岗位说明书编写培训课件.ppt

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1、岗位说明书编写培训,主要内容,主要内容,认识岗位说明书,1,1.1 编写岗位说明书的目的,使根本不了解该岗位的人通过阅读岗位说明书，便可很快了解该岗位存在目的、职责及任职资格等。,为什么会有这个岗位？这个岗位是做什么的？谁适合这个岗位？,增加对岗位的理解程度，避免职责不清，使岗位任职者与管理者在对岗位的认识上达到共识。,1.1 编写岗位说明书的目的,1.1 编写岗位说明书的目的,为企业的招聘、岗位评估、绩效考核等人力资源管理工作提供依据。,岗位的任职资格是什么？岗位的管理幅度是怎样的？对内外的沟通涉及哪些？频率多少？岗位的主要核心工作内容是什么？,1.2 岗位说明书的“是与非”,岗位说明书不是

2、什么？,某企业宾馆服务员,将岗位职责写成了岗位标准示例,1.2 岗位说明书的“是与非”,1.2 岗位说明书的“是与非”,是对岗位信息全面地概括,是对岗位的描述,是人力资源管理最基本的工具,岗位说明书是什么？,岗位的要求和存在目的，而不是任职者,岗位基本信息工作协作关系岗位职责任职资格,为岗位评估、绩效考核、员工招聘提供参考和依据,岗位说明书的应用,主要内容,如何编写岗位说明书,2,2.1 岗位说明书编写步骤,准备,岗位信息的收集,版式确定,文本制作,准备,岗位信息的收集,版式确定,文本制作,制定工作计划，分解落实各项任务；实施岗位说明书培训。,2.1 岗位说明书编写步骤,确定在岗位说明书中需要

3、陈述哪些方面的信息；根据公司文化及企业特性，制定适应的岗位说明书的版式。,准备,岗位信息的收集,版式确定,文本制作,2.1 岗位说明书编写步骤,典型岗位说明书需包涵的要素,2.1 岗位说明书编写步骤,2.1 岗位说明书编写步骤,根据岗位说明书所需的信息点来收集相关信息；确认所收集信息的真实、有效性；依据文本格式，归并相关信息。,准备,岗位信息的收集,版式确定,文本制作,2.1 岗位说明书编写步骤,了解岗位说明书的编写要点及注意事项；对目标岗位的岗位说明书进行文本编辑工作。,准备,岗位信息的收集,版式确定,文本制作,2.1 岗位说明书编写步骤,2.2 岗位说明书编写说明岗位说明书名称及编号,编写

4、要点：岗位说明书文档名称写清楚公司或者部门的名称。如：VC公司发酵工段材料员岗位说明书 组织人事部人力资源规划岗位说明书 编号为岗位说明书的编号，格式为：G单位编号-GS-岗位在部门内序号-编写年 份。如：VC公司发酵工段材料员的编号为：G16-GS-037-2010 组织人事部人力资源规划的编号为：G84-GS-003-2010,2.2 岗位说明书编写说明岗位基本信息,注意事项：岗位名称、部门名称要规范、具体，不能使用简称名称。如：人力资源部部长、发酵工段-段长助理；岗位编制根据定岗定编的结果进行准确填写；日期为岗位说明书下发并正式生效日期，每次对岗位说明书进行更新时，日期也要相应变更。,编

5、写要点：此部分要求用简洁的语言描述岗位目标、主要职责。也就是：该职位设立的目 的是什么，要完成哪些工作，达成怎样的目标。格式要求“为了（实现），从事（做或负责）”。,2.2 岗位说明书编写说明岗位存在目的,达到的结果 市场份额 销售额数量质量财务结果,做什么组织监督指导操作,目标?,岗位主要职责?,为了,从事,2.2 岗位说明书编写说明岗位存在目的,【示例】某公司财务部经理,为了规范公司的财务管理，合理利用资金，提高资金利用的安全性和有效性，拟订公司的基本财务政策，指导和监督员工处理日常的账务工作和财务工作，推动预算管理、财务分析和成本控制。,【示例】某公司设备工程部师,为了确保机器的正常运行

6、，为生产经营活动提供设备保障，维护生产机器、水电设备，办公室与宿舍的修缮，解决一般电器与机械故障，协助外部设备技术支持商进行设备的维修工作；提供机器设备供应商的技术信息与相关资料，为公司的采购决策提供建议；维护公司的软件、硬件设备。,2.2 岗位说明书编写说明岗位存在目的,界定岗位在组织中的上下级关系，明确该岗位任职者的管理幅度和指挥汇报线。,2.2 岗位说明书编写说明组织中的位置,编写要点：上下级的界定：此处界定为行政隶属关系的上下级，不包括业务管理或业务指 导的上下级。直接上级：岗位向上直接汇报的对象。间接上级：岗位非直接汇报的对象，即直接上级的上级。直接下级：直接下级是指归本岗位直接管理

7、的下级。一般情况下行政级别的下 一级即为本岗位的直接下级。注意事项：此处填写的均为岗位的名称，而不是任职者的姓名，且填写全称。如果不是严格按行政等级进行管理，则按照实际分管情况进行描述。,2.2 岗位说明书编写说明组织中的位置,工作协作关系部分描述该岗位的对内和对外主要工作联系，即岗位需 要与哪些岗位、部门和机构联系。,2.2 岗位说明书编写说明工作协作关系,【示例】某公司办公室主任,2.2 岗位说明书编写说明工作协作关系,岗位职责是岗位说明书中核心的部分，体现了岗位的主要工作内容 及频率，从而将职责界定清晰。,2.2 岗位说明书编写说明岗位职责,编写要点：职责表述：对职责的一个概括性的描述，

8、要全面对下面的工作内容进行概括，既不能对下面的工作内容遗漏，也不能简单的进行罗列。在职责表述下面对职责的概述进行分解，格式要求：动词+工作内容。职责数量：一个岗位可以有四到八条职责，不要超过八条。职责顺序：对职责进行排序，可以根据职责的重要性，也可以根据业务流程顺 序。频次：工作发生的频率。分为：不定期、日常、次/年，次/季，次/月，次/周 等类别。不定期表示时多时少不确定，日常表示几乎每天都发生的工作。,2.2 岗位说明书编写说明岗位职责,注意事项：岗位说明书中的职责是以岗位应做的事情为依据的，而不是针对现任职者的工作内容描述。编写者应注意在“应该”与“实际”中取得平衡。职责重点描述的是“做

9、什么”，而不是“如何做”。例：客人到访时礼貌接待，并使用普通话对公司产品进行详细讲解。负责参观客人的引导工作及讲解公司产品及企业文化。描述的是常规、持续的工作，而不是临时的、特例的工作。,2.2 岗位说明书编写说明岗位职责,语言使用：为了减少理解的分歧，确保任职者和相关人员准确理解，岗 位职责的描述必须要注意语言的使用。,2.2 岗位说明书编写说明岗位职责,动词的使用根据其描述职责动作性质的不同，能够表达一个岗位的责任。比如：决策类：领导、批准、授权、委任、计划等管理类：管理、组织、评估、实施、改善等支持类：建议、提议、协助、分析、提供等其他基本用词：检查、收集、发放、提交等,草拟年度培训计划

10、审核年度培训计划审批年度培训计划组织实施年度培训计划,这些分类没有严格区分，在使用时，选择合适的词语。可以同时使用两个动词，进行并列说明，比如：组织实施。,2.2 岗位说明书编写说明岗位职责,【示例】某公司研发部部长主要工作职责,2.2 岗位说明书编写说明岗位职责,界定岗位的管理权限是怎样的，从三方面进行描述。,2.2 岗位说明书编写说明工作权限,编写要点：人事权限：按性质可分为：建议权、决定权；按范围可分为：雇佣/解雇权、定薪调薪权、绩效考核权、升职/降 级权、内部调动/调整权等。例：对下级的绩效考核具有决定权；对下级升职或降级具有建议权。财务权限：分条进行描述。例：对预算内的培训费具有审批

11、权；对预算内的招聘费具有审批权。业务权限：本岗位的业务和工作权限有哪些。例：对车辆及司机的调度权；对公司会议室、办公室的安排权；对所属下级的工作争议有 裁决权。,2.2 岗位说明书编写说明工作权限,描述胜任该岗位工作应该在教育程度、专业要求、知识技能、胜任能力等方 面达到的最低要求；描述的是岗位的实际要求，因而在填写过程中不应考虑 现有任职者的情况、条件等因素。,2.2 岗位说明书编写说明任职资格,编写要点：教育程度：岗位所要求的最低的教育程度。专业要求：岗位对任职者专业方向的要求。例：企业管理相关专业。岗位对专业资格证书的要求。例：会计岗位要求会计从业资格证书。相关工作经验：对任职者最起码的

12、经验要求。从经验的种类、行业要求、年 限要求等方面进行描述。例：具有3年以上制药行业企业管理相关工作经验。知识、技能：为了完成岗位所要求的工作而必须具备的知识和技能。知识：描述需要具备的专业理论知识，一般从知识的理论和掌握程 度两方面进行描述。例：掌握机械制造的相关知识。,2.2 岗位说明书编写说明任职资格,知识、技能：技能：经过反复锻炼而习得的可以直接使用和指导工作的能力。主要包 括：专业技能、计算机技能、外语技能、公文处理技能、管理技 能等。例：机床操作技能、英语交流技能、商务谈判技能、办公软件使用技能等。核心能力：可预期的潜在心理素质及潜能，能在不同环境下综合运用。不同于技能，其过程不可

13、完全重复。例：创新能力、组织能力、适应能力等。对于某些特殊岗位，由于业务或工作的特殊需要，可能在任职者的品质、个性特点方面加以适当的要求。例：经常出差的销售岗位需要具备较强的适应能力。填写本岗位要求表现突出的能力，而不是所有一般需要的能力。,2.2 岗位说明书编写说明任职资格,【示例】某公司办公室主任任职资格,2.2 岗位说明书编写说明任职资格,编写要点：工作场所：日常工作的主要场所。例：办公室、车间、库房、户外等。工作环境：从舒适度与危险性两方面来描述。例：舒适/高温/低温/潮湿/粉尘/噪声/有毒气体/危险性等。工作时间特征：正常工作时间/倒班/上下班时间随业务情况经常变化 偶尔出差/经常出

14、差,2.2 岗位说明书编写说明其它工作特征,【示例】某公司人力资源部部长其它工作特征,2.2 岗位说明书编写说明其它工作特征,编写要点：岗位任职者、部门负责人就岗位说明书达成共识完成修订后，提交人力资源部。人力资源部经过审核通过后，由部门负责人、人力资源部共同签字确认，形成完 整的岗位说明书，并在岗位基本信息中日期一栏标注日期，以确定岗位说明书的生效日期。,2.2 岗位说明书编写说明确认,岗位说明书的维护更新,3,主要内容,至少每年一次，由人力资源部组织对岗位说明书进行检查；至少三年一次，由人力资源部组织对岗位说明书做一次修订；除周期性修订以外，当有新增岗位或岗位的某方面设置发生变化时，根据需要，部门可以向人力资源部说明修改理由及内容，由人力资源部审核通过，完成修订后再次备案。,3 岗位说明书的维护更新,END,