员工信息管理办法.doc

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1、员工信息管理办法1目的为进一步加强公司员工信息管理，对员工信息档案进行妥善保管，同时也为了维护纸质档案信息的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用员工信息，特制定本办法 2归档范围 员工入职档案,培训档案,绩效管理档案,异动档案,离职档案,劳动工资档案,决定,委托书,其他合同及协议,通知等与个人相关的具有参考价值的文件资料3员工信息归档内容3.1员工入职档案3.1.1履历材料（个人简历和外聘人员申请表）;3.1.2鉴定、考核、考察材料(学历查询资料需打印好附后)；3.1.3应试记录;3.1.4面试评估表;3.1.5员工录用通知书;3.1.6员工入职登记表;3.1.7电子版员工信息登记;3.1

2、.8新进员工试用期满考核成绩单;3.1.9健康证明材料;3.1.10个人证件(本人身份证复印件,户口本复印件,毕业证复印件,学位证复印件,资格证书复印件,职称证书复印件,荣誉证书复印件等);3.1.11劳动合同书(合同原件,续签意见表)3.1.12其他可供参考材料。3.2培训档案3.2.1培训合同和协议3.2.2培训相关资料及获得证书复印件;3.3绩效管理档案3.3.1员工季度绩效考核表3.3.2将员工绩效考核相关资料按季度规整3.4员工异动档案3.4.1试用期员工转正表;3.4.2内部员工调动流程表;3.4.3任免文件;3.4.4奖惩文件;3.5员工离职归档3.5.1辞职申请报告；3.5.2

3、员工离职申请单(主要适用于公司中高层管理人员和职能人员)；3.5.3员工离职审批表；3.5.4离职工作交接单；3.5.5劳动合同解除协议4权责职能人员档案的建立和管理归人力资源中心员工关系专员；一般员工的档案建立和管理归子公司人事管理员，各人事管理员应在人力资源中心员工关系专员的指导下，完成所属单位的人事档案建立更新工作。5员工信息管理相关规定5.1基础管理5.1.1原则：电子档案建立及时，并及时更新完善；纸质档案归档及时，排列有序，层次清楚，整理规范；5.1.2新录用的员工，应该及时建立档案，同时更新电子信息台帐；5.1.3档案按照在职人员和离职人员档案分开管理，按部门分类存档，5.1.4如

4、在职员工的基本档案资料有变动（如学历变动，身份证信息变动，学历职称变动时）职能中心应及时将相关资料交由人力资源中心归档，各个子公司应交由各人事管理员归档。5.1.5对员工进行考核，培训，奖惩等形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整，立卷归档的资料必须认真鉴别，保证材料的真实，文字清晰，手续齐备。5.1.6离职人员档案每月要进行清查，离职人员档案转递按人事档案托管相关规定办理，离职员工档案保存期限最长为2年，2年后方可销毁。5.2员工信息的查阅5.2.1如因公需查阅档案，需经部门负责人，人力资源总监，分管领导进行批准，下级员工原则上不得查阅上级员工档案，特殊情况下需经部门负责人，人力资源

5、总监，总裁审批后方可办理。5.2.2公司总裁，人力资源总监，分管负责人可直接通过人事管理员查阅员工档案5.2.3档案管理员应做好查阅登记工作，并签字确认5.2.4档案查阅注意事项：5.2.4.1严禁涂改，抽取，损坏档案材料5.2.4.2查阅者不得擅自泄漏档案内容,违者视情节严重,予以惩罚5.2.4.3原则上不允许员工本人自带档案流动,确有需要由档案管理方盖章确认后,接收方接收档案时需查阅封口是否完整6档案的销毁6.1公司任何个人或者部门未经允许不得擅自销毁公司员工档案资料6.2当某些档案到了销毁期时,由人事管理员填写公司员工档案销毁审批表,经分管负责人、人力资源总监审批后方可执行。7附则7.1

6、考核内容7.1.1电子版员工信息要求及时更新和完善，格式要求严格按照员工信息最新模版完成。各单位电子版员工信息报送时间为每月1日.并统一交由总公司人力资源中心员工关系专员审核。未按照规定时间完成的，每迟报1天扣5分，电子版信息完整真实及时更新30分，每缺少其中1项扣3分，扣完为止。7.1.2纸质版员工信息及时建立和完善，纸质版员工信息需严格按照上述办法执行，并保证纸质档案存放完整规范。人力资源中心员工关系专员将每个季度对人事管理员进行考核，定期到各单位进行审核，如未按规定要求完成的，缺少一项扣2分，扣完为止。7.1.3每月月底三表报送且格式标准，信息完整，要求各单位每月30号之前报回，未按照要

7、求报回的，每迟一天扣2分，每错一处扣2分，扣完为止。7.2奖惩办法为充分调动人事管理员的积极性，更好的培养优秀人事工作者，做到公平、全面评估各人事管理员的工作成效，建立奖励和惩罚通道。具体办法如下：7.2.1月补助：如上所述的情况，各人事管理员的工作成效直接与其补助挂钩，未按照要求和时间完成的单位直接在其人事管理员的月补助中扣除7.2.2评优活动：年终由人力资源中心组织召开人事管理员表彰大会，评出优秀单位及个人，颁发奖牌、奖状、奖品等7.2.3拓展训练：为优秀人事管理员提供由公司统一组织的拓展训练的培训机会，获得晋升和学习的机会8本办法从2012年5月起执行 人力资源中心二一二年五月七日附件：公司员工档案资料销毁审批表文件名称申请销毁日期申请销毁原因:申请人: 年 月 日分管负责人意见:签字: 年 月 日人力资源总监意见:签字: 年 月 日