行政管理制度范本.doc

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1、重庆勇能投资有限公司行政管理制度2012年06月 由总公司办公室编制目 录第一节 办公室职权范围与人力资源部条款同步，加强明细了责权细节，责任处罚。5（一）工作概要5（二）工作内容5（三）职权规定6（四）职责规定7第二节 总公司对分公司的管理建议根据绩效考核细则实施。9第三节 办公区域的管理办法10（一） 总则10（二） 仪表规范10（三） 语言规范10（四） 办公区域工作环境规范11（五） 严格遵守员工守则行为规范若干条例12第四节 印章管理14（一） 印章定义14（二）印章使用范围14（三）印章使用规定14（四）印章保管14（五） 印章使用15（六） 处罚决议15（七） 使用记录保管15第

2、五节 办公用品管理及采购制度17（一） 使用范围17（二） 办公用品分类及定义17（三） 办公用品的采购17（四） 办公用品结算方法19第六节 考勤制度21（一） 作息时间21（二） 请假申请21（三） 考勤的定义24（四） 审批权限审批权限待董事长审核批示25（五） 考勤实施办法25（六） 统计周期26（七） 考勤异常27第七节 会议管理28（一） 会议种类：董事长会议、公司年会、公司例会、部门协调会、部门工作会议。28（二） 会议召开方式：28（三） 会议安排29（四） 会议要求30第八节 商务接待制度新增内容32（一）接待对象32（二）掌握客人基本信息32（三） 拟定接待方案32（四）

3、方案送审33（五） 安排落实任务33（六）礼品采购33第九节 车辆管理办法36（一） 车辆管理36（二） 车辆事故处理37第十节 信息设备管理39（一） 本制度所涉及产品的界定39（二） 信息设备的管理办法39（三） 信息设备的维护40第十一节 合同管理办法41（一） 总则41（二） 合同的分类41（三） 合同的起草41（四） 合同的签订41（五） 合同的审查43（六） 合同的保管44（七） 合同的借阅44第十二节 档案保管46（一） 档案的范围46（二） 档案机构及其职责46（三） 档案的管理46（四） 监督47（五） 销毁47（六） 公司档案的分类及编号47（七） 借阅47（八） 档案备份

4、制度47（九） 文件资料的收集管理48第十三节 员工福利制度（章节由人力资源部提供由办公室执行）（章节由人力资源部提供由办公室执行）50第十四节 内部接待后勤的工作安排53（一） 接待对象53（二） 接待办法53（三） 接待要求53（四） 内部接待后勤的管理54第十五节 员工奖惩制度（章节由人力资源部提供由办公室执行）（章节由人力资源部提供由办公室执行）56行 政 管 理 制 度第一节 办公室职权范围与人力资源部条款同步，加强明细了责权细节，责任处罚。 （一）工作概要 处理公司的行政事务和对外联络事务，充分发挥办公室的协调、督促、服务和管理功能。协调、督促总公司所属部门及项目，办公室各职能主管

5、之间以及公司领导与政府有关部门、社区有关方面之间的关系；负责公司办公室的日常工作；贯彻执行上级的指示决议，检查督促各部门的工作落实情况；做好后勤服务工作。（二）工作内容1. 主持公司行政事务工作及部门内部日常事务工作，并带领全体人员履行各项职责。负责对本部门人员进行思想教育及指导，不断提高思想业务水平，做好对各部门及各分公司的综合考核；2. 组织起草行政综合性工作计划、报告总结、决议、规划等文件和公文打印，审核秘书起草的文稿，把好政策关、文字关；3. 负责拟定公司福利、办公用品和劳保用品计划及其标准，并做好发放工作；4. 组织安排总公司的各类会议，督促做好会议纪要，检查会议决定的贯彻情况；5.

6、 督促检查各分公司、各部门贯彻执行总公司各项规章制度情况，定期向总公司领导汇报；6. 负责协调各部门各分公司共同办理综合性工作，主动承担各部门之间的“空挡”工作；7. 组织总公司行政文件的管理和上级下发的文件传阅、传达、存档。组织开展总公司对外宣传与联络工作；8. 负责公司员工的考勤管理工作、工作评定及人员调配工作，负责检查员工劳动纪律和工作秩序情况；9. 做好消防工作安全的相关管理工作，完成安全稳定工作目标责任制和安全预案执行的相关工作；10. 安排好总公司的印章管理和使用，车辆管理、协调和指导；11. 负责对办公室部门人员编制及岗位设置、管理；12. 管理好公司网络、公司网站和邮箱，随时保

7、证正常使用；13. 管理总公司办公用品及办公设备，按时维护，确保其正常使用，安排好高质优化地采购办公用品；14. 完善公司行政管理制度，做好物品的管理工作及各项后勤保障工作；15. 负责检查各部门年度和月度培训计划的实施情况；16. 管好食堂，搞好卫生，确保总公司员工中餐的正常就餐；17. 认真履行总公司的三个“学会”，定期或不定期组织学习，搞好党团工作，开好民主生活会；18. 负责总公司的接待工作；19. 完成总公司领导交办的各项工作任务。（三）职权规定1.向公司各部门索取必要的资料和督促工作计划实施进度；2.检查督促公司各项文件的实施情况并作出完成各项要求的时间限制。3.起草各项内部文件及

8、条例、制度（例：处罚、办理程序、各部门责权、各部门考核、考核的奖惩办法、人事管理、部门协调、薪酬顶级等等），待董事长审批后落实实施。4.催促各部门及时做好文件与资料的立卷、归档工作。5.协调各部门之间的工作关系。6.管理公司所属车辆。7.各部门以公司名义起草的文件有审核、校正、否定权。8.对要求各部门主管参加的会议，有综合平衡或精简压缩的权限。9.管理办公用品、用具的审批、购买、统计、及浪费、超标使用的直接处罚；10.根据部门权责，对部门员工按公司决议分配岗位工作责权。（四）职责规定1.对得知公司出现重大异常情况后未及时向总经理反映，以致造成重大损失的，部门领导及员工将承担责任。按主管4:2:

9、0.5比例处罚。（部门职员0.5、主办职员2、主管4）2.对总经理办公室行文的差错，收集与整理资料失实而造成的后果负责。3.对机密文件和文书档案管理不严，发生失密、泄密或丢失、损坏的，部门主管及管理人须承担责任。处罚比例3:14.对公文、函件、报刊传递不及时，或发生误传现象，根据受影响的大小，部门主管及责任人须承担责任。5.对印章、介绍信管理不严或使用不当而造成的不良后果，部门主管须承担责任并对其进行行政处罚，公司将保留对其诉讼的权力。6.下属工作效率差是部门主管的管理和指导问题，部门主管须承担责任，按主管4:2:0.5比例处罚。（部门职员0.5、主办职员2、主管4）7.未及时根据公司方针目标

10、的有关要求，编制好本室方针目标或未及时检查和落实的，部门主管须承担责任。以上规定至执行之日起，废除以前执行的行政管理制度及与本制度有抵触的公司制度。后期如因公司扩大、岗位职责变化引起的本制度不适用，将由协调会议或本部门直属上级指示修改，修改办法未正式生效前以本制度执行。办公室享有本制度的最终解释权。第二节 总公司对分公司的管理建议根据绩效考核细则实施。为了加强总公司对分公司的管理，保障公司各项工作的顺利开展，提高工作效率和工作完成质量。根据各部门的长期计划及短期目标作为考核依据，为后期的岗位评定调整、薪酬奖惩提供了重要的依据。（一） 加强培养公司员工内部凝聚力及高度的责任心。（二） 分公司各项

11、管理制度严格执行，并细化落实到每个人。（三） 分公司财务直接对总公司财务负责，严格执行收支两条线，资金支付实行月初预算、事中控制、月末对比差异分析（四） 有效的沟通，追求人性化管理。（五） 各分公司按时报送工作日志（包括年计划、月计划、周计划）。 （六） 政府部门对分公司进行检查时，如分公司无法处理，应在第一时间电话上报至总公司。（七） 设立有效的激励机制,提供优越的晋升条件。（八） 分公司经理与总公司共同审核费用，严控费销比。（九） 每月5日前，由分公司负责人向总公司报月度工作计划与总结，总结出当月已了事项、未了事项、下月计划。（十） 定期组织员工进行业务培训，提高员工素质。 （十一） 每月

12、向总公司报送分公司财务报表、费用报表、销售情况分析(包括成交价及差异，客户档案等)。（十二） 分公司经理应广招贤才，注重用人，为企业公司培养可靠的后备干部。以上规定至执行之日起，废除以前执行的行政管理制度及与本制度有抵触的公司制度。后期如因公司扩大、岗位职责变化引起的本制度不适用，将由协调会议或本部门直属上级指示修改，修改办法未正式生效前以本制度执行。办公室享有本制度的最终解释权。第三节 办公区域的管理办法（一） 总则办公区域是公司职员进行日常工作的区域，清洁卫生的好坏，直接影响到公司整体形象和职员工作情绪，为使公司办公管理及文化建设提升一个新层次，特制定如下管理制度。（二） 仪表规范1 办公

13、区域内，所有员工服装必须要大方得体，不得衣冠不整的进入办公区域。（公司统一着装后，所有员工必须按要求着装上班）2 办公区域内，所有员工的服饰必须干净整洁、熨烫平整。衣着不得有过多褶皱。3 头发干净，梳理整齐，男员工头发不过耳，不得留胡子；女员工头发整洁，整披肩或捆扎起，所有员工不得做奇异发型。4 皮鞋亮净，严禁穿拖鞋上班。5 佩戴胸牌。待会上讨论是否统一制作公司员工牌6 女员工上班提倡化淡妆，饰物佩戴得当，不得穿着暴露的服装上班。（三） 语言规范办公室文明用语：严禁说脏话，用不礼貌的语气交谈。应该在交谈的时候多说：“你好”“请”“谢谢”“对不起”“不用客气”“麻烦你了”再见“等文明用语。（例如

14、）1. 交往语言：同事之间相处要相互谦让，有礼貌。彼此之间交谈声音不得过大，影响其他工作中的同事。工作交流如果需要长时间的交谈，须到会议室讨论。办公期间须保持办公区域的安静。2. 电话语言：电话铃响三声内接起，先报“您好！勇能投资”。3. 接待语言：您好，请稍等；请坐；对不起，请登记；好的，行。（四） 办公区域工作环境规范1. 办公区域办公用具的摆放，下班时员工桌位前的办公用具等物品，必须按要求归位。1) 办公桌：下班时员工桌位前的办公用具等物品，必须按要求摆放归位。（桌面上的电脑、打印机、鼠标、口杯、电话、文具、必备资料纸张等办公用品应摆放整齐。）2) 辅桌：放文件夹、少量工具书、工作记录本

15、。3) 坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正；4) 电脑：桌面呈45角贴墙放置，横式主机置显示器下，竖式主机置桌下；5) 垃圾篓：罩塑料袋，置于规定的位置。6) 饮水机：放指定地点，不得随意移动。2. 为实现办公区域无烟化，公共办公区域员工严禁吸烟。来访宾客在固定区域可以吸烟（接待区）。3. 办公区域严禁用餐。4. 未经办公室主任的同意，不得随意移动办公区域内的植物摆放的位置。5. 上班时间原则上不准许因私事拨打电话，如有紧急事件可到大门外短时间通话。6. 严禁用公司电话打信息台、私话、或联系私人业务。7. 在接发传真时，应做好登记工作，并及时把传真内容交由当事人，如当事人不在

16、，应保存好传真文件。原则上公司传真由专人指定接收及发送，涉及到机密内容应妥善保管。（五） 严格遵守员工守则行为规范若干条例人力资源部同步条款1.坚守工作岗位，不能串岗、脱岗；2.上班时间不能看报纸、玩游戏、吃零食或做与工作无关的事情；3.为保持地面干净，不在会议室就餐。4.接待来访和业务洽谈，在接待处或会议室进行。5.不利用公司的电脑做与公司无关的事。6.上班时间不要长时间接打私人电话，紧急或特殊情况除外，通话时间不宜过长。7.节约用水、用电，最后一个离开公司者检查水、电、气是否彻底关闭。8.不能将公司的烟缸、茶杯等一切公物，带回家私用。9.爱护公司花草树木，不得人为损坏。以上规定至执行之日起

17、，废除以前执行的行政管理制度及与本制度有抵触的公司制度。后期如因公司扩大、岗位职责变化引起的本制度不适用，将由协调会议或本部门直属上级指示修改，修改办法未正式生效前以本制度执行。办公室享有本制度的最终解释权。第四节 印章管理 印章是公司处理内外部事物的印章，公司对外的正式信函、文件、报告使用公章，盖了公章的文件就具有法律效力。而且企业印章是代表公司法人及法定代表人行使权力的一种表现。所以印章保管人，必须严格审核须加盖印章的文件、信函、报告。（一） 印章定义本制度中所指印章是指公司发行或管理文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件，因需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。（二）印

18、章使用范围1. 公司章：代表公司法人用章，是公司的正式信函、文件、报告等用章。盖了公章的文件就具有法律效力，代表了公司行为。2. 财务章：就有报税、本企业发票、转账（现金）支票、等等财务等方面业务代表公司用章。（财务章由财务部保管，本管理办法不包括财务章的管理）3. 合同专用章：以公司名义签订的协议、合同和有关会议纪要等。（三）印章使用规定4. 凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表、政府行政、税务、金融等一律加盖公司公章。5. 公司对外签署投资合同、材料采购等合同，盖合同专用章。（四）印章保管6. 公司章、合同专用章由办公室主任保管；财务章由财务部经理保管（财务章由财务部保管，本管理办

19、法不包括财务章的管理）7. 各类印章保管人负责保管，如有丢失、损毁或被盗情况，应迅速向总经理汇报，并由保管人负全责。8. 印章遗失时除立即向上级报备外，应依法公告作废。（五） 印章使用1. 用印前，先填写印章使用登记表，写明盖印用途，签字后方可用印。2. 严禁填盖空白合同、协议、证明及介绍信。因工作特殊确需开具时，须经董事长同意方可开具；待工作结束后，必须及时向公司汇报开具手续的用途， 未使用的必须立即收回。3. 印章一般不允许带出公司，特殊情况需经印章保管人批准后，填写印章使用登记表方可带出。4. 印章需外出使用的，必须在印章使用登记表上签字并注明时间、用途，按照印章使用登记表规定的内容、流

20、程执行，时间应具体到分钟。（六） 处罚决议违反以上规定者，公司将追究相关人员的责任，若给公司造成一定经济损失或不良社会影响，公司将追究其法律责任。（七） 使用记录保管年终办公室主任负责将公章使用情况登记表按档案管理办法存档。以上规定至执行之日起，废除以前执行的行政管理制度及与本制度有抵触的公司制度。后期如因公司扩大、岗位职责变化引起的本制度不适用，将由协调会议或本部门直属上级指示修改，修改办法未正式生效前以本制度执行。办公室享有本制度的最终解释权。第五节 办公用品管理及采购制度为了管理、控制好办公费用，在满足各部门办公需求的前提下，杜绝浪费以及不必要消耗，特制定本制度。（一） 使用范围 本制度

21、适用总公司及子公司。（二） 办公用品分类及定义 按其使用性质并考虑便于管理可分为三大类：一是个人用消耗性办公用品；二是集体消耗用办公用品；三是耐用性办公用品。1. 个人用消耗性办公用品，主要指信笺、便笺、记事簿、墨水、园珠笔芯、签字笔芯、票夹、回形针、大头针、订书钉、复写纸、胶水、橡皮、电池等。2. 集体用消耗性办公用品，主要指各类印刷单据，各种报表、记录表、帐册、凭证、复印纸、打印纸、复印碳粉、打印墨盒、打印墨水及纯净水等。3. 耐用性办公用品，主要指使用时间较长，一般为一年以上的，以及可反复使用的物品，如计算器、印台、笔类、订书机、尺子、文件夹、文件袋、背包、各种印章以及工程技术人员专用办

22、公物品；使用时间为长期性的，如办公桌椅、沙发、文件柜、班台桌椅、会议桌椅、电脑、打印机、传真机、电话机等。（三） 办公用品的采购1. 个人用消耗性办公用品的采购：由前台根据消耗用量和实际库存情况，提出需求计划报批后定点采购。需求计划的原则是此类物资库存不能为零，而月末库存量不能大于一个月的正常消耗量（带公司名称的信笺、便笺在为节省印刷成本的前提下可略大于一个月库存）；各子公司需采购办公用品，必须在规定时间内将办公用品采购计划申请表上报总公司办公室，在当地指定办公用品场所定点采购.在设置定点采购时，必须提供定点采购单位的报价书回传总公司办公室审核后实施。2. 集体用消耗性办公用品的采购：使用部门

23、需提出采购计划申请表（须经使用部门领导签字）交办公室，办公室结合库存情况，初审当次采购量，报总经理批准后执行。此类办公用品中除印刷品的库存量可以为三个月的使用量外，其他物品均不能超过一个月的消耗量。财务会计必须根据经批准的采购计划稽核费用报销，并扣减“总体采购计划数量”。各子公司集体用消耗性办公用品的采购采用提交申请，审签后当地定点采购实施。3. 耐用性办公用品的采购：除新进人员，由办公室根据工作性质及时采购相应物品外，其他物品的采购必须由使用部门或个人提出采购申请交总经理审批后定点采购。此类办公用品一般情况下实行随买随用，不留库存。此类办公用品的采购报销必须附经批准的请购计划，否则不予审核报

24、销。 4. 需求部门及各子公司每月30日之前提交次月办公用品请购计划到总公司办公室，因未按要求上报而造成的工作延误该部门自行负责。5. 办公用品采购申请表。物资采购申请表申请部门： 日期：物品名称单价（元）数量金额用途合计备注申请人： 审核人： 审批人：办公用品领用 重庆勇能投资有限公司各部门在领用办公用品时，必须履行相应的签字手续，行政前台在领用后做好台账。各子公司在办公司用品管理上采用部门拟定计划，公司领导审核，统一安排人员对部门领用情况建立台账。重庆勇能投资金有限公司办公室将采用定期和不定期的方式对各子公司办公用品管理情况进行检查。（四） 办公用品结算方法1 每月底，行政前台需按照领用部

25、门归类，分别统计出相关单位及个人当月消耗性办公用品数量，并书面通知财务和领用部门。2 行政前台须每月盘点办公用品库存，并向财务报送盘存表。3 对违规使用及严重超资的单位及个人，除承担相应经济责任外，同时给予考核。以上规定至执行之日起，废除以前执行的行政管理制度及与本制度有抵触的公司制度。后期如因公司扩大、岗位职责变化引起的本制度不适用，将由协调会议或本部门直属上级指示修改，修改办法未正式生效前以本制度执行。办公室享有本制度的最终解释权。第六节 考勤制度为了严肃工作态度，统一上班时间，维护正常的工作秩序，严格遵守考勤制度，是做一个合格的企业成员必备条件之一。结合公司的实际情况，特制度本制度。（一

26、） 作息时间1. 总公司实行五天工作制，星期一至星期五为工作时间，星期六、星期日休息。2. 每周一至周五，每天工作时间8小时，其时段分别为上午9：00-12：00 下午13：00-17：30（如有变动，以办公室通知为准）3. 各分公司、出差人员、驻外人员根据当地工作时间可作适当的调整，但工作时间不得低于8小时。时间调整必须上报勇能公司行政人事部备案。（二） 请假申请公司所属员工必须按照请假申请流程办理各种请假申请，报备办公室。1. 按格式填写请假申请单出差申请单。2. 经直属上级同意并签字。3. 如超过直属上级审批权限，须交董事长批示。4. 交办公室备案。请假申请单加班申请表出差申请单请假申请

27、单姓名部门职务请假类别事假 病假 婚假 丧假 产假 补休 年假 其他请假时间自 年 月 日 时至 年 月 日 时共请假 天 小时备注：董事长： 部门主管： 申请人：加班申请表申请部门姓名加班时间加班事由：加班计划（工作人员名单及工作具体安全）部门意见签字 年 月 日人力资源部意见签字 年 月 日注：加班申请单一式两份：一份由申请人所在部门保存；一份由人力资源部备查。出差申请单填报日期姓名部门职务出差事由出差起止日期自 年 月 日起至 年 月 日止共 天日期起讫地点天数住宿同行人员月日是否备注预支金额（大写） 万 仟 佰 拾 元 角 分 预支 元负责人 部门主管 出差人（三） 考勤的定义1. 迟

28、到：是指上班时间开始后10至30分钟内未到考勤处签到者视为迟到。2. 早退：是指下班时间结束前30分钟以内未请假提前离开者视为早退。3. 旷工：是指上班30分钟以上，1小时以内未到岗，下班提前30分钟以上至一个小时以内的，按旷工半天论处，上下班一个小时以上迟到或早退者按旷工一天论处。4. 公差：填写出差申请单，须部门主管审批通过后，交办公室登记报备。公差期间如须延长出差时间，当事人必须经直属上级同意后，再由该部门主管以书面形式到办公室报备。5. 病假：请假时必须在请假单上注明，病因、医院名称、预计天数。紧急情况可由亲友代为请假。两天以上（含两天）凭医院开具的病假条或医院证明回公司销假。6. 事

29、假：提前办理请假事项，如遇紧急情况可在上班前电话通知直属上级和考勤员。7. 公休假：依照国家有关规定执行。8. 年假：待讨论后加入员工休假福利，根据工龄每年增加一天，累计天数不超过15天。9. 补休：由加班申请内注明的补休时长为准，补休日期需填写补休申请经直属上级审批后交由考勤员备案再开始补休。10. 产假：依照国家相关规定执行,11. 丧假：员工直系亲属（指配偶、子女、父母、配偶之父母、兄弟、姐妹）去世，可申请四天有薪慰唁假。12. 婚假：凡通过试用期的员工，凭结婚证可享受五天有薪婚假。婚假限自结婚证开具之日起三个月内使用。13. 加班：公司不提倡加班，因工作应急需加班者，须提前通知办公室，

30、并填写加班记录，在加班记录中注明报酬方式，（加班费或补休）征得部门经理同意后方可加班。加班费均在工资中体现。或给予同等时间的补休时间。（四） 审批权限审批权限待董事长审核批示补休、事假、病假、婚假、补休、公休、丧假、：部门主管2天以内的审批权限，超过两天以上30日以下交由分公司或项目主管审批，30日以上必须交由董事长批示。（五） 考勤实施办法1. 迟到：迟到10分钟以内不扣发工资，迟到10分钟以上，30分钟以内的一次扣工资10.00元。一个月累计三次扣除年终奖10%，一年累计超过二十次以上的扣除年终奖20%。2. 早退：无故早退一次扣发工资20.00元。全年累计二十次以上早退属严重违纪，扣除年

31、终奖50%，并在次年月工资中调低200元，情节特别严重者解除劳动合同。3. 旷工：旷工按旷一扣三标准执行。全年累计旷工三次属严重违纪，全年无年终奖，在次年月工资中调低500元，情节特别严重者解除劳动合同。4. 公差：根据办公室外出办事登记表出差申请月初由办公室认定。5. 病假：办公室认定后于月初交董事长批示记薪方式。6. 事假：一天以内需提前请假，填写请假单，经部门经理或分部经理批准后方可休假，报人力资源部备案；特殊情况不能提前请假的，需在上班后半小时内向分部经理请假，并在上班后补办请假单；事假两天或以上者，需提前由本人填写请假单，分部经理签署意见报公司人力资源部批准后方可按事假处理；未按上规

32、定办理的，均按旷工处理；年度内累积事假超过15天的，本年度若再休事假按双倍扣发工资；年度内累积休假超过30天的，予以辞退。7. 公休假：依照国家有关规定执行。8. 年假：提前安排好工作交接，向直属上级申请。办公室认定后与月初交董事长批示记薪方式。9. 补休：按正常日薪计算10. 产假：依照国家有关规定执行。11. 丧假：员工直系亲属（指配偶、子女、父母、配偶之父母、兄弟、姐妹）去世，可申请四天有薪慰唁假。12. 婚假：带薪婚假不超过3天，超过3天按事假处理。13. 加班：依照国家有关规定执行。 凡弄虚作假，伪造请假证明、修改考勤记录等违纪行为，经查证属实的，对违纪者罚款100元，多次违反规定者

33、全年无奖金，情节特别严重的解除劳动合同（六） 统计周期每月初由办公室前台统计好上月考勤记录，报办公室主任并纳入当月考勤，再由办公室主任传递财务部核算薪酬。（七） 考勤异常工作期间出现未经请假缺席或旷工连续2天以上的考勤员须立即上报办公室主任。以上规定至执行之日起，废除以前执行的行政管理制度及与本制度有抵触的公司制度。后期如因公司扩大、岗位职责变化引起的本制度不适用，将由协调会议或本部门直属上级指示修改，修改办法未正式生效前以本制度执行。办公室享有本制度的最终解释权。第七节 会议管理会议是公司议事、决策、部门沟通、协调的主要方式，是保证企业正常运行的必要手段。会议的目的在于集思广益，促进沟通，统

34、一思想，提高行动能力，进而解决问题。过多的会议必然导致形式主义、官僚主义，既耽误工作时间，影响工作效率，因此，必须精简数量，讲求质量，提高会议效率。（一） 会议种类：董事长会议、公司年会、公司例会、部门协调会、部门工作会议。（二） 会议召开方式：1. 董事长会议：每一个季度或紧急召开。根据董事长批示改动（会议内容由董事长决定后由办公室通知与会部门或与会人员）2. 公司年会：每一年年初（新历）（旧历：春节前一月内），由办公室受董事长的委托办理、策划、组织、通知。3. 总公司例会：每周一9：:30分。如遇假日顺延。由办公室发起并通知与会部门及与会人员。 总经理传达董事会会议精神，贯彻落实做出的决议

35、、安排。 部门经理汇总本周的工作情况，汇报成绩，指出错误，并提出改进措施，以及需请总经理或其他部门协调解决的问题。 各部门经理概述下周工作计划，具体实施步骤与完成日期。 由总经理对本周各部门的工作进行讲评，提出下周工作的要点，进行布置和安排。4. 部门协调会：出现工作环节出现断档或脱节，由部门主管向办公室申请主持协调，或由办公室发现问题后通知参会部门及相关人员参加协调。 根据工作中出现的实际情况，本部门无权解决的问题，多次与相关部门无法协调的问题。 由于新业务的运作以至公司制度出现矛盾，造成的部门之间运作涩滞。 部门间的工作流程出现了脱节情况。部门工作会议：公司业务及编制扩大后实施。每周五上午

36、9:30，向本部门工作人员宣传企业文化、企业理念、业务知识，加强公司与各部门的沟通了解，提高业务人员的签单力度。由部门主管主持召开，根据会议内容邀请相关部门人员及本部门工作人员参加。会议内容： 介绍公司经营管理动态及行业动态。 由公司有人力资源部、办公室、部门主管介绍本部门工作职责、工作流程及与各分部交叉的工作及最近工作情况。 传达、细化下周的工作计划，总结本周的工作完成情况。 业务人员对其他部门工作发表意见和建议。 听取业务人员对公司工作的意见和建议，并给予相应答复。不能当场答复的问题需及时上报或与相应部门协调、磋商。（三） 会议安排1 董事长会议、公司年会、公司例会：由办公室提前将会议内容

37、通知参会人员，部门协调会议、部门会议、业务人员工作会议及其它会议由部门召集人通知或由协调部门主管召集。2 会议主持人和召集部门分别做好有关准备工作，拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案等材料，落实会场，按会议性质及内容申报纪念品、礼物、落实与会人员的住宿。（例：外地与会人员、会议时间较长、福利性质会议、招商宣传性质等等）3 会议进行时，会议主持人首先宣讲会议议程，引导参会人员按要求发言。发言人有偏题或跑题现象发生时，会议主持人应及时提醒，言归正传，把握全局。在必须延长会议时间时，应征得参会者的同意。4 会后两天之内由会议主持人或指定会议记录人员，整理、发布会议纪要或会议纪要

38、。会议纪要或会议记录发放后，报办公室备案一份。（四） 会议要求1.开会前，会议召集人需明确会议议题，并将此议题通知会议人员。2.参会者提前拟好会议发言提纲，发言时简洁明了，严格遵守会议的限定时间。3.会议参加者在会上要畅所欲言，各抒己见，允许持有不同观点和保留意见。但会上一旦形成决议，无论个人同意与否，都应认真贯彻执行。4.严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前不得私自泄露会议内容，影响决议实施。6.控制会议人数，与会议内容无关者，不必参加会议。7.控制会议时间建议，公司会议时间为23小时；部门一般会议时间为3060分钟。8.会议期间，与会人员须将手机设为静音模式，除重大事项外不

39、得接听电话，接听手机时应自觉离开会议室，以免影响会议进程。9.会议结束时，主持人要与全体参加人员确定会议结论。10.参加会议人员不允许迟到，迟到者按公司考勤制度予以处罚。确因急事不能参加者，应在开会前30分钟内通知会议召集人。以上规定至执行之日起，废除以前执行的行政管理制度及与本制度有抵触的公司制度。后期如因公司扩大、岗位职责变化引起的本制度不适用，将由协调会议或本部门直属上级指示修改，修改办法未正式生效前以本制度执行。办公室享有本制度的最终解释权。第八节 商务接待制度新增内容为搞好公司商务接待工作，本着“热情周到，规范节俭”的原则，认真做好来宾的接待工作，进一步规范公务接待，切实控制接待费用

40、支出，特制定本制度。（一）接待对象1.政府相关部门来宾。2.重要来往单位的到访宾客。3.对外会议、内部会议、员工培训。4.来我司联系工作的有关单位来宾。（二）掌握客人基本信息 了解客人基本情况，包括人数、姓名、性别、民族、年龄、职务、抵离时间、活动内容、生活习惯和其他要求等。（三） 拟定接待方案 根据客人来我公司的目的，首先确定接待标准，耗费金额，接待起始时间和领导要求等拟订接待方案。接待标准安金额，分为普通接待、一般接待、特别接待。接待方案一般由日程安排和食宿行安排两部分组成。日程安排：活动项目、活动时间、地点先后次序、参加人员、活动承办部门和责任人任务分工等；食宿行安排：客人姓名、性别、民

41、族、职务、驻地房间号、乘车号和用餐地点等。 在制定接待方案的同时，要预先联系预留接待任务需要的客房、餐厅、会议室等，以保证方案制定后可以得到实。（四） 方案送审 普通接待、一般接待：申请部门及申请人将制定好的接待草案或口头方案分送各接待主管领导及相关领导审阅、修改、定稿。特别接待：由办公室制定好接待草案，报送董事长、接待主管及相关领导审阅、修改、定稿。（五） 安排落实任务 1. 接待方案确定后，及时将方案分送有关领导和相关责任部门，按照各自分工落实工作任务。同时，通知有关单位配合，依情况共同做好以下接待准备工作。 交通方面：根据参与人数安排接待用车，或根据交通距离订购往返机票、火车票、船票等。

42、 2. 用餐方面：根据客人民族、饮食习惯、就餐人数、用餐标准，确定用餐饭店、酒店。提前派人到用餐地点做好用餐准备，掌握好上菜时间，做好餐间服务。 3. 会议方面：根据参加人员数量或会议形式安排适当的会议室，告知会议承办方做好会标悬挂、参会人员指示板、会议室鲜花、果盘、香烟、饮品、手巾帕、话筒等准备工作；会议室空调提前开放；提前做好名牌摆放、材料袋（笔、本）分装等工作；做好会间服务工作 （六）礼品采购接待来宾或外出考察交流原则上不赠送礼品或纪念品，确有需要，必须在审核后的接待方案内注明：礼品种类、数量、单价、总价等，由办公室统一购置，对采购礼品或纪念品发生的费用要做到“单笔清”，并及时核销。附接

43、待程序：1、了解情况如前面提到的了解来访对象、来访人数、男女比例、职务级别、客人的日程安排、到达日期、所乘车次等。2、食宿安排在客人尚未抵达前就安排好食宿，根据客人的民族风俗、身份及要求等，本着交通便利、吃住方便的原则，制定具体安排计划。要注意食宿环境的整洁、安静，房间设备是否齐备，服务质量是否满意等。3、迎接客人事先根据来宾的身份、地位、规格及本单位的具体情况制定接待规格，一般客人可由业务部门或办公室人员去车站（机场、码头）迎接，重要客人应安排有关领导前往迎接。迎接时应率先向来宾握手致意，表示欢迎。4、安顿客人客人抵达后，应先安置其休息。如果是本地来宾，可在单位会议室或接待室稍作休息，并提供

44、茶水等；若是远道而来的客人，应先把客人引进事先安排的客房休息。5、协调日程客人食宿安排就绪后，对一般客人可由接待人员出面协调活动日程。对重要客人，应由领导出面进一步了解客人的客人的意图和要求，共同协商活动的具体日程。最后根据确定的活动内容、方式等印发活动日程，并分发至每一个客人手中。接待人员向来宾告别钱，应把就餐地点、时间告诉客人，并留下彼此的联系方式，以便随时联系。6、组织活动按照日程安排精心做好各项工作和活动，对客人提出的意见要及时向领导反馈，客人提出的要求要尽可能满足。7、安排返程了解客人离程时间后，确定是否需要代为预订机票、车船票，安排送行人员和车辆。到达车站（机场、码头）后，要妥善安排好客人的等候休息，等客人登车（机、船）后方可离开。以上规定至执行之日起，废除以前执行的行政管理制度及与本制度有抵触的公司制度。后期如因公司扩大、岗位职责变化引起的本制度不适用，将由协调会议或本部门直属上级指示修改，修改办法未正式生效前以本制度执行。办公室享有本制度的最终解释权。第九节 车辆管理办法为提升工作效率及工作品质，确保公司车辆使用及时、合理及安全化，完善司机人员行车管理，特制定本制度。（一） 车辆管理1. 公司车辆由办公室统一负责管理，分别按车号设册登记管理。2. 填写车辆行驶记录薄根据使用部门、行驶里程、行驶区域、加油记录、驾