新员工入职财务知识培训课件.ppt

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1、新员工入职财务知识培训,2008年3月,2,目录,财务部组织结构与职能介绍报销流程打款/取款流程重要费用制度规范介绍费用预提概念固定资产相关知识介绍,3,目录,报销流程如何取得合格的票据？票据怎样粘贴？如何填写报销单据？报销流程是怎样的？报销的及时性要求相关人员的职责是什么？,4,如何取得合格的票据,一看，二摸，三确认,5,如何取得合格的票据,必须是正规的发票或行政事业单位收据；发票或收据上印有特定的“税务监制章”或“财政局监制章”并盖有“财务专用章”；顾客姓名、发票日期、发票内容（项目）、单价、数量、金额等要素填写齐全且无涂改痕迹；报销人亦无权对发票进行涂改或补充；是否有防伪标志或水印；是否

2、在有效期内；取得的增值税发票/运费发票需将发票联和抵扣联一并附上；该类发票抵扣联有效期为开出发票后90天，报销人需在到期前15天将报销单送达财务部，超过期限后公司无法抵扣的税金损失将由报销人承担；,看：,6,如何取得合格的票据,摸发票纸张的质地；,摸：,7,如何取得合格的票据,在正规场所消费；关注国家或地区与发票相关的政策；刮开防伪密码，查看密码的合理性，如是否有多张发票密码相同的情况；必要时，打电话或上网查询。,确认：,8,如何取得合格的票据,注意事项：住宿费发票必须注明入住、离店日期及单价，话费及房费必须分开填列，三星级以上宾馆还需提供消费清单。,9,票据怎样粘贴,原始票据应先按费用的种类

3、贴，同类的发票再按发生的时间贴。票据应粘贴在可利用的A4纸上，粘贴纸之间用胶水粘，并且注意不要将票据的金额粘住。增值税抵扣联用别针与发票联别在一起，不需粘贴。票据的粘贴与报销单的填写需要有清晰的对应。每页报销单据还需要在右下角分类注明本页的票据类别、张数、金额小计及页码,10,如何填写报销单据,每类单据都有详细的填写说明（电子流报销单，在网上报销公告牌-网上报销系统业务人员操作指导中；纸质报销单在报销单文档中），请仔细阅读。表中内容，必须按要求如实，完整地填写。每次活动均需填一行。有客户参与的费用，必须按要求提供客户信息，如客户名称(请注明A、B或政府管理部门企业性质)、客户职务、受益人数等。

4、公司有分部门、分产品、分业务、分项目、分客户群核算要求。故在填写报销单时，需要按实际情况，填写这些内容。除发票外，还需要附相应的附件，如合同，协议，出差申请，会议通知等。以证明费用的真实合理性。,11,报销流程是怎样的？,部门财务权签人,财务接单员,会计,出纳,12,报销的及时性要求,员工发生的费用应该在项目结束后及时报销，尽量做到月清月洁，以保证费用的及时准确记入，使财务报表正确反映当月费用的真实情况。,13,申付人的职责,保证所提供的信息真实，完整，准确；如费用发生的事由应填列清楚；所附附件齐全，合规，真实有效，且足够说明申付的合理性；符合公司的制度与政策；财务/审计人员有权了解费用发生的

5、真实情况，员工应配合反馈。,14,审批人的职责,审批人应认真审核其下属的费用申付，并确保该申付：符合公司制度与政策（包括礼品及非商务招待制度，差旅费与招待费制度等）；在部门的预算范围内；合理合法；恰当地支持公司业务。审核下属单据是审批人的关键职责，审批人应认真履行。审核时，应对费用申付的合理性进行判断。若有必要，应询问并跟踪事情的真相。若审批人没有承担起其职责，则被视为失职，将受到处罚。,15,秘书的职责,负责单据在业务部门与财务部门间的传递；对报销单据填列的规范性、完整性进行初步审核；对财务退回的问题单据及时与报销人联系完善。,很高兴为大家服务!,16,财务人员的职责,检查申付是否有审批人的

6、签字，最终审批人是否与权签体系一致；检查所附凭据与申付的金额是否一致；检查申付单填写是否完整，所附凭据与申付单的内容是否一致；检查所附凭证是否齐全，合规，是否足够说明申付的合理性；检查申付内容与金额是否符合公司制度与政策；若有必要，应向员工了解真实情况；在承诺期内付款；,17,目录,财务部组织结构与职能介绍报销流程打款/取款流程重要费用制度规范介绍费用预提概念固定资产相关知识介绍,18,目录,打款/取款流程如何领取报销现金？报销打卡要求。代取代报要求如何正确填写对公银行转帐信息？遗失工资卡如何补办？报销查询,19,如何领取报销现金,公司现金管理规定只允许特殊情况下方可申报取现，其余都需通过银行

7、转帐方式转款。报销取现的可在收到出纳通知后到出纳部领取现金。,20,如何领取报销现金,现金业务办理时间：周二、周四（每月最后一个工作日除外）,上午 9:00 11:30 下午 2:00 4:30,注：对于超过15天仍未领取的报销款将会自动打入工资帐户,21,报销打卡要求,机关报销打卡 机关报销打卡原则上只接受工资卡（只需注明“工资卡”，而无须提供卡号）合作员工报销打卡，请提供深圳招商银行一卡通借记卡 特殊情况需选择其他银行的，需写明理由，财务核实后，可特殊处理！,22,报销打卡要求,办事处报销打卡 只能选择当地交通银行太平洋卡作为固定的报销卡。一旦发生挂失或变更需在“网上报销电子流 我的报销人

8、资料”中，及早提交新的帐号信息。,23,目录,财务部组织结构与职能介绍报销流程打款/取款流程重要费用制度规范介绍费用预提概念固定资产相关知识介绍,24,目录,重要费用制度规范介绍礼品及非商务招待制度差旅制度备用金的借支与核销制度如何获取最新的财务制度与信息？,25,礼品及非商务招待制度,礼品收受人包括个人和组织礼品包括:现金或现金等价物礼品兑换凭证有形的物品非商务用餐及娱乐活动非商务目的之周边旅游任何赠与或者承诺赠与的有价值的物品任何情况下不得馈赠现金礼品或礼品兑换凭证（包括通过代理人给付客户）,26,礼品及非商务招待制度,已在与客户公司签订的销售合同中指明任何为客户免费提供的如设备培训、国内

9、培训、国外培训有价项目。出于谈生意明确目的且不铺张浪费的商务用餐及招待（包括高尔夫活动），且这些活动不能直接促成公司交易。作为商务会议的招待项目的真正竞赛（如高尔夫比赛）的且不铺张浪费的奖品。可向公司或组织（而非个人）赠送礼品。我方不得收取任何不道德的好处或有腐败意图。这些礼品应明确标记为赠与公司或组织的礼品。例如，可在一件艺术品上刻一个写着“赠与广东移动公司，您忠实的供应商艾默生网络能源”的铭牌。,不包括：,不需走礼品及非商务招待费制度流程!,27,礼品及非商务招待制度-事前审批,超过金额限制的礼品及非商务招待费发生前，员工应先填写礼品及非商务招待申请电子流。对于需要公司销售副总裁（或客户服

10、务中心副总裁）、财务主管以上人员审批的费用，公司接口人员打印申请表传真给相关人员审批后，再将审批件扫描进申请电子流中反馈给员工。,28,礼品及非商务招待制度报销要求,办事处电子流报销所有与客户相关的费用，如礼品、用餐、娱乐、旅游或其他向客户等主体的赠与，应在费用报销时清楚详细地列明包括:较详细的费用说明(如：发生此费用的事由等）若为赠送客户有形物品发生的费用，报销人需选择填写礼品名称客户所在的公司全称(注明A或B类企业）客人和艾默生雇员的人数客人职位头衔已走礼品电子流的，需在指定位置写明礼品申请电子流号;电子流中已列明的以上信息,可不需重复列示。发票原件寄回时，需附上打印出来的已审核的礼品申请

11、电子流,及经详细说明的“发票”和相应的合同或其他证明文档。,29,礼品及非商务招待制度报销要求,纸质件报销所有与客户相关的费用，如礼品、用餐、娱乐、旅游或其他向客户等主体的赠与，应在费用报销时清楚详细地列明包括:较详细的费用说明(如：发生此费用的事由等）若为赠送客户有形物品发生的费用，报销人需填写礼品名称客户所在的公司全称(注明A或B类企业）客人和艾默生雇员的人数客人职位头衔已走礼品电子流的，需附上打印出来的已审核的礼品申请电子流，及经详细说明的“发票”和相应的合同或其他证明文档；电子流中已列明的以上信息,可不需重复列示,30,差旅制度,填写注意事项：每次活动均需填一行。按表中内容，如实完整地

12、填写。请按实际情况与补助的标准，自行填写出差的天数和补助的金额。,31,差旅制度,报销机票时，从深圳出发的航班。若在公司指定的供应商处出票，请将机票结算单据附在报销凭证上；如果不是在公司指定的供应商处出票，请在报销单据上附上机票询价单，以确保机票价格低于公司协议单位的价格。,32,备用金的借支与核销制度,各项公务支出，要求尽量采取直接向供应商账户付款的方式进行，员工除非有合理事由，一律不得借支备用金。员工借支备用金应承诺核销日期，原则上不得超过60天。员工因业务需要借用备用金超过60天或金额超过5万元人民币，备用金借支申请表需部门副总裁审批。,33,备用金的借支与核销,项目终止、中断或延期，员

13、工应立即归还备用金，不得挪作其他项目使用。若员工持有未能在承诺期内核销的备用金，该员工不得借支其他备用金。根据公司CP&P700.07的规定，一次性或累计为同一项目借支备用金超过10,000美元，除非该借支要求已经通过艾默生总部CFO或总部司库部主管审批同意，否则一律禁止。员工不得为避免审批而拆分借支备用金。专项性公务支出借款，必须附有合同、协议、会议通知或其他附件，如属分次付款必须附有项目管理表。未在承诺期内及时核销备用金的，若无合理理由，将直接从员工薪资中扣款核销。并通报名单至部门副总裁、财务总监和公司总裁。若因公务需要，仍需保留的备用金，可走续借流程。员工未及时核销备用金，部门主管承担连

14、带责任。摘自备用金借支管理规定,34,因公出国外币借支与报销,外币备用金的审批因公境外或国外出差的员工可按不超过海外公务出差申请表预算额度借支备用金。海外公务出差申请表需由部门VP审批。,35,目录,财务部组织结构与职能介绍报销流程打款/取款流程重要费用制度规范介绍费用预提概念固定资产相关知识介绍,36,费用的预提,根据权责发生制原则：凡是本期已经实现的收入和已经发生或应当负担的费用，不论其款项是否已经收付，都应作为当期的收入和费用处理（凡是不属于当期的收入和费用，即使款项已经在当期收付，都不应作为当期的收入和费用。）对当期已发生或应负担但尚未报销的费用应将信息提交给部门预算接口人或财务人员进行预提。例如：3月举办展览会发生的展览费及差旅费尚未报销，应于3月28日前通知预算接口人或财务人员费用总金额，由财务预提记入3月费用。,Thank You,