食品行业委托加工供应商管理手册.doc

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1、XX有限公司供 应 商 管 理 手 册XX有限公司（质量部） 年 月 日目 录目的 1适用范围 1权责声明 1工作程序 1纸箱标准规定 2储运管理规定 3产品到货批次标准规定 4关于对供方罚款的规定 4-7供应商管理活动 7 供应商年度绩效考评 8供应商质量管理能力等级评估标准 9供应商奖励 10供应商现场巡检 10-12 1.目的规范供应商管理，确保供应商提供的产品在包装、储存、运输、品质等各方面符合公司规范要求2.适用范围本手册适用于向XX有限公司供应商品的所有供应商3.权责声明本手册的解释权归属XX有限公司质量部，手册中的具体条款如因客观事实情况的需要更改的，以最新更改通知为准，更改通知

2、作为本手册的附件。4.工作程序4.1关于纸箱的规定4.1.1纸箱质量要求为保证商品的质量及储存安全性，防止产品包装箱塌陷变形，便于产品的运输周转，维护公司的品牌形象，我公司对产品的包装箱做如下要求：1） 纸箱均采用优质的白色底版双瓦楞五层箱；2） 承重堆垛8层以上，入库24h内底部不塌陷，箱体无明显变形；3） 根据产品装箱的净重，制作高度适宜（纸箱长、宽尺寸符合公司品牌部提供的要求，高度可自行根据情况调整）的纸箱，确保产品充满纸箱，增加纸箱的承重能力，降低塌陷变形情况4） 外箱设计参照公司提供的光盘，印刷色彩符合标准要求；生产许可证号、保质期内容参见公司提供的产品标准及标识标签，生产日期打印箱

3、体两侧，字迹清晰、字高不小于6毫米5） 符合以上要求的基础上，必要时可以在箱内四周添加内衬板，增加纸箱的承重能力，降低塌陷变形情况6） 双瓦楞五层箱的质量因纸箱生产商的原因，纸箱的质量相差很大，我司判断纸箱承重性能的优劣主要考虑本内容的第2）点，即便是双瓦楞五层箱但达不到“承重堆垛8层以上，入库24h内底部不塌陷，箱体无明显变形”的要求，我司也判定纸箱不合格，所以请采用优质的双瓦楞五层箱4.1.2纸箱不合格处置办法XX有限公司质量部感官检验员将在产品入库感官检验时，首先对商品的包装箱的品质、印刷色彩、内容、字体等进行检查，如发现不符合要求者，不论产品本身的质量的优劣，一律以“包装箱不合格”为由

4、做退货处置，各位供应商需引起高度重视，以免造成无谓的损失，因拒收造成断货的一切损失由供应商全部承担！ 4.2储运管理规定4.2.1储运管理要求为保证商品在储存、运输过程中不受污染，确保储运安全、，避免因储运污染造成产品后续不良影响，我司对对产品储运要求如下：1） 产品包装容器必须干净、清洁，无破损，无异味2） 产品储存仓库必须干净、清洁，无鼠虫印迹，防雨、防晒设施齐备3） 产品需隔墙离地，不得与食品无关的物资存放在一起，尤其不得和有毒有害刺激性化学物品一起储存，有毒的化学制剂（清洁剂、卫生用品以及杀虫剂）应当单独存放远离产品4） 产品运输车辆必须干净、清洁、无刺激性气味，不得与食品无关的物资一

5、起运输尤其不得与有毒有害刺激性化学物品一起运输；5） 产品储运过程中的周转装卸须轻拿轻放，防止产品包装破包、变形4.2.2储运不符要求的处置办法我公司质量部不定期对供应商进行现场巡检，关注供应商原辅料、半成品、成品的储存条件，感官检验员将在产品入库感官检验时，关注商品的运输车辆的卫生情况，是否干净、清洁、无异味，尤其关注是否和有毒有害刺激性化学物品一起运输；如发现不符合要求者，拒收该批次产品，视情节给予至少2000元的罚款，因拒收造成断货的一切损失由供应商全部承担！ 供应商应加强对承运商的管理，在运输合同将运输要求订列其中，货物发运前检查车辆的卫生情况，若单次发货量较少，承运商可能会途中换车拼

6、装，此类情况建议需要供应商加强管控，事先与承运商明确要求及责任，以免造成不必要的损失，我司发现不符合运输规范要求时，不具备对承运商（物流公司）提出处罚和强行要求其按我司运输规范要求运输商品的责任和义务。4.3产品到货批次标准规定4.3.1商品到货批次标准要求为加强产品的可追溯性及先进先出的管理，对于进货产品的生产日期要求如下：a) 供应商应按照产品的生产日期，做好先进先出管理，每批到货产品生产日期必须迟于（或等同于）前批送货产品的生产日期，b) 同批到货的产品，生产日期尽量为同一日期，不同批次的生产日期间隔（最早批次和最晚批次日期间隔）最多不得大于7天。c) 同批到货有2个批次以上的必须在送货

7、单上注明每个批次产品的数量，并分开堆放，出厂检验报告按送货的不同批次分别提供，即要求每个批次的生产日期必须有对应的出厂检验报告。d) 同一箱中如有2个生产批次以上混装的，请务必按以下要求操作： 同一箱中混装不允许超过3个生产日期的产品 同批货中不同生产日期混装的产品最多允许有一箱，且需要在送货单上注明：“混装一箱”字样，并将该箱产品和同批货中最早生产日期的批次堆放在一起 需要在外箱上做好标记，并按生产批次先后顺序依次在外箱标注所有生产日期，即混装箱内有几个生产批次，外箱标注几个生产日期； 4.3.2产品到货批次不符合要求的处置方法：对不符合我公司商品到货批次标准要求的质量部将一律予以拒收退货处

8、理，因拒收造成断货的一切损失由供应商全部承担！如供应商需要委托物流公司运输，务必将我司关于商品到货批次的以上要求告知承运商。避免不必要的损失。我司不具备对承运商（物流公司）提出同批次不同日期商品运输过程中分开堆放要求的责任和义务。4.4关于对供方罚款的规定4.4.1关于质量类投诉处罚办法关于质量类投诉处罚罚款的标准按照门店和顾客投诉分两大类，其中质量投诉又视其情节严重程度、生产加工过程中可控制情况将门店投诉分三级，顾客投诉分四级，如下表所示。请供应商严格控制原料采集以及生产加工过程，以保证产品的优良品质，如因顾客投诉或国家监管部门质量监督抽查不合格，在国家质检部门、新闻报纸、媒体、公共网站等曝

9、光，对我司品牌造成负面影响的，供应商需承担相关处置费用外，同时视影响程度给予供应商5000100000元不等的经济处罚附表：顾客和门店投诉罚款的标准门店投诉分三级，罚款范围150-500元/起分级门店投诉原因罚款金额（元/起）一级包装问题【破包、分量不足、自有品牌产品或不同类产品混入、外箱产品标识和内容物不一致500标识投诉【无合格证、无生产日期、生产日期打印错误等】500异物投诉【包装箱内剪刀、钥匙、工卡、手套】500二级产品中混有异物【生物、金属、虫蝇、烟蒂、玻璃、头发、纸片等】300鱼、肉、糕点、豆制品发霉【发霉变质等】300三级炒货产品变质投诉【变质、发秏、霉变、虫蛀等】150单包无生

10、产日期或日期打印模糊150感官投诉【色差、返潮、返砂、颗粒不均匀、口感异样等】150顾客投诉分四级，罚款范围300-2000元/起分级顾客投诉原因罚款金额（元/起）一级金属物【刀片、铁钉/块、铁（钢）丝、螺丝钉、螺帽等】1000-2000烟蒂、玻璃1000生物【老鼠、蟑螂、蟋蟀、蜈蚣、蜗牛、海虫卵等】1000二级头发800虫子【蛀虫、苍蝇、蜜蜂、蚂蚁等】800随身物品【纽扣、发卡、线团、首饰等】800鱼肉糕点制品发霉【发霉变质、异味等】800三级植物碎片【产品硬壳、竹片、竹签、小木棍等】500塑料（纸）制品【橡皮筋、塑料纸/绳、纸壳/片、尼龙绳等】500建材材料【石头、沙粒、水泥块等】500四

11、级炒货变质【产品发软、坏粒、发耗异味】300口感不佳有异味300单包生产日期模糊不清楚300封口不严密3004.4.2关于微生物、理化标准超标的处罚办法供应商对采购原料、生产环境、生产设备、工具、器皿、生产工艺及操作工人的个人卫生必须严格控制管理，避免产品因原料问题或在生产过程中受到污染或其他原因，导致产品微生物或理化指标超标，经我司质量部门检验确认产品微生物或理化指标超标者，该批次产品拒收退货（产品因微生物超标退回后，供应商不得辐照产品），并视情况给予供应商500元起的罚款（当月该产品第二次同类指标超标罚款1000元起），因拒收造成断货的一切损失由供应商全部承担！4.4.3关于违规使用食品添

12、加剂的处罚规定我司在产品检验过程中发现违规使用食品添加剂的情况，对因食品添加剂不合格的产品，我司将责令供应商按以下规定要求和期限进行整改，并采取相应的经济处罚：a）违规添加：添加标准法规不允许添加的食品添加剂，产品立即回收下市并处罚款2000-10000元/次；b）超标添加：超标添加标准法规限量添加的食品添加剂，产品回收并限期整改，罚款1000元/次；c）标准法规允许添加，但配料中未标明且未如实提供我司备案，罚款500元/次；希望各位供应商安全、合法的使用食品添加剂，杜绝此类问题的发生，4.4.4关于违规标注生产日期的处罚办法在入库检验或实际现场巡检时，如发现有供应商未按实际生产日期打印或擅自

13、延后更改现象,此行为属严重违反国家相关产品标识标注规定，为不诚信的表现，除对其退货外，并处以5000元罚款。请各位供应商严格按标准、真实标注产品的相关信息。4.4.5关于违规处置退货商品的处罚办法凡经我司检验判定为不合格退货的产品，供应商将商品领回后，不得辐照杀菌后再送回我司，不合格品处置报告务必在1周内以书面形式报备我司品质管理员处，小包装商品包装袋需要拆包后提交我司处置，包材提交时间视供应商路程和进货频率，由品质管理员在退货通知中明确，一般在退货后2周-3周内，逾期不提供处置报告和包材的，在收回包材前我司将拒收该品项所有产品，并处不合格商品货值的2倍罚款。请各位供应商严格按要求处置不合格退

14、货，以免造成不必要的损失。4.4.6关于批量投诉或产品紧急召回的处罚办法供应商对采购原料的质量必须严格把关，达不到标准的，不予投入生产，如确有特殊情况，需事先与我司沟通确认。若事先未告知我司，将问题产品送我司企图以次充好，造成我司门店批量性统退的，除常规的投诉罚款并承担由此引起的退货运输等一系列所有损失外，同时视数量及情节的轻重，给予3000元以上10000元以下的罚款处理。4.4.7关于日常管理沟通处罚办法我司质量部供应商管理人员在日常工作中，会及时向各供应商提供：入厂检验不合格情况（退货通知、质量公告等），巡检不合格项（巡检报告等）以及质量客诉、送抽检不合格报告，质量管理措施公告公函等书面

15、通知报告，供应商收到书面报告后应及时按照书面通知要求的时间节点回复相关意见及提供相关资料，并按照公告通知的时间节点完成相关改进措施，如逾期不能回复相关要求或不能按通知公告时间节点完成相关要求，我司将暂停后续到货的检验直至收到回复，同时依据公告通知要求的重要程度，给予供应商500-5000元不等的经济处罚，请各位供应商严格按日常管理沟通通知公告要求，及时回复并保质保量及时完成整改项，以免造成不必要的损失。4.4.8委托加工备案依据国家质量监督检验检疫总局公告（2009年第119号）关于食品生产加工企业落实质量安全主体责任监督检查规定的公告及食品生产加工企业质量安全监督管理实施细则的规定：“受委托

16、企业应当在获得生产许可的产品品种范围内与委托方约定委托加工协议，并向所在地质量技术监督部门报告”，各供应商需在生产所在地的质量技术监督部门进行“食品加工企业委托加工备案”，并将备案相关证明提供我司留档备查，如因贵司未按要求规定在当地质量技术监督部门进行备案，造成一切不良后果，均由供应商承担，同时我司有依据对不良后果评估的结果，给予供应商5000100000元不等的经济处罚的权力，请各供应商严格按国家规范进行委托加工备案，避免不必要的损失。4.5供应商管理活动4.5.1供应商培训依据供应商的管理水平，公司有针对性的设计培训课程 供应商应积极参与培训活动并争取通过培训考核，培训成绩作为供应商年度评

17、估的绩效指标之一4.5.2供应商质量管理论坛确保供求合作双方更深层次的了解，公司每年5月份组织在售商品的供应商开展供应商论坛活动，通过活动完成各供应商质量管理、财务结算、预约送货、企业战略发展规划等与供应商切身利益相关问题的交流，应邀供应商应积极参与活动，积极配合达到活动预期效果4.5.3供应商品质谈判为确保供应商产品质量稳定及质量管理能力逐步改进，供应商管理部门每月对各供应商当月质量客诉、入厂合格率、送抽检结果、巡检情况等反映供应商质量管控能力的相关资料数据收集汇总，必要时约谈问题供应商，应邀供应商应积极配合达到约谈活动预期效果4.6供应商年度绩效考评公司每年度依据各供应商的贡献率、合格率、

18、投诉率、断货率、回复率、巡检得分、产品召回七大因素综合考核评估供应商的年度业绩，考核分数排名作为供应等级划分及优秀供应商的奖励依据。具体考核指标说明及考核权重如下表所示：序号因素指标说明计算公式评估权重1贡献率提供产品的销售额占公司销售额的占比贡献率=（所有提供产品的销售额公司总销售额）100%10%提供产品的毛利占公司总毛利的占比毛利率=（所有提供产品的毛利率公司总毛利率）100%10%2合格率成品进货感官和理化入厂检验及送检和质监部门抽检合格次数入厂合格率=（入厂检验合格批次年度送货总批次）100%10%年度送检或质检部门抽检不合格次数5%3投诉率所供产品数量(吨)对应的顾客投诉和门店反馈

19、次数顾客投诉（G）(顾客投诉次数所供产品销售量（吨）15%门店投诉（M）(顾客投诉次数所供产品销售量（吨）5%4断货率交货期满足合同或订单的要求准时交货，无断货准时交货率(按时交货的实际批次订单确认的交货总批次)100%10%统计订单交货延误时间5%5回复率对质量反馈信息（通知、公告等）及时予以回复确认，发生质量问题后，能按要求在规定的时间内进行整改,各项工作配合积极品质管理员依据平时沟通情况评分5%供应商培训5%6巡检得分品质管理人员对供应商现场巡检的考评巡检考评分数15%7产品召回 是否有因产品质量问题需要召回处理(批量性)产品因质量问题召回的次数5%4.7供应商质量管理能力等级评估标准为

20、了体现供应商的整体软硬件、人员状况、产品质量等综合管理水平,对我司供应商采用级级来表示,共分为五个等级：即一级到五级,级级越高,表示供应商的资质等级越高,每年年终由质量部和商品中心共同评选后挂牌公示,有效期为1年.等 级评 级 标 准5每千万元销售额对应顾客投诉起数4起，入厂检验合格率98%，送外检或外部机构抽检无不合格一年内无批量性质量问题召回品质管理人员巡检得分85，企业通过ISO9001或ISO22000质量体系认证，或通过我司二方审核得分85分以上设有独立的质量技术管理部门，专职质量管理人员5人4每千万元销售额对应顾客投诉起数8起，入厂检验合格率95%，送外检或外部机构抽检无不合格一年

21、内无批量性质量问题召回品质管理人员巡检得分80分，企业通过ISO9001或ISO22000质量体系认证，或通过我司二方审核得分80分以上设有独立的质量技术管理部门，专职质量管理人员3人3每千万元销售额对应顾客投诉起数13起(或全年客诉6起)入厂检验合格率93%，送外检或外部机构抽检无不合格一年内无批量性质量问题召回品质管理人员巡检得分75分，设有质量负责人，配备与产品相适应的检验室和检验设备,专职化验人员1人,能独立完成QS要求项目的检验;2每千万元销售额对应顾客投诉起数20起(或全年客诉12起)入厂检验合格率90%，送外检或外部机构抽检不合格1次一年内批量性质量问题召回1次品质管理人员巡检得

22、分70分，设有质量负责人，配备与产品相适应的检验室和检验设备,专职化验人员1人,能独立完成QS要求项目的检验;1每千万元销售额对应顾客投诉起数20起，入厂检验合格率85%，送外检或外部机构抽检不合格2次一年内批量性质量问题召回2次品质管理人员巡检得分60分，配备与产品相适应的检验室和检验设备,专职化验人员1人,能独立完成QS要求项目的检验;4.8供应商奖励为确保达成通过奖励推动供应商的产品品质的不断提升的目的，每年度分二次对供应商进行奖励，奖励项目包括：1）供应商年度业绩评估结束后，依据评估结果总排行和各品类排行确定的年度优秀 供应商（金、银、铜奖），2）符合供应商基金奖励的供应商，可获予奖励

23、，奖励包括：a) 年度质量管理能力级级评估评定获得“五级”称号奖20000元； b)年度质量管理能力级级评估提升2级以上（1级提升为3级奖5000元；2级提升为4级奖10000元）；c) 年度质量管理能力级级评估提升1级（1级提升为2级奖1000元；2级提升为3级奖2000元，3级提升为4级奖3000元）；e) 全年投诉起数比去年同期下降50%以上，根据进货量不同（销售额一千万、三千万、五千万、八千万等）分别奖励（1000元-5000元）；4.9 供应商现场巡检供应商必须依据国家规范要求，自身产品的特性，科学、合理设计产品生产工艺流程，各工序前后衔接,无交叉污染，环境卫生符合要求、硬件设备设施

24、性能和精度应能满足产品生产加工的要求，且运行正常，现场生产管理、品质管理工作均建立执行标准和作业指导书，确保每批产品均经过专职检验员检验合格后方能出厂。我司将参照供应商的产品质量、现场管控能力、销售业绩贡献率，业绩综合考评等因素确定对所有供应商的生产现场年度考评频率，一般确保每家供应商每年至少安排一次现场考评，通过现场审核和监控，促进供应商的过程能力控制，以保证供应商通过持续改进，获得产品质量的稳定和提高。不同品项的供应商现场巡检关注的重点内容有所不同，具体检查项依据供应商现场巡检记录表，如在现场发现不合格，将视不合格的属性，限期整改并在供应商现场巡检总分中做相应扣分，供应商现场考评分数将作为

25、年度绩效考评的主要指标之一。不同品项供应商的部分关键指标现场发现不合格时，限期整改并扣分的同时将按以下规定处置：1） 通用标准：所有品项供应商现场巡检时，如果发现表一通用标准检查项目不合格时，将视不合格属性，按照表一内规定不合格处置规定处置2） 肉水产糖果糕点豆制品果冻：该品项供应商现场巡检时，如果发现表二肉水产糖果糕点豆制品果冻下列检查项目不合格时，将视不合格属性，按照表二内规定不合格处置规定处置3） 炒货油炸类膨化：该品项供应商现场巡检时，如果发现表三炒货油炸类膨化标准内检查项目不合格时，将视不合格属性，按照表三内规定不合格处置规定处置表一：通用标准检查项目不合格处置规定初审不合格复审整改

26、不合格三审整改不合格洗手、更衣、消毒设施齐全，应有简明易懂的洗手方法张贴在洗手设施附近。消毒液配置记录完整 一般不合格：限期整改 严重不合格（无洗手更衣设施或设施无使用痕迹，纯属摆设应酬，现场无消毒水容器，无消毒水配置更新记录）：处以1000-2000元经济处罚 一般不合格：限期整改 严重不合格：1.处以3000-5000元经济处罚，2.给予三个月的整改期或暂停进货;3.通知采购调整进货比例,寻找后备供应商；淘汰该供应商资质现场环境符合要求，生产业场所及仓储设施，采取有效的防蝇、防鼠、防虫措施并监控 一般不合格：限期整改 严重不合格（现场环境卫生脏、乱、差，车间破损严重，较多积水，厂区有较重异

27、味生产场所纱窗、门窗、灭蝇灯严重缺失或没有，现场较多苍蝇、并有鼠迹)：处以1000-2000元经济处罚仓储管理：仓库无有毒有害易燃易爆品，采取有效的防蝇、防鼠、防虫措施，原料隔墙离地，标识清晰，可以做到先进先出 一般不合格：限期整改 严重不合格（现场存放有毒易燃易爆物或场所纱窗、防蝇、防鼠设施无效，有鼠迹，原料胡乱堆放不能做到隔墙离地,容器不封闭，标识不清晰)：处以500-1000元经济处罚食品添加剂专人负责，出入库台帐清楚明晰，做好主要原辅料入库时间批次数量台帐 一般不合格：限期整改 严重不合格（食品添加剂无专人管理，各原辅料出入库台帐无或记录不齐全，不明晰）：限期整改并处以1000元经济处

28、罚实验室主要的检验设施和仪器设备，当前是否足够及有效运行，是否有专职称职化验员，检验原始记录是否齐全 一般不合格：限期整改 严重不合格（硬件设施齐全但无专职检验员（需要持资质证明上岗），实验室无使用痕迹，无检验原始数据记录）：限期整改并处以1000元经济处罚表二：肉水产糖果糕点豆制品果冻： 检查项目不合格处置规定初审不合格复审整改不合格三审整改不合格制定卫生检查及设备设施清洗消毒计划,规定检查（清洗）时间、项目，并有记录。 一般不合格：限期整改 严重不合格（无相关制度规定或设备设施消毒计划，现场设备、器具等污渍较多，无清洗，无检查清洗记录：处以500-1000元经济处罚 一般不合格：限期整改

29、严重不合格：1.处以3000-5000元经济处罚，给予三个月的整改期5000-10000元经济处罚原材料应进行检验或验证，并应有相应的记录，不合格者不得使用。 一般不合格：限期整改 严重不合格（原材料无验收标准;采用索证验证，但索证资料不齐全;无原料验收记录或没有证据证明原料经过验收)：处以1000-2000元经济处罚不合格品（半成品、成品）应单独存放，且不合格品的处置记录清晰 一般不合格：限期整改 严重不合格（生产现场不同状态的产品很难分清，无相关标识；无不合格品处置记录;生产过程不合格品以及退货商品无法提供处理报告记录或发现有不合格品故意混入以次充好现象）处以1000-2000元经济处罚表三：炒货油炸类膨化： 检查项目不合格处置规定初审不合格复审整改不合格三审整改不合格制订煎炸油的调换规定并有效执行,有换油记录,煎炸油现场取样检测合格 一般不合格：限期整改 严重不合格（煎炸油供应商合格资质材料不齐全，无书面作业指导书规定煎炸油的更换频次，并无相关记录，现场取样检验不合格）：处以500-1000元经济处罚 一般不合格：限期整改 严重不合格：1.处以2000-3000元经济处罚，2.给予1个月的整改期或暂停进货; 淘汰该商品XX有限公司年月