浅议企业信息化进程中的岗位信息化建设.doc

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1、浅议企业信息化进程中的岗位信息化建设大力推进信息化建设，对于企业转变发展方式、提高发展质量、增强核心竞争力、应对日趋剧烈的竞争，具有极其重要的意义。但同时信息化对现代企业又是把“双刃剑”。信息化可以有力地打造企业的核心竞争力，提高企业管理水平和效率，但这并不意味着企业只要有信息设施，运行信息系统，都可以获得效率和利润。信息化作为一个庞大复杂的系统工程，还需要有相适应的配套建设，有许多问题倘若处理不好，将给企业带来更高的运行成本和困难。其中，岗位信息化建设就是企业信息化过程中不容忽视的重要问题之一，以下结合档案标准化部门开展岗位信息化建设的体会，就企业信息化进程中的岗位信息化建设谈几点粗浅的认识

2、。1. 岗位信息化的内涵岗位信息化是指在一定信息技术、信息基础设施，以及一定的信息基础环境约束下，岗位信息化活动内容不断丰富，信息化活动量不断增加，信息化活动效果不断提高的过程。它主要指岗位信息化含量和岗位人员信息化素质提高的过程。首先，岗位信息化应理解为一个过程，即:“向信息化活动转化的过程，向信息化技术成熟应用的发展过程和促进信息化基础设施良好运行的过程”。其次，岗位信息化又可理解为信息化活动能力所具备的一定水平。即岗位信息化活动的“量”和“质”。第三，岗位信息化还可理解为信息化活动能力发挥的效果、信息化技术水平、信息化程度和信息化基础设施为信息化活动、为企业现代化服务的效果。岗位信息化对

3、部门、企业乃至企业信息化的贡献。主要是通过进行的大量的信息化活动，使工作方式科学简便，工作内容延伸拓展，工作资源共有共享，工作交流即时快捷，业务系统功能得到充分利用和扩展，有效提高资源生产率、业务工作效率，促进企业信息资源的充分运转和良好使用，从而有效地扩充单位资源，推动部门功能的实现和企业的发展。因此也可以说，岗位信息化就是充分运用信息化最新成果，全面实现岗位信息与知识的获取、加工、处理、传递、存储和合理利用，进行传统工作方式的改造，实现工作内容的简化与拓展，大幅度提高岗位履职能力及服务效益的过程。岗位信息化建设主要是指在相应的岗位上广泛依托现有信息化设施，采用现代信息技术、面向业务和服务对

4、象，充分发挥其在信息与知识的获取、处理、传播等方面的作用，使高新技术为岗位业务及企业服务。2.岗位信息化建设与企业信息化建设的关系2.1 岗位信息化是企业信息化的重要保证企业信息化是一个庞大复杂的社会技术工程。岗位作为企业的基本工作单元，其信息化程度的高低，直接影响企业信息化的进程，在企业推进信息化的过程中，某一个工作岗位信息化行动的迟缓或对信息化建设的不经意，就可能导致信息化进程的阻滞，甚至会导致企业信息化的失败。企业信息化分为多个层面，不同的层面，对岗位的影响程度不同。反之，随着层面的提升，应用面的扩展，岗位信息化建设对企业信息化的影响力也明显不同。 a.在工作或技能层面，信息技术更多的是

5、信息工具的应用，帮助员工提高个体工作效率。比如利用计算机进行文档、表格的编制或从事个体编程作业、CAD制图等，这一层面作为企业信息化的初级阶段，也是岗位信息化的奠基阶段。其基本表现形式是，以个体应用为主，在组织内部以零散的方式进行，员工之间彼此的协作很少。主要特点是应用效果明显，个体工作规范性增强、效率大幅度提高。在这一层面岗位信息化开始形成，由于其操作应用相对简单易学且成果凸现，岗位员工对其有自发学习的热情，岗位信息化作为企业信息化的主要表现形式，对企业信息化起着良好的推动作用。但由于其明显的效果性，容易导致信息化思维模式的错误，即信息化很简单，只有花钱买设备和技术就行，致使一些岗位人员一味

6、追求等靠要，而不注意岗位信息设施应用技能的提高和功能深层次的挖掘，从而使岗位信息化进程受阻，影响企业信息化的进一步发展。b.在职能或部门层面，企业信息化超出了个人，扩展成为部门的行为，强化了部门的特定的功能。从这一层面开始，各部门依业务归口运行并应用自己的业务管理系统，企业信息化进入一定程度的量变过程。其主要特征是依原有的业务流程、工作方式实施信息化建设，传统作业方式和信息化作业方式并行，企业“信息孤岛”出现。此时，尽管部门特定功能的需求通过信息技术固有的属性便可以实现，但涉及到应用环节的岗位信息化程度由简单到复杂，对岗位信息化的要求也从自发实践转变为强制要求。在这一层面，岗位信息化的需求明显

7、增加，应用难度有所提高，岗位人员的信息化素质，对信息化的影响由个体应用向系统应用延伸，岗位信息化意识和能力对企业信息化的影响随之增大。 C.在组织或管理层面，企业信息化超出了部门和职能的边界，信息系统由单一向综合、由条块向融合集成发展。在这个层面，流程再造、管理变革加剧，传统的管理体制和机制受到极大冲击，传统的工作模式和方法扬弃增多，权力与利益分配出现新的调整，新技术广泛应用。庞大复杂的企业信息化系统所具有的共享信息资源的可靠性，信息流转的即时性、节点操作的精细性和系统运行的稳定性要求给各岗位人员的敬业意识、信息化意识、信息化应用水平提出了前所未有的适应性要求。岗位信息化建设从低层次向高层次扩

8、展，岗位信息化程度对企业信息化建设的影响成倍增长，某一个工作岗位信息化行动的迟缓或失误，都将可能给信息化功能造成缺陷，导致企业信息化进程的阻滞。2.2 加强岗位信息化建设能够有效降低企业信息化建设成本 企业信息化建设的本质是通过信息技术手段与先进管理理念的有效融和，转变发展方式、提高发展质量、增强核心竞争力，实现企业效益的最大化。岗位作为企业信息化建设的基础单元，是实现企业信息化本质属性的具体实践者。在信息化建设的进程中，如果处于信息化建设第一线的岗位人员在思想观念、思维模式上对于信息化建设“反应”迟滞，在行为习惯上循旧、抵触，必将导致企业信息化建设成本和周期的放大。主要表现在：由于思想观念上

9、的漠然置之，思维模式上的抱残守缺，行为上的麻木不仁，畏难不前和满足现状，导致信息化设施的盲目购置、闲置和利用率不高；岗位信息化技能处于低水平徘徊；业务流程无法调整到位，数据的准确性、时效性差，信息系统处于反复修改和调整的状态，功能不能得到发挥。致使企业培训费用增多、设备投资加大，企业信息化建设周期延长。因此，在信息化建设中注意解决这些问题，必然能有效的降低企业信息化建设成本。实践中，档案标准化部门在将原有的档案资料数字化的过程中，针对没有大幅面扫描仪无法将大幅面档案资料及图纸数字化的问题，在调查现有信息设备资源的基础上，指定专人将原购买闲置的工程图纸复印机调试启用，这样既为档案数字化制作人员提

10、供了岗位工作信息化设备，促进提高了岗位人员的信息化设备应用技能和水平，还节省了购买大幅面扫描仪的费用，有效地降低了信息化建设的成本。2.3 岗位信息化建设和企业信息化建设具有相互促进的关系 在企业信息化进程中，岗位信息化随企业信息化的实施而生成，随企业信息化建设的推进而发展。而企业信息化却随着岗位信息化的生成和发展而充满活力，随着岗位信息化技术含量和水平的提高而富有成效的推进，二者相辅相成，具有相互促进的关系。首先，企业信息化建设为岗位信息化提供良好的信息化建设环境和信息化建设资源，是岗位信息化的前提，对岗位信息化具有支撑、引导、规范和推进的作用。企业信息化建设的开展，使员工拥有了信息化应用工

11、具，可以零距离的接触信息技术，充分感受信息技术产生的巨大作用，从而加深了对信息技术的了解和认知。尤其是随着企业信息化建设力度的加大和信息化建设范围的扩展及管理体制机制的创新，使岗位信息化应用工具的得到不断升级更新，信息化新技术得到不断引入应用，员工的思想观念、思维模式和行为习惯也随着这些变化在企业信息化文化的引导和规范下发生变化。基于此，岗位信息化范围得到不断扩展，信息化应用水平、信息化技术含量和信息化程度得以不断提高。20世纪90年代中期，担负全所档案、标准化、情报、文印、声像制作、期刊编辑发行、图书资料管理，建制60余人的档案标准化部门，仅有7、8台386电脑和个别业务应用软件，90%的员

12、工没有电脑知识，业务管理软件的应用及数字化流转为零。而目前，专业分工不及当初的50%，员工数量仅是当时的三分之一，却拥有包含P4以上电脑及打印、复印、装订、晒图、扫描等信息化设备30余台，业务应用软件7个，职工个个能进行计算机作业，实施网上交流，业务管理软件得到充分的利用，业务内容得到不断扩展，信息采集、加工、管理，服务、共享及自动化业务管理不断走向成熟和规范，信息化应用水平和能力不断提高。这一发展过程，较好的论证了企业信息化对岗位信息化的生成、规范和发展具的重要作用。同时，在岗位信息化的进程中，由员工信息化认同程度提高、信息化意识增强，而不断衍生出的岗位角色的新定位，岗位业务功能的深挖掘，业

13、务工作流程的新疏理，岗位工作范围的新扩展，信息质量和服务能力的新提高，管理思维模式的新演进，信息开发和创新的新成果，岗位信息化目标的新追求，等等，能有效地消除企业信息化建设过程中的阻力和压力，为企业信息化系统功能的拓展完善和良好的运行提供有力的支持，有力地促进企业信息化建设。如：档案标准化部门在岗位信息化建设中，注意岗位员工信息化意识的提高，坚持立足岗位谋事，通过岗位信息化技能培训，实施网站信息资讯、资料下载服务、编制设计文件表格类模板和档案定制综合管理系统的科技档案查询模块等多项岗位信息化工作。极大地丰富了岗位工作内容，拓展了业务信息服务范围，提高了岗位工作的信息力，给在用业务系统的稳定运行

14、和功能的充分发挥创造了良好的条件，为所的信息化建设注入了新的内容，提供了有力的支持，对所的信息化建设起到了良好的促进作用。3.岗位信息化建设中应注意把握的问题3.1领导要重视，注意加强管理和引导待添加的隐藏文字内容2开展岗位信息化建设领导重视是关键。岗位员工信息化意识的形成和提升，岗位信息化建设对企业信息化的适应性，取决于部门领导对信息化建设的认知和重视程度。岗位信息化以适应企业信息化建设需求为基本指向，受企业信息化实施过程中诸多因素和环境的影响较大，其实施过程相对复杂。特别是在企业信息化建设目标方向的理解把握上，在岗位信息化建设思路的梳理谋划上，在信息化建设内容的确立上，在权力职责的调整、扩

15、展和相关问题的协调解决等诸多方面，都需要通过领导把握、引导和亲历亲为的参与。如果领导在岗位信息化问题上漠然置之，仅靠企业信息化过程的自然推进和岗位员工按部就班的自觉行动，其建设的适应性和效率会大打折扣。3.2要立足岗位履职需求，以提高信息应用技能为重点，与企业基础信息环境相适应在一定的信息基础环境下，应用信息技术，高效地履行岗位职责，不断地适应企业信息化需求是岗位信息化建设的正确发展轨道。其中信息基础环境是前提，岗位履职是核心，信息技术的应用是关键，适应需求是目标指向。在岗位信息化建设进程中，任何脱离实际的好高骛远和急功近利都会导致建设失去基础和方向。因此，岗位信息化必须立足岗位履职需求，与企

16、业基础信息环境相适应。把主要精力放在信息化应用技能的提高上，放在信息力的生成和巩固上。在深化岗位业务职能理解，疏理优化信息流、工作流、业务流和提高岗位信息工作质量、效率、服务水平上下功夫，以信息化引领履职的高效化、规范化，以履职的高效化、规范化促进信息化工作的可持续发展。3.3要创新思维，积极谋事岗位信息化是一种意识，是一种实践，是一种不断变动的追求。思维固化，坐而清淡必然导致其建设的无所作为。岗位信息化建设能否取得成功，除了相关的环境、技术因素之外，更大的因素将取决于有没有创新思维、能不能积极谋事并将先进的理念同岗位的具体实际良好结合起来。如果仅仅是把信息化定位在购置信息设施，机械地熟悉应用

17、业务系统的层次上，只是把传统的管理理念、工作内容和工作方式原封不动的延袭到信息化建设中，不注意研究信息化给岗位工作内容带来的新变化，对业务工作的新需求，不注意探索履行岗位职责的新方法，实施岗位信息化的新行动，就会使岗位信息化建设处于低水平或停滞的状态。思路决定出路，见事谋事才能成事。通过创新思维和富于主动性、积极性地谋事，发现岗位信息化的新路子、新方法，开拓岗位信息工作的新内容和新领域，岗位信息化建设才能充满活力，富有成效的持续发展。3.4要注意开展和加强信息文化建设在岗位信息化建设中，员工对信息、信息化的认知程度，对信息技术给个体带来变革的认同和接受程度，信息化参与意识、信息化角色责任意识的

18、强弱，思想观念、思维模式、行为习惯的改变指数，信息技术应用水平的高低等诸多方面，都会给信息化进程造成一定的影响。在这些问题上给予正确的管理和引导对于信息化发展的质量和时效性有着极其重要的意义。然而由于信息化建设的复杂性，仅靠指令性的行政手段，难以形成岗位员工开展、实施信息化的自觉性和主动性。因此，积极开展和加强信息文化建设，充分发挥“组织中隐含的权力结构”对于员工的思想和行为积极的导向、凝聚、激励、约束和辐射作用，也是岗位信息化进程中必须加以注意的问题。在实际工作中，通过进行信息、信息化知识教育，信息技术培训，开展与之相适应的思想政治工作，培养信息管理骨干，建立与之相关的激励机制、约束机制，不断改善信息化物质环境等方法手段，培育和形成良好的企业信息文化环境。引导促进员工信息化意识不断增强，信息化技能不断提高，参与信息化建设的积极性和主动性不断高涨，思想观念、思维模式、行为习惯与日益增强的信息化发展要求的不断适应，有助于形成良好的信息化建设氛围，推动信息化建设卓有成效的开展。岗位信息化作为企业信息化的基础节点，是企业信息化过程中不忽视的重要工作之一，也是企业实施信息化“全员”工程的重中之重，其对于企业信息化的发展有着极其重要的意义。为了有效地实现企业信息化，必须加强岗位信息化建设。