美的地产集团工程合同管理办法【房地产精品资料】.doc
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1、地产发展集团文件 地产集字2008 007 号 签发人:赫恒乐 工程合同管理办法第一章 总则第一条 为加强房地产项目的工程合同管理,规范相关单位(或部门)职责及工作流程,维护公司权益,制定本管理办法。第二条 本管理办法适用于地产发展集团及所属各项目公司。第三条 本管理办法适用于直接构成集团或项目公司开发成本且需要承包人通过工程施工形成实体产品(如土建、安装、装饰、园林建筑和绿化等)的合同。设计、材料及设备采购、勘察、监理、造价咨询合同参照本管理办法执行。其他类别合同(如营销企划类、固定资产购置等)和工程合同中的非专业方面要求另按地发展集团合同管理办法执行。第四条 房地产项目的工程合同管理必须遵
2、循以下原则:1、合法性原则:工程合同管理必须全面符合有关法律法规及行业规定,使得公司的权益能够依法受到保护。2、合同书原则:工程施工必须正式签署合同书以明确双方的权利、义务和责任,但金额在两万元以下且能及时结清的零星工程可除外(凭立项报告、验收报告、结算书、发票直接办理付款手续,详见地产发展集团费用支出及财务审批制度)。3、招标原则:本原则包括以下两方面含义:(1)采用招标方式确定承包人;(2)合同主要条款随附招标文件。拟签合同主要条款及其补充协议应作为招标文件之附件一并发给投标单位,投标单位需对其进行确认。4、利益明晰原则:合同应清楚地界定、描述各方的权利和义务,以杜绝模糊、歧义、推诿、扯皮
3、现象;合同中尤其应明确的、可以界定清楚的合同价款、结算办法及付款方式;如果合同价款可能调整,则应明确调整依据、调整方式(如何计价、总价如何最后确定等),并就设计变更与现场签证的有效性、可控性作出明确规定。第二章 工程合同管理机构、人员及职责第五条 行政管理部负责地产发展集团合同的归口管理工作。行政管理部(或项目公司管理部)应根据需要设置专兼职合同管理员,专责管理本单位承办的工程合同。第六条 项目公司管理部、行政管理部、工程预结算部、财务管理部和审计部的合同管理职责如下:1、 行政管理部在归口管理合同工作中的主要职责是:(1) 负责制定集团合同管理制度及流程,并负责统筹、监督实施;(2) 负责编
4、制各类项目合同文件模板并不断予以完善,供相关部门起草合同文件时参考;(3) 按照分权手册,招标文件和合同模板的要求对项目公司申报的合同进行审查;(4) 对项目管理系统上上传的合同资料进行抽查;(5) 负责承办分权手册中总部承担的招标(或议标)项目合同及谈判等相关工作。2、 项目公司管理部的合同管理职责:(1) 根据招标或议标结果,组织与承包人进行合同谈判;(2) 根据行政管理部提供的合同模板,起草合同文本,并组织审查会签;(3) 组织签订合同,办理所需的法定代表人授权委托书;(4) 协调处理合同条款纠纷并负责合同的解释,当与承包人协商不能解决纠纷时,负责及时通知集团相关部门处理;(5) 负责合
5、同档案的管理(并做到及时整理、分类、归档、保存,以便复查);(6) 合同执行情况的评估:主体合同等金额超过100万(含100万)的合同执行完后,需组织工程部、工程预结算部、财务部等相关部门对承包单位的合同管理(工期、质量、成本、配合等)、承包单位的工期、质量、成本、配合等进行总结,填写工程合同执行情况评估表,并报行政管理部备案。3、 工程预结算部在合同管理工作中的主要职责: (1) 负责各工程合同进度付款项的审核;(2) 负责对工程合同变更过程中的造价进行审核,并参与和承包人的商谈及主持合同造价纠纷的处理。(3) 对集团总部及项目公司在合同实施期间成本变化异常的情况及时分析,并汇总整理合同报表
6、,定期向集团领导报送。(4) 配合支持项目公司各种变更工程量的确定;(5) 负责各工程合同的结算工作(含结算分析)。4、 财务管理部的合同管理职责:按分权手册参与合同谈判,并从合同的价款、支付方式的合理性、可行性,资金预算及来源的可靠性,财务手续的合法性等方面对申报的合同进行审查。5、 审计监察部的合同管理职责:(1) 负责对重大合同进行谈判、合同订立、履行、变更、解除全过程进行审计、监察,对合同管理中出现的违法、违纪、违规问题进行调查处理,提出监察建议或做出监察决定;(2) 按分权手册对合同进行法律审查,保证合同条款的合法、有效,最大限度降低法律风险;(3) 参与合同纠纷的处理,并负责合同诉
7、讼的处理。6、 合同执行部门职责(1) 负责对合同施工范围、技术要求、工期等相关条款的编辑;(2) 跟进合同的履行,对方出现违约行为,须及时采取应对措施。(3) 协助处理合同纠纷。第三章 合同订立的管理第七条 项目公司在订立合同时,需采用行政管理部提供的合同模板,结合工程实际情况起草合同文本。第八条 合同的经济条款应包括但不限于以下内容:1、 合同价款。采用招标方式选择承包人的,应以双方确定的最终报价作为合同金额。2、 设计变更及现场签证。合同中应规定设计变更及现场签证的认定依据、结算核价办法。3、 验收办法。合同应明确规定中间验收、隐蔽验收、竣工验收办法及国家颁布的验收规范和标准。4、 结算
8、办法。工程必须通过内部竣工验收并由承包人提交完善的结算资料和竣工资料后才能办理结算。工程合同可明确规定“结算价=合同价 双方审定的变更工程造价 奖励及违约赔偿金”,其中,变更工程造价计算规则如下:(1) 投标范围内已有的相同项目:变更项目造价=变更工程量经询标核定的中标项目单价;(2) 变更项目与投标项目相类似的项目:项目结算单价参照中标项目单价进行调整计算或双方协商确定;(3) 投标报价内没有的项目:变更项目造价按市场现行价并参照投标单价水平由招标人或招标人委托的造价咨询公司与承包人协商确定。5、 付款办法。合同应明确规定付款办法、保修维护办法及保修金处理办法:(1) 工程预付款应根据具体情
9、况确定支付金额,一般为合同总金额的030%。对金额大、与承包人无合作经历的合同,应在签订合同时规定承包人交纳履约保证金或提交银行出具的履约保函。预付款应小于履约保函金额。(原则上预付款不允许做定金)(2) 各期进度款累计不应超过经核定后已完工程造价的80%;(3) 工程竣工验收合格并办理工程结算后,按照不低于结算造价的5%预留质量保证金(其中零星工程的预留质量保证金视具体实际情况确定),质量保证的期限按国家规范执行(原则上不低于一年),待质量保证期满后付清(无息)。6、 应在合同文本中约定招标用施工图、招标文件、答疑文件、投标文件等双方确认的有关协议书、意向书、承诺书、信用证、收条、电报、图表
10、、证明文件、修改合同的文书等都属合同的组成部分。7、 廉洁合作约定。为维护公司利益、防止黑幕、保护职员,在工程或其他高金额的合同中,应与承包人另外签署廉洁合作协议(详见附件一)作为合同附件。8、 安全文明施工约定。为遵守安全生产法律、法规的规定,保证工程安全生产,依法承担建设工程安全生产责任,应与承包人签订安全文明施工守则(详见附件二)。9、 保修协议。为保证工程质量,保护公司利益,当工程完工通过竣工验收时,应与承包人另外签署工程质量保修协议(详见附件三)作合同附件。第九条 工程合同谈判内容包括施工范围、材料供应、工期、施工人员的配备,工程量的确定,质量的要求及其他的责任、义务等要明确具体,范
11、围清楚,职责分明。第十条 合同谈判应遵循以下原则:1、 招标原则。按照第四条规定的招标原则,合同主要条款作为招标文件的组成部分,原则上不应在合同谈判过程中修改。2、 权利对等原则。合同中承包人的权利即我方的义务,我方的权利即承包人的义务,双方的义务、权利是对等的。第十一条 谈判完成后,须办理合同审批手续,审批流程为:由行政管理部(或项目公司管理部)填写合同审批表(详见附件四),经有关部门审核后报总裁或总经理审批。当相关部门对合同价款及其它条款存在分歧时,按规定由最终审批的领导进行裁决。工程合同审批流程详见附件六。第十二条 工程合同报批应准备以下资料:1、 招标资料(包括招标申请表、招标文件、开
12、标记录表、询标记录、评标经济分析(视情况)、评标报告、中标通知书等),如果该工程未通过招标,须提供经审批的议标(免招标)申请表及其它具体资料等;2、 经谈判双方同意的合同文本;3、 工程预结算部编制审核的工程市场参考价。第十三条 根据合同复杂程度,集团工程预结算部、审计部、财务管理部、行政管理部审核合同的期限分别为0.5个工作日。第十四条 根据分权手册规定工程合同审批权限如下:1、 集团总部审批权限(1) 土建工程(含总包)项目的合同由招标小组会审,审计监察部审核、工程预结算部、财务管理部审核、行政管理部审核、项目公司总经理审核、总裁裁决。(2) 电梯、发电机组、门窗、栏杆、外墙涂料工程的合同
13、由招标小组会审,审计监察部审核、工程预结算部、财务管理部审核、行政管理部审核、项目公司总经理审核、总裁裁决。(3) 设计类:海岸项目公司200万以上;容桂项目公司100万以上、君兰项目公司50万以上的合同由招标小组会审,审计监察部审核、规划设计部审核、财务管理部、项目公司总经理审核、总裁裁决。(4) 其它类:海岸项目公司500万以上;容桂项目公司200万以上、君兰项目公司100万以上的合同由招标小组会审,审计监察部审核、财务管理部审核、行政管理部审核、项目公司总经理审核、总裁裁决。2、 项目公司审批权限:(1) 设计类:海岸项目公司200万(含)以下、容桂项目公司100万(含)以下、君兰项目公
14、司50万(含)以下的合同由招标小组会审,审计监察部审核、规划设计部审核、项目公司总经理裁决。(2) 其它类:海岸项目公司500万(含)以下、容桂项目公司200万(含)以下、君兰项目公司100万(含)以下的合同由招标小组会审,审计监察部审核、项目公司总经理裁决。第十五条 合同格式及签字盖章应符合以下要求:1、 正确编制和填写合同编号(详见地产发展集团档案管理办法有关规定),避免合同编号重复和混乱,确保合同、补充协议及其相关附件的协调一致。2、 合同文字应当严谨准确,避免产生歧义。格式合同不需填写的空格应以斜线划去,不得留有空白。3、 合同应当由双方法定代表人或授权代理人签字并加盖公章或合同专用章
15、,非法定代表人签字必须出具书面授权委托书。双方都必须使用合格的印章公章或合同专用章,不得使用财务章或业务章等不合格印章。相关的合同附件应盖合同专用章。第十六条 合同正式文本除承包人保留其要求的份数外,至少应签订二份,其中行政管理部(或管理部)一份、财务管理部一份(报建类合同份数视需要而定)。第四章 合同履行的管理第十七条 合同执行部门(工程、设计等)严格按照工程合同的规定,履行应尽的义务:第十八条 按照工程合同约定,合同执行部门行使应有的权利和义务,包括工期控制权、质量检验权、数量验收权等。合同执行部门应将合同双方来往函件存档。合同执行部门向承包人发出的函件应由承包人书面授权的代理人在我方存档
16、的函件正面签收。第十九条 合同款支付按照地产发展集团费用支出及财务审批制度办理。第二十条 合同变更按以下要求办理:1、 工程合同订立后,因设计变更或现场签证,可以对合同造价或工期进行调整,但必须按设计变更管理办法及现场签证管理办法要求办理相关手续。2、 客观条件发生变化需要对合同进行重大实质内容变更时,应当按照本办法规定的程序重新办理审批手续(或提交请示报告)。3、 在合同履行过程中,如遇不可抗力等因素发生,影响我方不能履行或不能完全履行时,合同执行部门应及时以书面形式通知承包人,并采取措施减少损失,同时应注意收集有关证据,向有关部门索取发生不可抗力之证明文件。4、 合同实施过程中,引起合同造
17、价变更(现场签证、设计变更等)单笔10万元(含)以上的工程,需另签补充协议。第二十一条 合同结算按地产发展集团工程造价管理办法执行。第二十二条 承包人违反合同时应承担违约责任,承担违约责任的方式如下:1、 采取补救措施。由承包人采取修理、更换、重新制作、退货、减少价格或者报酬等措施,弥补或者挽回我方的损失。2、 赔偿损失。当采取补救措施后,我方还有其他损失时,合同执行部门应及时采取措施,防止损失扩大,并注意收集有关证据,向承包人索赔。3、 支付违约金。当承包人不履行合同或者履行合同不符合约定时,合同执行部门应要求承包人支付违约金,向承包人发出支付违约金通知书,并凭该通知书直接在工程款中予以扣减
18、。第二十三条 凡发生以下情况之一的,合同执行部门可根据具体情况通知承包人解除合同,解除合同的书面通知发出之前须经集团法务审核:1、 在履行期限届满前,承包人明确表示或者以自己的行为表明不履行合同主要债务。2、 承包人迟延履行合同主要债务,经催促后在合理期限内仍未履行。3、 承包人迟延履行合同债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的。4、 发生不可抗力事件,致使合同不能履行。5、 合同约定的解除条件已经出现。第五章 合同档案的管理第二十四条 合同文本保管应遵循及时整理、分类、归档、保存,以便复查。第二十五条 合同文本原件(包括合同文本、相关补充协议、合同审批表、招标资料、合同对方营业执照、授权
19、委托书、代理人身份证复印件等)应由行政管理部(或管理部)妥善保管,项目完成后移交集团档案管理。第二十六条 公司合同专用章由专人管理,经法定代表人或其授权人审批同意后,合同文本才能加盖专用印章,并作相应的用章登记;同时要求承包人加盖印章时,其法定代表人或授权代表人还须签字;每份合同原件须由合同双方加盖骑缝章。第二十七条 工程合同档案应按照地产发展集团档案管理办法要求进行管理。第六章 附则第二十八条 本管理办法由行政管理部负责制定和解释。第二十九条 本管理办法自发布之日起实施。附件一:廉洁合作协议附件二:安全文明施工守则附件三:建筑施工环境相关检查表附件四:工程质量保修协议附件五:合同审批表附件六
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