新闻发布会流程【企业营销策划经典】 .doc
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1、新闻发布会流程一、流程说明(一)定义泛指通过媒体集中发布某消息而于固定时间固定地点举办的活动(二)主要目的通过对新闻事件的报道和炒作,扩大品牌知名度,创造咨询量,扩大招生(三)打开条件 中心有重大活动,需要进行新闻报道和炒作时。(四)其它说明1、常见的媒体发布会有:中心启动仪式、周年庆祝活动、主题活动、合作签约等新闻发布会2、活动的举办地点视活动的规格而定,常见地包括酒店会议厅、高校或政府部门会议中心、交流中心等;3、媒体发布会的举办根据需要而定,一般每年12次为宜。二、主流程序号步骤时间规范责任人执行人分流程起始时间用时(天)1成立会务组,制定计划、前期预热与日程准备发布会前20天半天校长、
2、市场经理或市场专员校长组建会务组,校长任组长,属下成员不少于5人,建议成员由市场人员1名、咨询师1名、咨询助理1名、网管1名、教质人员1名组成校长明确目的、主题、时间校长、市场经理费用预算市场专员制定前期推广计划(报纸、网络等)投放计划执行前2天1-2天市场专员市场专员媒体投放资料准备(广告、文稿、网页)发布会前15天,至少8天2周/1周执行前期推广计划(报纸、网络等)发布会前7天1小时校长校长、市场专员或公关公司)明确到会人员:政府、人才、信息产业、教育;学校、企业;青鸟领导;媒体半天会务人员1初步预约嘉宾发布会前5天1小时市场经理或市场专员确定具体日程2筹备发布会前5天半天市场经理会务人员
3、2联系场地,含音响准备、音乐/影像资料准备、茶水联络(购买)2-3小时会务人员1确认参会人员半天-1天会务人员1请柬准备、派送发布会前2天2-3小时会务人员3中心宣传资料准备半天-1天会务人员3新闻通稿、领导讲话稿、发布会后半程记者提问及答案(QA)的准备2-3小时会务人员4礼品准备:嘉宾礼品;记者车马费、礼品,记者礼品一项可选择1-2小时会务人员1拍照、摄像人员联络确定会务人员1主持人(或翻译)确定、沟通发布会前2天半天会务人员2布展物料准备,包括海报、易拉宝、背板、横幅、指示欢迎水牌,飘空汽球、拱形门,后两项可选择发布会前1天2-3小时全体会务人员资料和礼品装袋半小时会务人员1礼仪小姐的确
4、定2-3小时会务人员4布展物料准备,包括签到台、签到本/签到单、签字笔、桌签发布会前半天半天校长全体会务人员布展物料准备,包括鲜花、花篮、嘉宾胸花校长、市场专员内部接待人员确定,接待人员、礼仪小姐培训有关嘉宾和礼仪小姐揭牌或剪彩等重要环节彩排3现场实施发布会前半天3-4小时市场经理全体会务人员内部环境布展发布会前1-2小时40分钟-1小时校长、市场经理全体会务人员外围环境布展与发布会等时全体人员遵照会议日程执行市场经理或市场专员指派1-2名机动人员,进行调度,全场监督4分析总结,后续推广发布会后1-2天25-30天市场经理市场经理跟进新闻发布与深度报道市场经理活动分析与总结始终持续市场专员媒体
5、关系维护(长期保持联络)三、分流程实施规范一) 制定计划、前期预热与日程准备中心根据自身实际需要,由中心校长和市场经理商议,举办新闻发布会。1、 组建会务组中心根据自身条件和人员情况,组建会务组。2、明确目的、主题、时间1)明确目的:媒体发布会的目的一般包括:l 为中心提供一个新闻炒作的热点,通过报纸、电视、网络等各类宣传媒体对该热点事件进行宣传,进而让社会各阶层了解中心,以扩大北大青鸟和中心在当地的知名度和影响力;l 中心邀请现有的潜在学员或学员家长参加本次活动,促进部分潜在学员转化为正式学员;l 与相关政府、企业领导及新闻媒体的朋友建立良好关系,为将来的工作带来方便。2)明确主题发布会召开
6、前,校长与中心全体员工商议会议主题,明确一个适合新闻炒作的主题。一般而言,中心每年举办1-2次大型市场活动和新闻发布会,主题选择原则:l 当中心有重大事件发生时,如中心启动、揭牌仪式等;与合作伙伴的签约仪式;l 中心已经很长时间没有举办大型市场活动,中心招生量没有突破,市场部希望通过制造某个新闻热点来对中心进行炒作,提升咨询量,扩大招生。如周年庆典、编程大赛、毕业学员招聘会等。3)明确时间发布会召开前,校长与中心全体员工商议会议时间,具体到某月某日几点开始,几点结束。时间确定原则:以周为单位,如在工作日召开,宜放在后半周,如周三、周四。若确实需要在双休日举行,也请注意上午时间应该稍晚,比如10
7、点开始;如安排在下午,则适宜从15点开始。日期的确定注意以下原则:l 避免与社会重大活动的时间冲突新闻发布会应选择合适的日期,避免与国家或当地重大活动、重要纪念日相冲突,否则记者们大都会选择更为重要的新闻事件去采访,影响发布会效果。l 根据新闻发布会所邀请的对象不同,选择不同时间根据邀请对象身份的重要与否来进行时间选择,考虑顺序依次为:政府官员、总部专家、相关技术专家、新闻记者、潜在学员以及中心人员。时间一般选择在:周三周四:有政府部门的重要领导参加安排在周二到周四的工作时间比较合适,一般不宜选在双休日举行,因为这样给人一种“加班”的感觉,给领导和嘉宾的邀请带来不便。双休日的上午10时或下午3
8、时:当没有政府部门领导参加,或者潜在学员比较多的情况下选择周末比较合适。无论确定在什么日期,一般整个发布会过程应控制在2-2.5小时内为宜。l 其他原则符合中心目前市场情况的最佳宣传时间以中心目前人员条件为参考,预留充足的会议准备时间预留充足的会议嘉宾邀请时间,及会场确定时间。3、费用预算会议主题明确后,校长与市场经理商议会议规模,制定总体和分步骤的费用预算,末位数精确到十位。发布会各环节均须参考预算执行,尽量避免经费超支。费用一般包括以下方面的支出项 目说 明费 用 预 算前期推广此项为可选项。视会议内容重要程度决定取舍。因投放频率、投放规模、投放力度不同,费用不等。场地租金场地费用一般包括
9、了音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板等,有的场地含茶水服务,有的不含20004000元设备租金投影设备、音响设备、背景板、临时性装饰、摄像设备等住宿费用如有嘉宾来自外地,则需提前安排住宿,一般费用由中心承担;如果对方付费,也应该协助订房200500元/人餐饮补贴一般而言,会务组工作繁忙,往往需要加班,发放一定餐饮补贴是必要的50元/人/天礼品及车马费嘉宾的礼品和记者的车马费礼品视嘉宾身份而定。平面媒体记者车马费一般200300元/人,电视台记者车马费6001000元/组杂 费指临时性支出:如打印、传真、搬运、装卸、通讯等,一般难以准确预料建议准备2000元备用4、制定前期推广计划(报纸、网络
10、等)此项为可选项市场专员根据活动规模和预算,制定推广计划。推广计划要素:媒体选择建议选择当地主流报纸媒体1-2家,或当地热门网站投放频率如果是报纸,发布频率不低于2次/周;如是网络,持续时间不得少于一周投放时间以发布会前2周开始执行为宜,至少提前一周开始投放。5、媒体投放资料准备(广告、文稿、网页)此项为可选项市场专员根据推广计划需要准备投放广告/稿/网页。6、执行前期推广计划(报纸、网络等)此项为可选项市场专员执行推广计划。7、明确到会人员根据会议需要,选择与会人员。参加会议的人员一般分以下几类:l 政府部门领导(市区政府、人才,信息产业、教育领域);l 行业协会(学会)的领导,技术专家;l
11、 相关软件企业负责人,代表;l 兄弟院校领导;l 青鸟总部领导;l 加盟中心领导班子;l 新闻记者;l 在读或潜在学员及其家长。以上人员的邀请标准和要求如下表:嘉宾分类重要性必须邀请的场合可选择邀请的场合人数政府部门领导(市区政府、人才,信息产业、教育口)高揭牌仪式、周年庆典毕业学员招聘会23行业协会(学会)的领导,技术专家中编程大赛与其他单位,尤其是跨行业单位的合作签约仪式1相关软件企业负责人,代表中编程大赛、与其他单位合作签约仪式、毕业学员招聘会揭牌仪式、周年庆典23兄弟院校领导中中心启动仪式周年庆祝活动、主题活动、合作签约揭牌仪式12青鸟总部领导中揭牌仪式周年庆典、编程大赛、与其他单位合
12、作签约仪式、毕业学员招聘会12加盟中心领导班子高所有场合12新闻记者高所有场合至少6名在读或潜在学员及其家长中揭牌仪式、周年庆典、编程大赛、与其他单位合作签约仪式、毕业学员招聘会不限8、初步预约嘉宾会务人员负责与上一个步骤确定的到会人员取得初步联络,了解他们的时间安排、参会与否;提前把发布会的背景、目的及希望讲话方向告知嘉宾,并确认是否需要主办方提供发言稿,将信息反馈给会议筹备组组长(中心校长)。以便随时调整工作计划。9、确定具体日程 参照确定的会议时间,进行具体日程安排。以上午10点召开的新闻发布会为例,日程如下:序号时间内容音频与视频备注19:3010:00嘉宾到VIP室休息,媒体记者进入
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