采购管理组织课件.ppt

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1、采购管理组织,4.1采购管理部门的设置,4.1.1采购管理组织概述采购管理组织：企业内一个以采购管理中枢部门为核心、把责任和权限进行分解、组合，以履行采购管理各项职能所形成的一定的组织结构。采购管理组织的职能是通过一定的采购管理机构，确定与其相应的职位、职责和职权，并合理传递信息等一系列活动，将采购环节各要素连接成一个有秩序的有机总体。,4.1采购管理部门的设置,4.1.1采购管理组织概述组建采购部门的步骤：确定采购部门的组织结构为采购组织设立岗位，配置适当的人员确定采购部门人员配置明确采购部门的职责,4.1采购管理部门的设置,1、确定采购部门的组织结构（1）产品结构式：将企业所需采购的产品分

2、为若干类型，每一个或几个采购人员分成一组，负责采购其中的一种或几种商品的组织形式。这种方式可使采购人员对其经办的产品项目非常专业和精通，在采购作业中能够提高采购效率和采购质量。这种形式是最常用的建立方式，适合于所需采购的商品较多，专业性较强，商品间关联较少的企业。,产品结构式,4.1采购管理部门的设置,1、确定采购部门的组织结构（2）区域结构式：将企业采购的目标市场划分为若干个区域（国内、国际），每一个采购人员负责一个区域的全部采购业务。主管部门应就所采购的物品比较国内、国外采购的优劣，判定采购事务应该交给哪个部门处理。这种组织形式便于明确工作的任务和绩效考核，有利于调动员工的积极性并与供应商

3、建立良好的人际关系，也适合于交易对象及工作环境差异性大的企业。,区域结构式,4.1采购管理部门的设置,1、确定采购部门的组织结构（3）顾客结构式：将企业的采购目标市场按顾客的属性进行分类，每一个采购人员负责同一类的顾客。这种方式能够通过采购环节增强对顾客的个性化服务从而提高服务质量。适合于同类顾客较为集中的企业。,顾客结构式,4.1采购管理部门的设置,1、确定采购部门的组织结构（4）按采购过程设置的结构形式：按采购过程，把询价、比价、议价、决定等工作分别交给不同的人员来进行操作。这种方式适合于采购量价值巨大，事务繁杂，而且作业过程复杂，交货期长及采购人员众多的企业和机构，要求部门内成员密切配合

4、。,业务分工式,4.1采购管理部门的设置,1、确定采购部门的组织结构（5）综合结构式：综合考虑产品、区域和顾客三种因素的重要程度和关联状况。这种方式适合于有一定规模的企业在采购量较大，而且作业过程复杂、交货期长的情况下可以采用这种结构形式。,综合结构式,4.1采购管理部门的设置,2、为采购组织设立岗位，配置适当的人员根据采购具体的管理职能和组织结构,设定各个岗位,并进行人员的选择.设置岗位包括每个岗位的责任和权力的设置总经理采购经理助理采购人员,4.1采购管理部门的设置,3、确定采购部门人员数量采购部门在确定一个采购经理后，其余的部门成员数量应视具体情况而定。一般以能够满足工作的需要为标准，太

5、多就会增加成本，造成浪费；太少又会造成工作的延误，难以满足工作要求和工作任务。,4.1采购管理部门的设置,4、明确采购部门的职责物料来源的开发与价格调查请购单内容的审查交货的跟催与协调物料的退货与索赔采购计划与预算的编制采购制度、流程、表单的设计与改善对供应商的选择、评价与管理国外采购的处理,4.1采购管理部门的设置,4.1.2采购部门组织方式的优劣比较一贯作业的组织方式（产品结构式、区域结构式、顾客结构式）优点缺点分段作业的组织方式（按采购过程设置的结构式）优点缺点,4.1采购管理部门的设置,4.1.3采购部门的设置原则同企业的性质和规模相适应同企业采购目标、方针相适应同企业的管理水平相适应

6、,4.2采购管理部门的职责,4.2.1采购管理部门的功能凝聚功能来自于目标的科学性与可行性协调功能部门内部关系协调、组织与环境关系的协调制约功能每个成员拥有相应的权利，并承担相应的责任和义务激励功能良好的环境能激励采购人员的积极性、创造性和主动性,4.2采购管理部门的职责,4.2.2采购管理部门在企业中的隶属关系隶属于生产副总经理适合“生产导向”的企业 采购部门的主要职责是协助生产工作顺利运行，采购工作的重点是提供足够数量的物料以满足生产上的需求。而议价功能则退居次要地位。,4.2采购管理部门的职责,4.2.2采购管理部门在企业中的隶属关系隶属于行政副总经理适合生产规模庞大、物料种类繁多、价格

7、需要经常调整、采购工作必须兼顾整体企业产销利益均衡时采购部门的主要职责是获得较佳的价格和付款方式，以达到财务上的目标。但可能会出现产生延误生产部门用料时间，或购入品质不够理想的物料等问题。,4.2采购管理部门的职责,4.2.2采购管理部门在企业中的隶属关系直接隶属于总经理适合于生产规模不大，但物料或商品在制造成本或销货成本中所占的比率较高的企业 这种结构提升了采购部的地位与执行能力。此时采购部门的主要功能在于发挥降低成本的作用，使得采购部门成为企业创造利润的另一种来源。,4.2采购管理部门的职责,4.2.2采购管理部门在企业中的隶属关系隶属于资材部副总经理适合物料需求不易管制，需经常与其他部门

8、沟通、协调的企业 采购部门的主要功能在于配合生产制造与仓储部门，达成物料整体的补给作业,4.2采购管理部门的职责,4.2.3采购部门与其他部门的关系采购与销售部门的关系：一种相互反映关系采购部门的采购计划最终是来源于销售部门的销售预测上，而销售部门的销售目标的实现也需要采购部门的供应的保证。采购部门在市场上获取的信息可为销售部门所用。采购部门还可根据客户的个性化需要，提供超出常规的服务，为销售部门与客户建立良好的关系提供支持。,4.2采购管理部门的职责,4.2.3采购部门与其他部门的关系采购与生产管理部门的关系：信息互动、互为协作的关系。生产部门的生产计划与物料需求计划是采购部门制定采购计划，

9、执行采购活动的依据生产部门作为物料的使用者，可以为采购部门提供关于物料质量和生产进度方面的信息采购部门的物料获取情况是生产部门制订、调整生产计划的依据。,4.2采购管理部门的职责,4.2.3采购部门与其他部门的关系与仓储管理部门的关系：合作采购部门是仓储管理部门的库存政策所需诸多信息（提前期、价格趋势、替代品）的最合适的提供者。仓储管理部门提供的所需商品名称、时间、数量，也是采购部门实施采购活动的依据。,4.2采购管理部门的职责,4.2.3采购部门与其他部门的关系与财务部门的关系：在对应付账款、计划和预算方面相互作用采购部门提供给财务部门的信息是其进行公司发展和管理预算及确定现金需要量的基础。

10、财务部门的合理预算会对采购部门产生一定的监督作用，抑制一些腐败和浪费行业的发生。采购部门运作的有效与否也可以作为衡量财务工作好坏的依据，因为会计体系不够精细，就不能发现由采购决策失误所造成的效率低下。,4.2采购管理部门的职责,4.2.4相关部门的职责,4.2采购管理部门的职责,4.2.4采购部门的职责作业层,4.2采购管理部门的职责,4.2.4采购部门的职责管理层,4.3采购人员,4.3.1采购人员的基本素质要求职业道德爱岗敬业：最基本的职业道德（任何工作的出发点）诚实守信：言行一致，诚恳待人廉洁自律：志士不饮贪泉之水客观公正：公平正直不偏袒坚持原则：按规定程序操作，依法办事优质服务：,4.

11、3采购人员,4.3.1采购人员的基本素质要求职业道德对采购人员的重要性（P.184）良好的职业道德能促使采购人员保护国家和社会公共利益保证企业通过采购增长效益，节约成本促进公平竞争，提高采购透明度有利于企业建立良好的公众形象，规范自身行为，遵守市场规则与法律约束,4.3采购人员,4.3.1采购人员的基本素质要求职业素质采购专业知识：掌握市场细分策略及产品、价格、渠道、促销方面的知识采购理论知识：供应商的选择、评估、管理和考核，物料供应商场调查，物料计划、库存控制等。采购业务知识：采购的操作知识、采购计划和预算的制定、采购的过程、订单的处理其他相关知识：政策、法律知识，社会心理知识，自然科学知识

12、；文化基础知识,4.3采购人员,4.3.2采购人员的招聘招聘原则高素质和多样性原则效率优先原则公平竞争、择优录取原则内部优先原则,4.3采购人员,4.3.2采购人员的招聘招聘方法和渠道内部征召：内部提升，职位转换外部征召：刊登广告、员工推荐、顾客推荐、大学校园招聘、在线招聘、就业机构推荐、专职猎头推荐,4.3采购人员,4.3.2采购人员的招聘甄选（选择合适的人）对申请者的背景进行调查教育经历、工作经历、个人品质、人际交往能力、工作能力心理测试智力测验、个性测验、能力倾向测验情景模拟笔试和面试笔试：了解被测试者的知识广度和深度面试：了解应聘者的个性特点、态度、随机应变能力、形象、气质等综合素质,

13、4.3采购人员,4.3.3人员的培训开发员工培训需求分析寻找企业需求、工作任务需求、个人能力结合的最佳切入点制定员工培训计划确定培训对象时要考虑的重要原则：（1）急需原则（2）关键性原则（3）长远原则确定员工的培训内容企业文化；文化知识普及和提高；协调人际关系；知识更新、行业前沿；管理技能；确定培训的类型和方式类型：新员工入职培训、岗前培训、上岗后的适应性培训、专业技术人员培训、管理人员培训方式：在职培训、离职培训,4.4优秀采购团队的组建,4.4.1采购组织的团队概念所谓采购组织的团队就是让员工适当打破原有的部门界限,直接面对供应商和企业采购战略目标并对公司的总目标负责，以群体和协作优势赢得

14、竞争主导地位的组织形式。采购组织目标的实现需要靠团队整体的配合与协作。这个团队由知识技能可相互补充的人组成，以团队任务为向导，为实现共同的绩效目标，具有相对独立的决策权和执行权。,4.4优秀采购团队的组建,4.4.1采购组织的团队概念采购组织的团队一般可分两类:项目采购团队：项目性成员来自公司各部门的专业人员，为完成某一特定采购项目组织在一起，项目完成，团队即宣告解散。采购工作团队：长期性主要从事日常经营工作,4.4优秀采购团队的组建,4.4.1采购组织的团队概念采购团队的特征：共同的采购目标职能部分共享角色适当分工信息沟通顺畅成员知识互补,4.4优秀采购团队的组建,4.4.2采购组织团队的建

15、设在团队内部建立明确的共同目标管理者必须理解一般员工的需求，帮助他们树立共同的奋斗目标，使组织的努力形成合力。明晰的人员分工和角色认知采取职位说明来对角色分工进行细致的说明建立员工的归属感,4.4优秀采购团队的组建,4.4.3提高采购团队素质的途径1、进行采购人员的绩效考核采购人员绩效管理的根本目的是保证企业在一定时期经营目标的实现和员工个人工作能力的不断提高。质量绩效：供应商的质量水平、供应商提供的产品或服务的质量表现。数量绩效：储存费用指标，呆料、废料处理损失指标时间绩效价格绩效：衡量采购人员的议价能力采购绩效：衡量采购人员的工作效果的指标,4.4优秀采购团队的组建,4.4.3提高采购团队

16、素质的途径2、通过培训提高采购人员的工作效率采购的专业课程供应商管理、原材料的采购、采购与环境与采购相关的一些重要个人素质和技能沟通协调能力、解决问题能力,4.4优秀采购团队的组建,4.4.3提高采购团队素质的途径3、为各岗位配置合适的人高级主管人员任命制公开招聘一般管理人员工和采购人员考试录取,企业文化与采购（P.168）,8.2.1企业文化企业文化内涵企业在长期生产经营活动中确立的，被企业全体员工普遍认可和共同遵循的价值观念和行为规范的总称。企业文化通常以一句话或几个词来表达，但其内在实质却要丰富得多，而且经常随各种因素的变化而变化。企业文化是需要长时间积淀的。,8.2企业文化与采购的关系

17、,8.2.1企业文化企业文化的作用企业获利的核心作用：,8.2企业文化与采购的关系,8.2.1企业文化企业文化的作用利益驱动作用：制度是企业文化赖以生存的重要条件遵守制度能够获益导向作用企业共同的价值观念规定了企业的价值取向，使员工对事物的评判形成共识，有着共同的价值目标，企业的领导和员工为着他们所认定的价值目标去行动。完美的企业文化会从实际出发，以科学的态度去制立企业的发展目标，这种目标一定具有可行性和科学性。企业员工就是在这一目标的指导下从事生产经营活动。,8.2企业文化与采购的关系,8.2.1企业文化企业文化的作用约束作用企业制度是企业文化的内容之一。企业制度是企业内部的法规，企业的领导

18、者和企业职工必须遵守和执行，从而形成约束力。道德规范是从伦理关系的角度来约束企业领导者和职工的行为。如果人们违背了道德规范的要求，就会受到舆论的遣责，心理上会感到内疚。,8.2企业文化与采购的关系,8.2.1企业文化企业文化的作用凝聚、整合作用：共同的价值观形成共同的目标和理想，职工把企业看成是一个命运共同体，把本职工作看成是实现共同目标的重要组成部分，整个企业步调一致，形成统一的整体。这时，“厂兴我荣，厂衰我耻”成为职工发自内心的真挚感情，“爱厂如家”就会变成他们的实际行动。,8.2企业文化与采购的关系,8.2.1企业文化企业文化的作用融合、适应作用：企业各部门之间、职工之间，由于各种原因难

19、免会产生一些矛盾，解决这些矛盾需要各自进行自我调节；企业与环境、与顾客、与企业、与国家、与社会之间都会存在不协调、不适应之处，这也需要进行调整和适应。企业哲学和企业道德规范使经营者和普通员工能科学地处理这些矛盾，自觉地约束自己。辐射作用：通过各种渠道对社会产生影响。,8.2企业文化与采购的关系,8.2.2企业文化与采购的关系企业文化会影响采购人员的素质采购人员的素质会影响采购活动的质量。良好的企业文化对员工的思想、行为都起很大的导向和约束作用，对决策人做决策有很大的影响，影响到决策的可行性。企业文化上的差异，会影响采购策略,8.3 与采购相关的法规,8.3.1 采购法规（标准化）的作用确保采购质量为采购人员提供避嫌保护遏制腐败,8.3 与采购相关的法规,8.3.2 采购标准化的内容（政府采购）采购操作规程的标准化采购单位的申报及审核程序标准化采购方式的申报和审批程序标准化采购信息的公告程序标准化各种采购方式的操作规程的标准化采购文件的标准化采购信息公告的标准化招标文件及合同文本的标准化评标办法的标准化,8.3 与采购相关的法规,8.3.3与采购相关的法规中华人民共和国政府采购法中华人民共和国招标投标法中华人民共和国预算法中华人民共和国预算法实施条例中华人民共和国产品质量法中华人民共和国反不正当竞争法中华人民共和国价格法,