公文管理讲座ppt课件.ppt

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1、主要讲授内容,现行公文规范与国家标准 公文特点 公文分类与文种正确选用 公文格式与稿本 行文规则 公文处理程序（收文、发文、办毕文件办理日常管理）,一、现行公文规范与 国家标准评介,1中国共产党机关公文处理条例（简称“条例”）2国家行政机关公文处理办法（简称“办法）3.国家行政机关公文格式（GB/T 9704-1999）4.国务院公文主题词表 5.标点符号用法（GB/T 158341995）6出版物上数字用法的规定（GB/T 158351995）,二、公文特点,(一)具有法定作者 1.公文的法定作者指依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织及其法定代表人。2.三种表现形式(发文名义)机

2、关:教育部、成都市人民政府、中共北京市委、集团公司、县人大常委会机关某组织单位:某厅所属二级单位，集团公司所辖22个子公司、7个分公司、3个托管单位机关单位领导:（法定代表人）,(1)正式行文非正式行文【例】中国人民银行关于调整储蓄利率的公告【例】教育部发展规划司关于大学申办二级学院的复函,3.由不同作者形成各种行文方式 公文发布、传递的层次与形式,（2）对内行文对外行文【例】大学师资队伍建设规划【例】大学关于上报大学师资队伍建设规划的报告,（3）直接行文间接行文【例】洪山县民政局关于拨款修复老年活动中心的请示【例】省人民政府批转省扶贫办关于进一步办好扶贫开发区的意见的通知,（4）单独行文联合

3、行文【例】市人民政府办公室关于在上海建立驻沪联络处的函【例】锦城区城市规划局 锦城区公安局关于红星路扩建工程搬迁工作的通告,（5）职权行文与授权行文 授权其办公厅（室）行文。授权其部门行文多为答复下级机关的请示。,(二)具有法定的权威和效用,1.公文的现实执行效用、现行效用、时效 2.空间（地域、职权）效力范围 超越职权范围行文的几种情况：一是制发者超出职权范围行文:工商局行公安局职权范围的文件 二是公文内容超出职权范围:下级机关越权制定实施细则,3.时间效力范围（1）公文生效时间 即时生效（一般公文、内容敏感的规范性文件）【例】“文到之日起执行”;“自发布之日起执行”。定时生效（一般规范性文

4、件）【例】行政法规按规定一个月以后生效。,（2）公文终止生效时间及条件（变为历史文件）内容已经执行（有效期届满，明示废止）内容过时，新文件代替旧文件（默示废止）被调整的社会关系或制发机关不复存在（且无新机关接替其职能）,4.公文的溯及力 公文溯及既往的效力;指公文可否适用于制发以前的事件或行为。一般公文可以规定溯及力规范性文件比照“法律不溯及既往”原则不应该规定溯及力。(我国税务系统的规范性文件明文规定不得规定溯及力),5.机关公文的效力等级发文机关地位越高,公文效力等级也越高;在同一主体制发的公文中,按照特定的、更为严格的程序制定的公文效力等级高于按一般程序制发的公文;同一发文机关就同一问题

5、先后制发的公文比照”新法优于旧法”原则;同一发文机关制发的公文,通常特殊性公文的效力优于一般性公文,即”特殊优于一般”;授权行文的效力等同于授权机关制发公文的效力。,(三)具备特定体式体式 文体：文件的表达形式 格式 约定俗成的格式 法定的标准格式,(四)经过特定的处理程序制发公文与公文生效必须履行法定程序与手续：会签 公布 法定会议或机构批准等,三、公文分类 从不同分类角度看公文处理,（一）按形成、使用领域，分为通用公文(正式、内部)和专用公文。1正式通用公文 各机关单位在公务活动中普遍使用的正式文种。具有法定性、规范性和通用性。,2内部通用公文 机关内部通行使用，具有复杂性、内部性和灵活性

6、。包括（1）规章制度类文件（规范性文件）：（2）会议类文件：会议报告、讲话、致辞、提案、会议记录、会议指南、日程、议程等,（3）计划与信息反馈类文件：计划类、调查报告、签报、信息、简报、总结等（4）其他事务类文件：各类书信、条据、礼仪文书等。,3专用公文 专业部门在专门业务工作范围内、或各机关在履行自身专门职能或业务工作中使用的公文，具有专门性和限制性。如外交文件（国书、照会）、外事文件（外事函件、外事专用批文）、纪检监察文件、财务文件（发票、帐簿、报表）、保险文件、税收文件、计划文件、司法文件、行政处罚文件（处罚决定书）、人事工作文件（各类登记表）,（二）从物质载体的角度分类分为四种,1.纸

7、质文书2.感光介质文件以感光胶片、相纸等感光材料为载体的文件，如照片、影片、缩微胶片等文件。3.磁介质文件以磁带、磁盘等磁性材料为物质载体的文件，如录音录象文件、磁盘文件等。4.电子文件借助计算机生成、传输和处理的文件。,（三）按性质和作用分为规范性公文、领导指导性公文、呈报性公文、知照性公文、商洽性公文、契约性公文、会议文件等。按制发机关的性质，分为人大公文、军队机关公文、政府公文、党的公文、企事业公文、群团行业组织公文、法院机关公文、检察院机关公文等。,主要法规规章和其他规范性文件,宪法基本法律一般法律行政法规（条例、规定和办法）地方性法规（省级人大及其常委会制定发布）规章（含国务院部门、

8、地方政府规章，使用规定和办法、细则）行政措施（行政规范性文件、其他公文文种）其他规章制度,（四）按涉密程度（GB7156/1987文献保密等级代码）分为六种,国家秘密与商业秘密、组织秘密、个人隐私相区分。绝密级 涉及国家核心秘密的公文。机密级 涉及重要国家秘密的公文。秘密级 涉及一般国家秘密的公文。内部级 限国内某行业、系统或社会组织内使用。国内级 限国内公开的公文。公开级 可对国内国外公布的公文。,（五）按行文（传递）方向分为上行文、平行文和下行文。,上行文下级组织向上级组织报送的公文。平行文平级组织或不相隶属组织之间的公文。下行文上级组织向下级组织下发的公文。,机关之间工作关系的划分：,同

9、一系统的机关,同级机关,下级机关,业务上指导与被指导,上级业务主管部门,下级业务部门,领导与被领导,上级机关,同级机关,平行关系,1.,2.,3.,非同一系统的机关,此机关,彼机关,不相隶属关系,4.,根据工作关系产生的行文关系 1、2 是上行文或下行文关系；3、4是平行文关系。除此之外，还有综合管理与被管理、统管与被统管、监督与被监督、行政法律关系等。,（六）按来源分类 分为收文、发文（内部、对外）（七）按处理方式分类 分为阅办件（办件）需要阅件人审批的公文 阅知件（阅件）需要阅件人阅知的公文,(八)按公文稿本分类,分为：草稿、定稿、正本、存本、副本等.（试行本、暂行本）（草案）（不同文字文

10、本）（复制件）草 稿 定 稿 正 本 副 本 副 本（复本）,公文主要文稿和文本：,1.草稿非正式、无效力。（征求意见稿、讨论稿、修改稿、送审稿、代拟稿）2.定稿履行法定生效程序的最后完成稿，具有正式公文的法定效用,具有签发或会议批准标志。（原稿、底稿）,3.正本 具有法定效用的正式文本，主送件。格式规范，具有生效标志。(试行本、暂行本、修订本、不同文字文本）4.副本 正本的复份或复制本（抄送件、传阅件、存本）,四、公文文种使用规范,（一）公文文种及其选用规则 1.什么是文种每一种文件固定的名称即文种。所有公文都必须在标题中标明文种。2.正确标明文种的作用 有利于维护公文的严肃性、规范性；为公

11、文的撰写和处理提供方便。,（二）通用公文文种分析（适用范围、分类、正误点评）,规范类文书1.条例 用于对某一方面的工作比较全面、系统的规定。如 行政法规制定程序条例 四川省道路交通管理条例国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得称“条例“。共产党中央组织可用作正式文种（党内法规）。,2.规定 用于对于某一方面的工作作比较具体的规定。如中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定（党内可用作正式文种）3办法 用于对于某项工作作具体的规定。如国家行政机关公文处理办法 行政区域边界争议处理办法以上两个文种既可用于法规又可用于规章。,其他通用公文,4.决定（1）适用范围：对重要事项或重大行动做出安

12、排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。县人民政府关于从严处理破坏山林事件的决定市教育局关于撤消文件的决定,（2）决定与决议的区别,（1）适用范围 向国内外宣布重要事项或法定事项。（2）分类重大事项公告：行政机关公告 法定事项公告(专用公告)：商标公告 公务员考试公告 城市房屋拆迁公告 企业法人登记公告 司法公告：法院开庭公告 人大公告,5.公告,（1）适用范围 公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。(2)分类规定性通告市人民政府关于限期拆除违法违章建筑的通告周知性通告市人民商场开业酬宾通告 律师事务所迁址办公的通告,6.通告,（3）公告与通告的异同,（4）通告与公开

13、性社会事务性文书,通告法定公文 启事事务文书 随意亲和，简洁便利广告经济文书 发布商品、服务信息海报宣传文书 发布教科文卫体及会展信息声明事务文书 声明立场，保护合法权益,7.通知,（1）适用范围批转下级机关的公文转发上级机关和不相隶属机关的公文传达要求下级机关办理的公务事项告知需要有关单位周知或执行的事项行政学院关于举办培训班的通知任免人员（事务性通知：临时沟通、会议通知、启事性通知）,8.通报,（1）适用范围表彰先进批评错误传达重要精神或情况（一般不具备指挥性）通报往往用于印发会议文件、调研材料、领导重要讲话等内部文件。,9.报告,（1）适用范围向上级机关汇报工作（例行 专此报告）反映情况

14、（偶发 专此报告）答复上级机关的询问（2）分类 工作报告、情况报告（专题报告）调查报告、报送报告、答复报告,10.请示,（1）适用范围向上级机关请求指示（当否，请指示）向上级机关请求批准（请审核批准；妥否，请批复）,（2）写作“请示”的注意事项（行文规则）,不与报告混用；不相隶属不行请示；不越级；不多头主送；不得以机关名义向上级负责人报送（报告、意见）；一文一事；不同时抄送下级。,（3）请示与报告的区别,【例文】指出内容、格式以及行文上的错处。,海北社区关于便民早餐店等若干问题的报告星湖街道办事处、谭大林主任：根据青政发03年67号文件青山区人民政府关于推动社区“早餐工程”建设的决定精神，为了

15、加快解决社区居民早餐难的问题，我们打算在社区活动中心附近兴建便民早餐店（已经规划部门批准），力争在二零零三年三月一日开业，产权归海北社区所有，聘请社区内的下岗职工承包经营。便民早餐店预算建设资金共计一百二十五万元，现已筹集资金八十五万元，还有四十万元资金没有着落。为此，要求街道给予支持解决。另，社区活动中心室外建身场的健身器械严重不足，难以满足居民健身需要，居民意见很大，故请顺便追加拨款十五万元用于购置健身器械。此事关系到社区居民的切身利益，务必批准。2003年9月1日（本文主要问题：违反请示行文规则，引文、数字不规范）,11.批复,(1)适用范围 答复下级机关的请示事项。(2)批复的特点 针

16、对性强，体现在主送机关：请示机关（少数可以抄送有关机关）标题：可以写出收文者开头：写出答复对象（文件标题和发文字号）用语：不用“似属可行”“酌情办理”、“最好去做”,12.意见,（1）适用范围对重要问题提出见解和处理办法。（2）意见分类（按行文方向分）要求下级贯彻执行的意见国务院关于进一步做好退耕还林试点工作的若干意见要求上级批转或转发的意见国务院办公厅关于转发国家旅游局等部门关于进一步发展假日旅游若干意见的通知供平级和不相隶属机关参考的意见,（1）适用范围于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批。（2）分类商洽函 社会组织之间使用最多，特别是有关商洽人事调转、清偿债务、

17、商品买卖、产权交易等方面的函还要受法律的严格保护，可视作合同、协议的补充，一经双方承诺或认可，即产生权利、义务关系，必须遵照执行。,13.函,问复函（询答函）（一般用于不相隶属机关；上级对下级可以用，但下级答复上级要用报告)请批函（审批函）（向不相隶属机关要求增加经费、调整人员编制、减免税收、申办营业执照等）,（3）请示与请批函的区别,（4）请示与函的标题,公司关于增拨消防器材经费的请示 局关于请求批准录用等五人为国家公务员的函 局关于批准录用等五人为国家公务员的复函学院关于申请在河段开挖人工河道的函,（5）答复性公文文种的异同,14.会议纪要,（1）适用范围 记载、传达会议精神和议定事项。（

18、2）特点 行文方向不固定 可上行、下行、平行。法定效力受到一定限制。（3）格式 文件式 领导机关召开会议，用文件下发，要盖章。会议简报式 办公会议纪要，专用格式，不盖印章。,五、公文格式,1、文件的格式是文件区别于其它书面材料的一个显著标志。,2、由于公文的特殊属性与作用，因而决定了文件必须有规范的格式。,3、公文格式关系到维护文件的权威性、严肃性、有效性；关系到档案的外在质量；关系到公文格式适应现代化管理工作需要，并有利于提高公文处理的效率。,（一）公文格式概述,4.公文的文面格式分类公文式文面格式国家标准公文格式分为(1）一般公文格式（2）特定公文格式：命令（令）、函、会议纪要专业规范文本

19、式文面格式（如合同示范文本格式、保险文书、司法文书等的格式）一般文章文面格式,公文用纸幅面及版面尺寸：见图 A4纸（210mm297mm）天头（上白边）37mm1mm 订口（左白边）28mm1mm 版心尺寸（不含页码）156mm225mm排版规格 正文用3号仿宋体字 每面排22行 每行排28字,公文中各要素标识 眉首部分：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人 主体部分：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注 版记部分：主题词、抄送、印发机关和印发时间,00001,中金（集团）公司文件,中金20043号,中金（集团）公司关于加强文书

20、档案工作的通知,中金房地产公司、赛大置业、_、富宝公司：,为贯彻上海市人民政府关于进一步加强本市档案工作若干意见（沪府20032号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。,附件：1、意见 2、的通知,二OO四年一月二日,（附注）,主题词：文书 档案 通知,抄送：档案局,中金（集团）公司办公室,2004年1月印发,眉首,主体,版记,机 密一年,特 急,1、传达行文意图；2、表明文件的生效时间和法律凭据；3、表明行文关系和主送范围等。,1、提供主题检索标识；2、确定复本送达范围；3、提供公文印制责任者、时间等。,1、表明文件的法定权威和信息源；2、确定文件的处理缓急和安全要求；3、为文件的

21、科学管理提供分类标识和检索途径。,中金（集团）公司文件,中金20043号,平行、下行公文，至版心上边缘25mm,机密,特急,眉首,机密,特急,中金房地产公司 美加房地产公司 文件万科房地产公司,中金房20041号,上行文至版心上边缘为80mm,签发人：,上报的公文需标识签发人姓名,眉首,00001,中金（集团）公司文件,中金20043号,眉首,机 密一年,特 急,目的是为了便于统计、登记和回收；领导机关大批下发公文时使用，绝密、机密公文应标明。,便于公文查阅、处理、统计。由发文机关代字、年份和序号组成。联合发文时只标注主办机关发文字号,传递和办理的时间限度，平件不必标注。公文分特急、急件；电报

22、分特提、特急、加急、平急,同时在信封上标明。,发文机关全称或规范化简称加“文件”，红色标识，居中，庄严显示文件的法定性和权威性,文件内容涉及国家秘密的，应表明密级和保密期限；分秘密、机密、绝密。,反映机关本质属性，避免与相近机关混淆。通常采用三种方法：1、机关代字；2、机关代字加文种代字；3、机关代字加承办部门代字。,年份用全称，用六角括号,不加“第”不编虚号,机密,特急,中金房地产公司 美加房地产公司 文件万科房地产公司,中金房20041号,签发人：,联合行文时主办机关名称在前，文件居于右侧，上下居中排布。,眉首,上报的公文需标识签发人姓名;“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,中金

23、（集团）公司关于加强文书档案工作的通知,中金房地产公司、赛大置业、富宝公司：,为贯彻上海市人民政府关于进一步加强本市档案工作若干意见（沪府20032号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。,附件：1、意见 2、的通知,二OO四年一月二日,（附注）,是附属或说明正文的文件材料，是文件的重要组成部分；应标明附件顺序和名称，附件后无标点符号，应与正文一起装订。,应使用全称、规范化简称或通称；主送过多导致首页无法显示正文，可置于抄送之上。,主体,文件生效标识有加盖印章和签署两种形式。详见PPT,数字、年份不能回行,应准确简要地概括公文的主要内容并标明文种。结构要完整，一般包括发文机关、主要内

24、容、文种。,不同文件成文日期不尽相同，详见书。成文日期中的零写为“”,需要说明的其它事项加括号标注。请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,附件：1、意见 2、的通知,二OO四年一月二日,（附注）,主题词：,抄送：，。,中金房地产公司办公室,2004年1月印发,。,不得标识此页无正文,下弧无文字时下套下弧有文字时中套,落款处不署发文机关名称。,附件：1、意见 2、的通知,二OO四年一月二日,（附注）,主题词：,抄送：，。,中金房地产公司办公室,2004年1月印发,。,落款处不署发文机关名称。,附件：1、意见 2、的通知,二OO四年一月二日,主题词：,抄送：,中金房产公司办公室,2004年1月

25、印发,。,中金房产,美家房产,祥大房产,浙江数码通,江苏数码通,落款处署发文机关名称，下面标识成文时间。,附件：1、意见 2、的通知,二OO四年一月二日,（附注）,主题词：,抄送：，。,中金房地产公司办公室,2004年1月印发,。,有些文件由签发领导人在文件正本上签字或盖章；必须冠以职务身份。,市长 韩 正,中金（集团）公司文件,中金20043号,中金（集团）公司关于加强文书档案工作的通知,主题词：文书 档案 通知,抄送：档案局,中金（集团）公司办公室,2004年1月印发,版记,便于计算机检索和管理公文。,应使用全称、规范化简称或通称；主送过多导致首页无法显示正文，可置于抄送之上。,以公文付印

26、时间为准。,00001,中金（集团）公司文件,中金20043号,中金（集团）公司关于加强文书档案工作的通知,中金房地产公司、赛大置业、富宝公司：,为贯彻上海市人民政府关于进一步加强本市档案工作若干意见（沪府20032号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。,附件：1、意见 2、的通知,二OO四年一月二日,（附注）,主题词：文书 档案 通知,抄送：档案局,中金（集团）公司办公室,2004年1月印发,机 密一年,特 急,1,空白页和空白页以下的页不标识页码；双页码居左空一字。,订口,统计表,1,横表单页码置于左下角，双页码置于左上角，,单页码表头在订口一边。,中金（集团）公司,中金函20

27、043号,中金（集团）公司关于加强文书档案工作的函,富宝公司：,为贯彻上海市人民政府关于进一步加强本市档案工作若干意见（沪府20032号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。,中金集团公司二OO四年一月二日,距上页边30mm,距下页边20mm,红色，长均为170mm,公文特定格式之一函件格式,信函式格式与便笺头比较,公文特定格式之二命令（令）格式,海关总署令,上海市人民政府令,第1号,现发布上海市民办科技经营机构管理办法，自一九八九年三月十五日起施行。,市长 韩正 二OO四年一月二日,距版心上边缘20mm,公文特定格式之三办公会议纪要眉首格式,公司办公会议纪要第 10 号公司办公室

28、2002年11月10日,北海市档案局局长办公会议纪要2004-6,会议议题一、汇报政府信息公开工作；二、审定预算外收入分配方案；三、审定非常设机构组成人员调整名单。,4月20日，局长支持召开局长办公会议。局领导、出席会议。、在审议相关议题时列席了会议。一 会议听取了，。,分送：各位局领导抄送：局各处室负责人,北海市档案局办公室,2004年1月印发,1,1、版头：发文机关全称或规范化简称+文件 发文机关全称或规范化简称+（文种）2、用纸：16开或者A4型,中国共产党机关公文格式,中共成都市XX区委政法委员会（请示）X政委发200520号 关于追加政法、综治、维稳、防邪、信访工作会议专项经费的请示

29、,（二）公文格式项目具体规范眉首部分1公文份数序号 绝密、机密公文应标明份数序号。2密级 涉及国家秘密的公文标注绝密、机密、秘密；公司内部一律标注商业机密、商业秘密。3紧急程度 紧急公文标注特急、急件；紧急电报分别标明特提、特急、加急、平急。,4发文机关标识,大版头 机关全称或规范性简称文件中版头 机关（文种）小版头 函件版头联合行文，主办单位排列在前。（党政联合行文版头）首页必须显示正文。,5发文字号,包括发文机关代字、年份、序号发文机关代字（含地域代字、单位代字、职能代字、文类代字等）联合行文，应标主办机关发文字号。标注位置（上行文、下行文平行文、函件）,发文字号案例：（1）绵府发2004

30、10号（2）2004绵工商广字第005号（3）苏农发2004人字第3号（4）师大函200418号（5）川投办（2004）12号,6.签发人 上行文须标明签发人或会签人姓名，并在附注处标明联系人和电话。作用（1）强化公文质量；（2）便于上下级机关领导直接联系工作。,主体部分,7标题（1）公文式标题 发文机关事由文种 除法规规章名称加书名号外，一般不用标点符号。“关于”：（）四川省人民政府办公厅按时足额发放行政事业单位职工工资的通知,转发性文件标题案例,()国家经委印发 关于贯彻 中华人民共和国优质产品奖励条例的补充规定 的通知（）县司法局批转司法部关于报送信访工作统计表的通知（）县司法局转发司法

31、部发200412号文的通知,（2）新闻式标题,单标题药品销售中回扣现象严重双标题艰苦的拼搏 丰硕的成果XX公司2001年工作总结（3）四项式标题：发文机关时限事由文种XX保险公司2002年宣传工作要点XX市财政局2001年干训工作总结,（4）规范性文件标题,适用范围（对象）事由文种国家行政机关公文处理办法某大学网络学院2003年秋季招生简章上海XX股份有限公司董事会章程某省工业企业劳动卫生管理条例,8.主送机关,公文主要受理单位，对收文负主要办理和答复责任用全称或规范化简称、统称分普发文件和专发文件上行文一般不多头主送公布性文件不标主送机关,9.正文 10.附件 主体式附件和补充说明式附件由附

32、件和附件说明组成标注位置电子公文附件的标注,11.成文日期,以负责人签发日期为准联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准会议批准文件以批准通过日期为准电报以发出日期为准行政公文用小写汉字将年、月、日数字标全；“零”写为“”,12公文生效标识（印章、签署）,生效章、校正章、鉴证章、密封章、骑边（缝）章、钢印除会议纪要、电报、党内普发性文件外须加盖印章。联合上报公文，由主办单位盖章；联合下行文，发文机关都应盖章。印章必须与正文同在一页。签署人为公文制发文主体正职领导人的职衔和姓名。,13附注,成文日期的下一行加括号标注阅读范围请示文件的联系人姓名和电话其他需要注明的内容,版记部分,14主题词 用于

33、公文的计算机检索。根据公文主题词表选词 由类别词类属词文种组成 除类别词外标25个 受控标印和自由标引 谁撰制，谁标引,15抄送机关 除主送机关之外需要执行或知晓公文内容的其他机关。不抄送本单位，不标“存档”一般不指名道姓抄送领导人个人遵守行文规则规定的抄送条件,16印发机关和印发时间一般不标打印者、校对者姓名印发日期的数字用阿拉伯数码,六、行文规则,（一）精简文件规则 行文应当确有必要,控制发文总量，注重实效，坚持少而精。可发可不发的不发，可长可短的要短。为了达到这一要求，各地均作了有益的尝试。如审计署关于精简纸质文件的规定,（二）按隶属关系和职权范围行文，正确选择行文方式，一般不准越级行请

34、示和报告。逐级行文；多级行文；越级行文；直达行文；直接行文等方式。,（三）联合行文应为同级或级别相近机关,联合行文的条件和规范:(1)同级机关；（2）应当确有必要，严格控制行文单位数量；（3）需要协商一致并会签；（4）必须明确主办机关，以便分清主次责任。（5）联合行文的文头将主办机关排在前面；只标主办机关的发文字号；上行文由主办机关盖印。,（四）分清主送与抄送机关抄送机关的条件,（1）向下级机关或本系统的重要行文应同时抄送直接上级机关；（2）越级行文一般应抄送越过的机关；（3）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送和抄送机关；上级机关向受双重领导的下级机关行文必要时应抄送其另一上级机关；

35、（4）涉及相关机关的职权范围应该抄送；（5）其他应该抄送的机关。,（五）行文应该协商一致,(1)要符合党的路线方针和法律法规；符合上级有关规定,与有关部门现行规定相吻合；(2)涉及相关部门职权范围,主办单位应主动协商会签；(3)未经协商一致应将各方意见或方案报上级请求裁决；（4）未经协商一致或未经上级批准、裁决的不得各自 向下行文；（5）如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤消。,（六）对不符合行文规则的上报公文实行退文制度,（1）文件内容违反法律法规和方针政策；（2）涉及相关部门职权范围未协商一致；（3）违反请示文种的行文规则；（4）其他规定的情况。,七、公文处理程序,纸质文件处理程序示意图,

36、收文,发文,收文登记,审核、退文,接收,分发、加工,拟办,批办,承办,注办,拟稿,会商,审核,签发,复核,缮印校对,用印签署,发文登记,发出公布,组织传阅,对内催办,查办、对外催办,信息反馈,办毕文件处置,归档,清退,暂存,销毁,公文撰写步骤写作准备 撰拟文稿 修改定稿交 拟 安排结构 审 核确立主旨 草拟文稿 签发（会议通过）确定文种 复 核选择材料 公文语言 缮 印 确定表达方式 盖印、签署发出,1.拟稿,(1)内容要求 符合国家法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定要加以说明；如对原有政策、规定进行调整或修订，应在颁布时对原有政策、规定予以废止。(2)文字表达 情况确实，观点明确

37、，表述准确，结构严谨、条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅适宜并力求简短。,(3)文种使用 根据行文目的、职权范围、行文关系确定。（4）称谓使用人物、机构、事物名称在书写上不要出现错误；对同一人物、机构、事物的称谓要统一、前后一致；称谓要规范，人物称谓一般应姓名在前，职务在后。应使用权威部门公布的规范简称（人民银行人行总行、中央银行、央行、人总行）,（5）引文、日期 引用公文先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体年、月、日。一般不用今年、上月、昨天等词来表达。（7）使用国家法定计量单位,(8)结构层次的序数符号原则上不超过四层。其符号为：第一层“一、”（作为小标题时句

38、尾无标点）；第二层“（一）”（作为小标题时句尾标点可有可无）；第三层“1.”（无论是否作为小标题，要有标点）；第四层“（1）”（必须有标点）。,在规范性公文中，章节、条款序号应用汉字书写，如第二章、第十一条，以下再分层次，使用上述序号。或者分为“条、款、项、目”，直接使用“一”表示条；款不加序号；“（一）”表示项；“1.”表示目。,(9)非规范化简称应先用全称并注明简称（下文不再出现不必注明）。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。注意：简称应该准确概括原称的含义，如“表外应收未收利息”简称为“表外利息”就欠准确；不使用不为人们所普遍熟知的简称。,(10)数字使

39、用 除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（11）拟制公文，首页应使用规范的发文稿纸。,2.审核（分为签发前和签发后两种审核）,审批签发前由公文处理部门审核。审核重点：是否需要行文是否符合行文关系、行文方式是否妥当 需要会签的是否已经会签是否符合拟制公文的有关要求、格式是否规范,（3）领导签发后的审核（复核）,签发后的发文清样印刷前，应由公文处理部门作全面复核。重点 审批、签发手续是否完备 附件材料是否齐全 格式是否规范等。如果发现明显错漏或不当之处，应予改正。对内容有实质性改动的，应加签（核签）。,3.发文决

40、策程序签发（领导审批）,签发（审批）种类 正签、代签、草签、会签、加签（核签）签发要求（1）逐级审批、分层签发（2）先核后签（3）签发应签署明确意见、姓名和审批日期（4）签发用笔、位置,（二）收文办理,签收,登记,审核（分办）,承办,批办,拟办,收文处理指对单位收到公文的办理过程,催办,注办,1.收文登记,公文由公文处理部门统一签收登记。登记内容包括 收文日期收文编号来文单位或部门名称来文标题份数密级去向等,2.收文审核（含分办）,（1）针对上报的办件由公文处理部门审核，重点是 是否应由本机关或本部门处理；是否符合行文关系；内容是否合法及符合有关规定；请示事项涉及其他部门或地区并需协商、会签的

41、，是否已协商、会签；文种使用、格式是否恰当等。,（2）对不符合要求的公文应作退文处理,文件内容违反法律法规和方针政策；涉及相关部门职权范围未协商一致；违反请示文种的行文规则；其他规定的情况。,（3）分办,经审核对符合要求的公文 先请主管领导阅示,按照职能分工或领导批示转请有关部门或机构研究办理,属参阅、知照性质的公文，由公文处理部门分送处理,4.拟办,是指对收到的公文提出初步的请示性和建议性的处理意见,供领导批示时参考。（1）拟办范围：（2）拟办要求：根据来文要求和问题，明确提出拟请领导承办部门办理方式,5.批办,（1）对有具体请示事项的公文主批人应签署 明确意见 姓名 审批日期其他审批人圈阅

42、视为同意；（2）对无请示事项的公文，阅件人圈阅表示已阅知。,6.组织传阅,(1)办件传阅顺序主管领导,其他领导,主要领导,如有多个阅件人,一般情况下,阅件人之间不得横传,(2)阅件传阅顺序,主要领导,主管领导,其他领导及需要阅知的部门或机构,(3)电子公文传阅顺序按照系统设置的程序传递,(三)办毕文书的处置,归档文件的整理（立卷）销毁清退暂存,八、公文管理,(一)集中统一办文办公室是各社会组织公文处理的管理机构。下设文秘部门或配备专人负责公文处理工作。由文秘部门或专职人员统一负责公文的收发、审核、用印、归档和销毁。由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。,(二)公文翻印 上级公文除绝密件和注明不准翻印的外，下一级机关经负责人或办公室主任批准可翻印。注明翻印机关、日期、份数和印发范围。,(三)公文公布 经批准公开发布的公文，同正式印发公文具有同等效力。(四)公文复印 公文复印件作为正式公文使用时应加盖复印机关证明章。,(五)公文销毁 公文销毁经办公室主任批准，销毁秘密公文应监销，销毁绝密件应登记。(六)公文移交 机关合并全部公文应随之合并管理；机关撤消，需归档公文在立卷归档后按规定移交档案部门。,(七)归档文件的整理按照归档文件整理规则操作,