K2工作流系统用户手册.doc

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1、万科K2工作流系统用户手册 目录1引言31.1编写目的31.2背景32运行环境32.1硬件环境32.2软件环境33流程操作43.1发起流程43.1.1登陆系统43.1.2发起流程43.1.3编辑流程63.1.4提交流程93.2审批流程133.2.1邮件审批133.2.2K2系统审批流程163.2.3查询流程313.2.4流程催办324个人设定344.1.1授权设置344.1.2移交设置355流程管理365.1.1增加流程365.1.2创建模板375.1.3流程权限设置395.1.4条件配置405.1.5流程复制415.1.6岗位设置425.1.7系统角色435.1.8秘书设置455.1.9删除

2、审批466权限管理476.1.1平台管理员设置477K2流程发布481 引言1.1 编写目的本文档的编写目的主要是说明用户如何使用万科K2工作流系统的操作。1.2 背景确定统一的K2自动化平台，完成管理流程体系中关键内容的标准化，并设置控制点，把握数据来源，跟踪实施效果，制定较为完善的标准化和自动化策略，形成“管理流程标准化和自动化推广模板”。形成一个标准化的管理流程体系，建立一个统一高效的审批自动化平台。达到各一线公司优势互补，形成较为一致的管理流程体系，各类管理流程流程步骤、事项明晰，审批速度的提高，老公司进一步规范现有管理流程体系，新公司可以在较短时间内掌握管理方法提升管理能力，满足公司

3、高效率底风险的管理要求，适应公司规模化复制效应的实现，为流程的持续优化打好基础的目的。2 运行环境2.1 硬件环境可支持Windows XP的硬件配置2.2 软件环境操作系统：Windows (sp2)浏览器：IE6.0，IE7.03 流程操作3.1 发起流程3.1.1 登陆系统l 打开IE，输入K2工作流系统的IP地址，回车l 在弹出窗口输入用户名和密码（已加入万科域的自动登录，无需输入用户名和密码）3.1.2 发起流程l 点击工作流 发起流程按钮l 选择公司区域 公司名称l 在公司下，列出的所有流程，选择需要创建的流程，点击发起按钮在流程的右边会列出该流程的一般描述和该流程的步骤图例3.1

4、.3 编辑流程l 进入流程首页后，填写页面中的每一项内容（后面有红星提示的为必填内容）申请时间：系统自动带出显示流程的发起时间所属公司，部门，K2系统会自动抓起流程发起人的公司和部门属性填写内容后面有红星提示的为必填内容l 上传附件如该流程还需添加其他文件，与之关联，可以利用附件功能，上传附件点击附件按钮选择文件所在位置，点击上传按钮在页面中会显示文件名称，上传人姓名和上传时间如一个流程需要上传多个附件，可以按上述步骤，多次操作，每个文件会按上传时间依次列出l 相关流程如该流程和其他流程有关联，可以使用相关流程功能，使该流程和其他流程建立关联关系点击关联流程点击新增按钮，使用搜索功能，添加需要

5、关联的流程如一个流程需要关联多个流程，可以按上述步骤，多次操作，关联多个流程l 提交流程该流程的所有信息，如流程字段，附件，相关流程都已填写完毕后，就可以提交该流程，交给审批人员审批。点击发送按钮3.1.4 提交流程该流程的所有信息，如流程字段，附件，相关流程都已填写完毕后，就可以提交该流程，交给审批人员审批，系统会根据流程信息，自动选择审批模板。l 编辑审批人员每个审批步骤中，如果预先设置好审批（抄送）岗位或审批（抄送）人员，审批页面中的审批步骤就会自动加载预先设置的该岗位的对应人员或审批（抄送）人员。如审批步骤没有预先设置好审批岗位或审批（抄送）人员，审批页面中的审批步骤就会显示为空，需要

6、流程发起人手工添加审批（抄送）人员。点击选择办理人按钮，添加审批（抄送）人员从左边的人员显示列表中，选择审批（抄送）人员，点击确定（审批或抄送人员可以选一个，也可以多选）如已经知道审批人员的编号，可以直接在审批步骤中输入审批人员的编号，点击检查账号按钮确认在具体的审批流程中，针对审批步骤，流程发起者只能添加具体审批人，不能添加审批岗位l 编辑审批步骤如审批页面中的审批步骤不能完全反映该流程的审批流程，流程发起人也可以针对该流程添加/删减流程步骤点击添加流程按钮，系统会自动在该步骤下面新增一个流程步骤，流程发起人需手工添加流程步骤名称和审批人员点击删除流程按钮，系统会自动把该步骤从审批流程中删除

7、如该步骤在后台设置为固定步骤，则流程发起者无法删除该步骤。如流程发起者对该流程的审批步骤，审批人员都已经编辑完成，则点击提交按钮，把该流程提交给第一个审批步骤的审批人员审批。系统显示流程提交成功审批模板中，每一个审批步骤都需要填写审批步骤名称和审批人员，如有审批步骤名称或者审批人员没有填写，点击提交按钮系统会自动报错。3.2 审批流程流程发起人提交审批流程后，第一个审批步骤的审批人员就会收到一封邮件提醒3.2.1 邮件审批l 设置邮件审批点击查询页签，利用查询功能，查询出需要邮件审批的流程选择需要邮件审批的流程，点击邮件审批按钮系统弹出提示窗口，选择确认，系统会提示“申请邮件审批成功”l 邮件

8、审批登陆万科邮箱，会收到一封审批邮件打开该邮件，选择回复按钮，如同意该流程，则在是否同意栏中选择同意，如拒绝该流程，则在是否同意栏中选择不同意，并在审批意见栏中输入拒绝意见，点击发送按钮。系统自动会接收邮件审批的信息，自动把信息显示在系统中， 并把流程状态反映出来在K2系统中审批栏中，蓝色显示的为当前审批步骤，蓝色上方为已审批步骤，蓝色下方为未审批步骤3.2.2 K2系统审批流程l 登录K2系统，选择工作流 待办流程，显示所有需要登录人审批的流程l 查看待审批流程流程图选择需要查看的带审批流程，点击查看流程图按钮查看该流程的以前操作步骤，选择操作日志页签，记录了该流程之前所有人的操作记录查看该

9、流程的整个审批步骤，选择流程图页签蓝色图标显示的为当前审批步骤，绿色图标显示的已审批步骤，黄色图标显示的为未审批步骤查看该流程已经过哪几个审批步骤，选择流程步骤页签该页签列出了已审批步骤，每个审批步骤的审批时间，审批人员l 删除流程选择需要删除流程，点击申请删除按钮，输入删除理由，点击确认按钮申请删除并不会彻底删除，而是把该流程转移到回收站，由流程管理员决定是否要彻底删除流程该页签可以同时选择删除多个流程l 还原流程点击工作流 回收站，选择需要还原流程，点击还原按钮，选中流程就会从回收站中还原l 具体流程授权打开需要授权的流程，点击授权按钮点击添加按钮，选择被授权人员和授权类型，再点击确定按钮

10、授权代理：被授权人拥有审批该流程的权限授权查看：被授权人拥有查看该流程的权限授权完毕后，该审批流程就会在被授权人的待办流程中出现l 流程转交打开需要转交的流程，点击转交按钮从左边人员框中选择被转交人员，点击确定按钮该流程审批权限就被转移到被转移人，并且转移人没有权限再对该流程进行审批一旦对具体流程进行转移，转移人就对转移流程永远失去了审批权限，并无法收回l 流程订阅如想对了解该流程的后续审批的每一个步骤信息。可以使用订阅功能进入具体流程，点击订阅按钮，选择确认一但订阅成功，该流程在审批过程中每一次状态变更，都会发邮件通知订阅人，显示该流程信息l 流程意见收集打开需要收集意见的流程，点击意见收集

11、按钮在征询人中输入需要征询意见的人员帐号（可以多帐号输入，用分号符分隔），在说明中输入需征询的意见的一个解释说明，点击确定按钮，发送成功，页面会显示“意见征询提交成功”提示信息，被征询人就会收到一封征询信息被征询人点击待反馈意见页签，选择需要反馈的具体流程进入具体流程后，选择收集人，在意见栏中输入意见，点击确定按钮，就会把反馈信息发送给收集人意见收集人，点击意见收集流程，在右上方显示被征询人反馈的信息l 流程指引打开具体流程，点击流程指引按钮系统会显示该流程的流程名称和流程描述l 流程跳转打开具体流程，点击跳转按钮系统列出所有可以跳转的审批步骤，选择跳转下一步审批步骤，填写调整意见，点击跳转按

12、钮系统会自动跳过中间步骤，直接跳转到所选审批步骤跳转功能可以向上往已审批步骤跳转，也可以向下往未审批步骤跳转l 提交流程审批人员对流程进行审批，先选择当前步骤审批框（蓝色背景），选择是否同意，如选择有疑义或者不同意，必须填写审批意见，如先择同意，审批意见可以不同填写完毕后，点击提交按钮，系统自动会跳转到流程模板页面，填写后续审批流程的步骤和审批人员，点击提交按钮，系统自动把流程移到下一审批步骤l 我发起的流程所有我创建的流程，提交以后，流程自动会转移到我发起的流程页签点击工作表 我发送的流程，显示所有我创建的已提交的流程3.2.3 查询流程点击工作表 查询，显示查询页面填写查询字段的内容，点击

13、查询，系统会自动根据填写内容，显示符合条件的流程3.2.4 流程催办流程移到下一个审批人审批，而下一个审批人延迟或忘记审批，可以使用催办功能，发送催办邮件，催促下一个审批人审批点击工作表 查询，先查询出需要催办的流程，选中需催办流程，点击催办按钮选择确认按钮，系统就会自动给该流程的当前审批人发送一封催办邮件，催促当前审批人尽快审批4 个人设定4.1.1 授权设置点击个人设定 授权设置，显示授权页面点击新增按钮，填写被授权人，授权类型，授权时间，右边勾选授权流程类型，可以多选授权代理：被授权人拥有审批该流程的权限授权查看：被授权人拥有查看该流程的权限个人授权中的授权设置，可以针对整个流程授权，通

14、过这个流程类型发起的流程实例，交给授权人审批时，被授权人都会同样有权对该流程实例进行审批授权设置有时间限制，超过授权设置规定的时间，授权功能自动取消4.1.2 移交设置点击个人设定 移交设置，显示移交页面点击新增按钮，填写被移交人，描述信息，右边勾选移交流程类型，可以多选一但审批人对某个流程类型进行了移交设置，所有通过这个流程类型发起的流程实例，交给移交人审批时，系统都会自动转交给被移交人审批，而移交人则无法对该实例进行审批5 流程管理功能说明：具有平台管理员或流程管理员权限的用户对流程和权限的设置进行管理5.1.1 增加流程点击流程管理 流程列表，选择流程创建位置（也可以在创建流程界面中的，

15、所属分类字段中确定），点击添加流程按钮在创建流程界面中，选择流程信息页签，完成该页签中所有信息的填写或选择发起流程的地址：填写流程界面的存放地址流程类型：自由流（审批步骤可以跳转，可以删除），固定流（审批步骤不可以跳转，也不可以删除）存储平台：选择MOSS（万科现有存储都选择MOSS）是否显示简要说明：如选择是，在简要说明页签中填写相应信息流程最大步骤数：系统限制，不能超过20步是否有效：如选择否，表示 流程已废弃，在发起流程页签中无法创建该流程5.1.2 创建模板新增完流程后，就要对该流程创建流程模板点击流程管理 流程列表 模板，选择新增模板按钮创建完新模板后，点击编辑步骤按钮，点击添加按钮

16、，编辑模板的每一个审批步骤输入完模板的每一个审批步骤后，点击每一个审批步骤的编辑按钮，打开属性设置窗口，对审批步骤的属性进行设置如该流程为固定流，则固定步骤为默认选项5.1.3 流程权限设置点击流程管理 流程列表，点击权限按钮对发起者，参与者，查看者，管理者的权限进行勾选，并把相对应有权限的人放入各自的权限框，点击保存按钮如现有角色并不能满足客户的需求，可以点击修改角色按钮，添加系统已经拥有的，但还没有使用的角色5.1.4 条件配置流程创建完，流程对应的模板配置完毕，为了能购让用户填写完流程信息，系统自动带出相对应的模板，管理员还需对流程和模板间做个条件配置点击流程管理 流程列表，点击条件配置

17、按钮输入判断条件，选择相对应的模板，选择保存对应关系按钮，针对该模板的条件配置创建完成，当该流程满足该条件配置的时候，系统就会自动选择相对应的模板每个模板都需要有相对应的条件配置，不然系统会自动带出默认模板。一但条件配置配置错误，只能删除该条件配置，重新配置5.1.5 流程复制当创建新流程时，现有流程中有相似的流程，可以复制现有相似流程，再对复制流程进行相应的修改，可以减少配置的工作量点击流程管理 复制流程选择被复制流程的位置（哪个公司下），勾选需要复制的流程，选择新流程的位置和复制内容，点击复制流程，流程就复制成功，对新流程进行相应的修改5.1.6 岗位设置点击流程管理 岗位设置，点击添加按

18、钮输入岗位名称，选择所属公司，填入岗位对应用户，点击确定编辑现有岗位，勾选需要编辑的岗位，点击编辑按钮编辑岗位名称，调整所属公司和对应人员。点击确定按钮5.1.7 系统角色点击流程管理 系统角色，点击添加按钮输入角色名称，角色代码，描述，选择所属公司，填入角色对应用户，点击确定编辑现有角色，勾选需要编辑的角色，点击编辑按钮5.1.8 秘书设置如某审批人没法办公，有流程需要该审批人进行审批时，可以让该审批人秘书代替审批人把审批权限授权给其他人点击流程管理 秘书设置，点击添加按钮输入秘书对应人员和领导，选择秘书所属公司，点击确定编辑现有秘书，勾选需要编辑的秘书，点击编辑按钮5.1.9 删除审批该用

19、户只能查询出他具体管理员权限的所有流程实例，或者自定义角色中有删除流程权限的所有流程实例点击流程管理 删除流程，勾选需要删除流程，点击删除按钮6 权限管理6.1.1 平台管理员设置点击权限管理 平台管理员设置，选择需要添加系的系统管理员的所属公司，点击修改按钮点击选择办理人按钮，添加系统管理员，点击保存按钮各个公司的系统管理员必须加在各个公司下面，如可以管理全集团所有公司的后台管理，则添加在超级管理员下面7 k2流程发布（1）打开K2 Studio 流程图，新建一个流程，流程图的命名与平台流程属性配置中的“K2中的名称” 对应，如“深圳公司人事行政出差审批”(2) 新建的流程的流程图，完全拷贝

20、其他任意一个流程图。包含“Start”节点，”草稿”节点，”可选步骤1-可选步骤20”(3) 添加K2服务器配置，点击Project菜单下的”Property”选项. 添加发布服务器的属性配置，主要填写服务器名字，发布人的帐号信息。（4）修改配置参数， 点击Project菜单下的”String Table”选项. 添加服务器上的流程配置参数如下：（5）流程发布，选择你要发布的流程，点击”Export”选项。 并选择要发布到的服务器，直接发布即可（6）到服务器上打开K2 Service Manager(7) 找到刚才新发布的流程（8）给新发布的流程添加权限，选择”Group”选项，将”VankeDomain User”选中后，添加所有权限