酒店管理采购--采购成本的控制与管理——集团连锁酒店管理公司课件.pptx

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1、采购成本的控制与管理集团连锁酒店管理公司,控制采购成本对一个企业的经营业绩至关重要。采购成本下降不仅体现在企业现金流出的减少，而且直接体现在产品成本的下降、利润的增加，以及企业竞争力的增强。由于材料成本占营业成本的比例很高，因此，控制好采购成本并使之不断下降，是一个企业不断降低产品成本、增加利润的重要和直接手段之一。在半年时间里，我们积极对采购成本进行管理和控制，并不断完善采购管理制度。,2023/3/18,叶予舜,1,采购成本的控制与管理,2023/3/18,叶予舜,2,建立、完善采购制度，做好采购成本控制的基础工作,采购工作涉及面广，并且主要是和外界打交道，因此，如果企业不制定严格的采购制

2、度和程序，不仅采购工作无章可依，还会给采购人员提供暗箱操作的温床。完善采购制度我们从以下几个方面做起：,2023/3/18,叶予舜,3,建立、完善采购制度，做好采购成本控制的基础工作,2023/3/18,叶予舜,4,建立严格的采购制度。建立严格、完善的采购制度，不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间扯皮，还能预防采购人员的不良行为。采购制度应规定物料采购的申请、授权人的批准权限、物料采购的流程、相关部门（特别是财务部门）的责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。比如，可在采购制度中规定采购的物品要向供应商询价、列表比较、议价，然后选择供应商，并把所选的供应商及其报价填

3、在请购单上；还可规定超过一定金额的采购须附上三个以上的书面报价等，以供财务部门审核。建立供应商档案和准入制度。对企业的正式供应商要建立档案，供应商档案除有编号、详细联系方式和地址，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。企业的采购必须在已归档的供应商中进行，供应商档案应定期或不定期地更新，并有专人管理。同时要建立供应商准入制度。重点材料的供应商必须经质检、物料、财务等部门联合考核后才能进入，如有可能要实地到供应商生产地考核。建立价格档案和价格评价体系。采购部门对所有采购物资建立价格档案，对每一批采购物品的报价，首先与归档的材料价格进行比较，分析价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能

4、超过档案中的价格水平，否则要做出说明。对于重点物资的价格，建立价格评价体系，由单位有关部门组成价格评价组，定期收集有关的供应价格信息，来分析、评价现有的价格水平，并对归档的价格档案进行评价和更新。建立材料的标准采购价格以进行比价采购。财务部对所重点监控的物资根据市场的变化和产品标准成本定期定出标准采购价格，促使采购人员积极寻找货源，货比三家，不断地降低采购价格。通过以上四个方面的工作，虽然不能完全杜绝采购人员的暗箱操作，但对完善采购管理，提高效率，控制采购成本，确实有较大的成效。,建立、完善采购制度，做好采购成本控制的基础工作,2023/3/18,叶予舜,5,降低材料成本的方法和手段,2023

5、/3/18,叶予舜,6,通过付款条款的选择降低采购成本。如果企业资金充裕，或者银行利率较低，可采用现金交易或货到付款的方式，这样往往能带来较大的价格折扣。把握价格变动的时机。价格会经常随着季节、市场供求情况而变动，因此，采购人员注意价格变动的规律，把握好采购时机。这样无形中给企业创造了经济价值。以竞争招标的方式来牵制供应商。对于大宗物料采购，一个有效的方法是实行竞争招标，往往能通过供应商的相互比价，最终得到底线的价格。此外，对同一种材料，应多找几个供应商，通过对不同供应商的选择和比较使其互相牵制，从而使单位在谈判中处于有利的地位。向制造商直接采购或结成同盟联合订购。向制造商直接订购，可以减少中

6、间环节，降低采购成本，同时制造商的技术服务、售后服务会更好。另外，今后我们的努力方向是：有条件的几个同类单位结成同盟联合订购，以克服单个单位购数量小而得不到更多优惠的矛盾。选择信誉佳的供应商并与其签订长期合同。与诚实、讲信誉的供应商合作不仅能保证供货的质量、及时的交货期，还可得到其付款及价格的关照，特别是与其签订长期的合同，往往能得到更多的优惠。充分进行采购市场的调查和信息收集。一个企业的采购管理要达到一定水平，应充分注意对采购市场的调查和信息的收集、整理，只有这样，才能充分了解市场的状况和价格的走势，使自己处于有利地位。,2023/3/18,叶予舜,7,降低材料成本的方法和手段,实行战略成本

7、管理来指导采购成本控制,2023/3/18,叶予舜,8,实行战略成本管理来指导采购成本控制,估算供应商的产品或服务成本。我们以前的采购管理只是过多强调公司内部的努力，而要真正做到对采购成本的全面控制，仅靠自己内部的努力是不够的，应该对供应商的成本状况有所了解，只有这样，才能在价格谈判中占主动地位。可以通过参观供应商的设施，观察并适当提问以获得更多有用的数据；甚至为了合作，明确要求供应商如实提供有关资料，以估算供应商的成本。在估计供应商成本并了解哪些材料占成本比重较大之后，可安排一些使自己在价格上有利的谈判，并尽可能加强沟通和联系，即与供应商一起寻求降低大宗材料成本的途径，从而降低自己单位的材料

8、成本。进行这种谈判，要始终争取双赢的局面。以达到与供应商建立长期良好的合作关系。对竞争对手进行分析。对竞争对手进行分析的目的是要明确我方与竞争对手相比的成本态势如何。我们的优势在哪里，对手的优势在哪里，优势和劣势的根源是什么，是源自于我们与竞争对手战略上的差异，还是源自于各自所处的不同环境，或是单位内部结构、技术、管理等一系列原因。然后从消除劣势，保持优势入手，制定在竞争中战胜对手的策略。通过对竞争对手的分析，找到努力的方向，在竞争中保持先机。,2023/3/18,叶予舜,9,酒店物料采购程序,2023/3/18,叶予舜,10,物料申购单形式与种类,酒店通常使用的物料申购单中应有详细的物料相关

9、资料，如：序（代）号、物料名称、物料规格、记数单位、目前库存申购数量、要求到货时间、上次进货时间和数量单价及本次申购供货商的报价、供货商数据等并有财务结算方式和仓务或使用部门、采购部门、财务总监和具体分管领导及总经理的签批。,2023/3/18,叶予舜,11,酒店的经营物料可分成四类,2023/3/18,叶予舜,12,补仓室的申购,当一个酒店通过试运行调整后，各部门的经营状况基本趋于稳定，在各使用部门或酒店财务总仓，任何一类酒店经营物料都需要有一个存量，存量额怎样制定呢？必须从五个方面考虑：流动资金状况固定资产的配备情况本期预计的客流量物料的采购周期物料的保存期部门小仓库和财务总仓应根据上述五

10、个方面来制定物料的最低存量数和最高限量数。一旦有了这些规定，财务在会计运作中可合理利用流动资金、减少库存量，并能保证使用部门的正常经营的使用和物料的质量；同样仓管人员在见到库存量以达到物量存量的最低数值线时，这便是提出该物料申购的最佳时期，由采购部门专职采购。,2023/3/18,叶予舜,13,集中式的申购,一家酒店的办公用品及文化用品涉及到一个酒店对外形象，由于要考虑到下述几个因素，所以可由酒店的行政办公室来进行统一管理，统一提出申购。酒店管理之需的前台见客文具与后台操作作用文具的区分酒店管理人员的级别区分酒店视觉形象设计效果的统一行政办公室可以统计各方面的数据每月统一提出文具用品申购单，并

11、由行政办公室、采购部门、财务总监和总经理签批，由采购部门专职进行日常采访,2023/3/18,叶予舜,14,紧急需求的采购,紧急采购一般只限于紧急需求的情况下，价格并不是很大并在事先酒店政策允许的规定范围中进行，如：工程急修门开关零配件等经营中不常备的经营物料或常备物料，但某一时使用量超出常规的库存范围。遇到上述情况可以随时出单而不受常规的限定，单此类情况的采购首先可由采购部进行优先采购或在政策规定的范围中经部门经理同意后由使用部门进行紧急采购。,2023/3/18,叶予舜,15,部门所需物料的日常申购,酒店各部门在日常的经营管理中，需要大量物料，为了不占仓位，通常进货是直接存放在使用部门中的

12、，所以这批物料的短缺，均由使用部门直接提出物料的申购单，这些物料申购单的数量较大，涉及面较广，几乎所有酒店部门都有，因此在申购与审批过程中均需严格控制，考虑因素有下面两个方面：部门在提出物料申购单的时候，应详细了解该物料的现存数、每日用量、采购和审批期、目前物料的价格和涉及的成本因素、物料的质量情况有无需请采购部门寻找新的替代品种的建议等等。采购部门在接到使用部门的物料申购单后，应充分审阅并明确其内容，根据内容来寻找物料的供货商，并且在多家供货商之间进行寻价和询价工作。要了解物料的性能、用途、价格等等，使采购人员完全将使用部门物料采购意图落实在供货商的物料之中,使供货商了解酒店使用部门的物料的

13、真正用途,同时采购部门也将与供货商的谈判中,得到价格、质量等方面的信息，以便与其他供货商比较。,2023/3/18,叶予舜,16,物料采购程序,2023/3/18,叶予舜,17,物料的采购,物料的采购并非单是物料的购置，所以物料的采购过程中须考虑更多方面的情况，除名称外产地、规格、报价、批号、生产日期、有效期限、运输、包装和装运规格、存放、冰冻品含冰率、物料的净重、物料的生产季节、合同的签订方式、付款内容等等、这些因素在物料的采购中应随时考虑到，要由2-3家同类供货商的选择并寻价，在供货商背靠背的寻价中得到启发并如实向上级报考。有些重要的物料货长期供应的物料，还需签订供货合同，合同的条款须请专

14、家和上级主管的确认方可。在采购过程中，为使自己处于主动地位，应尽可能在事先取得经使用部门认可的物料样品和支付供货商最少量订金，待符合样品物料的全部到货后，再支付一定比例的货款，并有一定数额的尾款，以防物料中有不符合样品的物料夹带。采购部门在落实使用部门的申购任务时，应严格遵守申购单上的规定，在采购中由于时间、价格、质量、等因素的变化而定购不到某一物料时，应急时通知申购部门。如果需要进行物料调整或寻找代用品时，需由申购使用部门主管、财务总监和高级管理人员签署的物料样品确认书同意后方可。采购部门若发现申购单上的物料，属于新近增加而以往是未曾采购过的物料，采购部门应将新采购物料样品确认书一起保送财务

15、总监，物料申购部门主管及有关专业人员验证签署后方可履行下一步的采购程。,2023/3/18,叶予舜,18,通过物料的验收给申购部门把关,物料验收部门是代表酒店监督采购程序时是正确与否的一个重要部门，常用物料是由验收部直接验收，而有些专业性较强的物料，通常须请使用部门的专业人员共同参与验收。在验收工作中可能会发现许多采购中存在的问题并可以在验收现场予以及时制止，从而减少酒店的损失。若发现有不符合酒店政策与程序，甚至有违法交易的行为，即可指出，同时及时上报有关领导请求给与帮助。验收人员需有较高的物料识别能力和质量确定能力，同时应具备公正、公平、公开、的工作态度，在验收过程中，采购人员应积极配合验收部门对物料的验收，在验收中须详细核对物料申购单，对照申购单中每一项内容是否与物料相符合，其中包括物料名称、规格、审定价格、审定数量、物料质量等等。在填写验收单时要详细说明实际验收的情况，表明验收时间、申购单的编号、发票及供货商名称，并在验收单上由验收人员和使用部门参与验收人员的签署，将验收单交与酒店成本部稽核成本；交与使用部门掌握经营成本和到货时间，交与总仓了解到货时间同时也应将验收单与发票、申购单等会计凭证交与会计部作为酒店支付物料供货商物料款的有效凭证。,2023/3/18,叶予舜,19,