专网事业部管理制度版.doc
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1、中天科技集团 专网事业部管理制度(2010版)2010-1-1修订 2010-1-1执行 中天科技专网事业部 发布目 录1、日常管理制度1.1周报制度-31.2月报制度-31.3请假制度-41.4客户档案管理制度-41.5 台账管理制度-51.6 其它管理制度-52、投标前工作流程2.1 售前设计咨询-52.2客户资质认证-52.3招标信息反馈-62.4投标保证金办理及回收-72.5投标报价-72.6参加投标-72.7投标澄清-82.8投标信息反馈-82.9标书费报支-83、中标后工作流程3.1中标费支付-93.2合同、技术协议签订及注意事项-93.3合同评审-103.4发货管理-113.5开
2、票管理-123.6应收账款及回款管理-123.7费用支付-133.8售后服务管理制度-144、附表-15-32一、日常管理制度1.1周报制度1.1.1 市场人员应在每周六22点前发邮件至专网事业部公共信箱(zwsyb),或者传真至专网事业部(0513-83599711),尽量使用邮件形式。1.1.2 如遇特殊情况不能及时填写周报,需提前电话通知总经理与市场内勤,经同意后可迟缓填报,但事后必需补报,否则作未交处理。1.1.3 周报不得作为重大事件、紧急事件的请示文件,如有重大、紧急事件汇报,须及时另行报告。 1.1.4周报按固定的格式(详见附表1)填写,每周对周报质量进行打分,总分10分,得分1
3、0分者,不奖不罚;高于或低于10分,按20元/分进行奖罚,周报考核得分每月汇总一次。奖罚金额在市场人员工资或费用中扣除,每年缺三次及以上者不得参与年度先进个人评选。具体考核如下:1.1.4.1缺交一次扣15分并罚款150元。1.1.4.2填报不实扣10分。1.1.4.3迟交一次扣5分。1.1.4.4填报不详,敷衍了事扣3-6分。1.1.4.5未有下周规划扣3分。1.1.4.6未列联系人姓名扣2分。1.1.4.7未按规定格式填写的扣2分。1.1.4.8有重要信息或合理化建议加2-5分。1.2月报制度1.2.1月报要对当月工作情况进行认真总结,汇总本月的招投标情况,分析工作中存在的问题,提出下个月
4、的工作目标及回款措施。月报应于下个月2号前E-MAIL到专网事业部邮箱(zwsyb)和总经理,如条件不允许,可使用传真形式传真至0513-83599711。1.2.2 如遇特殊情况不能及时填写月报,需提前电话通知总经理与市场内勤,经同意后可迟缓填报,但事后必需补报,否则作未交处理。1.2.3月报按固定的格式(详见附表2)详实填写,不可敷衍了事,每月对月报填写质量进行考核打分,总分20分,得分20分者,不奖不罚;高于或低于20分,按20元/分进行奖罚,月报考核得分每月汇总一次,奖罚金额在市场人员工资或费用中扣除,缺一次者不得参与年度先进个人评选。具体考核细则如下:1.2.3.1缺交一次扣30分并
5、罚款300元。1.2.3.2未进行统计汇总或统计不正确扣5-10分。1.2.3.3迟交一次扣5分。1.2.3.4本月市场分析不详扣5-10分。1.2.3.5未有下月规划扣5分。1.3考勤、请销假制度1.3.1市场内勤负责专网市场人员的出勤考核,建立考勤台帐。1.3.2市场人员如需请假,必须填写请假申请表(详见附表3),经总经理批准后方可进行,总经理负责将请假申请表转交市场内勤进行登记。1.3.3请假人员假期结束后必须及时返回市场,并以电话或邮件等方式通知市场内勤办理销假手续。1.3.4全体市场人员每月在市场工作时间不得少于22天。1.3.5市场内勤每月汇总市场人员的出勤情况,并及时公布。1.3
6、.6对于未履行请假手续而私自离开市场的行为,按100元/天进行罚款。1.4客户档案管理制度1.4.1各市场人员必须在每季度的最后一天将更新的客户档案资料及时发送至专网事业部信箱。1.4.2填报时必须按照规定的格式(详见附表4)填写,内容详实,不得敷衍,如不按期上报或不如实填写,处以200-1000元/次的处罚。1.5台账管理制度1.5.1各场人员、各板块和事业部必须建立市场和销售台账。台账包括招投标台账、项目执行台账、开票台账、回款台账、陈欠款台账及费用台帐等。1.5.2各市场人员和事业部内勤必须对台账内容进行实时更新;每周将更新后的台账报送给板块负责人及事业部内勤。每月各版块负责人及事业部内
7、勤将更新后的台账及时报送给事业部总经理。1.5.3填报时必须按照规定的格式(详见附表4)填写,内容详实,不得敷衍,如不按期上报或不如实填写,处以200-500元/次的处罚。相应的区域经理和板块负责人接受同等处罚。1.6其它管理制度1.6.1全体市场人员必须严格遵守公司各项规章制度,在规定领域进行产品销售及企业宣传,树立企业形象,维护中天声誉。严禁个人或利用直系亲属名义注册公司或参股公司,来从事与公司有关的产品销售(或利用公司平台从事其他产品的销售),一经发现作开除论处,并追究相应法律责任。1.6.2市场人员必须每天主动与总经理进行沟通,日常沟通可以以邮件、传真、电话的形式,以便总经理及时了解各
8、市场动态,协助解决市场中出现的问题。1.6.3全体人员工作手机必须保证24小时开机(除在飞机上),30分钟内手机无法接通或不接者,给予警告一次;两小时内手机无法接通或不接者;给予严重警告,并处罚款200元;连续三天内手机无法接通或不接者,直接移交集团公司人事部。工作手机号属于公司财产,不归个人所有,各市场人员不得私自更改,如因特殊情况需更改手机号时,应提前24小时通报总经理与市场内勤,经批准后方可进行。二、投标前流程操作规范2.1售前设计咨询2.1.1市场人员每月月底汇总一次项目信息,发送专网事业部,事业部整理后将相关信息发至各产品公司技术负责人。2.1.2各产品公司将积极安排技术支持人员配合
9、事业部主动与设计单位、业主单位进行技术宣传和产品推广,跟踪相关项目产品的设计咨询,做好售前技术服务,为以后的投标打下基础。2.2客户资质认证2.2.1市场人员收到或获取招投标信息后,应及时反馈给事业部,事业部根据项目的业主单位性质确定是否需要进行客户资质认证。全款交易的客户、五大发电集团、各地地铁公司、铁道部、中石化、中石油、中海油全资或者控股公司不需进行资质认证。对于以上以外的所有用户,为避免经营风险,对于投标项目在购标前、非投标项目在报价前必须对客户资质进行认证。2.2.2市场人员需提前做好资质认证工作,认真收集客户各种资质证明(如营业执照、税务登记证等),填写客户资质认证表(详见附表5)
10、,并留有充裕时间(至少2天)供相关部门评审,未按要求进行资质认证或延期进行资质认证的,标书费用不予报销,另处以1000元/次的罚款。2.2.3客户资质认证由专网事业部组织,专网事业部查阅客户档案,调查该用户是否与我公司有过往来的历史记录。如果有历史往来,了解该用户的历史信用情况,调整信用等级。客户按性质分为运营商、非运营商、代理商、其他四类。2.2.4专网事业部评出客户的信用等级(A、B、C)。A级:按公司正常招投标程序进行;B级:按收取10-30%的订金,货到(光缆半年,其余产品三个月内)收取累计最低90%的货款,余款最迟在货到一年内付清;C级:应收取50%的订金,全款发货。2.2.6各产品
11、公司确定是否同意专网事业部的资质认证结论。2.2.7确定参加投标后,专网事业部应及时通知市场人员购买标书,市场人员购买标书后(尽量提供电子版本),应及时通过E-mail、传真或EMS的形式迅速递交各产品公司技术部主管。2.3招标信息反馈2.3.1市场人员购买标书后应及时填写招标信息反馈表(详见附表6),递交时间不得迟于标书发放或者购买日期2天内,在标书发放或者购买日期5天内递交的,视为迟交;在标书发放或者购买日期5天后递交的,视作未交。2.3.2填写内容包括该项目的具体情况、本次评标的人员组成、竞争对手的情况分析、报价的具体要求(如:接续费、专车运输、卸车费、交货期、设计联络会等)以及本人对本
12、次投标的要求及建议等,填写完毕应立即通过E-mail发给专网事业部,由事业部市场内勤转发各产品公司技术部主管和各产品公司总经理,以便根据项目具体情况制作标书和报出适当的投标价格。2.3.3招标信息反馈表必需按要求认真填写,提供有价值的信息及建议,如填报内容敷衍、流于形式,事业部视填写质量可以给予标书费金额10-50%的罚款。2.3.3未填写招标信息反馈表,罚款200元/每次。2.4投标保证金办理及回收。2.4.1投标保证金由各产品公司办理。投标保证金一般以汇票、电汇和银行保函方式办理,无特殊情况不以现金支付。2.4.2每月5日前产品公司负责将投标保证金统计表交至事业部市场内勤,事业部负责将投标
13、保证金按时收回,对于不能及时收回的市场人员负责说明原因及提出解决方案。市场人员应清楚具体金额及回收日期,应把银行保函和汇票复印自存,便于及时回收。2.4.3保证金返还到各产品公司帐户后,承办人办理保证金核销手续。2.4.4市场人员不能要求用户以现金方式返还投标保证金,一经发现将处以1000元/次的罚款,并处严重警告一次,情节严重的给予开除并移交司法机关处理。2.5投标报价2.5.1投标报价由专人负责,各产品公司报价人首先应根据成本情况向事业部提供零利润的报价。2.5.2报价应遵循“双结合”的报价原则,所谓“双结合”报价就是产品公司主管、事业部主管协商报价。若协商不成,可上报集团公司总经办定夺。
14、2.5.3报价确定后,报价人将书面签字的报价单复印一份给事业部存档,并注明合同等级。2.5.4严禁市场人员在市场上擅自报价。所有报价需得到产品公司的书面确认(复印件或者电子邮件)。2.6参加投标2.6.1市场人员收到投标书后,必须熟悉投标书的内容,检查是否有遗漏和错误的内容,熟悉各种产品的结构、性能、价格及交货期等,以便更好的参加投标,争取更多的中标份额。2.6.2市场人员经过对投标文件的检查、核实,如发现错误或修改建议,应及时以书面的形式反馈技术部主管。2.6.3对于进行公开开标的投标项目,由事业部或市场人员根据实际情况决定是否需要技术支持人员出席投标会议;为达到理想投标效果,技术支持人员应
15、参与一线应标工作,对于特殊项目,必须有事业部总经理或技术部主管之一出席投标会议。2.6.4因标书原因(标书制作错误、缺少盖章、缺少签名等)导致投标废标,事业部除根据销售协议追究产品公司责任外,对投标责任人处以罚款2000元/次。2.7投标澄清2.7.1应标人员应及时响应招标方提出的问题,合理地给予答复,尽量使招标方满意。2.7.2因投标形势所需或根据招标方要求,如投标价格需要变动时,由市场人员出具书面文件请示事业部总经理,由事业部总经理与产品公司总经理协商后方可对投标价格进行修改,修改后必须以书面形式留存事业部备份。2.8投标信息反馈2.8.1投标结束后,市场人员必须在开标后2天内将开标情况填
16、写好投标信息反馈表(详见附表7),然后用E-mail或传真的形式发至事业部,在结果公布5天内递交的,视为迟交;在结果公布5天后递交的,视作未交。事业部内勤负责将投标信息反馈表转发产品公司总经理和报价专员。2.8.2反馈内容包括项目具体情况、各竞争厂商报价、中标厂商情况、商务与技术部分意见反馈、本人对此次招标结果分析等内容,填写内容必须准确、清楚,以便公司进行统计分析,并提高标书制作质量。2.8.3市场人员在定标后2天内必需将中标情况反馈至事业部,在5天内递交的视为迟交,在5天后递交的,视为未交。2.8.4投标信息反馈表必需按要求认真填写,准确、及时反馈。事业部每月月底统计一次投标信息反馈表反馈
17、情况,对于迟交项目,反馈时间在开标2天后至5天内的,按100元/次进行罚款,在5天后至10天内的,按200元/次进行罚款,在10天后反馈的,按500元/次进行罚款。罚款在市场人员当月的工资或费用中扣除。2.9标书费的报支2.9.1市场人员填写标书费报支申请表(详见附表8)交市场内勤,市场内勤负责核对招标信息反馈表及投标信息反馈表的反馈情况,核对完毕后交专网事业部总经理审批后至各产品公司报销。2.9.2标书费的报支与招标信息反馈表及投标信息反馈表的反馈情况结合起来,如出现未交,标书费不予报支,如出现迟交,标书费报销一半。三、中标后流程操作规范3.1中标费的支付3.1.1中标费由各产品公司承担,需
18、办理中标费时由市场人员填写中标费支付审批表(详见附表9),并附有中标通知,交市场内勤核对,事业部市场内勤将审批表、中标通知、招标文件核对无误后,交事业部总经理签字批准后,由各产品公司办理支付手续。3.1.2中标费应采取电汇的形式,直接汇至客户账户,不得采取现金形式支付。3.1.3超出1.5%以上的大比例中标费应由报价人确认后方可批准支付。3.1.4市场人员负责在中标费汇出一个月内收回中标费发票。3.2合同、技术协议的签订及注意事项3.2.1经过各方努力,中标后进入签订商务合同和技术协议阶段,各方必须严格按照投标技术文件和商务条款签订技术协议书与商务合同。3.2.2对于特殊项目或需要召开设计联络
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