科技公司常运ERP系统解决方案.doc

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1、 北京千舟科技发展有限公司 常运ERP系统解决方案 建立日期: 2013-07-17 修改日期: 文控编号: 作者: 图南客户项目经理：日 期：项目经理： 日 期： 1.文档信息62.修改历史73.变更记录74.技术框架84.1.网络结构84.2.体系架构94.3.系统运行框架105.销售管理105.1.流程说明105.1.1.普通销售流程105.1.2.销售退货流程125.2.业务流程图135.3.期初销货单135.3.1.功能概述135.4.销售订单135.4.1.功能概述135.5.销货单145.5.1.功能概述145.6.销售发票145.6.1.功能概述145.7.销售订单执行表145

2、.7.1.功能概述145.8.销售订单执行表145.8.1.功能该概述145.9.销货单执行表145.9.1.功能概述145.10.销货单执行表155.10.1.功能概述155.11.销售订单明细表155.11.1.功能概述155.12.销货单明细表155.12.1.功能概述155.13.销售订单统计表155.13.1.功能概述155.14.销货单统计表155.14.1.功能概述156.采购管理166.1.流程说明166.1.1.产生采购订单场景166.1.2.产生进货单场景（立账）166.1.3.采购退货场景166.2.业务流程图186.3.请购单186.3.1.功能概述186.4.期初进货

3、单196.4.1.功能概述196.5.采购订单196.5.1.功能概述196.6.进货单196.6.1.功能概述196.7.采购发票196.7.1.功能概述196.8.采购订单执行表206.8.1.功能概述206.9.采购订单执行表206.9.1.功能概述206.10.进货单执行表206.10.1.功能概述206.11.采购订单明细表206.11.1.功能概述206.12.进货单明细表206.12.1.功能概述206.13.采购订单统计表216.13.1.功能概述216.14.进货单统计表216.14.1.功能概述217.库存管理217.1.流程说明217.2.业务流程图247.3.库存期初2

4、47.3.1.功能概述247.4.采购入库单257.4.1.功能概述257.5.其他入库单257.5.1.功能概述257.6.销售出库单257.6.1.功能概述257.7.其他出库单257.7.1.功能概述257.8.调拨单267.8.1.功能概述267.9.盘点单267.9.1.功能概述267.10.采购入库单明细表267.10.1.功能概述267.11.其他入库单明细表267.11.1.功能概述267.12.销售出库单明细表277.12.1.功能概述277.13.其他出库单明细表277.13.1.功能概述277.14.调拨单明细表277.14.1.功能概述277.15.采购入库单统计表27

5、7.15.1.功能概述277.16.其他入库单统计表277.16.1.功能概述277.17.销售出库单统计表287.17.1.功能概述287.18.其他出库单统计表287.18.1.功能概述287.19.调拨单统计表287.19.1.功能概述288.业务往来298.1.业务流程图298.2.往来期初余额298.2.1.方案概述298.3.收款单298.3.1.方案概述298.4.应收/应付登帐298.5.收款单明细表308.6.付款单明细表308.7.收款单统计表308.8.付款单明细表308.9.收款统计表308.10.付款统计表308.11.客户期间对账单308.11.1.概述308.12

6、.供应商期间对账单308.12.1.概述308.13.应收总账308.13.1.概述308.14.应付总账318.14.1.概述318.15.应收明细账318.15.1.概述318.16.应付明细账318.16.1.概述319.基础档案3110.系统管理3210.1.账套管理3210.1.1.新建账套3210.1.2.维护账套3211.手机下单系统3212.Android客户端3213.iPhone客户端3314.与常运现有的仓储系统对接3314.1.配货对接3314.2.收货对接3314.3.配货信息反馈3314.4.收货信息反馈3314.5.退货信息反馈3315.开发报价341. 文档信息

7、项目编号文档编号项目名称常运ERP(暂定)标题需求文档类别需求文档当前阶段需求规划摘要当前版本V1.0日期作者文档拥有者送交人员文件2. 修改历史日期版本作者修改内容评审号更改请求号2013-07-171.0初始版本3. 变更记录变更日期变更内容提出人确认人变更人4. 技术框架4.1. 网络结构 从网络拓扑图中，我们可以看出此系统是一个CBS架构的产品，服务器集中部暑。在内部局域网中，用户可以通过客户端直接访问WEB服务器；其它受管辖的局域网也可以通过专网访问内网中WEB 服务器；另外Internet用户可以跨越防火墙，通过代理服务器进行业务操作。为了降低成本，我们可以把web服务器与应用服务

8、部署在一台服务器上；如果用户想要把web服务器与应用服务器进行物理上的分离部暑，我们的应用框架也支持这种部暑，并且我们采用http的传输协议。这此系统架构中，我们采用后台提供服务的架构设计，降低产品中各模块的偶合度。4.2. 体系架构4.3. 系统运行框架5. 销售管理5.1. 流程说明5.1.1. 普通销售流程应用场景：此流程应用最为广泛。销售员与客户签订合同后，根据订单和客户要求逐次确定每批的发货数量和发货金额，仓管部门根据销售部门的发货要求安排存货出库和运输。基本步骤如下：1、 销售员根据客户购买需要和商议价格填写报价单2、 当正式成交签订合同后，销售员可参考报价单填写销售订单，上面附带

9、合同号、合同附件，并可填写约定的收款期限、交货日期。3、 当销售员与客户确定发货时间和本次需要发出的货物后，填写销货单。4、 财务根据用户要求，开具销售发票。5、 仓管员收到销货单后，根据销货单及库存情况安排存货出库和运输，一个销货单可以安排多次出库。6、 根据实际出库数量的销售出库单记录库存帐。7、 根据销货单或销售发票生成应收帐款，并进行后继的收款。5.1.2. 销售退货流程应用条件：销货单立帐，销售出库单和销货单分开应用场景1：客户订了100个货，发了100个，但用户觉得收到的货中20个不符合要求，要将20个退货。基本步骤如下：1、 当业务已经成交后，客户要求退货，销售员依据原业务成交凭

10、证（销货单）填写退货单，该退货数量将会回写到销货单上。2、 仓管员在进行出库时，依据退货单进行出库。3、 会计在进行开票时，依据退货数量开红字发票。4、 根据退货单或销售发票，记录应收应付帐。5、 根据销售出库单记录库存帐。5.2. 业务流程图5.3. 期初销货单5.3.1. 功能概述 期初销货单为处理系统启用前未完全出库的销货单以及账套结转时后续业务没有完成的销货单。5.4. 销售订单5.4.1. 功能概述 业务员依据与客户签订的合同或洽谈的结果，在系统中录入销售订单，经过审核后，进入执行体系。5.5. 销货单5.5.1. 功能概述销货单是实现销售业务的确认单据。也是应收款立账的依据。5.6

11、. 销售发票5.6.1. 功能概述5.7. .销售订单执行表5.7.1. 功能概述销货单立账且销货单与销售出库单合并的前提下，查看目前销售订单的销货、收款、开票情况，便于考虑后期向客户收款。5.8. 销售订单执行表5.8.1. 功能该概述销货单立账且销货单与销售出库单不合并的前提下，将销售订单的出库、销货、收款、开票情况进行比较，监督到货和资金流出的配比情况。5.9. 销货单执行表5.9.1. 功能概述销货单立账且销货单与销售出库单不合并的前提下，将销货单的销货、出库、收款、开票情况进行比较，监督发货和资金流入的配比情况。5.10. 销货单执行表5.10.1. 功能概述销货单立账且销货单与销售

12、出库单合并的前提下，查看销货单销货、收款、开票情况。5.11. 销售订单明细表5.11.1. 功能概述查询销售订单的明细情况，适合于销货单与出库单合并、分开两种流程。5.12. 销货单明细表5.12.1. 功能概述查询销货单的明细情况，适合于销货单与出库单合并、分开两种流程。5.13. 销售订单统计表5.13.1. 功能概述查询销售订单的明细汇总情况，适合于销货单与出库单合并、分开两种流程。5.14. 销货单统计表5.14.1. 功能概述查询销货单的明细汇总统计情况。6. 采购管理6.1. 流程说明6.1.1. 产生采购订单场景l 业务员根据销售订单，制定请购单，相应审核人员对请购单进行审核。

13、请购单审核生效后，采购员查找供应商并进行询价，与供应商确定存货、价格、数量等信息后，采购员与供应商签订供货合同并制定采购订单，订单上面附带合同号、合同附件，并可填写约定的交货日期。等待供应商发货。l 销售部产生销售订单后，由于库存现存量不足，产生采购订单。6.1.2. 产生进货单场景（立账）l 先进货后入库：供应商依据签定的供货合同发货，当存货到货后，根据供应商提供的发货清单输入进货单,由仓管员根据进货单清点入库l 先入库单后进货：采购员与供应商签订长期供货合同后，供应商会根据耗用部门要求多次送货，仓管部门收货点清后入库。待一定的结算周期后，统一由采购部门根据本期入库数量开具进货单，作为本期业

14、务结算的依据。收到采购发票后可录入采购发票。l 进货单与入库单合并流程：供应商依据签定的供货合同发货，当存货到货后，根据供应商提供的发货清单输入进货单，同时记库存账。6.1.3. 采购退货场景l 由进货单产生退货1-冲抵进货：向供应商订了100个货，收了100个（已填进货单，还没有全部入库，未入库部分可以冲抵进货），但用户觉得收到的货中20个不符合要求，要将20个退货。此时用户可以填制“冲抵进货”的进货单（采购退货）进行退货，退货数量回写到原进货单的“冲抵退货数量”中。库房不再作入库单（采购退货）。l 由进货单产生退货2-退货业务：向供应商订了100个货，收了100个（已填进货单，可以全部入库

15、也可以不入库），但用户觉得收到的货中20个不符合要求，要将20个退货。此时用户可以填制普通退货的进货单（采购退货）进行退货 回写原进货单的普通退货数量 。原进货单需将可执行数量继续流转为入库单 后继入库数量继续回写到原进货单累计入库数量中 ，当前进货单（采购退货）也作后续入库单（采购退货）处理 采购退货的入库单上的数量回写到进货单（采购退货）中的累计入库数量中 。l 由进货单产生退货3-（进货单与入库单合并）退货业务：进货单与入库单合并流程，当业务已经成交后，与供应商协商退货，仓管员依据原业务成交凭证（进货单）填制普通退货的进货单（采购退货），该退货数量将会回写到进货单的普通退货数量中，同时影

16、响库存记账。无后续的入库单（采购退货）。l 由采购退货的入库单产生退货：先入库单后进货流程，与供应商是长期的供货关系，库房将送来的货物先作入库，如果有需要退货的，直接填写采购退货的入库单。参照进货单生成的红字入库单不可以再被参照生成退货单，其它情况下的红字入库单可以流转生成进货单（采购退货）。后续不生成入库单（采购退货）。l 直接退货1：与供应商是长期的供货关系，不清楚是前面哪一笔进货的退货，因此直接填写进货单（采购退货），不记录与进货单的关联关系。库房作后续的入库单（采购退货）。直接退货2（进货单与入库单合并）：进货单与入库单合并环节，原进货业务已经处理完了，当发生退货时，与供应商协商退货后

17、，填写进货单（采购退货），影响库存账，无后续的入库单（采购退货）。6.2. 业务流程图6.3. 请购单6.3.1. 功能概述 根据需要，请购员直接填写请购单，还可以参照销售订单生成请购单。其作用：通过填写请购单明确当前需要采购的存货及数量，请购单可以流转生成采购订单6.4. 期初进货单6.4.1. 功能概述 开账期初进货单是采购管理系统启用前 未入库的进货单（包括未审核单据），应该把这些进货单输入进计算机，以便于掌握这些进货单的执行情况。6.5. 采购订单6.5.1. 功能概述 采购订单是为满足各部门待采购存货的需要，采购部门业务员填制的需要采购存货的单据。采购员与供应商经过协商对要采购的存货

18、达成一致的协议后，双方签署供货合同，采购员制定采购订单，上面附带合同号、合同附件、并可填写约定的交货日期。采购订单可以参照请购单、采购建议、销售订单也可以手工填制。6.6. 进货单6.6.1. 功能概述 进货单是采购员（或仓管员）根据供应商送来的存货，按着发货清单（或根据已入库数量）填制的单据。作用：以进货单立应付账。按业务类型划分可以分为：普通采购、采购退货6.7. 采购发票6.7.1. 功能概述 在以进货单为立账依据的流程中，采购发票为非核心单据，只为用户记录真实开票情况；发票可以参照进货单生成，也可以手工填写。6.8. 采购订单执行表6.8.1. 功能概述 进货单立账且进货单与采购入库单

19、合并的前提下，查看目前采购订单的进货、付款、开票情况，便于考虑后期向供应商付款。6.9. 采购订单执行表6.9.1. 功能概述 进货单立账且进货单与采购入库单不合并的前提下，将采购订单的入库、进货、付款、开票情况进行比较，监督到货和资金流出的配比情况6.10. 进货单执行表6.10.1. 功能概述 进货单立账且进货单与采购入库单不合并的前提下，将进货单的进货、入库、付款、开票情况进行比较，监督发货和资金流入的配比情况。6.11. 采购订单明细表6.11.1. 功能概述 查询采购订单的明细情况。6.12. 进货单明细表6.12.1. 功能概述 查询进货单的明细情况。6.13. 采购订单统计表6.

20、13.1. 功能概述 查询采购订单的明细汇总情况。6.14. 进货单统计表6.14.1. 功能概述 查询进货单的明细汇总统计情况。7. 库存管理7.1. 流程说明借入还出流程1：JR-HC-001应用场景：同行之间进行存货的拆借和归还。基本步骤如下：1、 仓管员根据借入凭据和实物，录入其它入库单2、 根据其它入库单（借入），记录库存帐和借入借出帐3、 可参照其它入库单（借入），或手工填写其它出库单（借入还出），记录库存帐和借入借出帐A、 借出还入流程1：JC-HR-001应用场景：同行之间进行存货的拆借和归还。基本步骤如下：1、 仓管员根据借出凭据和实物，录入其它出库单2、 根据其它出库单（借

21、出），记录库存帐和借入借出帐3、 可参照其它出库单（借出），或手工填写其它入库单（借出还入），记录库存帐和借入借出帐7.2. 业务流程图7.3. 库存期初7.3.1. 功能概述用于录入使用系统前各仓库各存货的期初结存情况。库存期初结存已经包含期初采购暂估入库单的数量及金额。7.4. 采购入库单7.4.1. 功能概述 采购入库单是仓管员根据采购到货签收的实收数量填制的单据。按业务类型划分为：普通采购、采购退货。采购入库单可以直接录入，也可以由采购订单或进货单产生。7.5. 其他入库单7.5.1. 功能概述 其他入库单是指除采购入库、产成品入库之外的其他入库业务，如受赠入库、盘盈入库、组装/拆卸入

22、库、形态转换入库业务形成的入库单。7.6. 销售出库单7.6.1. 功能概述 销售出库单：是销售出库业务的主要凭据，业务类型分为“普通销售”和“销售退货”。销售出库单可以直接录入，也可以由销售订单或销货单产生7.7. 其他出库单7.7.1. 功能概述 其他出库指除销售出库、材料出库之外的其他出库业务，如赠品出库、盘亏出库、组装/拆卸出库、形态转换出库等。7.8. 调拨单 7.8.1. 功能概述 调拨单用于处理不同仓库之间的同价调拨和异价调拨业务。调拨单不生成其他出入库单，由调拨单直接登记库存账7.9. 盘点单 7.9.1. 功能概述 存货品种多、收发频繁，在日常存货收发、保管过程中，由于计量错

23、误、检验疏忽、管理不善、自然损耗、核算错误以及偷窃、贪污等原因，有时会发生存货的盘盈、盘亏和毁损现象，从而造成存货账实不相符。为了保护企业流动资产的安全和完整，做到账实相符，企业必须对存货进行定期或不定期的清查。确定企业各种存货的实际库存量，并与账面记录相核对，并据以编制存货盘点单7.10. 采购入库单明细表7.10.1. 功能概述该报表用于按照仓库、存货、供应商、业务类型等查询条件查询一定时期内的采购入库记录。当进货单与入库单合并时，没有采购入库单明细7.11. 其他入库单明细表7.11.1. 功能概述 该报表用于按照仓库、存货、部门、业务类型等查询条件查询一定时期内的其他入库记录。7.12

24、. 销售出库单明细表 7.12.1. 功能概述 该报表用于按照仓库、存货、客户、业务类型等查询条件查询一定时期内的销售出库明细记录。7.13. 其他出库单明细表 7.13.1. 功能概述 该报表用于按照仓库、存货、业务类型等查询条件查询一定时期内的其他出库明细记录。7.14. 调拨单明细表 7.14.1. 功能概述 该报表用于按照仓库、存货、出入库类别等查询条件查询一定时期内的调拨单明细记录。7.15. 采购入库单统计表 7.15.1. 功能概述 该报表用于按照仓库、存货、供应商、业务类型等查询条件，并可以根据汇总条件汇总查询一定时期内的采购入库记录。7.16. 其他入库单统计表 7.16.1

25、. 功能概述 该报表用于按照仓库、存货、部门、业务类型等查询条件，并可以根据汇总条件汇总查询一定时期内的其他入库记录。7.17. 销售出库单统计表 7.17.1. 功能概述 该报表用于按照仓库、存货、客户、业务类型等查询条件查询，并可以根据汇总条件汇总查询一定时期内的销售出库记录。7.18. 其他出库单统计表 7.18.1. 功能概述 该报表用于按照仓库、存货、业务类型等查询条件查询，并可以根据汇总条件汇总查询一定时期内的其他出库记录。7.19. 调拨单统计表 7.19.1. 功能概述 该报表用于按照仓库、存货、出入库类别等查询条件查询，并可以根据汇总条件汇总查询一定时期内的调拨单记录。8.

26、业务往来8.1. 业务流程图8.2. 往来期初余额8.2.1. 方案概述开账前，将往来单位的应收账款、预收账款、应付账款、预付账款录入系统，做为以后应收应付账的期初余额和以后核销的依据。8.3. 收款单8.3.1. 方案概述该单用于处理企业对客户的收款，并把收款与立账单据进行勾对8.4. 应收/应付登帐8.5. 收款单明细表8.6. 付款单明细表8.7. 收款单统计表8.8. 付款单明细表8.9. 收款统计表8.10. 付款统计表8.11. 客户期间对账单8.11.1. 概述使用者：会计人员、销售业务员报表用途：用于按照部门、业务员、客户等查询某时间段内的销售与收款情况以核对应收款，查询的数据

27、包含期初余额、本期应收、本期结算、余额。8.12. 供应商期间对账单8.12.1. 概述使用者：会计人员、采购业务员报表用途：用于按照部门、业务员、供应商等查询某时间段内的采购与付款情况以核对应付款，查询的数据包含期初余额、本期应付、本期结算、余额8.13. 应收总账8.13.1. 概述使用人员：会计人员、销售人员报表用途：按设定的期间查看与往来单位的应收发生和结算汇总情况，既可以查询一个月份所有客户的期初、本期发生、本期已收、余额，又可以查询一个客户各月份的期初、本期发生、本期已收、余额。8.14. 应付总账8.14.1. 概述使用人员：会计人员、采购人员报表用途：按设定的期间查看与往来单位

28、的应付发生和结算汇总情况，既可以查询一个月份所有供应商的期初、本期发生、本期已付、余额，又可以查询一个供应商各月份的期初、本期发生、本期已付、余额8.15. 应收明细账8.15.1. 概述报表使用者：会计人员、销售业务员报表用途：用于按时间顺序查看业务员、部门、往来单位的应收历史发生明细和结算明细情况8.16. 应付明细账8.16.1. 概述报表使用者：会计人员、采购业务员报表用途：用于按时间顺序查看业务员、部门、往来单位的应付历史发生明细和结算明细情况。9. 基础档案对系统的基础数据进行维护，包括，人员档案，存货档案，往来单位档案，仓库档案，部门档案。10. 系统管理10.1. 账套管理10

29、.1.1. 新建账套注：关于新建的具体内容不在此次提交评审的范围内1、 新建账套：创建一个新的数据库文件2、 在账套创建过程中，用户需要进行一系列的设置完成账套信息配置才能完成账套的建立3、 确认创建：创建完成4、 提供创建进度条及完成比例提示5、 只有Admin有新建账套的权限10.1.2. 维护账套功能说明：1、 作用：实现对账套集中的维护，包括修改、删除、备份、恢复、升级、期间结转2、 只有Admin有维护账套的权限3、 点击功能按钮是指：对光标所在行进行功能操作，新建除外，新建与光标所在行无关4、 退出：关闭当前页面11. 手机下单系统12. Android客户端支持在Android的

30、手机上直接下单销售订单，直接进入ERP系统的订单中，订单状态为草稿状态，由订单审核人员进行订单的审核后进入执行体系13. iPhone客户端支持在iPhone的手机上直接下单销售订单，直接进入ERP系统的订单中，订单状态为草稿状态，由订单审核人员进行订单的审核后进入执行体系.14. 与常运现有的仓储系统对接14.1. 配货对接 当ERP系统中的销货单审核生效后，系统自动把需要进行配货发货的进货单上的信息推送到现有常运仓储系统的配货定单中，具体推送信息参见，常运提供的仓储信息接口。14.2. 收货对接当ERP中采购入库单审核生效后，系统自动把需要进行入库的采购入库单数据推送到现有仓储系统的收货定单中，具体推送信息参见，常运提供的仓储信息接口。14.3. 配货信息反馈定时读取仓储系统中的“发送收货定单”写入到ERP系统中，反馈配货完成的信息。14.4. 收货信息反馈定时读取仓储系统中的“发送收货定单”写入到ERP系统中，反馈收货完成的信息。14.5. 退货信息反馈定时读取仓储系统中的“发送退货单”写入到ERP系统中，在ERP中自动生成销售退货单。