朝阳家电公司新产品咨询洽谈会会议方案.doc

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1、朝阳家电公司新产品咨询洽谈会会议方案一、会议主题。为了增强本公司在电子产品市场上的综合竞争力，提高产品质量及做好客户管理工作，已研制生产出新型产品，特举办此次新产品咨询洽谈会。本次会议的主题名称是“宣传新产品，洽谈新业务”。会议的重点是向本公司会员及外界媒体介绍本公司的电子新产品，进行专家咨询讲座，以及专项合作项目的洽谈。二、会议时间、地点拟定于2002年10月10日开始，为期5天。会议地点及食宿地点均为北京国际会议中心。三、会议人员本次与会人员共280人，特邀有关领导和专家10人，工作人员10人。四、主要日程（一）第一天，开幕式（二）第二天，专家讲座（三）第三天，专家咨询（四）第四天，专项合

2、作项目洽谈（五）第五天，组织客户游览长城五、负责机构本次接待活动主要负责部门是会务筹备处，其机构下成立以下专项小组：秘书组、行政组、宣传组、公关组、接待组、安保组。具体职责见下表：序号组别组长主要职责备注1秘书组陈媛（1）拟定会议筹备方案。（2）负责相关文件和讲话稿的起草以及拟写、发送邀请函。（3）负责有关会议的组织安排、协调工作。（4）准备有关新产品的情况资料和与会议有关的背景材料。（5）陪同领导以及其他领导安排的灵活性工作。2行政组马宏英（1）负责与会人员的接待以及签到工作。（2）布置会场，准备和分发文件和物品。（3）预算会议经费，并核算清楚。（4）负责开幕闭幕式，以及欢迎会与旅游活动的安

3、排3宣传组吴景文（1）会议录音录像。（2）照相服务和编写新闻对外宣传报道4公关组叶姿（1）负责邀请客户、专家、媒体等与会人员。（2）负责新产品的专题调查和信息追踪。（3）本公司与客户的合作洽谈事务处理和协调。5接待组冯珊（1）负责与会人员的食宿生活和医疗服务。（2）与会人员接送安排事务。（3）礼仪人员的挑选及相关的礼仪性服务。6安保组李国兴（1）负责洽谈会期间会场、酒店、旅游点等重要场所周围的治安保卫工作。（2）疏导观摩沿途的交通，引导车队通行（3）负责防火防盗，人身和财务安全。七、会议议程时间地点主要内容主要负责组备注10月10日10:00-11:00北京国际会议中心三楼开幕式行政组注意会场

4、安排及准备所有文件资料。安排保安，备有专有人员负责设备11:00-11:30北京国际会议中心三楼合照接待组安排所有人员大合照（可以分批进行）12:00-14:00北京国际会议中心一楼午餐接待组以自助餐形式进行，注意安排不同民族风味的饭菜14:00-19:00北京国际会议中心休息无19:00-22:00北京国际会议中心三楼欢迎会秘书组，行政组欢迎来宾，宴请来宾，做简单的公司介绍（用PPT展示）10月11日10:00-12:00北京国际会议中心三楼专家讲座秘书组，行政组介绍本公司新产品情况12:00-14:00北京国际会议中心休息无14:00-17:00北京国际会议中心二楼新产品展览公关组注意保安

5、，有关人员讲解，备有服务人员17:00-19:00北京国际会议中心三楼晚餐接待组10月12日10:00-12:00北京国际会议中心三楼专家咨询会公关组，行政组12:00-14:00北京国际会议中心三楼午餐接待组14:00-18:00北京国际会议中心休息无18:00-20:00北京国际会议中心四楼舞会行政组提醒着装问题10月13日10:00-11:30朝阳家电公司参观公司的生产车间秘书组12:00-14:00北京国际会议中心三楼午餐接待组14:00-17:00北京国际会议中心三楼专项合作项目洽谈公关组，行政组18:00-19:00北京国际会议中心三楼闭幕式行政组19:00-21:00北京国际会议

6、中心三楼晚餐接待组10月14日10:00北京国际会议中心乘车出发安保组10:30-12:00长城游览长城行政组12:00-14:00北京国际会议中心午餐接待组14:00以后北京国际会议中心陆续送来宾回去安保组八、资金预算项目数量单价金额备注横幅5条10元/条50元纸张100张1元/张100元餐费300人100元/人/3餐/5天150000元参加人员自付餐额景点游玩300人100元/人30000元接送车5辆100元/辆/5天2500元大巴纪念品290份50元/份14500元飞机票10张3000元/人30000元专家双程飞机票场地租赁费5天10000元/天50000元卡片300份20元/份6000

7、元饮水费50箱20元/箱1000元宣传费-10000元其他费用-2000元合计296150元九、应急事项（一）交通事故。所有考察车辆都要进行严格安检，确保车况良好。考察道路堵塞时，公安、交通部门要及时疏导，保证考察车辆正常通行。考察途中安排备用车辆，如因交通事故及其他原因车辆无法行驶时，安排代表换乘备用车辆。（二）突发疾病。所有食物必须经过严格检疫检验，确保食品安全。与会人员突发各类疾病，随队保健人员及时进行现场紧急卫生处置、医疗救护或视病情送往盟医院紧急医治。（三）会议开始前要再次检查各影视音频设备。事先备好紧急维修工程师的姓名电话。（四）会议发言人缺席。应事先安排内部演讲者，原发言人缺席时，可以就相关主题演讲。（五）场地问题。提前预定好后备的与会场所，当与会场地出现问题或临时改变时，可以转移到后备场所进行。（六）资料丢失。在与会场所附近放置打印机和复印机，秘书人员随身携带会议或活动所需的文件原稿，以便重新打印或复印。