法务管理制度(1).docx

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1、法务管理制度第四章 法务管理制度 4.1合同管理制度 4.1.1总则 1、集团范围内所有合同必须采用书面形式，严禁口头协议和非正式书面协议。 2、集团合同实行范本化管理，范本合同根据实际业务需求进行制定、修改、完善；合同洽谈、签订以范本合同为基础。 3、集团合同管理实行全程动态管理，以信息反馈、跟踪监控、风险预防和及时解决为合同管理的核心，各部门的根本任务是保证合同按约定履行，最大程度保障我司利益，实现我方与合作方的双赢。 4、集团合同管理实行严格的授权制度，合同洽谈、签订、履行过程中所有相关文件、资料除公司另有规定、合同另有约定及总裁另有批示外，任何人不经授权不得签字，任何文件无公司印章不得

2、外发。 5、强调合同履行过程中的证据收集和保全意识。集团公司所有员工必须保证按合同约定履行义务，保证合同履行过程中形成的相关资料齐备、证据齐全。任何人不得违反合同，不得放弃或损毁对我方有利的证据，不得隐瞒、损毁任何对方提供或确认的文件。 6、本管理办法适用于集团范围内各公司、各部门签订和履行的所有经济合同，劳动合同管理按人事管理相关规定执行。 7、本管理办法中的“合同”包括所有合同、协议、补充协议、备忘录、成交确认等体现双方就权利义务履行和责任承担达成一致意见、愿意共同遵守执行的文件。 4.1.2范本合同 1、范本合同的制定 集团法务部负责制定范本合同，报总裁批准后转发各公司、各部门使用。 范

3、本合同应包括：合同封面、适用范围或使用须知、合同正文，按适用范围、制定时间、修改次数编号。 各公司、各部门根据业务实际情况提报范本合同制定需求，经分公司总经理、集团主管副总裁批准后转法务部。各公司、各部门要求制定范本合同应： A：针对多次重复性进行的工作或针对集团经营范围内某项业务种类； B：提供详细的相关资料和情况说明。 法务部接到制定需求后1日内确认是否符合制定范本合同条件；符合条件的，法务部应于接件后3日内制定范本合同初稿转相关业务部门审核，一周内完成范本合同定稿、报总裁批准后转发业务部门使用；不符合条件的，法务部应详细说明不符之处，提供合同起草思路建议和/或重点条款建议，经法务部主管副

4、总裁批准后回复提出制定需求的部门，按第4.1.3款无范本合同相关规定处理。 法务部根据各公司、各部门业务情况，建议制定范本合同的，应在制定范本合同初稿后将合同初稿、制定原因转各相关业务部门审核，结合各业务部门意见修改、定稿后报总裁批准、转发各业务部门使用。 2、范本合同的修改、完善 各部门在使用范本合同过程中，有权利并有义务对范本合同提出修改完善意见和建议，经集团主管副总裁批示后转法务部。法务部与相关部门研究后于接到修改意见起3日内上报修改方案或反馈意见。修改方案或反馈意见报总裁批准后下发各相关部门，各相关部门接到批件后可按批件执行。 法律法规的颁布、修改，法务部讨论认为相关范本合同条款需相应

5、调整、修改的，应及时上报总裁，并在上报后3日内修改完成，经总裁批准后转发各业务部门使用。 法务部每年定期组织各相关部门对范本合同进行系统的修订完善。法务部组织讨论范本合同时，各相关部门应汇总本部门的意见并指派有修改合同能力的人员参加讨论、修订工作。法务部应与各相关部门协调后制定修订计划，上报总裁批准后公告各相关部门。各相关人员应按计划参加讨论、修订工作，确有特殊情况不能按时参加的，应至少提前1日向集团主管副总裁或公司总经理请假并请集团副总裁或公司总经理指定其他人员参加。讨论后法务部根据本年度已批准的修改及讨论意见修订范本合同，更新范本合同版本。 3、范本合同的使用 报批后的范本合同下发给各部门

6、经理，由各部门经理按业务需要使用。范本合同只限于相关合同执行人了解和使用，未经总裁批准，范本合同不得外传。 各业务部门需向潜在合作方提供我司合同的，在提供前需将范本合同的适用范围或使用须知部分删除，不得提供给潜在合作方；如范本合同中列举了不同情况下的不同表述的，提供前需根据实际情况选择对我司最有利的表述，删除其它表述。 在合同协商过程中，对范本合同权利义务条款做出修改的，业务部门在上报合同时须附表详列范本合同约定、修改后约定、业务部门意见。各审核部门对于合同签订修改表上的内容进行审核、出具意见。 各部门原则上应使用最新版本的范本合同进行合同洽谈、签订。如相对方不同意使用我司范本合同的，业务部门

7、必须上报总裁批准，按第4.1.3款无范本合同相关规定处理。 未经总裁批准，任何人无权私自改动范本合同任何内容。合同签订后各部门必须严格按合同约定履行，任何人均不得偏离合同执行，否则责任人取消当月奖励，如造成公司损失，责任人应承担赔偿责任。 4.1.3非范本合同 本款所述非范本合同包括我司暂无范本合同、相对方不同意使用我司当时使用的范本合同而要求使用其它文本。 1、我司暂无范本合同的合同 除总裁、集团主管副总裁、分公司总经理批示由法务部负责起草、制定的开发合同、合作合同、合资合同及章程、人事相关合同、融资上市相关合同、英文合同外，各合同签订部门负责起草我司暂无范本合同的合同。 非范本合同起草需其

8、它部门配合的，合同起草部门应以书面形式说明配合要求、标准和时限，上报配合部门集团主管副总裁或公司总经理批转。 无范本合同起草后，必须经相关部门审核、报总裁批准后方可与相对方按批准后文本进行沟通。 2、其它文本的合同 经总裁批准使用其它文本合同的，合同签订部门应提前将合同文本及相关附件、资料及领导批示转法务部及其它审核部门审核，各审核部门反馈意见后合同签订部门结合各部门意见制定沟通洽谈方案，报总裁批准后执行。 3、沟通过程中相对方反馈意见应由业务部门按范本合同修改意见的标准报批。擅自以未经总裁批准的文本与相对方沟通，按“提出或认可与公司批示不一致的条款、意见”承担责任。 4.1.4合同洽谈 1、

9、集团各业务部门负责本部门相关合同的洽谈工作。集团法务部参与领导指定的重要合同的洽谈工作。需法务部配合谈判的，需配合部门应以工作联络函形式说明相关情况、配合要求，经公司总经理或集团主管副总裁批转法务部。除领导批准的紧急情况外，用于洽谈的合同文本应至少提前4日提供法务审查。 2、合同洽谈前必须制定洽谈方案，报任务交办领导批准后按方案进行。合同洽谈时必须由两人以上参加，分主谈和副谈进行。合同签订部门负责人为主谈，审核部门配合人员为副谈。洽谈人员一经指定，应提前做好洽谈准备，准时出席参与洽谈，不得缺席或中途退席。除合同性质特殊经集团主管副总裁批准外，任何人不得单独与潜在合作方沟通合同问题。 3、相关洽

10、谈记录、对方的资料及其它材料由主谈负责在集团主管副总裁或公司总经理要求的时限内整理上报，副谈协助。如材料按领导批示由洽谈人保管，由主谈负责存档工作，主谈应将材料存档情况告知副谈，确保主副谈对材料均了解。 4、合同洽谈时，洽谈人应将需合作方提供的证件资料明细以书面形式提交给潜在合作方，并要求潜在合作方的授权代表签收。洽谈时未书面通知潜在合作方而在合同签订过程中要求对方反复提交影响公司声誉的，按行政考核办法严肃处理。 5、洽谈过程中，涉及的法律问题由法务部协助解答。重要法律问题业务部门必须征求法务部的意见。 6、合同洽谈过程中，未经总裁批准，任何人不得与潜在合作方签订会议纪要、洽谈记录、备忘录等任

11、何形式的书面文件，不得进行任何形式的成交确认；不得提出或认可任何与公司批示不一致的条款、意见。 7、合同签订部门在与对方沟通过程中，必须及时将对方提出的修改意见与各审核部门沟通。各审核部门审核时，如在签订部门未事前沟通的情况下，发现盖印后合同与盖印前合同条款有不一致之处，可直接标注要求合同签订部门承担责任。 4.1.5合同审查 1、业务部门在合同签订前应会同法务部验证合同对方当事人有效的营业执照、资质证书、资信状况；验明合同当事人是否具有签订合同的主体资格；形式审查合同对方主办人是否有代理权、是否超越代理权限范围和有效期及其真实性；形式审查对方使用的印鉴是否合法与真实有效。在合同签订时，业务部

12、门应保存身份证复印件、营业执照副本复印件、授权委托书原件等有关资料。 2、重要合同对方当事人的相关状况，经领导指派可由法务部进行调查并参与评审工作。 3、合同流转审核 除总裁、集团主管副总裁批示采用会议讨论形式进行审核的合同外，合同由各相关部门按时限流转、审核。 合同洽谈后，业务部门负责于拟签定合同的至少4日前，将拟签订合同文本及合同修改表电子版以OA工作流工作请示的形式转各审核部门审核，各部门按规定时限审核后将意见转业务部门修改、洽谈。合同文本确定后由业务部门落实签约方先盖印，并附合同附件进行合同流转程序。 各业务部门将合同向各审核部门送审时，必须保证送审范本合同的填写内容及其各附件的完整性

13、，文本空白或大部分空白导致审核部门无法审核或难以给出明确意见的，各审核部门有权暂不审核，待文本内容及其附件齐全后审核，由此产生的责任由该业务部门承担。 各业务部门将范本合同送各审核部门审核时，必须将所有修改之处在修改对比表上列明，不得有任何遗漏。各审核部门审核范本合同时只负责审核修改对比表上标注的修改。 各业务部门对合同中本部门相关专业部分负责，法务部对合同文本的合法性及严密性负责。 各审核部门在审核请印前合同时必须一次性将意见提全，不得有遗漏，如审核部门在审核该请印合同时提出新意见的，该审核部门提新意见时同时附处理意见。 各审核部门在审核时发现其他部门所涉及专业存在问题的，如涉及技术要求、施

14、工范围、预算清单、价款支付的，由送审的业务部门与审核部门共同向各专业部门落实，并提出修改意见，其余问题由审核部门直接向各专业部门落实并提出明确修改意见。 各审核部门对合同没有异议的必须注明“无异议”，不允许只签姓名。需要汇签的合同一律不允许进行二次汇签，通过第一次汇签后形成的修改意见确定后直接上报总裁批复，明确注明修改的部分，如批示通过后同时将修改部分下发各相关部门。 4、会议讨论审核 时限性要求紧、各专业交叉多或总裁、集团主管副总裁批示应进行会议讨论的合同，由合同签订部门组织各相关部门进行讨论。合同签订部门会后当日整理各部门意见后报件，各相关部门当日在报件上共同签署意见上报。 合同签订部门部

15、门经理应书面通知各相关部门经理，说明需讨论的合同中需各配合部门解决的问题、提供领导已批示的意见、与各相关部门确认会议时间。 合同签订部门应尽量提前将合同、偏差、签订部门意见提供给各相关部门，尽量为相关部门留有比较充分的审核合同、准备材料时间。 因合同签订部门前期工作延误导致合同审核必须采用会议讨论形式的，各相关部门应给予配合；合同签订部门应按公司规定承担工作延期的责任。 各相关部门会议讨论时出具意见的标准、责任等同合同流转审核。 4.1.6合同签订 1、基本原则 严禁与任何不具备相应资质的单位及个人签订合同。 严禁与个人签订施工类合同、安装作业有一定危险性的安装合同。安装作业确不具有任何危险性

16、或该个体工商户具备相应资质的，经集团主管副总裁或公司总经理批准，方可以与个体工商户签订小额供货安装合同。 原则上尽可能避免预付、垫付，预付款相关具体管理规定由招标部等合同签订部门制定。 除总裁批准外，销售合同不得赊销，租赁合同不得先使用后付费。 经总裁批准我司支付预付款的，原则上应要求对方提供相同金额的预付款保函或备用信用证。 除总裁批准外，我司如提供信用证则不提供备用信用证或保函。 除总裁批准外，我司不出具商业保函或提供担保，不接受商业保函或第三方担保。 2、合同表述 合同金额不得出现前后标准不一致、单价与数量乘积与总金额不符等问题。 如有任何优惠、折扣、减免、上调的事实，不得直接体现结果，

17、必须在合同中明确体现上述事实或以补充协议或备忘录的形式确认上述事实。 合同价款或费用的单价、总价、交纳时间、交纳地点、支付方式、每次支付或交纳数额等应与公司批示完全一致，未经总裁批准，不得增加、减少或调整。 我司接收保函原则上要求为国有银行或有资信的商业银行开具的、不可撤销、见索即付的银行保函；我司提供保函原则上应有合理的索赔条件。相对方不同意提供、接受上述规定保函的，合同签订部门应将相对方具体要求、相对方提供的保函格式或其可接受的保函格式转法务部和财务部审核、上报总裁批准后方可提供/接收。 3、合同相对方资质、证明文件要求 相对方是中国法人 在签订合同时务必要求提供营业执照副本的原件和复印件

18、，要求对方在营业执照副本复印件上加盖公章。原件供审核，复印件存档。经手人必须认真审核，确保原件与复印件一致，经手人须审核确认内容主要包括但不限于： A：确定营业执照上的名称与公章上名称一致，与合同上相对方的名称一致； B：确定营业执照有效期超过合同履行需要的时间，否则应要求相对方向我司提供书面保证，保证在营业执照有效期满前办理新的执照，保证按约履行合同； C：确定年检章齐全。年检章数目以营业执照颁发日期为计算依据，颁发当年不必年检，自次年起应该年检。以合同签订时的年份减去营业执照颁发年份，所得数字为应有的年检章数； 特殊货物、安装及施工工程，须确定相对方营业范围内包括该经营范围且具备相应的资质

19、证书； A：相对方资质证书上体现的资质必须满足合同项下货物、工程的法定资质要求； B：资质证书如需年检，必须有齐全的年检章； C：从事安装、施工的相对方，必须具备相应的安全生产相关证书； 法人由委托代理人签署合同的，必须要求对方提交授权书原件。经手人须审核确认内容主要包括但不限于： A：授权应是该法人的法定代表人做出； B：授权范围必须包括合同签订，建议包括合同履行过程； C：授权时间必须在合同签订前，授权期间应涵盖授权范围实行时间； D：必须有法人公章，建议要求法定代表人也签章； E：应有代理人签字的笔迹原件，笔迹应与合同上一致。 向法人发出的函件、需法人确认、办理的手续，应注意： A:法定

20、代表人为最有效的签署人； B:委托代理人在授权范围和授权期间内为有效签署人。委托代理人签字笔迹应与授权书上的笔迹一致。 责任划分 A：各部门经手人为第一责任人，各部门经理为第二责任人。责任人必须保证按上述规定执行，保证签字的自然人为已签合同的主体。第一责任人与第二责任人按8：2分担责任； B：如签字人不是已签合同的主体、或签字存在其它明显问题，导致签字无效，可以补救的，由责任人立即补救并按公司相应规定考核；已难以补救或对公司造成损失的，按公司相应规定考核，责任人并应赔偿公司损失； C：因合同、函件主体问题影响合同签订、函件效力，被其它审核部门指出、退件，从而影响工作完成时限的，未按期完成工作的

21、责任由相关部门自行承担；因此造成公司损失的，由责任人承担赔偿责任。 相对方为外国单位 外国公司、企业相关法律法规与我国不同，外国单位通常没有*部门备案的公章，以授权人签字为有效。 A：针对全部使用信用证支付、或我司收到提单后再支付的供货周期较短的供货类合同，经手人审核确认授权文件为董事会等有权机关作出，代理人授权范围和期限覆盖合同内容，代理人签字为原件，手签姓名与下方印刷姓名一致。 B：针对需支付预付款或供货周期较长的供货类合同、技术许可或设计合同，除本款A中规定的文件外，同时应要求对方提供对方公司有效存续的证明文件，授权人有权委托授权的证明文件。上述文件业务部门应转法务部形式审核。 相对方为

22、个体工商户 在签订合同时务必要求提供营业执照副本的原件和复印件，要求对方在营业执照副本复印件上加盖公章。原件供审核，复印件存档。经手人必须认真审核，确保原件与复印件一致，经手人须审核确认内容主要包括但不限于： A：确定营业执照上的名称与公章上名称一致，与合同上相对方的名称一致； B：确定营业执照有效期超过合同履行需要的时间，否则应要求个体工商户本人向我司提供书面保证，保证在营业执照有效期满前办理新的执照、按约履行合同，保证就合同履行承担连带责任； C：确定年检章齐全。年检章数目以营业执照颁发日期为计算依据，颁发当年不必年检，自次年起应该年检。以合同签订时的年份减去营业执照颁发年份，所得数字为应

23、有的年检章数。 由委托代理人签署合同的，必须要求对方提交授权书原件。经手人须审核确认内容主要包括但不限于： A：授权应是该个体工商户做出； B：授权范围必须包括合同签订，建议包括合同履行过程； C： 授权时间必须在合同签订前，授权期间应涵盖授权范围实行时间； D：必须有公章，建议要求个体工商户本人也签章； E：应有代理人签字的笔迹原件，笔迹应与合同上一致。 向个体工商户发出的函件、需确认、办理的手续，应注意： A:个体工商户本人为最有效的签署人； B:委托代理人在授权范围和授权期间内为有效签署人。委托代理人签字笔迹应与授权书上的笔迹一致。 责任划分 A：各部门经手人为第一责任人，各部门经理为第

24、二责任人。责任人必须保证按上述规定执行，保证签字的自然人为已签合同的主体。第一责任人与第二责任人按8：2分担责任； B：如签字人不是已签合同的主体或明显与身份证件不符、或签字存在其它明显问题，导致签字无效，可以补救的，由责任人立即补救并按公司相应规定考核；已难以补救或对公司造成损失的，按公司相应规定考核，责任人并应赔偿公司损失； C：因合同、函件主体问题影响合同签订、函件效力，被其它审核部门指出、退件，从而影响工作完成时限的，未按期完成工作的责任由相关部门自行承担；因此造成公司损失的，由责任人承担赔偿责任。 相对方是自然人 签合同、办理手续时务必要求提供身份证件原件和复印件，要求对方在复印件上

25、签字。原件审核，复印件存档。经手人必须认真审核，确保原件与复印件一致，经手人须审核确认内容主要包括但不限于： A：确定相对方已年满十八周岁。不满十八周岁的，必须同时由法定监护人陪同，法定监护人须提供身份证件原件及复印件、与相对方监护关系证明原件及复印件，以上均要求法定监护人在复印件上签字； B：确定相对方姓名与合同、手续上姓名完全一致。物业交接时必须为商品房买卖合同或租赁合同的合同当事人；如合同当事人为两个以上时，必须当事人都在场方可办理； C：确定合同、手续上签字为相对方本人签字，笔迹必须与已签的合同、身份证件复印件上笔迹一致； D：确定身份证件在有效期内。 原则上尽量要求相对方本人亲自签署

26、合同、办理手续。如相对方确需要委托代理人的，必须要求对方提交授权书原件、提供委托人身份证原件及复印件、代理人身份证原件及复印件，以上复印件上均须有其持有人的签字。经手人须注意以下内容： A：确定委托人、代理人身份证复印件上的签字笔迹有明显不同，可以分辨为两人所签； B：确定代理人在合同、手续文件上签署其自己的姓名，不可以直接写委托人的姓名； C：授权书应有委托人签名、身份证件号码，签名笔迹应与身份证复印件上一致、与已签合同上一致；应有代理人签名、身份证件号码，签名笔迹应与身份证件复印件上一致； D：外籍人士或在国外开具的授权书必须经我国驻该国使领馆认证； E：建议授权书公证，要求授权办理领款手

27、续的尽量落实相对方公证；不能提供委托人身份证件的必须公证。 向相对方发函必须要求相对方亲自签收；向相对方发特快专递，要求认真核实地址、姓名、电话，必须与合同中约定的联系方式一致。 责任划分 A：各部门经手人为第一责任人，各部门经理为第二责任人。责任人必须保证按上述规定执行，保证签字的自然人为已签合同的主体。第一责任人与第二责任人按8：2分担责任； B：如签字人不是已签合同的主体或明显与身份证件不符、或签字存在其它明显问题，导致签字无效，可以补救的，由责任人立即补救并按公司相应规定考核；已难以补救或对公司造成损失的，按公司相应规定考核，责任人并应赔偿公司损失； C：因合同、函件主体问题影响合同签

28、订、函件效力，被其它审核部门指出、退件，从而影响工作完成时限的，未按期完成工作的责任由相关部门自行承担；因此造成公司损失的，由责任人承担赔偿责任。 4、合同签订生效之日合同当事人权利义务关系正式确认，除合同另有约定外，合同签订时间必须保证在各项合同义务履行之前。合同未签订生效的，不得履行合同；特殊情况经总裁批准提前履行合同部分义务的，合同签订时间应保证提前至义务履行前同时合同签订部门应做好合作方的沟通说服工作。 4.1.7合同交接 1、合同签订部门负责合同交接工作。 2、合同签订部门应及时将合同文本转执行部门、审核部门及合作方；特别强调各分公司、各部门需将签订完成的合同复印件于我司盖印完毕后3

29、日内转法务部一份备查。 3、合同签订部门与合同执行部门的交接内容应包括合同文本、相对方联系人和联系方式、合同洽谈和签订过程中各级领导相关批示、各级领导及审核部门提出的执行中需注意的问题等；特别强调各审核部门在合同审批流转表上签署的关于执行中需注意的问题及风险点提示部分，合同签订部门必须全面交接给合同执行部门，详细解释说明，确保合同执行部门注意和了解上述内容。 4.1.8合同履行 1、合同依法签订后，即具有法律效力。合同执行部门接到合同后方可通知/允许施工单位进场施工，否则不允许施工单位进场施工。管理人员必须对涉及到的合同执行到位。各公司、部门必须将合同的执行情况纳入日常的管理工作中，凡是执行不

30、到位或没有执行的内容，将情况以书面形式发函给法务部，同时提出解决办法，由事后诉讼变成事前解决问题。 2、合同的履行情况由相关业务部门负责监督。合同履行完毕后，由业务部门总结上报。 3、在合同履行过程中，合作方未按合同约定履行，合同执行部门必须以正式的书面形式将问题反馈给合作单位并要求整改，必须取得合作单位书面确认或有效回执。 4、强调执行施工类合同合同条款中的工期和质量问题，若未按阶段工期完成或未达到合同约定的付款标准，坚决不予请款，并要求施工单位自行签署违约的事项及自动暂缓进度请款的意见，直至赶上工期再申请工程款。 5、在审核请款单时，必须在规定时限内完成审核工作。 6、各部门、各公司必须严

31、格把关，各审核部门对未达到合同要求的请款要坚决予以返回。 7、有关合同履行中的书面签证、来往信函、文书、传真等均为合同的组成部分，各合同执行部门在收到对方的信函、文书或传真后，应及时审阅并分析、制定对策，并向法务部反馈。 8、合同履行过程中，相关部门应随时记录合同的实际履行情况、发生的问题，形成的相关记录必须保存完整，任何人不得以任何借口破坏其完整性和真实性。与合作方沟通，必须留有书面证据。对合作方发出的通知或函件，必须向合同签约主体发出；直接送达的，必须由该签约主体的法定代表人或有相应授权的代理人签收，发特快专递的，必须按合同中约定的通知地址发出。 9、建立、强化合同逾期提前处理机制。各执行

32、部门必须熟练掌握合同，结合业务特点和合同约定的工期/交货期，切实加强对工期/交货期的监控力度。合作方未按合同约定履行将影响工期/交货期或从专业角度判断合作方怠于准备或进行某些工作有可能影响工期/交货期的，执行部门必须于可能受影响的工期节点前或可能受影响的交货期前上报书面情况说明及解决建议。 书面报告应包括： 合同签订时间和编号； 合同相对方名称； 未按合同约定履行或怠于准备、进行某项工作的真实情况； 出现上述情况的原因及责任划分； 对工期/交货期可能的影响及判断依据； 合作方对此问题的解决措施和建议； 监理方对此问题的解决措施和建议； 执行部门已采取的方法和已收集的证据； 执行部门解决建议和方

33、案。 书面报告经集团主管副总裁批准后按集团主管副总裁明确批示的方案执行，并应于3日内反馈执行的结果及完善措施。 10、强化责任划分及证据落实机制 对于工期逾期的问题，项目部/工程部必须认真落实原因、分清责任。发现工期逾期或合作方怠于履行义务，应于1日内与监理、合作方讨论原因及解决措施。项目部/工程部应落实合作方向我司及监理提交书面的原因说明、解决方案和赶工措施。项目部/工程部必须在上报的书面报告中客观分析原因、划分责任；必须及时收集相关证据。对于我司因素影响工期的，项目部/工程部应明确影响的天数并在书面报告中如实反映； 施工或供货单位进行维修，执行部门应落实维修质量，保证报修人满意并签字确认。

34、如维修时间或质量与合同约定不符，执行部门应要求维修人签字确认不符的事实； 施工或供货单位拒绝维修或不进行维修，执行部门应在约定维修时间后及时向施工或供货单位发确认函，要求施工或供货单位对未维修的事实进行确认。确认函要求施工或供货单位委托代理人签收或发特快专递。签收应核实笔迹与授权书上一致，特快专递应保存回执； 执行部门自行或委托他人维修前，应对需维修部位以照片、录像、公证存证，由法务部确定证据效力后方可维修。委托他人维修的须签订维修合同； 维修后，执行部门向施工或供货单位发维修费用的确认函，确认函要求施工或供货单位委托代理人签收或发特快专递。签收应核实笔迹与授权书上一致，特快专递应保存回执。签

35、收件原件或特快专递回执原件转财务部，由财务部按合同约定扣款； 质量保修制度中约定回访责任的合同，执行部门应在施工或供货单位回访时要求施工或供货单位对已发生的事实进行确认。施工或供货单位已经确认无误的，报修通知录音、问题证据、确认函回执等执行部门整理后存档即可。施工或供货单位未能全部确认的，执行部门将未确认问题的报修通知录音、问题证据、确认函回执经法务确认效力后，原件转财务部执行扣款，复印件责任部门、法务部各存一份； 质量保修制度中不要求回访的，比照前款中未能全部确认的情况执行。 4.1.9合同变更与解除 1、合同依法订立后受法律约束，不得擅自变更或解除； 合同确需变更的，合同交接前由合同签订部

36、门查明原因、提出意见，经法务部、各相关审核部门审核，总裁核准后，再同对方协商，达成一致意见并依法签署书面协议；合同交接后由合同执行部门写明原因、提出意见，经法务部、各相关审核部门审核，总裁核准后，再同对方协商，达成一致意见并依法签署书面协议。任何关于变更的书面协议中必须明确变更内容及该变更对合同期限、合同价款有无影响。 合同确需解除的，由合同签订部门或合同执行部门提出建议、提供全部相关资料、证据，经法务部、各相关审核部门分析解约原因、依据、证据后，上报总裁。总裁批准解除合同的，由合同签订部门办理。 2、合同解除或中止，必须及时收集解除合同或中止合同给我方带来的经济损失证据和资料，及时追究对方责

37、任。中止的合同又恢复继续履行时，须依前款所述变更及解除程序，签署确认书或备忘录。未经公司批准同意继续履行中止的合同，或中止合同继续履行未按规定程序办理，按公司规定考核，并应赔偿公司的损失。 4.1.10信息汇总和反馈 1、各公司、各部门每月以分公司或部门为单位，汇总当月合同签订情况，经分公司总经理、集团主管副总裁核准后转法务部。 集团各部门、商业公司、酒店汇总上报时间为每月1日，地产公司、物业公司汇总上报时间为每月11日，芳烃、乙烯、经营公司汇总上报时间为每月21日。 合同签订情况汇总表需标明该月已签订合同名称、所属项目名称、合同金额、合同编号、甲乙双方主体、合同生效日期、是否为我司范本合同、

38、合同是否已交接合作方及交接对方时间、合同是否已内部下发、签订部门。汇总表格式如下： 项合签合同是否为序目 合同 合同 同甲乙是否内是否外交接 订生效范本合号 名名称 编号 金方 方 部下发 部交接 时间 部日期 同 称 额 门 2、各公司、各部门每月以分公司或部门为单位，汇总当月合同履行情况，经分公司总经理、集团主管副总裁核准后转法务部。 集团各部门、商业公司、酒店汇总上报时间为每月1日，地产公司、物业公司汇总上报时间为每月11日，芳烃、乙烯、经营公司汇总上报时间为每月21日。 供货及供货安装类合同、施工及技术服务类合同应分别汇总： A：供货及供货安装类合同需注明项目名称、合同名称、合同金额、

39、合同编号、甲乙双方主体、合同约定的供货具体日期、是否已到货，是否逾期、是否已发函、我司应付款时间、我司是否已付款、我司付款是否已逾期，其他、合同签订责任人。汇总表格式如下： 部 月合同履行情况汇总表 合其约定是付款同项合合合是否是否他供货是否应付否是否执序目 同 同 同甲乙已到逾期违函 间 付 情时间 款 数） 任况 人 B：施工类合同需注明项目名称、合同名称、合同金额、合同编号、甲乙双方主体、施工工期、施工进度是否逾期及逾期、是否已发函或留有证据、我司应付款时间、我司是否已付款、我司付款是否已逾期，质量及取证情况、索赔情况及依据、合同签订责任人。汇总表格式如下： 部 月合同履行情况汇总表 是

40、否质合施工已其是付款量同项合合合施进度发索赔他应付否是否及执序目 同 同 同甲乙工是否函情况违款时已逾期取行号 名名编金方 方 工逾期或及依约间 付 情任数） 有况 况 人 证据 3、合同执行责任人需将合同执行过程中的所有往来文件、函件、相关证据材料等留存，一并存入合同执行档案中备查。 4、合同履行结束，合同执行部门应将合同履行详细情况、所有证据材料明细等材料系统整理，上报集团主管副总裁或分公司总经理。合同履行过程中出现问题或合同提前终止、解除的，需先将材料转法务部进行汇总分析后上报集团主管副总裁。 5、由于对方责任使我司权益受损时，合同执行部门应立即收集证据、向法务部等合同监督部门反馈以便及

41、时追究对方的责任。 4.1.11合同监管 1、集团及各分公司行政部、财务部、造价部、法务部、人力资源部、秘书室、信息部等职能部门为合同履行的监督部门，有权利并有义务从各自专业、分工对合同洽谈、签订、交接、履行等全过程进行监管。 2、对违约情况或可能影响合同洽谈、签订、履行的各种事件，集团全体员工均有权利及义务及时向合同监督部门反馈，合同监督部门必须及时落实相关情况并分析上报或督促合同执行部门上报情况及解决方案。 3、财务部应把好合同结算关，在结算前应征求各合同监督部门意见；各监督部门发现履行存在问题必须及时反馈财务部。 4、合同洽谈、签订、交接监管 法务部接到各公司、各部门合同签订情况汇总表后

42、，及时掌握集团合同签订情况，核查各公司、各部门是否按公司规定权限签订、审核合同，合同交接是否及时、全面，于1日内上报核查情况。 法务部审核合同、合同修改对比表、合同审批流转表、各公司各部门汇总表时，发现合同签订部门存在下列问题的，法务部有权直接要求签订部门按公司规定对责任人进行处理： A：对合同偏差未列全、修改对比表所列修改与合同文本不一致、合同表述与领导批件不一致且无说明和其它批示意见； B：各审核部门所提意见未列全、未按审核部门意见修改而无回复意见； C：合同明显前后不一致、数字大小写不一致、计算错误、错别字过多； D：提供空白合同、未填写内容合同转审； E：请印合同合同附件不齐、资质文件

43、不齐、缺少授权人签字、缺少印章且无特别说明； F：审核部门提出的执行过程中注意事项或风险点未全面交接给执行部门。 5、合同履行情况监管 法务部接到各公司、各部门合同履行情况汇总表后，根据上报问题及证据，核查是否及时留取证据、证据效力情况，对效力有瑕疵的问题提出补证建议和要求，于3日内上报核查情况；如证据在在瑕疵或遗漏，同时以工作联络函的形式要求合同执行部门补证。 法务部各个主管非诉部长及科员针对所管辖范围的合同签订、履行情况每月抽查一次，每次抽查两个及以上合同，并搜集相关资料及证据、检查合同执行责任人个人档案留存情况。 A：集团、商业、酒店抽查重点：合同填写是否规范、附件是否齐全、印章是否无误

44、、合同期限、运营情况、管理情况、存在什么问题、证据留存情况等，可对合作单位进行回访。 B：地产、物业抽查重点：合同交接情况、工期履行情况、现场管理情况、存在什么问题、证据留存情况等，可对合作单位进行回访，与合作单位项目经理进行沟通。 C：芳烃、乙烯、经营公司抽查重点：合同交接情况、合同期限、合作情况、服务情况、存在什么问题、证据留存情况等，可对合作单位进行回访。 抽查后，法务部两日内将抽查过程中发现的问题以及不足形成书面报告上报各分公司总经理及总裁，如需补证的同时制定工作联络函，经总裁批示后转业务部门执行。 合同执行部门应积极配合法务部审核、抽查工作，指定直接责任人配合准备资料、联系合作单位。

45、法务人员对合同执行部门提供的资料进行现场检查时，发现实际情况与合同执行部门上报的汇总表、转法务部的其它资料不符的，告知各部门经理，各部门经理须于1日内上报情况说明。法务部抽查出书面报告不实、不全或证据收集不及时、未收集的，由主管副总裁在会上明确对部门经理的处理意见及对此问题的解决方案。法务部抽查出工期/交货期逾期情况而执行部门未按规定上报书面报告的，部门经理按规定承担责任，同时必须于会后1日内补报书面报告；如因此影响总工期或造成公司损失的，由执行部门经理、执行部门主管领导直至集团主管副总裁承担全部责任。 6、函件、会议纪要及其它文件审核 法务部在函件、会议纪要及其它文件审核过程中发现合同执行、

46、证据收集等方面的问题，有权利并有义务要求合同执行部门补充资料、证据、说明情况，按合同履行抽查发现问题的程序、标准处理。 法务部在审核函件、会议纪要及其它文件过程中，发现文件存在下列情况的，可直接要求制定部门按公司规定对责任人进行处理： A：引用合同名称、编号、签订时间、相对方名称有误； B：文件体现的情况与后附报件不一致； C：文件缺少附件； D：未按公司规定程序报审、报批、请印。 4.2证据管理规定 4.2.1证据收集 1、集团全体员工均有义务对公司经营行为的相关证据收集工作进行配合。 2、证据收集工作具体分工为：合同履行部门为证据收集工作的第一责任部门，法务部、财务部、预算部等配合部门为第

47、二责任部门。 3、证据收集原则为全面完整、及时准确、保证效力。 4、证据包括书面证据、录音录像、照片等。书面证据要保证签字清晰，能够保存，铅笔签字、传真件等难以保存的证据需进行补充。录音录像、照片要有其它证据相配合，不能单独使用。 5、书面证据要求条理清晰，语言简炼，合同条款引用正确，要求事项明确，符合合同约定，各方签字有效；录音要求双方主体明确，时间明确，录音清晰，对方意思表示清晰、明确，有其他证据予以佐证。 6、函件、资料发放时，应核实签收人是否有权签收、确认。如对方是单位，签收人应有单位的授权且授权权限适合签收相应函件；如对方是个人，应由本人签收。以邮寄形式发送的，收件人必须为合同约定的联系人，地址必须与合同内约定地址一致，详情单上必须写明邮件的主要内容。 7、合作方以邮寄形式向我司送达函件、资料的，详情单上未写明邮件内容的，必须落实准内容才能接收；详情单上已写明内容但可能涉及纠纷、对方取证的，须与法务部法务经理或非诉副经理联系，结合法务部意见报集团主管副总裁或公司总经理同意后方可接收。 8、发票、资料等材料接收 邮寄提交：凡合同相对方以邮寄形式向我司提交发票、资料等合同约定的材料，接收材料的部门相关经手人须第一时间核对快递上时间与材料开具时间。如材料开具时间与快递上显示的快递发送时间一致，经手人在上报材料时需在报件中明确标明合同约定的应提交时间、材料开具时间、实际收到