浅析秘书的办公室人际交往.doc

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1、 学生毕业论文（设计）浅析秘书的办公室人际交往姓 名： 学 号： 院 、 系： 人文与旅游系 专 业： 文秘 班 级： 指导教师： 浅析秘书的办公室人际交往摘要：本文从人际关系出发，讲述了办公室人际关系的定义，以及在办公室中人际关系的处理对一个秘书的重要性。从而引申出的，一个秘书在办公室人际关系的处理中，应该把自己放在怎样的一个心理位置，而后浅谈了秘书应如何处理办公室中日常的人际关系，其中包括秘书在办公室中如何来处理与上级、同级、下属的关系，以及语言技巧在办公室交谈中的应用。关键词：办公室；秘书；人际关系；上级；同事；下级；语言技巧引言美国秘书名著韦氏秘书手册告诫每一位秘书：“没有一个办公室是

2、与人隔绝的，你的巧妙之处应当在于在人们中间起促进作用，这将是你成功的基础。你必须与你的经理和其他上级、同级、下级以及来访者保持一种志趣相投的关系。”因此，对于每一位秘书来说，既然你从事了秘书工作，你就要有善于适应各种人的本领，善于学会与各种人打交道，善于创造一个和谐的人际关系氛围，在融洽的人际关系当中开展各项工作。一、秘书办公室人际交往的含义首先，要弄清楚什么是人际关系。人际关系是属于社会心理学的一个范畴，主要指个人在社会实践中形成的人与人之间的相互作用相互影响。其涵盖面包括个人在生活.生产及其他社会活动中形成的一切人与人之间的关系。人际关系的特征是：第一是个体性，即和一般的社会关系不同，人际

3、关系本质上表现在具体的个体间互动的过程中。第二是情感性，即人际关系的基础就是人们彼此间的感情流动，这种情感倾向决定人际关系的和谐或非和谐。第三是对应性，即人际关系总是与人际行为相对应。比如喜欢某人，便会表现出亲近和帮助对方的行为，而厌恶某人则会表现出回避或攻击的行为。所谓秘书的办公室人际关系就是指在办公室环境影响下以秘书为中心的一切人与人之间的关系。秘书办公室人际交往的范围大体包括秘书与领导者的交往，秘书与同事的交往，秘书与下级的交往。二、秘书人际交往的重要性1.人际关系是维护秘书身心健康的重要途径（1）人际交往影响秘书的生理和心理状况办公室里的每个人都是渴望真诚友爱的，大家都想力图通过人际交

4、往获得友谊，满足自己物质和精神上的需要。尤其是刚刚上任的秘书，面对新的环境、新的对象和新的工作，使得一部分人由此而导致了心理矛盾的加剧。此时，积极的人际交往，良好的人际关系，可以使人精神愉快，情绪饱满，充满信心，保持乐观的工作态度。一般说来，具有良好人际关系的秘书，大都能保持开朗的性格，热情乐观的品质，从而正确认识、对待各种现实问题，化解工作中的各种矛盾，形成积极向上的优秀品质，迅速适应新环境。相反，如果缺乏积极的人际交往，不能正确地对待自己和别人，心胸狭隘，目光短浅，则容易形成精神上、心理上的巨大压力，难以化解心理矛盾。严重的还可能导致病态心理，如果得不到及时的疏导，可能形成恶性循环而严重影

5、响身心健康。（2）人际交往影响秘书的精神生活 秘书的情感丰富，在紧张的工作之余，需要进行彼此之间的交流，讨论新闻，生活，诉说喜怒哀乐。人际交往正是实现这一愿望的最好方式。通过人际交往，可以满足秘书对友谊、归属、安全的需要，可以更深刻的体会到自己在集体中的价值，并产生对集体和他人的亲密情感，从而获得充实的、愉快的精神生活，促进秘书身体健康。2.良好的人际关系是秘书成长成才的重要保证（1）人际交往是交流信息、获取知识的重要途径现代社会是信息社会，信息量之大，信息价值之高，是前所未有的。人们对拥有各种信息和利用信息的要求，随着信息量的扩大，也在不断增长。通过人际交往，我们可以相互传递、交流信息和陈国

6、，使自己丰富经验，增长见识，开阔视野，活跃思维，启迪思想。 （2）人际交往是个体认识自我、完善自我的重要手段 孔子曰：“独学而无友，则孤陋而寡闻”。人际交往，可以帮助我们提高对自己的认识，以及自己对别人的认识。在人际交往的过程中，彼此从对方的言谈举止中认识了对方。同时，又从对方对自己的反应和评价中认识了自己。交往面越宽，交往越深，对对方的认识越完整，对自己的认识也就越深刻。只有对他人的认识全面，对自己认识深刻，才能得到别人的理解、同情、关怀和帮助，自我完善才可能实现。 （3）人际交往是一个集体成长和社会发展的需要 人际交往是协调一个集体关系、形成集体合力的纽带。而一个良好的集体，能促进企业优良

7、品质的形成。良好的人际关系还能够增进企业内部的凝聚力，提升企业价值。人际交往是人与人之间的一种互动。良好的人际交往能力是积极向上的，反之，不利于个体的全面健康的发展。3.良好的人际关系有助于秘书顺利地开展工作 由于工作的特性，秘书是处在一个上传下达的位置上，这就在一定程度上加大了秘书工作的难度，如果没有良好的人际关系做支撑，那就很可能两头碰壁，反之，如果秘书的人际关系处理好了，和领导，下属的关系都很融洽的话，那么工作也就可以顺利的展开了。三、秘书应如何处理办公室人际交往1.秘书与领导者的关系（1）秘书与领导者关系的重要性对于一个秘书来说，上司就是自己工作的重点对象，秘书的工作就是为领导服务的。

8、正因为这个工作内容，使得秘书在办公室中处于一个特殊的地位，因此在秘书的人际交往中也往往显得特别复杂。在秘书与办公室中所有人的交际中，秘书与领导的交际是最为复杂，最为微妙的一种。这两者之间存在着一个矛盾关系，不仅存在着领导与被领导、服务与被服务的工作关系，同时也交织着人与人之间在思想、知识、情感等方面的交往关系。有时，秘书面对的不仅仅是单个的领导者，而且还是一个复杂的领导群体。需要学会与众多领导者相处的艺术。对每一个秘书人员来说，正确把握并处理与领导者的关系是十分重要的。（2）如何处理与领导者的关系秘书是领导身边的辅助人员，和领导有着密切的工作关系。怎样搞好与领导的关系，是众多秘书都关注的问题。

9、对于领导者来说，任何一个领导能做到领导职位上，都必定有其过人多处。他们丰富的工作经验和待人处事的方略，都是值得我们借鉴的，我们应该尊重他们。但尊重是不是就意味着我们就要对领导百依百顺，唯唯是诺，巴结奉承，丧失自己的人格，像一条摇尾乞怜的“狗”呢？我认为这是没有必要的。并不是所有的上司都是完美的。所以在工作中，唯上司是从并无必要。特别是对于秘书来说。因为秘书相当于是直接为领导服务的，好比领导的贴身仕卫。现代秘书不应该唯命事从，而要做领导的帮手，帮助领导出谋划策，帮助领导来做一些决定，防止领导发生一些决定上的错误。但也应记住，给上司提意见只是本职工作中的一小部分，尽力完善、改进、迈向新的台阶才是最

10、终目的。要让上司接纳你的观点，应在尊重的氛围内，有礼有节、有分有寸地磨合。而且，在提出质疑和意见前，一定要拿出详细的、足以说服对方的资料计划。这样才能创造一个与上司比较合作化的环境，从而使自己更好的投入到工作中，以便使自己的能力得到充分的发挥。 （3）与领导一起工作时需注意的问题 是参与不是干预作为秘书，在为领导者决定事项提出拟办意见时，为领导者制定政策提供依据依据和方案时，一定要对所提方案的准确性、科学性负责。在决策过程中，至于是否采纳你的意见，选定哪个方案，是领导者的责任，秘书绝不能干扰领导的决策，要将“谋”和“断”分开，否则会导致行政管理体系的混乱，增加决策失误的因素。 是服从不能被动服

11、从于领导是秘书工作必须遵循的，在被动性的客观情况下，能否做出创造性的贡献，乃是对每个从事秘书工作同志的要求。“居于配角的地位，应具有主角意识”。这里所说的主角意识，不是要与主角换位，而是站在主角的立场和角度去观察，研究分析和处理问题，这样所提出的参谋意见才能达到总揽的全局，高屋建瓴的境地。当邻导感到本单位或本部门工作起色不佳时，秘书就应当提出有效建议；当领导者因缺乏信息而决断无力时，秘书就应当把收集起来的信息反馈给领导；当领导者需要了解发展趋势和前景时，秘书就应当尽可能减少日常事务对领导的干扰。总之，秘书应跟上级领导者的思路，抓住领导者的思路，这样才能尽可能地配合好领导，推动整个单位的有益发展

12、。2、秘书与同事的关系（1）秘书与同事关系的重要性秘书与同职能部门同事的关系，是指同属于秘书部门内的秘书人员之间的关系，如同级秘书人员，同一办公室的人员等，他们之间在职务上往往是平等或相近的，又在同一个空间里工作，接触频繁而直接。秘书是领导与同事之间的桥梁，既要传达领导的知识给同事，又要反应同事的意见给领导。因此，秘书与同职能部门同事保持良好的关系，对秘书工作相当重要。（2）秘书在办公室中与同事相处应遵守的两个原则应该说，这个方面是办公室人际关系的最重要的部分，因为一般来说，一个人人际关系处理的好坏，主要体现中他与同事的人际关系的处理的好坏。在这里，应当遵守两个基本原则：真诚真诚是人际交往的最

13、基本的要求，所有的人际交往的手段、技巧都应该是建立在真诚交往的基础之上的。尔虞我诈的欺骗和虚伪的敷衍都是对人际关系的亵渎。真诚不是写在脸上的，而是发自内心的，伪装出来的真诚比真正的欺骗更令人讨厌。 人际相互作用我们都希望别人能够承认自己的价值，希望别人能够接纳自己、喜欢自己。出于这个目的，我们在社会交往中往往更注意自己的自我表现，注意吸引别人的注意力，处处期待别人首先接纳自己。这种从自我单方面出发考虑问题本无可非议，可是它却实实在在地影响着我们的交往。掌握了以上的两个原则，应该首先记住的就是在第一次进入这个办公室的时候应该有一个漂亮的现身，进入一间办公室的正确方式及态度之一是光明磊落，抬头挺胸

14、，别让身体前倾或弯腰驼背，用左手提着公文箱，右手留着握手用，绝不可让公文箱遮住你的前面，这会让你显得怯弱可欺，还有，别忘了微笑，这样给同事会有一个良好的印象。 （3）秘书在办公室交际中的忌讳当自己逐渐的融合到这个新的集体中去的时候，一些新的状况往往会出现，比如说，做一些在办公室特别忌讳的事情，这样的事情在同事之间很容易因为自己的约束不力而发生，这些忌讳如下：一、切忌拉小圈子，互散小道消息。办公室内切忌私自拉帮结派，形成小圈子，这样容易引发圈外人的对立情绪。更不应该的是在圈内圈外散布小道消息，充当消息灵通人士，这样永远不会得到他人的真心对待，只会对你惟恐避之不及。二、忌情绪不佳，牢骚满腹。工作时

15、应该保持高昂的情绪状态，即使遇到挫折、饱受委屈、得不到领导的信任，也不要牢骚满腹、怨气冲天。这样做的结果，只会适得其反。要么招人嫌，要么被人瞧不起。三、切忌趋炎附势，攀龙附凤。做人就要光明正大、诚实正派，人前人后不要有两张面孔。领导面前充分表现自己，办事积极主动；同事或下属面前推三阻四、爱理不理，一副予人恩惠的脸孔。长此以往，处境不妙。四、切忌逢人诉苦。把痛苦的经历当作一谈再谈、永远不变的谈资，不免会让人避让三舍。五、切忌故作姿态，举止特异。办公室是严肃、正式的场合，要注意不要给人新人类的感觉。无论穿衣，还是举止言谈，切忌太过前卫，给人风骚或怪异的印象，不然会招致办公室内其他成员的耻笑，甚至会

16、以为你没有工作实际能力，是个吊儿郎当、行为怪异的人。 （4）秘书在办公室中如何和同事交往在避免了以上的忌讳之后，应该怎样在办公室具体和同事去交往呢？可以分为以下十个方面：以诚待人：以自身的礼貌与魅力，以关心他入的态度打入人群。信守承诺：说到做到，做事卖力，讲求效率。全神贯注：集中注意力，心无旁骛，积极参与各种活动与社团组织。勤加浇灌：把时间投资在培养人际关系上，在无求于入时，用电话、卡片、传真等与人保持联络，孕育出彼此的信任与支持。尊重对方：别把人只视作工作上该联络的对象。赞美别人：不吝于给予赞美与鼓励，表达感激之情，让好话传遍千里。时时感恩；别忘了在听过别人赞美之后说声谢谢！承担责任：懂得人

17、际艺术的人应勇于为自己犯下的错误承担责任，不推托找借口。绝不居功：就像一句老成语所说的：“功劳该归谁，就给谁。”不忘幽默：保持对生活的感性与幽默，享受建立人际网路的过程！一般来说只要做到这样的几点，就可以正确的处理好办公室同时间的人际关系。 3、秘书与下属的关系 （1）秘书与下属关系的重要性 由于秘书工作的特性，使得秘书成为了领导最亲近的人，经常会代表领导发布一些命令，指挥下面的员工去办理一些事情。在这个时候，就有一些问题需要注意了，秘书如果跟下级员工的人际关系处理得不好的话会直接影响到员工的工作积极性，从而影响了工作效率和工作质量。有些秘书认为自己是领导最亲近的人，似乎就有了某种特权，总是持

18、着一种高傲的，不可一世的态度，使人人畏而远之。在交待下属去办一些事情的时候也是用命令的口吻。时间一久便会失去民心，和员工关系就会越来越疏远，这对工作来说是非常不利的。因为秘书是代表领导去办事的，如果秘书的形象在下级员工中树立不起来，那么不仅对工作的开展有影响，而且对领导在员工中的形象也会有影响的，这样一来，员工就没有足够的积极性来帮你做事情，办事的效率也会降低。秘书的工作只是帮领导来分配事情，说到底工作是需要下面的员工去做的，如果因为你的态度而影响了他们的工作性，那就是你的失职。由此可见秘书和下级的关系的重要性。 （2）秘书如何处理好与下属的关系 平等交往平等交往我认为是秘书在和下级之间良好交

19、往的最重要部分。人与人之间是平等的，大家是共同协作的关系，在工作方面只有职位上的差异，人格上却都是平等的。在员工及下属面前，我们只是一个领头带班而已，没有什么了不起的荣耀和得意之处。帮助下属，其实是帮助自己，因为员工们的积极性发挥得愈好，工作就会完成得愈出色，也让你自己获得了更多的尊重，树立了开明的形象。而聆听更能体味到下属的心境和了解工作中的情况，为准确反馈信息、调整管理方式提供了详实的依据。所以一定要采取平等的态度，而不能以命令代替协商，强加于人。秘书毕竟不是领导，只有平易近人才能博得大家的好感，加大说话的分量，切勿目中无人。 宽容待人有些秘书持点权力就心胸狭窄，容不得下属有半点的闪失，生

20、怕下属办事不利会影响自己在领导眼中的办事能力，因此发现下属有一点错误就抓住不放，把下属弄得很难堪。下属做错一点事情或者事情办得不是很妥当，这都是很正常的，有谁一生出就能办事情的呢？办事情的能力是靠平常一点一滴去积累和锻炼的，秘书本身的工作能力也是这样培养起来的，因此秘书对下属所犯的错误应该要用宽容的态度去对待。而且心胸狭窄会让你行事难免有失公正，成改得失也会左右自己的情绪，从而影响你的人际关系。而宽容大度会使别人愿意接近你，与你共事。关心互助为了工作的效率性，准确性，秘书在处理同下级关系的时候还应该关心他们工作以外的东西，比如家庭状况、性格爱好、日常生活等等，这并不是八卦，而是对工作不小的帮助

21、。如果你连公司昨天的清洁工和今天的清洁工是不是同一个都分不清楚的话，那你同公司下层员工的人际关系相处基本上等于是零。对方不可能主动找你攀谈，因此靠自己主动和对方来谈。例如你下班比较晚的时候要守门员替你开门，你究竟是把“谢谢”一句话带过还是是借此机会和他作进一步的交谈呢？平时上下班都能和一些工作上有联系的你的下属一起，有可能是在电梯里，也有可能是在公车上，对于秘书来说这是一个不错的机会，可以通过聊天来逐步地了解他们。比方说可以和女孩子聊聊最近哪个百货店在打折，哪种护肤品比较好；向男士们可以了解一下他们的工作情况，对公司新措施的看法或者有什么好的创意；跟中年人可以聊聊家里的孩子和老人；跟老人可以聊

22、聊保健，关心一下他们的身体，子女的情况等等，了解这些内容对秘书办公室工作的开展是有好处的。必要时候还可以给他们提供一些工作以外的方便，对你来说可能是举手之劳但对他们来说可能就是比较大的帮助了，他们会铭记你的恩惠。这样一来，秘书在他们中间的形象就树立起来了，你需要他们帮你做一些事情的时候，也就不难了，全体上下相互扶持，这样一来，员工的积极性上去了，工作效率也提高了，对公对私都是有利的。四、秘书语言技巧在办公室人际交往中的应用1、觅取话题的窍门 每天发生在办公室里或是办公室外的大事小事，生活上的新闻等都可以成为交谈的话题，但每个人的兴趣不同，交谈的方向也就不一样，所以，当你想要和对方讲话时，要先确

23、定他是否会反感此类话题，如果是，那么最好放弃，而选择一个对方感兴趣的，于对方有帮助的话题来作为讨论的中心就是个不错的选择，双方都会达到理想的效果。2、巧妙掌握说话的时机 讲话要挑对时机，也就是说当你要表达意见之前，必须先确定对方已经准备好，愿意听你说话了。否则你只会浪费力气，对牛弹琴，白白错过了让别人接受你意见的大好机会。 既然我们的选好时机，那什么时候开口才是最好的呢？其实要遇到最好的时机很困难，但是要遇到适于交谈的时机却并不是难事。比如说在公共场所，或有其他同事在场时，应避免谈论涉及隐私或一些敏感的话题。还有当对方感到烦躁时，也应尽量避免继续谈论下去。3、讲话开好头的窍门 讲话除了要选对时

24、机外，还要开好头。一番好的交谈始于一个好的开始，在快节奏的办公室里，不论什么交谈都应精简高效，否则对方很难对你讲话的内容感兴趣，就更谈不上进一步交流了。首先，要注意用亲切的或是平和的语气开始你们的谈话，其次，应从对方关心的、感兴趣的话题说起，这样就很容易达到你想要的目的。4、间接提示对方的技巧 在交谈中，如果想要对方表达自己的意见时，最好用间接的提问方式，这样可以避免一些谈话时的尴尬，也可以避免被动。不过使用这种方式需要拿捏好问题的尺度，不然对方很有可能会跑题。5、别用质问的语气说话 戴尔.卡耐基说：“你不愿别人损害你的尊严，你也不可损害别人的尊严”。其实除了在某些场合如法庭上的辩论等之外，质

25、问是大可不必的。如果你觉得对方意见不对，不妨把你的看法表达出来，而不必用质问来使对方难堪。虚心、诚实、坦白、尊敬别人，是谈话艺术的必备条件。把对方为难一下子，借以逞一时之愉，于人于己皆无好处。如果你想使对方心悦诚服，越是在意见分岐的时候，越不可用质问的方法。当对方被你的质问所窘迫时，在表面上他是失败了，但他必定会抱恨在心。这样就无法形成良好的人际关系，对自己也是没有好处的。随着社会的进步，现代的人对秘书的要求也在逐步提高，秘书不仅仅只是一个写写文章，打打字，整理整理文件的工作了，很多问题领导决定之后是要秘书去办理的，所以秘书在办公室中接触的人是最广泛的，和办公室中其它人关系处理得好坏也是关键所

26、在，因此秘书在办公室中不仅要处理好与领导的关系，而且还应该处理好和同事以及下属之间的关系，这也是一个衡量你是否是一位成功秘书的标志。我认为只要做到以上几点，便能处理好与办公室中各种人的关系，做一位颇有成效的好秘书。致谢 本文能得以完成，首先要感谢我的导师邹戈奔。她为我的论文写作倾注了大量的心血，从选题到开题报告，到写作提纲，到一遍又一遍地指出每稿中的具体问题，严格把关，循循善诱，在此我再次表示衷心的感谢。同时我还要感谢在我学习期间给我极大关心和支持的各位老师以及关心我的同学和朋友，感谢他们的辛勤劳动。 参考文献1 钱海梅. 论改善办公室人际关系形态的有效途径J. 办公室业务, 2002, (0

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