批发市场管理制度.doc
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1、批发市场管理制度 目 录 一、 公司简介二、 行政组织架构(2005年6月13日)三、 各工作模块职责、岗位说明书、工作流程规定a) 市场经理工作责权划分 总经理秘书岗位职务说明书b)c)d)e)f)公司简介 广州市白云区东旺批发市场有限公司 市场经理岗位职务说明书广州市白云区东旺批发市场有限公司 总经理秘书岗位职务说明书 市场办公室客户服务 l 客户服务职责l 客户服务主管岗位职务说明书 l 客服代表岗位职务说明书 l 客服前台文员岗位职务说明书 l 客服工作细分安排表l 客服务主要工作流程说明l 客服工作流程(租赁、转让、广告、进退场交接) l 客服市场分析工作安排 l 受理消费者投诉处理
2、程序 返回客户服务职能:1、物业租赁工作职能(1)协助制订市场物业租赁方案,并根据租赁市场行情和客户经营状况,及时提出调整、修订意见,保证租赁方案的正确性、合理性,确保市场物业获得最好的租赁收益。(2)负责日常的商铺、仓库租赁业务,根据客户的需要,办理各种租赁手续。(3)负责市场的推广工作,提高市场知名度,促进客户经营效益,提高出租率和租赁效益。2、市场经营业务职能,(1)组织市场信息调查,及时搜集市场信息、客户信息、周边信息、同业信息,并归纳分析及时向上反馈。(2)组织执行市场推广、宣传工作计划,根据客户的需求,策划市场营销策略,营造市场经营气氛。吸引客户进场经营和购物。(3)保持与租户的联
3、系,了解客户的经营状况和对公司管理服务工作的意见,处理租户对管理服务工作的投诉,重大问题及时报请公司上级部门或公司领导处理解决。3、客户服务工作职能(1)以顾客的需求为服务宗旨,根据市场经营管理和客户的需要, 制订全面的综合服务计划和流程,落实服务措施。(2)建立完善服务体系,规范服务标准和工作规程,抓好员工的服务素质、技能培训工作,满足客户的服务需求。(3)受理客户的投诉、根据客户的要求和需要,协调其它部门为客户处理投诉、解决问题,并提供各种咨询、帮助和维修或其它服务,满足客户的需求。4、商品质量管理工作职能(1)负责对市场商品的质量监督管理工作,制订商品质量管理制度,做好经营客户的宣传教育
4、工作,配合做好管理。(2)组织日常的商品的质量监督巡查,及时对外观不合符标准和属于劣质商品进行查处、清理;对发现严重违反商品质量管理的客户,上报有关部门处理。(3)协助政府及其他职能部门,对市场进行商品质量检查,协调处理违反有关规定的客户。5、其它工作职能(1)积极配合市场管理部门的日常工作,协调查处各种违章行为。(2)配合政府其他职能部门,在市场开展的各种工作。(3)完成领导布置的其他工作。 l客服工作细分安排表 说明: 1、通过将市场进行分区管理,明确各工作岗位的主要任务和职责,利于工作的开展和落实;2、 展各岗位所负责的工作内容的同时如需要协助,其他人员必须无条件服从、配合和支持;3、结
5、合以上岗位的要求将服务的范围(569间)划分如下:南区客服专员由苏仲杰担任负责南排40 间、中一排 50 间、中二排54 间、C座(A1-A3)64 间共206铺位;中区客服专员由由张诚昌担任负责中三排60 间、中四排58 间、C座 60间共178间铺位;北区客服专员由周英伟担任负责东排14间、中五排30 间、中六排30间、中七排30间、北批排54+27间共185间铺位;客服前台文员由张静文担任并协助其他人员的日常工作; 4、 每天始终保持最少有一人为客户服务,其他人员在市场各自做好自己的工作,随时协助; 客户服务部返回广州市白云区东旺批发市场有限公司 客户服务主管岗位职务说明书 返回 广州市
6、白云区东旺批发市场有限公司 客服代表岗位职务说明书 返回 广州市白云区东旺批发市场有限公司 客服前台文员岗位职务说明书 返回客户服务部主要工作流程说明 一、合同签订流程说明1、合同签定包括所有铺位和仓库的新租、续租、转租、临租和调租。2、按公司规定的租赁条件填写合同二份、合同审批表和铺位交接表各一份。转租的铺位需双方档主亲自到管理处签字,并带齐相关资料和证件。新租的铺位签订合同及相关管理规定,并需留下档主身份证复印件。3、合同审批表先由客户部主管审核签名,再交由财务部复核、确认已收款并在合同审批表上签名盖章,最后将资料交市场经理审批并加盖合同章。合同一份交客户并签收,另外的一份合同和资料交财务
7、主管签收归档。*铺位过户公司收取每间2000元过户费,由双方档主协商支付。夫妻过户的,提交结婚证明书根据公司规定,可免收过户费,只收取20元工本费/间。二、交、收铺位/仓库流程(一)、进场流程1、客户服务部人员根据合同条款填写铺位/仓库交接记录表,交客户部主管确认,财务部确认已收费。2、物业部、客户服务部会同交铺位/仓库,租户验收合格签名确认,交钥匙。3、装修申请。由物业部审核有关用料、电路等,合格后签发装修许可证。4、市场管理部办理装修人员出入证,注明有效期,收按金。5、物业部、市场管理部施工现场监督。装修完毕后,由物业部验收,验收合格出具证明通知财务。6、由市场管理部核销装修人员出入证,通
8、知财务退回所有按金。(二)、退场流程1、客户服务部人员填写合同终止通知书,客户主管确认。2、物业部、客户服务部会同对铺位/仓库进行退铺验收,验收合格,在合同终止通知书上签名确认,租户同时在合同终止通知书和交接记录表上签名确认,收回钥匙交财务部。3、合同终止通知书经市场经理审批后,租户结清有关费用,由财务部退回按金。(中途退场的财务部进行冲按金处理)(三)、维修流程维修首先报客户服务部,由客户服务部通知物业部。工程人员接到通知后,即到现场查看维修,并将结果反馈给客户服务部。三、违规铺位处理流程的说明:1、当月18号前未交租金及其他费用的档口,发出催缴通知书,并由客户服务部人员上门催缴。2、25号
9、前仍不交费的,即进行停水、停电处理(未开门营业的铺位,寄发通知书的当天给予停水、停电处理)。3、30日仍未缴款的,联合部门进行封铺。封铺10天后客户部联同工程部、市场管理部和工商部门对铺位/仓库进行开封,并对铺位/仓库的物品进行拍照、清点和登记,物品另存公司仓库,铺位收回另行出租。返回客户服务(租赁)主要工作流程 一、 铺位/仓库预定流程: 二、 三、铺位/仓库交接流程 铺位/仓库合同签订流程: 四、违规铺位处理流程: 经营服务部工作流程一、铺位/仓库租赁工作流程 二、代理客户转让铺位(必须二人同时操作) 签订合同 铺位交付使用(即铺位交接) 代理客户转让铺位1、 租户确认与我公司签约, 1、
10、填写交接表 1、由业务员建议代2、财务交款 理价格、填写受理 由我公司拟写租赁合同。 2、会同管理部到铺位交接 2、由业经理、财务经理联合制定价格 2、财务交款 3、由租户验收后,确认签收 3按代理客户转让铺位工作流程完成相关工作 3、租赁部经理审核合同 4、交接表归档 4、总经理办盖章 5、双方各执一份合同 办理进场手续流程表 返回 办理退场手续流程表 市场分析1、 对经营环境、经营状态进行调查评价 (每季一篇)(1)、经营环境:包括本地段批发场的情况,同行业竞争对手的状况、交通运输状况、国家的有关政策调整。(2)、经营状况:包括场(每月一篇)(1)、从经营角度对市场管理进行评价,指出管理过
11、程中的优势和劣势,挖掘本场的价值点和增值点。(2)、根据掌握的场 (7月1日前完成)建立场 返回受理消费者投诉处理程序为了迎合市场经济的发展,办好东旺消费者满意市场,我们将以全新的面貌为消费者服务,以维护消费者利益为目标,解决消费者在我市场的各类投诉,树立我市场新风,特设以下解决消费者投诉的程序。 一、资料 公秤卡 受理投诉登记表(附:投诉记录薄) 调解书 二、消费者投诉的类型(即我市场处理投诉的范围): 短斤少两 产品质量 假冒伪劣商品 服务态度 经营行为不当 三、 消费者投诉受理流程 (一)、消费者在我市场遇到所买商品短斤少两(一小时内解决,并备案留底)。1、公称处商品过秤;2、经营服务部
12、或管理部受理投诉;3、管理人员当场调解;4、调解结果备案于受理投诉登记表 如调解不成功5、填写调解书;6、移交工商部门处理;7、处理结果予以备案。 (二)、消费者在我市场消费遇到怀疑产品质量问题和假冒伪劣商品并向市场服务中心投诉。1、客户服务部受理投诉;2、客户服务部与管理部调查了解情况,并进行调解;3、调解不成功,建议消费者将商品送到法定鉴定机构鉴定;如情况属实4、由管理人员与工商人员监督档主赔偿;1、客户服务部登记,备案于受理投诉登记表。 (客户服务部) (管理部) (三)、消费者投诉经营者服务态度差和经营行为不当。(当天内答复、解决并备案)1、服务中心受理投诉,登记于受理投诉登记表;2、
13、服务中心人员调查与处理;情况属实3、要求档主向消费者道歉;4、服务中心备案于受理投诉登记表。 返回 市场办公室市场管理 l 市场管理模块职责l 市场管理主管岗位职务说明书l 市场管理分队长岗位职务说明书l 市场管理员岗位职务说明书l 仓管员岗位职务说明书l 市场管理各岗位工作职责说明l 应急处理规程(火灾、水浸、)l 部门管理规定(违纪处罚、值班管理、宿舍管理、交接班、文明用语)l 市场消防安全管理规定l 仓库管理条例及仓管员工作守则(附出入登记表)l 卫生队工作规程返回市场管理模块一、工作任务做好市场的“三防”工作,维护市场的经营秩序,控制市场的超摆,保证市场交通顺畅和环境干净,协助其他部门
14、搞好市场经营,提升客户的满意度。 二、部门职责1 制定相应的工作计划,配合公司的整体发展目标和完成公司给部门所下达的各项工作指标。2 负责做好市场的“防火、防盗、防水浸”的工作,保证市场有良好稳定的经营场所。3 负责做好市场环境卫生的打扫清理工作,保证场内清洁。4 严格消防管理,落实消防责任制,及时消除消防隐患。5 控制市场超摆,积极疏导市场交通,指挥车辆停放有序。6 搞好治安管理,对市场进行巡查,控制市场的车辆出入,保证公司和客户财产不受损失。7 负责对市场内客户进行消防、治安的宣传工作,指导和提高客户的消防安全意识。8 积极地与客户做好协调沟通,妥善处理客户之间的关系,提高客户的满意度。9
15、 积极配合当地职能部门严厉打击违法犯罪活动。10 完成公司布置的各项临时工作任务。返回广州市白云区东旺批发市场有限公司市场管理主管岗位职务说明书 返回 广州市白云区东旺批发市场有限公司 分队长岗位职务说明书 返回 广州市白云区东旺批发市场有限公司市管员岗位职务说明书 返回 广州市白云区东旺批发市场有限公司 仓管员岗位职务说明书 返回 部门管理规定一、市场管理部违纪处罚规定如违反下列规定之一者,给予警告并罚款。签发过失通知书并扣当月工资30元,存放个人档案。1 当值时听收音机、看报纸、吃零食、吸烟等。2 当值不按规定统一着装,不修饰仪容、仪表或在公共场合污言。3 值班记录不规格,不按时填写,交接
16、事项不清楚。4 没有按时参加公司、部门业务培训、列会。5 在上级领导检查或值班分队长检查工作时态度恶劣。6 当班时,不按工作规定巡查辖区并作登记。7 当班时,对市场交通秩序混乱而不做处理。8 发现有违反公司管理规定的人和事不进行纠正。9 不按规定使用对讲机闲谈、开玩笑,不爱护或损坏公物。10 当值时,非工作需要私自进入客户铺位。11 在岗位上私自会客。12 在规定的吃饭时间,无故拖延回岗位超过10分钟。13 没经部门领导批准擅自调班。14 对公司所交代的工作,不能如期完成,而有没有正当的理由。如违反下列规定,签发严重过失通知书,并扣发当月工资100元,情节严重的开除或交职能部门处理。1 上班时
17、间擅自离开工作岗位、窜岗、睡岗。2 对上司不礼貌、顶撞、不服从上司合理的工作安排。3 对客人粗暴、随意漫骂与客户发生打架事件。4 没经公司领导批准,私自留他人住宿。5 蓄意损坏公司、客户财物。6 遇到突发事件,处理紧急情况时,故意行动迟缓,逃避。7 泄露公司有关机密。8 当值或非当值在市场内开客户的机动车辆。9 向客户索取小费,财物或私自收取停车费。二、值班员管理规定1 值班时,站、坐、走都要严格规范,以端正仪表给人稳重威武形象。2 衣裤鞋帽要整洁规范,不准留长发、怪发、胡须。3 见到公司领导、宾客要敬礼问好。4 上岗后及时熟悉区域内地形路线,设施分布。5 值班中高度警惕,严格检查出入市场车辆
18、,人员的证件,对可疑人员和事都要仔细询问盘查记录,根据事件大小急缓尽力处理并及时汇报。6 值班期间不准会客、聊天、看书、吃零食、吸烟以及与工作无关的其他事件。7 值班期间不准离岗、窜岗、迟到、早退。8 上班提前15分钟到达指定地点交接班,对物品的数量、质量、重点目标和值班情况交接清楚,并做好详细记录。三、宿舍管理规定目的:为完善公司的管理制度,加强员工的自觉性,让员工有一个良好的休息环境,保证市场管理工作的顺利开展,特制定本规定。1 制定宿舍值班制度,值班员对宿舍卫生进行全面的打扫,并对宿舍卫生实行监督管理。2 不得擅自带非本单位人员进入宿舍或留宿,特殊情况需留宿的,由个人提出申请理由,报公司
19、相关主管批准,方可入住。3 严禁在宿舍内打麻将或其他赌博等违法行为。4 不准在宿舍大声喧哗或酗酒闹事。5 住宿人员应节约用水,出入随手关灯或水龙头,杜绝浪费。6 注意安全防火,宿舍内禁止私自接配电线,装接电器,禁止使用电器煮食。7 宿舍电视机、收录机、音响的音量不能过大,晚上10:30宿舍禁止一切娱乐活动,以免影响他人休息。8 住宿员工应爱护公司财物,损坏公物照价赔偿。9 宿舍员工讲究卫生,折叠好自己的被单和蚊帐,摆放好各种生活用品。衣服不得随意乱挂。10凡离职员工限在离职之日起搬离宿舍,不得无故拖延。11凡在违反以上规定者,按公司制度给予警告、罚款或除名处理。四、交接班的管理目的:规范交接班
20、工作的程序,确保工作交接清楚,责任明确。一、提前15分钟达到指定地点(管理部办公室),由值班分队长整队集合,整理着装,点名报数。向本分队人员交代工作任务和注意事项,提前5分钟达到岗位进行交接班。二、交接班要求1 集合前禁止嬉笑、打闹、蹲、坐、抽烟等不良现象发生。2 接班员按要求着装,保持良好的仪容仪表。3 接班员必须在规定时间准时到岗位交接班,到岗后主动向队员敬礼问好,然后进行交接。4 清点物品,查看交接班记录,检查区域情况是否与值班记录相符。5 双方确认无误后,签名交接班,交班队员必须在接班队员签名后方可离开岗位。三接班的程序1 主动敬礼问好。2 清点物品是否完好,如有损坏应立即向值班分队长
21、报告,并要求上一班讲明原因,并做好记录。3 查阅上一班值班记录,如有没完成的工作继续跟进落实。4 共同检查区域,如有问题应立即通知值班分队长,并要求上一班人员作出解释,同时做好记。5 接班,在值班记录本上签名。四交班的程序1 提前30分钟清理岗亭卫生,整理物品,摆放整齐。2 做好值班记录,整理好有关证据。3 敬礼问好。4 把没完成的工作向接班人员交代清楚。5 带接班人员全面的检查区域。6 交班,在值班记录本上签名。7 交班后赶往指定的地点集合,参加班后的工作讲评。五、文明用语标准作业规程一、文明值勤基本用语1 称呼语:小姐、夫人、先生、同志、阿姨2 问候语:您好、早上好、下午好3 告别语:再见
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