怎样安排宴请活动.docx

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1、怎样安排宴请活动怎样安排宴请活动 宴请作为企业经常性的商务活动，通常是由秘书按照上司要求来安排落实的，无论是普通的便饭，还是隆重的宴会，宴请都有着十分明显的商业目的，都体现着企业的公关理念，也反映出我们秘书的礼仪水准以及组织能力。 怎样邀请对方？怎样精打细算？怎样合乎礼仪规范？怎样突出效果？怎样达到目的？怎样确保顺利进行？怎样处理突发意外？事无巨细，都得我们用心谋划周到安排。 宴请如果搞得不成功，客人也许不会说什么，但上司的感受一定不会好，无论我们如何为自己找理由，上司对我们的评价恐怕只有两个字：无能。 当然，要使宴请活动井然有序，妥贴圆满，事先的充分准备和过程中的有效控制都是至关重要的。 宴

2、请准备 按照标准的宴请程序，我们秘书应事先做一份详尽完整的方案，这是一种习惯性的模式，凭经验获得，靠悟性总结，当我们一旦需要兴办宴请活动时，第一时间就会出现一个现成的模式，使我们能根据宴请的规模、标准、内容进行调整，迅速整合出相应的准备方案。 这个方案包括以下几个方面： 确定宴请规格：正式或非正式，郑重其事或家常便饭。 确定宴请标准：根据对方的重要性，决定用多少钱。 确定宴请时间：公务性的安排在白天，商务性的安排在晚上。 确定宴请地点：从氛围营造考虑，不同的地点也有不同的效果。 确定宴请形式：是早茶，还是晚宴；是自助餐，还是酒席。 确定宴请对象：既有主人和主宾，还有陪客。 确定菜谱：菜谱讲究色

3、香味俱全，荤素搭配合理，菜名吉祥，主菜价值高贵。即使，是普通的家常便饭，点什么菜都得重视客人的口味 与忌讳或宗教习俗，如佛教用素斋，伊斯兰教忌吃猪肉，印度教忌牛肉，天主教星期五不吃肉类等。正式宴会的菜谱应请上司确认后打字或书写，放置在宴席桌上以示郑重其事。 确定席次：席次是一种社交规矩，其排列原则是男女主人对坐桌椅两端，男女宾客间隔而坐，夫妇分开，左为下，右为上，左为男，右为女，插花坐。如果非正式宴会则以面门方向为准，主人坐左侧，主宾坐右侧，一种是主宾插花坐，一种是主宾分列坐。正式宴会应备席次卡，卡中间虚线折叠，里外两边均书写姓名，既便于其找录自己座位，又便于他人知道其姓名。 方案的制定和落实

4、并非能够十全十美，当我们在头脑中迅速整合方案时，我们有可能会忽略了一些重要的细节，因此，为了提高准确性和有效性，我们还应该在方案确定后，专业性地运用问题树模型来考量我们的方案。其做法是将所有涉及到的方面和有可能出现的问题以及需要切实落实的事项，全部细分到无法再分的程度，然后按其性质，归类罗列在问题树上，每根树枝代表一个种类或方面，每片叶子代表一个具体的问题。问题树的建立能够帮助我们准确地界定全部的细节和责任者，从而引起我们足够的关注，这些细节包括： 有多少人参加宴请？男女比例如何？谁决定？ 场地是否已落实？使用时间是否明确？谁负责？ 场地布置有否特殊要求？费用由谁支付？什么时间必须布置完毕？谁

5、检查确认？ 是否在所有餐桌上放置席位卡或装饰口？如果有此必要，谁提供？谁负责？ 宴请的标准由谁制定？费用由谁承担？怎样支付？谁负责结帐？ 菜谱由谁选择并确认？是否物有所值？是否合乎对方的饮食习惯和口味？是否有什么忌讳？谁负责？ 酒水饮料是否落实？谁负责？是否有人需要特殊饮食和饮料甚至特别关照？谁负责？ 招待员是否全部安排落实？由谁安排？由谁负责管理？ 需要播放一些与气氛相合的音乐吗？谁负责？ 是否需要一个主桌？怎么安排？其他座席安排和席位卡是否需要？如需要由谁负责？ 是否安放签到桌和签到本？谁负责？ 由谁负责门口的接待工作？要求如何？程序如何？ 上司是否有特别的提示和要求，如发言稿？ 是否设衣

6、物寄存处？寄存处与洗手间是否有专人负责？ 来宾的司机如何安排？由谁负责？车辆停入何入？司机接待标准多少？ 宴请过程中如发生意外由谁负责解决？譬如客人酒醉呕吐，譬如菜肴或饮料打翻在地等等，由谁予以处理？ 谁负责餐桌摆设及准备一切必要物品？ 重要客人分别由谁接待与陪同？ 宴请结束后由谁负责清场？ 问题树模型比较形象，凡已落实的细节均可用色彩将结果标注在旁边，使其一目了然，清清楚楚。 当然，这些细节也可用清单形式写出来，第一栏包括每一个项目或任务，第二栏包括确认或完成任务的情况，第三栏是有关的备注或提示，第四栏标明负责者，第五栏写上应继续完成的工作。 无论是问题树还是清单，其作用都是让我们心中有数，

7、妥善安排。我们必须设想并预见到所有潜在的或可能的问题，在问题发生之前就准备好有效的解决方法，我们的责任就是确保宴请圆满进行。 这种准备方式同样适用于其他的活动安排。 当上述这些细节都得到妥善处理时，我们还应给予有效的确认，也就是说，在宴请前两天，通过电话或例会，了解一切是否按计划执行，检查落实情况，对临时发生的变化立即给以调整与完善。 如有必要，重大宴会应采用项目管理模型，以倒计时方式，将所有准备内容画一张表，逐项明确时限、要求、负责者、完成进度，张贴出来，让所有有关人员能清醒地意识和给予配合，确保活动的如期正常进行。 宴请形式 根据宴请内容进行选择，礼节性的宴请采用宴会形式比较合适，庆祝性纪

8、念性娱乐性的则以冷餐会或酒会形式更有气氛，商量要事的则以工作餐形式最为恰当。 不同的宴请形式有各自不同的做法。 工作餐以谈论工作为目的，边吃边谈，一日三餐都可以以这种非正式宴请方式举行。 午宴较多用于日常应酬，通常在十二时至下午二时举行，场地和程序、规格都比较郑重其事。 茶会通常在下午四时以后进行，以茶和咖啡为主，另有果汁点心等，适宜庆祝生日或节日等，是欧美国家比较浒的宴请聚会方式，由于规模不大，总是由女主人主持操办，用在商务活动中，茶会显得温馨高雅，富有家庭气氛。 冷餐会自助餐则不拘形式，不排座次，宾客可自由活动取食进餐，气氛融洽，便于更多地沟通与交流，适用于商务庆典。 酒会一般在下午四时至

9、八时举行 ，备有各种酒类和小食品，邀请方式应用请柬，请柬上注明几时至几时。酒会又称为鸡尾酒会，指各种调制酒品种繁多，比较有情趣。酒会的特点是不设座席，主客可随意走动，不受拘束，到场和退席均可随意。 野餐在室外举行， 主要采用烧烤食品方式，轻松活泼很有乐趣，适合团队休闲娱乐及商务性度假。 晚宴是所有宴请形式中最为隆重和正规的形式，通常作为重要的商务社交活动，讲究排场和程序，时间一般在下午六时至九时举行，安排在正式场合并且邀请主客双方的夫妇共同参加。 早茶，是中国人商务应酬的一种简单随和的方式，在中国南方地区，很多生意上的事往往就是在酒楼肆中谈妥的，因为随意，交谈时没有什么压力，沟通也容易得多。

10、宵夜在中国称之为吃夜宵，形式比早茶更随便，主要用于联络感情，但在欧美国家，宵夜是非常正式的活动，主要安排在音乐会后举行，有丰盛佳肴，与晚宴不相上下，西装革履，衣香鬓影，非常隆重。 邀请方式 凡是正式宴请，都应该发送请柬或请贴，这既是礼节，也是对补邀请者起提醒与备忘的作用。请柬应注明邀请人姓名、被邀请人姓名、尊贵的称呼、宴请的方式及时间地点、着装要求或提示等。 请柬应提前一至二周发出，以便被邀请人及早安排时间。需要安排座次的宴请必须在请柬上注明要求被邀请人答复能否出席，正式宴会在请柬上注明席次号。 非正式的宴请通常只需口头打个招呼，在得到对方明确首肯后进行。 宴请程序 非正式宴请当然无需讲究什么

11、程序，只要双方能彼此呼应就行。 正式宴请分为迎宾、就座、致词、敬酒、用餐、送别。 视宴请规格和来宾的重要性，如属社交宴请，作为主人的上司应在门口迎接客人，作为助手的我们则陪伴在其身后，协助其应酬与引领。如属商务宴请，上司一般在宴会厅与客人寒喧，而我们则作为主持人，站在门口迎候和招呼客人，秘书作为上司的代表，在这种重要场合，应恰如其分地行使自己的职责，既不喧宾夺主，又能面面俱到。 迎接到客人后，相互握手互致问候，由我们或其他同事将客人引至休息厅或直接引见给我们的上司，休息厅内应有招待员照顾客人，或由其他接待人员陪同聊天，待主宾到达后，由上司陪同与其他客人见面打招呼。 上司陪同主宾进入宴会厅后，先

12、在主桌入座，全体人员陆续入座，也可以等主桌以外的客人都已坐定，主桌人员最后入座。 宴会开始应有仪式，通常由主办方代表也就是我们秘书作为主持人当众宣布宴会开始，并介绍主办方的主要领导或主人，介绍主宾。主持宴会时应笑容可掬，端庄大方。因为在宴会上，一旦人们知道我们是上司的秘书，一定会格外 关注，每时每刻，我们的言行举止都会让他们产生兴趣。我们不仅要对每位客人都彬彬有礼，留心记住对方的姓名，不论相识与否一律一视同仁，不让任何人受到冷落，我们还要对现场全局有效把握，头脑冷静地留神关注细节问题，自始至终调节好场上气氛，让所有的人都心满意足。 非正式宴请通常由主客双方代表以敬酒方式简单说几句即开始就餐，正

13、式宴会则会由主宾双方重要人物发表讲话。按照国际惯例，单几句致词后，大家先彼此敬酒与用餐，酒过三巡之后，再安排正式讲话，主人先讲，主宾后讲，也可安排即席发言。 有餐完毕，吃完水果，主人和主宾起身离座，互相致谢，宴会即告结束，按规矩，结束是自然发生，无需当众宣布。 宴请结束，我们的首要任务是陪同上司一一送别客人，位置在宴请场所的门口。至于内部清场及其他收尾工作，我们应事先安排他人负责落实。送别客人要避免出现十分明显的厚此薄彼现象，但对重要客人，仍需特别关照，有始有终。 宴请要求 涉外宴请要求较严格，必须按国际惯例去做，譬如选择宴请时间时要注意不选在重大的节假日或对方有重要活动或禁忌的时间，台对信仰

14、基督教的人士不要选在13号，更不要选择在星期五的13号，因为这个日子是基督被犹大出卖的日子。确定时间最好事先能征询客人的意见，千万不要按传统习惯，认为自己确定了宴请的时间后再通知客人才显得真诚礼貌，对习惯国际惯例的人士来说，这是失礼的。 要注意到菜谱和所上菜的配料是否适宜。比如在宴请西方人士时不要食用各种宠物和珍稀动物，菜谱上当然也不要用这种动物命名的菜。对于大多数希望了解中国饮食文化的外宾来说，品尝各地的土产品和独特风味比什么高档菜肴都更有吸引力。除了菜，还有饮料的问题，一般说，要尽量用酒精含量较低的酒，而像茅台这样的烈酒只有在比较特殊的场合才使用。对伊斯兰教徒来说，甚至不能用含有任何酒精的

15、饮料。当宴会的一切都准备好后，应该印制或打印几份或为每一位客人准备一份无异味的、版面整洁美观的菜单以方便客人。 正式宴请，国际惯例有以下几个程序：迎接、小憩、开宴、致词、宴会、休息，最后是告辞。 礼貌的主人应在迎接客人到来的宴会厅门口等待客人的到来，并为客人准备好存放衣帽架子和地方，客人来后，要有服务人员为客人脱掉外套和帽子，把它们放到衣架上，主人则与来宾一一行礼。要由陪同人员唱名，主人最好在见到客人时重复这些名字以示尊重和礼貌。值得强调的是，在正式宴会中的各个场合里的服务员一般是由男士来担当的，礼仪小组要慎用。 客人刚到需要稍事休息，这段时间也可等待其他还没有到来的客人。小憩可以在休息厅，也

16、可在客厅，总之不要让客人看着服务人员准备饭菜。这时可以准备点茶水和擦洗手的干湿纸巾，或者告诉客人卫生间的位置。主人应该在休息厅里陪客人叙谈一会儿。 等预定时间一到而主要客人也已到齐时就可以开宴了。开宴时最需要注意客人的落座。如果事先已经安放了座位卡，也需要引座，顺序是男主人引领女主宾第一个入座，女主人引领男主宾最后一个入席，服务人员为其他客人引座如果没有安放座位卡则需要有秩序地引领客人们入席，先主后次，一批一批地领到座位上。 如果主宾双方需要在席上讲话表达某种意愿，入席以后就可以开始发表讲话了。讲话最好简短一此，并注意气氛的轻松幽默和礼貌客气，富于热情则更好。在主宾双方讲话时，无论我闪是否喜欢

17、听，都必须耐心安静地等他们讲完，等主人宣布开始之后再用餐。有时讲话也会安排在其他时间，如热菜之后，甜食之前，大家这时应停止进餐，放下餐具，停止与邻座的谈话而注意听主宾双方的讲话。一旦主宾双方相互祝酒时，所有客人应举杯向主人示意。 然后再在餐桌上相互交叉碰杯。 会议签到的几种方式 参加会议人员在进入会场一般要签到，会议签到是为了及时、准确地统计到会人数，便于安排会议工作。有些会议只有达到一定人数才能召开，否则会议通过的决议无效。因此，会议签到是一项重要的会前工作。它是出席也是会中任务的重要内容之一。会议签到一般以下几种方法： 1.簿式签到 与会人员在会议工作人员预先备好的签到簿上按要求签置自己的

18、姓名，表示到会。签到簿上的内容一般有姓名、职务、所代表的单位等，与会人员必须逐项填写，不得遗漏。簿式签到的优点是利于保存，便于查找。缺点是这种方法只适用于小型会议，一些大型会议，参加会议的人数很多，采用簿式签到就不太方便。 2.证卡签到 会议工作员将印好的签到证事先发给每们与会人员，签证卡上一般印有会议的名称、日期、座次号、编号等，与会人员在签证卡上写好自己的姓名，进入会场时，将签证瞳交给会议工作人员，表示到会。其优点是比较方便，避免临开会时签到造成拥挤。缺点是不便保存查找。证卡签到多用于大中型会议。 3.会议工作人员代为签到 会议工作人员事先制定好参加本次会议的花名册，开会时，来一人就在该人

19、名单后画上记号，表示到会，缺席和请假人员也要用规定的记号表示。例如：“”表示到会，用“”表示缺席，用“0”表示请假等。这种会议签到方法比较简便易行，但要求会议工作人员必须认识绝大部分与会人员，所以这种方法只适宜于小型会议和一些常规性会议。对于一些大型会议，与会人员很多，会议工作人员不能认识大部分人，逐个询问到会人员的姓名很麻烦，所以大型会议不适宜采用这种方法。 4.座次表签到方法 会议工作人员按照会议模型，事先制定好座次表，座次表上每个座位按要求填上合适的与会人员姓名和座位号码。参加会议的人员到会时，就在座次表上消号，表示出席。印制座次表，与会人员座次安排要求有一定规律，如从号到号是某部门代表座位，将同一部门的与会人员集中一起，便于与会者查找自己的座次号。采用座次表签到，参加会议的人员在签到时就知道了自己的座次号。采用座次表签到，参加会议的人员在签到时就知道了自己座位的排数和座号，起到引导的效果。 5.电脑签到 电脑签到快速、准确、简便，参加会议的人员进入会场时，只要把特 制的卡片放到签到机内，签到机就将与会人员的姓名、号码传到中心，与会者的签到手续就在几秒钟即办完，将签到卡退还本人，参加会议人员到会结果由计算机准确、迅速地显示出来。电脑签到是先进的签到手段，一些大型会议都是采用电脑签到。