企业公文写作知识培训详解课件.ppt
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1、企业公文写作知识培训详解,企业公文写作知识培训详解企业公文写作知识培训详解内 容2021/2/42,2021/2/4,2,内 容,2021/2/4,3,公司公文写作常用文体,第一章,2021/2/4,4,工作中经常使用到的公文,2021/2/4,5,工作中经常使用到的公文,2021/2/4,6,企业公文通用版式,根据2012年7月公布的GB/T9704-2012党政机关公文格式相关规定,,公文用纸采用A4型纸,其成品幅面尺寸为:210mm297mm,公文用纸天头(上白边)为:37mm1mm,公文用纸订口(左白边)为:28mm1mm,版心尺寸为:156mm225mm(不含页码),2021/2/4
2、,7,标题字号:小二/三号标题字体:黑体/仿宋加黑正文字号:小三/四号正文字体:仿宋行间距适当加盖印章:单一发文印章:端正、居中下压成文时间,印章用红色。当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文时间上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文时间上。联合行文印章:主办机关印章在前;两个印章均压成文时间,印章用红色。两印章之间不相交或相切,相距不超过3mm。,2021/2/4,8,标题用语:关于 通知 公告 决定 报告 请示 申请 函 说明等开端用语:据、根据、依据、按照、为了、由于、关于、兹、鉴于等期请用语:请、恳请、提请、希、望、希望、盼等综合用语:为此、至此、有鉴
3、于此、综上所述、总之等称谓用语:本(公司、部门)、我(公司、部门)、该(单位、部门、人)、贵(单位)等。承启用语:“根据特作如下决定”“为了提出如下方案”等批转用语:批示、审批、转发、印发、公布、下发等。表态用语:应、同意、批准、遵照执行、组织实施、供参考、酌情处理等征询用语:可否、妥否、是否同意、如有不当等引叙用语:收、接、悉、收悉、惊闻、欣闻等结尾用语:“妥否,请批示”、“恳请支持”、“特此通知”、“特此报告”等,企业公文通用语汇,2021/2/4,9,对外公文文体与写作,第二章,2021/2/4,10,一、红头文件,文号:以发文单位命名,上行文为“西超字”、下行文为“西超发”按年度顺序排
4、列,签发人为企业负责人,标题中使用发文单位全称,事项,诉求类别,文件类型:报告:不需要收文单位批示或回复。通常用于对于事项情况的汇报或告知请示:收文单位须作出批示或回复。通常用于对事项是否推进、是否许可等决策的请准函:多用于平级之间行文,适用于事项的知会或协商,主送单位(使用全称),正文中首次出现,使用公司全称,陈述事项基本情况,明晰阐述文件主旨,与文题对应,末段写明“特此报告”、“特此请示”、“特此函告”等,此处加盖印鉴,红头文件的发文机构为发文单位的二级职责部门,上行(指对公司外部)红头文件通常用于公司重大事项的报告、重要项目的申请、劳动人事主要情况的报告等。体例:第一段:阐述行文原因、主
5、旨第二段:围绕主旨,阐明事项第三段:归纳,明确诉求,2021/2/4,11,二、报告(一般文体),首段阐明报告事由、缘起(简短 报告一二段可合并),次段点明具体事项,点题(对外撰写报告时,要在文首明确标示汇报、报告等确指性语句,概括、有条理、清晰完整的报告主旨事项,末段归纳、总结并阐明期许(简短报告可陈述事项后直接结尾,无须此段。,企业公文中,正文末段和落款之间间隔为三行,对外报送的报告通常针对对企业生产经营中某项工作中的特定事项。写作注意事项:1.主旨明确。一份报告一般围绕一项中心事项展开。2.要有该份报告撰写缘由的简要描述(如:根据某规定、某要求、某约定,根据某事项的重要程度等)。3.条理
6、清晰。或使用数字排序,逐条阐述,或使用逻辑推演,层层递进。切忌阐述主旨事项时过多追溯背景或过度描述细节。4.语言应严肃准确,不使用感情色彩浓重的语汇。,2021/2/4,12,三、情况说明,标题可采用“主旨+情况说明”或直接以“情况说明”作为标题,背景/起因,过程,最终情况,公文末段一般应点明文题。如“特此说明”、“特此函告”、“特此通知”等,情况说明是一种常用对外公文,主送对象可以是具体的某一外部团体或个人,也可视作公司对外广泛发布的信息。通常用于对某具体事宜的解说、解释或陈述。写作注意事项:1.情况说明通常篇幅较短。由于是针对特定具体事宜的说明,因此事件的缘起、背景、经过等均应尽量精炼。但
7、全文必须逻辑完整。2.情况说明的行文中,应多使用陈述句,一般不提出诉求。3.用于疑难事项的解释说明时,对于事件原因的分析应尽量完整,须陈述一条以上原因时,可采用序号分段方式加以强调,以增强事件结果的合理性。,可以写出主送对象。此处空白时,视作广泛对外公布,希望对方重点关注的信息,可通过序号分段、字体加黑等方式加以突出,但切忌重复强调。,2021/2/4,13,四、(邀请、承诺、说明、委托、询证、通知)函,邀请函的标题首行为邀请事项,可视邀请函的版式设计而选择居中或左对齐,置于全文最显眼位置,必要时使用装饰性字体,邀请对象的称谓前使用尊称,邀请要素:时间、地点、事项(或可标明是否安排接机、交通指
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