物流中心合同部培训讲义.doc

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1、辽宁公司物流中心电子商务平台合同签订模块 电 子 商 务 平 台合同管理合同签订模块朱 楠2011年9月 1 中标结果分配1.1 查询中标结果操作步骤合同签订主管登陆到Ariba系统后，输入招标计划编号或其他查询条件，点击“查询”按钮，系统显示符合条件的中标结果记录。1.2 中标结果分配操作步骤1、合同签订主管根据选中的中标结果将其分配给合同签订分管。选中相应的中标结果记录，点击“中标结果分配”按钮。2、合同签订分管再按照需要，选择被分配的人员（即合同经办者），点击“确认”按钮。注意：1、 签订主管与签订分管不可为同一人。2、 签订分管可与合同经办者为同一人。3、 地市主管可将合同分配给相应的

2、地市专责。2 批量生成合同2.1 查询中标结果（按照招标计划编号）操作步骤合同经办者登陆到Ariba系统后，输入招标计划编号或其他查询条件，点击“查询”按钮。2.2 生成合同操作步骤合同经办者选中要生成合同的中标结果记录，点击“生成所选合同”按钮，根据系统提示，点击“确定”按钮。点击“生成所选合同”按钮 系统提示成功生成合同，在合同查询菜单可查看已经生成的合同草稿。2.3 合同确认任务分发操作步骤合同经办者登陆系统，进入“合同签订-合同确认”菜单，选择需分配合同确认人的合同，点击“选择确认人”按钮。点击“选择合同确认人”按钮 进入选择确认人界面，勾选确认人后，点击“确认分发”按钮，根据“增加确

3、认人成功”提示，点击“确定”按钮。点击“确认分发”按钮到此，分配确认人完成。3 创建合同偏差（针对招标外采购）3.1 查询合同信息操作步骤如合同经办者需要对合同条款进行修改，点击菜单，选择“合同工作区”菜单，填写查询条件，点击检索出所需修改的合同。注意：合同状态必须为“草稿”或“已拒绝”才可创建偏差表。3.2 创建合同偏差操作步骤合同经办者点击“操作”下文本链接按钮进入合同工作区，点击，打来下拉菜单，选择再选择，点击。在“说明”文本框中填写修改文本的原因；点击，填写具体需修改的条款。在添加的条目里，选择所需修改条款类型，填写条款号，复制原条款文本，填入变更后文本；点击“确认”按钮，进入下一步。

4、点击后生成偏差表，点击可查看/编辑所添加的修改条目，点击返回合同工作区。如需修改偏差表，则进入Ariba工作区点击偏差表（草案状态），进行相应的修改。直接点击合同偏差表（草案状态）进入修改偏差表界面，修改完毕，点击保存按钮点击保存按钮到此，合同偏差表已生成并挂入合同文档区，与主文本一同进行流转、确认、审批等。4 上传技术协议（补充技术协议）4.1 查询合同信息操作步骤合同经办者登陆系统，进入“合同签订-合同工作区”菜单，选择合同行项目，点击“操作”按钮。4.2 上传技术协议操作步骤在合同文档区点击合同主文件“下拉”箭头。点击“下拉”箭头点击“上载”下面的“文档”按钮，进入技术协议新建文档页面。

5、点击“文档”按钮点击“浏览”，选择技术协议，点击“打开”上传，然后点击“创建”。点击“创建”按钮。点击“浏览”选择需上传“技术协议”，点击“打开”按钮。点击“完成”按钮，到此，技术协议上传完成。点击“完成”按钮在合同文档区可以看到合同主文件下面新添加的技术协议。查看新增“技术协议”5 合同确认（买、卖双方均需确认）5.1 查询合同信息并进行确认操作步骤物流中心合同确认者：登录电子商务平台，进入合同管理合同签订合同确认人确认功能页面。 供应商确认：登录电子商务平台，进入合同管理合同签订供应商确认功能页面。5.2 确认合同操作步骤物流中心或者供应商确认时，可以单条确认，也可以批量确认。单条确认：点

6、击文本链接按钮 批量确认：点击“批量确认”或“批量拒绝”按钮 选中需要确认的合同根据系统提示，点击“确认”按钮即可。确认人分配完毕，合同状态变为“确认中”6 合同审批6.1 合同审批工作流创建操作步骤合同经办者点击“合同审批工作流创建”，选择合同列表信息，点击“选择合同审批人”按钮，进入分配审批人页面。点击“合同审批”按钮。 根据系统提示，选择审批人，点击“确认”，完成审批任务分发。点击“确认分发”按钮。可选多级审批人，点击“继续分发”按钮，审批流程分配好之后，点击“完成分发”按钮。6.2 合同审批（包括同意和不同意两种情况）操作步骤合同审批者进入合同管理合同签订合同审批人审批页面。点击“合同

7、审批任务”，选择一行欲审批的合同，点击“审批”按钮，结束合同审批流程。可单条审批，也可批量审批。若合同审批者认为合同有问题，审批拒绝的合同将退给合同经办人，合同状态为“已拒绝”7 ERP和经法系统操作操作步骤：ERP创建采购订单，经法系统进行审批，审批后，回传至ERP，ERP将采购订单号、经法合同号传回电子商务平台。ZMMR036 根据合同信息创建采购订单ZMMR036B 合同信息查询ZMMR021B 已审批采购订单上传经法系统8 打印合同8.1 查询合同信息操作步骤合同经办者登陆系统，进入“合同签订-查询合同”菜单，选择合同行项目，点击“操作”按钮。点击“操作”按钮8.2 打印合同对已经生成

8、的合同文本进行打印，打印文档前需要启用“桌面文件同步DFS”，并对合同文本进行生成操作操作步骤到合同工作区后，系统会自动弹出桌面文件同步的窗口，点击“启用DFS”若点击“忽略”按钮，则该窗口消失；可再通过菜单“首选项”“更改桌面文件同步”点击更改桌面文件同步的菜单将出现如下页面，点击“启用”按钮点击下一步按钮点击启用按钮再点击“下一步”按钮，系统自动测试浏览器设置，点击“浏览”按钮将桌面文件同步至一目录文件夹中， 再依次点击“确定”和“完成”按钮，系统自动提交文件至桌面目录中，到此，桌面文件启用完毕，点击“完成”按钮即可再在合同文档区打开合同主文档前面的展开箭头。点击展开箭头。点击采购合同右侧

9、下拉箭头，在操作下拉菜单中点击“打开和生成”按钮。点击打开和生成系统自动创建汇编文档系统自动创建汇编文档后，合同文本打开如下显示，即可进行word文档打印 此时，合同文本状态由“未生成”更新为“草案”，操作菜单下出现“打开文稿”按钮操作菜单下出现“打开草稿”打开后可打印合同文档点击“打开草稿”按钮，弹出文件下载对话框，打开文档为WORD格式，进行WORD打印操作。9 合同工作区9.1 查询合同信息操作步骤合同经办者登陆系统，进入“合同签订-合同工作区”菜单，选择合同行项目，点击“ 查询”按钮。点击查询按钮点击合同工作区10 偏差表回传信息查询（新增功能）10.1 查询合同信息操作步骤登陆系统，

10、进入合同管理合同签订偏差表回传信息查询。点击“确认”或者“删除” 如果“确认”，则将合同退回到草稿状态，修改偏差表。如果“删除”，则视为忽略，合同继续流转。买卖双方线下签订合同。11 合同生效（只能生效合同经办者可见的合同）11.1 查询合同信息操作步骤合同经办者登陆系统，进入“合同签订-合同工作区”菜单，选择合同行项目，点击“ 查询”按钮。11.2 合同生效ERP传递经法合同号和采购订单号至电子商务平台，根据线下签订的纸质合同在电子商务平台维护买方签订日期和卖方签订日期，手动点击合同“生效”，此时合同状态更新为“生效”，合同生效日期默认为买方签订日期和卖方签订日期中最晚的一个日期。操作步骤在

11、Ariba合同工作区“概述”页签中的“合同属性”栏中点击“操作”右侧下拉箭头，点击“编辑属性”按钮点击“编辑属性”按钮经法合同号和采购订单号为“空”，ERP回传后才有经法编号和采购订单号为为点击“编辑属性”按钮为为点击“编辑属性”进入如下界面，确认买方签订日期和卖方签订日期再点击“生效”按钮，合同生效日期默认为买方签订日期和卖方签订日期中最晚的一个日期为点击生效按钮，合同状态更新为“生效”12 合同履约中因数量增加而发生的合同变更操作步骤由各单位需求部门在ERP系统中提报变更申请，经相关部门审批后，由各单位物流服务（分）中心合同专责在ERP系统中创建补充采购订单，采购订单审批通过后，创建补充协

12、议，并将补充协议上传至经法系统流转。补充协议生效后，经法系统自动将生效信息回传至ERP系统，再由ERP系统自动传递至电子商务平台。1、ERP系统操作CJ20NME51N、ZMME031、ZMME008计划部门：ZMMR001、ZMMR025、ZMME005、 ZMME001合同专责：ME21N创建补充采购订单、ZMME004审批补充采购订单、ZMME029维护补充协议、ZMMR037补充协议上传至经法系统取经法合同编号后，此时ERP系统将会把生效标识及经法合同编号回传至电子商务平台。2、登陆电子商务平台。1）合同经办者根据路径“合同管理-合同变更-补充协议查询”点击菜单，进入补充协议查询页面2

13、）点击“生成补充协议”按钮后，进入如下界面，再点击“申请”按钮3）点击“申请”后进入Ariba文档工作区页面，生成的补充协议文本直接挂到原合同文本区13 合同履约减少变更操作步骤由各单位需求部门线外提报变更申请，经相关部门审批后，由各单位物流服务（分）中心合同专责在ERP系统中创建补充协议，并将补充协议上传至经法系统流转。补充协议生效后，经法系统自动将生效信息回传至ERP系统，再由ERP系统自动传递至电子商务平台。1、 SAP操作2、 经法系统中审批补充协议3、 SAP系统中补充协议生效（将数据同步到电子商务平台）4、 合同经办者在电子商务平台上生成补充协议（与原合同关联）合同经办者 合同变更补充协议查询-生成补充协议信息申请ariba的文档-合同主文件5、 SAP系统按照实际收货6、 SAP系统手工关闭订单