收并安排整改。注:客户服务管理内
13、部验房验房问题处理3) 关闭问题流程操作流程三关闭问题工作标准问题要及时关闭、信息要记录完整。工作方法1、验房CRM专员收到施工单位反馈的问题整改结果;2、问题整改结果有甲方代表签字;3、验房CRM专员在CRM系统记录下面的整改信息:业务环节、处理方式、是否返修、返修次数、关闭类型(都设置为正常关闭)、关闭确认人、关闭说明、解决方案注:客户服务管理内部验房验房问题处理4) 验房总结流程操作流程四验房总结工作标准及时规范完成验房总结。工作方法1、项目CRM专员在CRM系统中新增验房总结,需要填写下面内容:项目名称、验房计划、总结日期、总结人、主题、总结内容2,项目CRM专员可以在CRM系统中上传
14、相关文档注:客户服务管理内部验房验房总结第四节 系统界面展示1) 集中录入问题2) 生成问题清单3) 关闭问题第五章 入伙服务发展商与客户签署预售买卖合同时,会约定合同入伙日期。在房屋通过竣工验收,满足交付条件后,发展商再重新确定一个实际入伙日期,发放入伙通知书,通知客户办理入伙手续。客户按入伙通知书到入伙现场,首先,会被引导去办理各种入伙手续,入伙手续办理结束后,会安排专人陪伴客户验收房屋,并在保修通知单上记录验房过程中发现的问题。客户可能先收楼,也可能要求发展商限期解决验房过程中发现的问题后再收楼。第一节 流程图第二节 流程涉及的角色地区公司CRM管理员、项目CRM专员、诉求CRM专员、甲
15、方代表第三节 流程说明1) 设置入伙服务参数流程操作流程一设置入伙服务参数工作标准1、入伙服务入伙资料表满足集团和本地区公司业务管理的需要。2、入伙服务入伙资料表在系统上线前 6 天完成系统内设置。3、系统内设置的参数与入伙服务入伙资料表一致。工作方法1、地区公司CRM管理员填写入伙服务入伙资料表。2、地区公司客户服务部经理组织地区公司内审。3、地区公司客户服务部经理报集团客户关系部审批。4、地区公司CRM管理员在CRM系统中完成参数设置。注:客户服务管理基础资料业务参数设置入伙服务入伙资料选项(公司级) 2) 编制入伙计划流程操作流程二编制入伙计划工作标准入伙计划准确。工作方法1、项目CRM
16、专员收集项目入伙安排;2、项目CRM专员在CRM系统中新增入伙计划,需要填写:计划主题、项目名称、计划入伙时间。3、项目CRM专员在CRM系统中保存入伙计划。4、项目CRM专员在CRM系统中通过选择项目、楼栋、单元、楼层和房屋来添加入伙范围,系统自动根据销售状态为签约的房屋统计入伙数量。注:客户服务管理入伙管理入伙计划3) 入伙风险预评流程操作流程三入伙风险预评工作标准及时梳理项目入伙风险。工作方法1、项目CRM专员在CRM系统中新增入伙风险,需要填写下列内容:业务环节、类型、标地、问题描述、调查完成时间、责任人、配合人、处理方案、方案完成时间、实施完成时间2、项目CRM专员在CRM系统中保存
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