第9章会议沟通课件.pptx
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1、第9章 会议沟通,9.1 会议沟通概述,9.1.1 会议目标(1)分享信息(传递信息)。(2)作出决策。(3)化解矛盾。(4)创新思维。(5)激励成员(士气)。,9.1.2 会议类型,会议按不同的类型划分,类别不同,主要有:(1)按会议的规模划分1)大型会议:股东大会;展销会;新闻发布会;全体员工会议等。2)中型会议:行政例会;代表大会等。3)小型会议:座谈会;洽谈会;部门会议;虚拟会议等。,(2)按会议的内容和性质分1)股东大会和董事会股份制企业会议的一种类型。参加人员:全体股东或股东代表;董事会成员内容:公司的重大事项,如公司章程的修订;公司利润的分配;新项目投资等。,2)常规性的员工会议
2、这种会议为常见会议类型。参加人员:全体员工;与会议内容有关的人员内容:通报新的政策;传达上级的指示精神;表彰先进;总结单位上一年的工作情况,布置下一年的工作等。,3)部门会议由部门负责人召集本部门成员召开的会议,一般规模不大。内容:通报部门情况;解决问题;融洽关系。有时突发事件出现,也需要召开部门会议立即解决。,4)座谈会(包括客户咨询会议)企业对内对外的一种沟通方式,目的性强,会议的时间短。参加人员:比较复杂,可以来自单位各部门,也可来自社会各方面。内容:了解对一些问题的看法,搜集一些意见等。,5)展销会和业务洽谈会展销会是一种开放式的会议形式,主要以营销为目的。洽谈会主要是以谈判的形式出现
3、,要求较高。,6)新闻发布会这是一种对外的开放性会议形式。一般在企业出现危机事件,或有新产品问世等重大事项时采用这种会议类型。新闻发布会运用领域较广。,7)一对一会议(虚拟会议)这是一种特殊的会议类型,在企业中一般以聊天、交谈、聚餐(会)等形式出现。这种会议类写那个对于了解情况、收集信息非常有意义。,9.1.3 会议的组织原则,(1)目的要明确。(2)决策要果断。(3)反应要灵活。(4)职责要分明。(5)互相要配合。(6)会议要节俭。,9.2 会议的准备工作,9.2.1 成立会议的筹委会或秘书处。这一般是指大型会议。筹委会或秘书处成员要分工明确,互相协作,在会议材料的准备、分发,会场的确定、布
4、置,参会人员的迎送、餐饮等方面都要做好工作,确保会议顺利进行。9.2.2 拟定相关文件(1)会议通知、请柬、邀请函等。(2)会议议程(3)会议日程安排(4)会议的经费预算(5)会议的策划方案(一般很少用),9.2.3 选择确定参加会议的人员。根据会议的内容、重要性,确定参会人员。参会人员:人数、级别(身份);会议的代表&会议的嘉宾&特邀代表等。会议参加人员选定的原则:(1)首要原则是少而精(2)信息型会议所有需要了解信息的人参加(3)决策型会议对问题的解决有所贡献,对决策有影响的权威人士,以及能对执行决策做出承诺的人参加(4)你需要对那些未在会议邀请之列的关键人士做出说明,9.2.4 做好会场
5、的布置,会场安排因会议性质、规模、内容不同而不同(1)会场选择和布置应注意的问题:1)根据人数多少选择会场大小2)会场交通要方便3)会场环境要安静,无噪音干扰4)会场卫生要干净,通风条件、隔音效果都要好5)会议所需的设备要齐全:音响、投影仪、白板(笔)、电源、席卡6)安全措施要到位,(2)座次安排重要。1)礼堂式。一般用于大型会议;全体股东大会;全体员工会议或新闻发布会。2)U型(椭圆型、长桌型)一般用于部门会议或贸易洽谈会等小型会议。3)圆桌型一般用于多方会议,而且在地位上不宜区别开来的人员宜用这种会议座次。,4)V型一般用于宴会或培训会,一方面可以听讲,一方面可以讨论。5)课桌型与礼堂型相
6、似,只是会议的规模或等级小于礼堂式,更多的用于内部会议沟通。6)半圆形或马蹄型一般是领导会见时运用。,9.3 会议日程安排,一、会议日程安排的作用1.保证会议按一定日程有序进行2.方便与会人员,使与会人员清楚知道会议经过和内容3.提供了组织者和参会人员之间、参会人员之间的沟通的平台4.树立了会议组织者的良好形象,9.3 会议日程的安排,9.3.1 会议日程安排包括的具体内容(1)会议举行的时间、地点。(2)会议要讨论和解决的问题即议题及其类型:(3)每项议题的负责人和介绍人。(4)每项议题所需要的时间。(5)会议的名称(6)其他:休息安排;社交等,9.3.2 会议日程安排的具体写作:资料:“格
7、力”空调合肥地区销售部决定于2008年1月15日在合肥桐江饭店召开各销售点(包括三县)负责人会议。会议主要是表彰2007年销售先进单位,并布置2008年销售任务及具体落实情况。会议日程安排格力.doc,9.3.3 会议决策的方法,(1)权威决策法。(权威型)往往由领导决定或会议主席对问题的解决方法做出最后的决定。优点:快速、高效缺点:有些成员没有表态或赞成。(2)多数/投票表决决策法。(表决型)大多数人通过投票的方式进行决定,一般来说被认为是比较公正的。优点:速度快;缺点:可能造成群体内部成员分裂。,(3)趋同决策法。(咨询型)将问题及方法都写出,让与会人员选择,根据群体的大致倾向,由领导最后
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