WORD文件排版要求及技巧课件.ppt

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1、文件排版要求及技巧,2023/3/17,演讲人：安朋朋,广州杰赛科技股份有限公司GCI Science&Technology Co.,Ltd.,二,设计文件排版指引,三,Word实用技巧,一,Word概述,自由交流,四,大纲,Word不过是用来打打字至多做一些简单的格式调整在绝大多数人眼中？动作如此简单，早已无师自通了,我们的目标,工作应用中的问题,80%人的认识,*,*,*,绝对是打开电脑就要面对的最熟悉不过的界面而问题所在？低效的工作一直在进行着,让操作实现自动化让版面充满艺术感让思想流淌在字里行间所有这些，都将属于你,WORD之道,Word界面通览与常规动作,常规动作,启动/退出(Alt

2、+F4),打开(Ctrl+O),新建(Ctrl+N),关闭(Ctrl+F4),保存(Ctrl+S),另存为(F12),走出Word操作误区,二,设计文件排版指引,三,Word实用技巧,一,Word概述,自由交流,四,大纲,Word实用技巧(1),快速定位拖动“垂直滚动条”：页面少时利用“文档结构图”：有大纲级别或标题样式时利用“选择浏览对象”：明确浏览对象时目标定位：明确定位目标时,快速选中文本在文本中双击左键选中词，3击选中一段在文本左侧，鼠标指针为“”时，单击选中行，双击选中段，3击选中全文；按住左键垂直拖动选中连续行利用键的扩展功能：选择大面积文本时利用“样式和格式”任务窗格的“全选”利

3、用“样式和格式”任务窗格当前格式名称右侧下拉列表中的“选择所有N实例”,Word实用技巧(2),Word实用技巧(3),灵活调整文件中表格宽度/高度直接在表格上按住鼠标左键调节（可配合键微调）在水平标尺上调节（影响表格宽度）键配合鼠标调节（平均分配各列）,Word实用技巧(4),活用“格式和样式”加载公司标准模板隐藏多余样式删除多余样式【需要提前注意什么？】快速选择相同样式进行排版,Word实用技巧(5),其它常用小技巧设置上标快捷键；下标，重复命令可以还原，如m2，米2 输入特殊数学函数：“插入”“域”“等式和公式”“Eq”“公式编辑器”；或“插入”“对象”“新建”对话框中“Microsof

4、t 公式3.0”查找/替换中巧用通配符：“*”代表任何内容、“？”代表一个字符，确定好查找/替换字符后只需要在“高级”中选中“使用通配符”英文字母大小写切换快捷键：局域网中多人同时操作一个文档,Word实用技巧,其它常用小技巧（续）配合快速选择文本提高格式刷效率重复上一次操作：键或，也可以使用宏选中全部文件后利用右键菜单中的“打印”批量打印文档利用临时取消自动编号功能【恢复？】利用“选择性粘贴”“粘贴链接”“无格式文本”保持2个区域内容同步变化【可衍生到与Excel间】使用“修订”和“批注”审核文件【如何恢复页面正常版面？】,Word实用技巧,常用快捷键,二,设计文件排版指引,三,Word实用

5、技巧,一,Word概述,自由交流,四,大纲,设计文件排版要求,总体要求,页面设置,页眉、页脚,目录,正文部分,图纸目录,排版指引-更新文件模版,将模板文件拷贝至本地计算机（保存路径自主）打开或新建任意WORD文档单击菜单“工具”中的“模板和加载项”在弹出的“模板和加载项”对话框中选择“管理器”,排版指引-更新内置模版,在“管理器”对话框中，单击左手边的“关闭文件”“关闭文件”换成了“打开文件”，单击“打开文件”,排版指引-更新内置模版,在“打开”对话框中，选择步骤1保存的模板文件，双击它打开。选中“模板文件”中的所有项（鼠标左键单击第一项，按住键盘Shift，左键单击最后一项即可）,单击中间的

6、“复制”将模板中的样式复制到Word的内置模板中（Normal.dot）,排版指引-更新内置模版,在弹出的确认窗口 中单击“全是。再单击“管理器”对话 框中的“关闭”键，更新完毕。,排版指引-套用模板,打开需要排版的文件（例：内蒙G网十一期配套可研文件），重复步骤一的第3和第4点，此时管理器对话框中左边显示的即为当前打开的文件。在“管理器”对话框中，选中内置模板（Normal.dot）中的所有项，单击中间的“复制”将当前文件的样式更新为内置模板（Normal.dot）的样式。如步骤一的第9点，在弹出的确认窗口中单击“全是”。再单击“管理器”对话框中的“关闭”键，套用完毕。,排版指引-设置页面,

7、单击菜单“文件”中的“页面设置”。弹出“页面设置”对话框，选择“页边距”选项卡，按照表41设置对应参数值。,表41 页边距参数,排版指引-设置页面,选择“版式”选项卡，设置参数如下：页眉：1.5厘米；页脚：1.75厘米；垂直对 齐方式：顶端对齐。,选择“文档网格”选项卡，设为：无网格。最后单击确定键，设置完毕,说明：目录和正文的页面设置统一。此步骤一般在套用模板时已自动更新，所以此步骤我们只作检查即可。,排版指引-设置页眉页脚,页眉设置：设置格式：双击页眉所在的位置，再单击“样式和格式”任务窗口中对应的页眉标准格式。检查，按照以下页眉格式要求进行检查。字体：宋体小五格式：图标在左（使用新的图标

8、），文件名称在右文件名称格式组成：单项文件：工程简称、设计阶段、业务区、专业名称、分册名称。单册文件：工程简称、设计阶段 破折号：（中文标点符号状态下输入）,排版指引-设置页眉页脚,页脚设置设置格式：切换到页脚，单击“样式和格式”任务窗口中对应的页脚标准格式。,检查。设置完毕，按照页脚格式要求进行检查：字体：使用宋体小五格式：第X页 共X页位置：居中页码编排：目录部分与正文部分一起编排,排版指引-设置标题,把光标放在需要设置的标题的位置，在“样式和格式”任务窗口中，单击对应的标题格式。例：标题一的设置其他标题方法同上。,注意：对于编写文件时候已经套了模板的文档，此步骤可省略，但必须注意标题编号

9、方式是否正确，不正确的按上面方法设置。,排版指引-设置段落,选中需要设置的段落，在“样式和格式”任务窗口中，单击正文格式：正文，正文（V1试）。,说明：对于编写文件时候已经套了模板的文档，此步骤可省略。但必须注意：文件中的乘号统一为“”（不使用“*”和“x”）。段落：左对齐，首行缩进2字符。,排版指引-设置正文项目列,格式设置：选中要设为项目列的段落，在“样式和格式”任务窗口中，单击对应的项目列格式即可。,排版指引-设置正文项目列,编号设置：当一篇文档中有多个同级项目列，在采用了上面的设置方法后出现编号续上节的情况时，用左键单击需重新编号的第一列，然后单击右键，在出现的下拉菜单中选择“重新开始

10、编号”即可。,排版指引-设置正文项目列,删除手输的编号：如果编文件时手输有项目编号，必须删除。,排版指引-设置正文项目列,检查 设置完毕后，必须注意检查段落设置，首行是否缩进2字符，行距是否1.5倍。制表位位置是否3.5字符。对于多级的正文项目列，还应注意编号模式是否按(1)、(A)、(a)依次设置。,排版指引-设置正文项目列,排版指引-设置图片,裁剪：单击图片，如果图片四边有太多空白，裁剪掉空白部分。调出“图片”工具栏（单击：视图工具栏图片）,排版指引-设置图片,选中图片（在图片任何一处单击），单击“图片”工具栏中的“裁剪”按钮。将裁剪指针移到裁剪边上，按住鼠标左键拖动到满意位置，松开鼠标裁

11、剪完成。,排版指引-设置图片,单击一次裁剪按钮关闭裁剪命令。居中：选中图片，单击“格式”工具栏中的“居中”按钮。取消缩进符：选中图片，拉动水平标尺的首行缩和悬挂缩进到0。,排版指引-设置图片,设置示图名称格式：在图片下一行输入图名（注意没有缩进符）。单击“样式和格式”任务窗口中的示图名称格式。注：编号会自动生成。编号规则：W.X.Y-Z，其中W：第W章；X：第X节；Y：第Y小节；Z：第Z张图（W、X、Y、Z为09阿拉伯数字）。如果过长，可以使图的编号为一行，图的名称为下一行。,排版指引-设置图片,删除制表位。把光标放在图名位置，单击鼠标右键，单击段落。,排版指引-设置图片,单击“段落”对话框中

12、的“制表位”按钮。,选中制表位位置，选择“清除”,排版指引-设置图片,缩放图形图中的字体大小应与正文大体一致，若相差太大，应改变图形的尺寸。选择图形，图形周围出现黑色小方块（选择句柄）把光标指向其中一个角选择句柄，此时指针变成了一个对角线方向的双方向的箭头。按住鼠标左键，拖动鼠标扩大或缩小图形，到满意大小时，松开鼠标。说明：图与示图名称应在同一页显示。若不在同一页，应按上面缩放图形的方法适当缩小图片，或把图片用分页符放到下一页（单击：插入分隔符分页符）。上下两张图之间如果没有隔着一行文字（不包括图示名称），应空一行（按回车键空一行）。,排版指引-设置表格,设置表名：在表格上一行输入表格名称（注

13、意没有缩进符），单击“样式和格式”任务窗口中的表格名称格式。注：编号会自动生成。编号应符合W.X.Y-Z，其中W：第W章；X：第X节；Y：第Y小节；Z：第Z张图（W、X、Y、Z为09阿拉伯数字）。如果过长，可以使表格的编号为一行，表格的名称为下一行。,排版指引-设置表格,删除制表位：跟步骤九图片方法一样（段落/制表位/清除）,设置格式：选中整个表格（单击表格左上角的十字箭头小方块）,排版指引-设置表格,单击“样式和格式”任务窗口中的“表格内容五号”或“表格内容小五”（看表格的大小决定）。,设置表格宽度和表框线宽：选中整个表格，单击右键，在出现的下拉菜单中选择“表格属性”,排版指引-设置表格,在

14、“表格属性”对话框中选择“表格”选项卡，在“制定宽度”输入：16cm。再单击“边框和底纹”按钮。,选择“边框”选项卡，在宽度一栏选择“1磅”，然后单击确定键。,回到“表格属性”对话框，继续单击“确定”键退出对话框，设置完毕。,排版指引-设置表格,注意：表格内容段前段后间距为0，并且不能将词组拆开成两行显示（纵横对齐居中在特殊情况下可以不采用）。若表格项目列比较多难于调整时,可以选择“表格属性”窗口中的“选项”，把表格边距调为“0”。,排版指引-设置表格,如果表格分页显示，需使用标题行重复。设置方法一：选中表格标题，单击菜单：表格标题行重复。,排版指引-设置表格,设置方法二：选中表格标题，单击鼠

15、标右键，选“表格属性”，选中“表格属性”对话框中的“行”，选择“在各页顶端以标题行形式出现”（单击前面的小方框打上勾），然后单击确定按钮退出窗口。,排版指引-设置表格,有合并单元格的表格，如果跨页需分拆表格。例如下表：,排版指引-设置表格,分拆情况如下：选择需要分拆的表格行（或把光标放在分拆行），按Ctrl+Shift+Enter回车键，分拆表格。,排版指引-设置表格,复制标题行，作第二个表头。复制合并单元格里的内容。,表格后应空一行。表格后跟有注释的除外。,排版指引-设置图纸目录,右键单击“样式和格式”任务窗口中的“(1)图纸目录”格式。选择“修改”在“修改样式”窗口中单击左下角的“格式”按

16、钮。选择“段落”，在“段落”窗口中设置：首行缩进2字符，其余设置为0。选中整个预先输入的图纸目录（注意图名与图号之间用“Tab”键隔开），单击“样式和格式”任务窗口中的“(1)图纸目录”格式。,排版指引-设置目录,插入目录若原文档没有目录，我们必须先插入目录，步骤如下（5步）：在首页首行输入“目录”两字，单击“样式和格式”任务窗口中的“目录标题”格式。选择菜单：插入/引用/索引和目录,在“索引和目录”窗口选择“目录”选项卡，设置如下：选中页码和页码右对齐格式来自模板，显示级别2级,单击“确定”按钮。,若系统询问“是否替换所选目录”？选择：”是”,排版指引-设置目录,更新目录若原文档原已有目录，

17、我们只需要更新目录，步骤如下（3步）：设置目录标题：把光标放在目录标题位置，单击“样式和格式”任务窗口中的“目录标题”格式。,修改目录标题的字符间距：把目录两字之间的空格删除，然后右键单击“样式和格式”任务窗口中的“目录标题”格式，选择“修改”。,排版指引-设置目录,在“修改样式”对话框单击“格式”按钮，选择“字体”,在“字体”对话框把字符间距设为：加宽10榜,排版指引-设置目录,单击“确定”键退出字体对话框，再单击“修改样式”对话框的“确定”键退出修改对话框，设置完毕。更新目录：单击目录任一位置，选中整个目录后单击鼠标右键，在出现的下拉菜单中选择“更新域”，出现“更新目录”窗口。,排版指引-

18、设置目录,在“更新目录”窗口，选择“更新整个目录”后单击“确定”键。,设置完毕后，在目录外任一位置单击鼠标左键，取消目录的选择（目录由黑亮显示变为正常）。,排版指引-设置附表,附表设置有2项：标题正文设置、页面设置标题和正文的设置（3点）：附表标题：黑体14号；合并居中，名称必须包含工程名称。,排版指引-设置附表,正文：宋体10号，垂直居中；西文使用10号Times New Roman。表格说明字体使用宋体12号。,单元格内容允许多行：把光标放在需分行的分界处，按住键盘的“Alt”键，同时按“Enter”键即可（必须注意分行时不可分离词组）。,排版指引-设置附表,页面设置,页脚：宋体9号；“第

19、页，共页”居中。,打开“页面设置”窗口,选择“页眉/页脚”选项卡,选取页码格式,排版指引-设置附表,设置页码字体格式,排版指引-设置附表,页边距：上2.5，下2.5，左1.9，右1.9，页眉1.3，页脚1.3。居中方式：页水平居中，垂直不居中。,续表重复标题栏：在页面设置“工作表”中设置：,排版指引-设置附表,说明：Excel表的标题不应放置在页眉，而应在Excel表中。打印缩放比例应在90至100之间。,二,设计文件排版指引,三,Word实用技巧,一,Word概述,自由交流,四,大纲,自由交流,平时排版时都遇到了哪些困难排版中自己总结的经验分享通过本次讲解大家学到了哪些排版方面的知识进行文件排版时需要注意的内容,感谢观赏广州杰赛科技股份有限公司,2009 GCI Science&Technology Co.,Ltd.,