大型连锁超市采购业务培训教材.doc
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1、大型连锁超市采购业务培训教材一采购基本概念1采购的意义 根据企业的定位、商场定位和商圈的状况,通过不断地市场调查,建立合理的商品结构;根据商品结构不断地引进和淘汰商品,制定合理的售价和策划适当的促销,协助销售部门以最快速度把商品销给目标顾客。为企业创选最大的利润,通过各种途径和方法提高销售和降低成本;代表企业谈判和签定最佳交易条件的合同书。2采购工作内容: (1)筛选合作的供应商; (2)慎选合适本公司客户群的商品; (3)与供应商谈判最有力的供货条件(包括质量、包装、品牌、折扣、价格、进货奖励、广告赞助、促销办法、订货数量、交货期限及送货地点等); (4)制定最有竞争力,同时又有合理利润之售
2、价; (5)与各卖场作最有效的沟通(市调),确保商品畅销;(6)收集市场资讯、掌握市场之需求及未来的趋势;(7)为公司创造最高的业绩及利润,为全体工作同仁谋求最佳的福利。 二采购成功要素1. 廉洁自律;2. 了解市场;3. 精打细算;4. 创新求进;5. 适应性强;6. 积极认真;7. 团结合作;8. 有责任心。三、采购部组织架构(略)四、采购的岗位职责(一)、采购部经理1、岗位描述 职务名称:采购部名称 直接上级:公司总经理 直按下属:部门各课课长、文员 本职工作:全权负责部门工作 相关部门:营运部、财务部、收货部、电脑部、企划部2、主要权利:(1)负责本部课长、文员出勤、奖惩考核。(2)各
3、种合同,单据、文件的签字权。(3)采购各项业务的促进、审查、监督、执行权。(4)本部门课长的甄选及提报。(5)下属各课人力配置及调度权。3、工作职责:(1)遵照采购业务流程执行操作并落实。(2)服从总经理的工作安排。(3)负责本部课长、文员培训及行政工作管理。(4)促进商品组合的筛选(适合本公司市场定位)。(5)负责价格条件,订货条件,付款方式的订定。(6)购销、联营、租赁等经济合同的审查与监督。(7)监督执行新品,新供应商引进,滞销积压商品及绩效差的供应商的淘汰工作。(8)监督采购人员对促销商品、季节性商品、特殊付款条件商品及货源紧张商品的订货及引货、销售情况。(9)监督执行快讯与促销商品的
4、选项,促销活动的企划。(10)商品售价变价、退货转货的制定审批与监督。(11)监督采购资料录入电脑(供应商档、商品档、快讯档), 商品条码及店内码的设立、变动。(12)业绩、毛利与其他收入目标的达成。(13)监督市调执行情况,确保价格竞争优势。(14)与公司相关部门及供应商保持良好的沟通关系并经常与供应商研究市场信息及业务拓展商机之道。(15)参加门店经理值班工作。(16)监督执行本部门清洁工作。(17)本月工作目标追踪。(18)拟定次月工作计划。(19)本部门业绩分析。(20)课长值班表的排定。二、采购部课长1、岗位描述 职务名称:生鲜部/食品部/百货部 课长。 直接上级:本部门经理。本职工
5、作:全权负责本课工作。2、主要权力:(1)各种单据的审核签字权。(2)本课各项业务的促进、接洽、执行权。 3、工作职责:(1)遵照采购业务流程操作。(2)服从部门经理工作安排。(3)负责供应商的筛选。(4)商品组合的筛选。(5)与供应商谈判(质量、包装、价格、订购量、折扣、付款条件、交货期、交货应配合事项、售后服务保证、促销活动、广告及其他赞助金、进货奖励),取更好的交易条件与促销支持。(6)下达商品进货订单并协助收货部作进货验收,并为缺货补单。(7)定期市调,确保价格竞争优势。(8)定期淘汰滞销品及绩效差的供应商,引进新品及新供应商。(9)定期与供应商品研究市场信息,及业务拓展商机之道。(1
6、0)与楼面人员充分沟通与协调,了解顾客及楼面的需求问题(质量、供货、价格、包装、损耗、厂商促销员等)。(11)负责办理商品的变价、退、换转货的手续。(12)商品报告表的填制及审核。(13)依据快讯品项分配合做好供应商货款支付工作。(14)负责与财务部配合做好供应商货款支付工作。(15)完成本部工作目标、业绩。(16)负责本部门的卫生清洁工作。(17)按照值班表参加值班工作。(18)与供应商谈判各项赞助金,增加其他收入。(19)负责产品演示、试吃、试喝、场促销等活动的企划。(20)本部业绩分析及下月工作计划的拟定。二、采购部课长 1、岗位描述 职务名称:生鲜部/食品部/百货部 课长。 直接上级:
7、本部门经理。 本职工作:全权负责本课工作。2、主要权力:(1)各种单据的审核签字权。(2)本课各项业务的促进、接洽、执行权。3、工作职责:(1)遵照采购业务流程操作。(2)服从部门经理工作安排。(3)负责供应商的筛选。(4)商品组合的筛选(5)与供应商谈判(质量、包装、价格、订购量、折扣、付款条件、交货期、交货应配合事项、售后服务保证、促销活动、广告及其他赞助金、进货奖励),取得更好的交易条件与促销支持。(6)下达商品进货订单并协助收货部作货验收,并为缺货补单(7)定期市调,确保价格竞争优势。(8)定期淘汰滞销品及绩效差的供应商,引进新品及新供应商。(9)定期与供应商研究市场信息,及业务拓展商
8、机之道。(10)与楼面人员充分沟通与协调,了解顾客及楼面的需求与问题(质量、供货、价格、包装、损耗、厂商促销员等)。(11)负责办理商品的变价、退、换转货的手续。(12)商品报告表的填制及审核。(13)依据快讯品项分配合做好供应商货款支付工作。 (14)负责与财务部配表负责快讯与促销商品的选项及建议表的提交、讨论、落实工作。(15)完成本部门工作目标、业绩。(16)负责本部门 (17)按照值班表参加值班工作。(18)与供应商谈判各项赞助金,增加其他收入。(19)负责产品演示、试吃、试喝、场外促销等活动的企划。(20)本部业绩分析及下月工作计划的拟定。五采购的理论知识1顾客:居民、机关团体单位、
9、批发商店、餐饮业2供应商:我们与供应商的关系是“合作”、“双赢”、而非“对抗”。 (1)供应商的选择原则:A. 报价合理与诚实,能对其商品质量有保证者;B. 能对促销活动进行积极主动地配合;C. 商品的包装符合商场的需求;D. 在订货、配送、收货、退货方面能与本公司密切配合者。E. 财务稳健、资金充足、管理良好、货源充足可靠;F. 不贪图近利和暴利,愿和商场共同成长。(2)供应商类别:生产商、代理商、经销商、农民、渔民3商品 (1)商品的生命周期:A发展期 B成熟期 C衰退期 (2)商品选择原则阶段选择原则A可以引进,但要收取较商的营业外收入,可以利用活动影响其商品中的强势品牌、获取俏皮销支持
10、和收入B重点选择的商品类型C原则不引进,商品结构需要除外;原来已经引进,准备淘汰(3)商品的包装:A符合自选 B包装规格、大小(消费频率、单价、购买习惯)(4)商品选择的排他性; A订货量过大不能接受 B即刻要求付款不能接受 C日均销量(DMS)过低不能接受 D包装不宜:易烂、易碎、易折、易污染、不便搬动 E单价太低、售价限定的商品 F无退换货保证的商品(5)商品选择的新鲜性(季节性商品) A多做 B早做 C早收藏 D大陈列面(6)商品调整 A滞销品:退货、改包装、降价、换陈列 B新品引进:真正新、新包装、新规格、新供应商提供4订价(1)订价的原则 A商品敏感性 价格敏感性高的商品利率要订低(
11、例如宝洁、强生、安尔乐) B新、旧商品新品毛利率要订高旧品毛利率要订低 C商品品牌知名品牌毛利订低非知名品牌毛利订高 D商品作用 主力商品毛利率要订低 非主力商品毛利率要订高 E具体商品 毛利率低的商品:生鲜的蔬菜、鸡蛋、猪肉、食品的粮油、个人洗化用品、家电。 毛利率高的商品:生鲜的熟食、日配、食品的休闲、保健品、百货的服饰、家纺、家居用品、文体。5商品的结构 (1)商品的结构:商品结构由若干个商品大、中、小分类组成; (2)建立商品结构原则;A体现公司定位特征;B以有限的品项数去满足最大需求;C浅而宽的原则;D通过销售调节品项。 (3)商品分类:(1)生鲜 (2)食品 (3)百货(见附件3:
12、商品分类表) (4)商品结构系统实施功能管理(见附件4) (5)商品价格=生产成本(或进品成本)+流通成本 流通成本=生产商毛利+关税+消费税+通关费用+配销费用 生产商毛利 批发商毛利=管理费用+营销费用+配销费用+税金+净利 零售商毛利 零售价格=零售商毛利+批发商毛利+生产商毛利+生产成本 在谈判过程中,采购人员能够下功夫的项目在于“广告灯箱费、快读费、堆头费、端架费、场地费、陈列费、条码费、年终返利、赠品”等等,这些费用占生产价格2030%,采购人员了解这引起价格结构项目,对价格谈判的这一重要工作有很大帮助。6促销策略 (1)快讯促销(简称DM,来源于英文Direct Mail),是综
13、合超市最有力度促销方式,每天一次,用邮寄或直接派发的形式送到有效客户手中,其印刷成本大多由供应商赞助,就是通过媒体进行不定期的促销活动。(例如:报纸、广播、电视) (2)媒体促销:就是通过媒体进行不定期的促销活动。(例如:报纸、广播、电视) (3)店内促销:通过门店来组织并在店面进行的短期促销活动,店内促销是对快讯促销的补充,尽量避免对快讯有影响(例如:特殊陈列、免费试吃试饮、试用、演示、游戏、买赠、厂商品牌推广、商品特价) (4)厂商促销:选择具有实力,愿投入、品项较多的厂商,预先由厂商,做详细方案,经商场同意后方可实施。厂商大型促销活动在人员费用方面都有较大的投入商场也应全方位地给予支持,
14、如店内外的陈列、宣传、音响、舞台、广播等等。7谈判策略和技巧 (1)谈判内容:质量、价格、付款方式、包装、折扣、返利、订货、促销活动、退换货、售后服务、广告、赞助。 (2)谈判策略: A设定时间限制; B少用判断与攻击语气;C保持供应商的热情;D保守销售秘密;E多让供应商了解你;F不要暴露自己真正的谈判目的;G不要先发投降或作出重大让步,让步要得到回报。(3)谈判技巧:A谈判前要有充分准备(商品知识、对市场及价格的了解、对供应商的了解);B谈判时要避免谈判破裂,必要时转移话题,缓和气氛;C只与有决定权的人谈判(避免浪费时间,过早透露本公司立场);D尽量在本公司办公室内谈判;E放长线钓大鱼;F采
15、取主动;G以退为进,不要操之过急,装出自己有权或了解此事,做出不应该的决定,应向上级或同事寻求支持。六、采购计算实例: 1、(1)增值税的计算:不含税金额增值税含税金额销售10017117进货801360936毛利20340234增值税:=17-13.60=3.40=2017%=3.40增值税率(1)13%初级未加工农产品(包括米) (2)17%其它加工过的商品(2)毛利率的计算毛利=价格-成本毛利率=毛利/价格=价格-成本价格例:进价售价毛利毛利率1012216%2.付款方式:(1)货到*天付款:用于周转较快的商品,如:日化类;(2)实销实结:用于周转较慢,知名度不高的商品,如:文体类;(3
16、)月结*天:用于周转较慢,单价较高的商品;(4)返单结算:用于知名度不高,销量不稳定,经常受季节影响的商品;(5)铺底(信用额度):用于知名度较高,周转较快的商品,例如:可口可乐、电视机类。七采购流程市调后,与供应商谈妥入场条件结束一份总办存档一份交供应商一份财务部存档合同盖章总经理审批采购部经理审批采购课长与供应商填写合同,填写合同审批表,并附上商品报告表(供应商盖章)与供应商做好相关文件供应商携相关文件、报价单、样品与采购课长接洽 1供应商引进流程:采购课长填写商品报告表并附供应报价单、赞助同意书采购经理审批总经理审批交回采购课长通知供应商缴费把签字完毕的新品单元|订货数量交采购助理录入电
17、脑并完成订货采购助理将订单传真供应商采购助理负责追踪到货情况,上架陈列情况结 束订单复印交楼面做陈列计划2新品引进流程3营业外收入流程供应商与采购课长填写赞助同意书并签名确认(一式三份)采购经理审批总经理审批交财务部收费并盖章留存一联赞助同意书厂商联交供应商采购助理将近赞助同意书(采购联)存档结 束4变价流程(1)调进价采购课长审批采购课长填变价单(一式二联)(附厂商调价通知单)交采购经理采购经理审核交一份变价单给ALC修改电脑存档,并存档结 束交一份变价单采购存档供应商交调价通知书(盖章附变价原因)备注:进价调高,要求供应商15天通知。ALC打印新的商品价签交楼面相应主管结 束交ALC修改电
18、脑价格采购经理审批采购课长根据市调填变价单(2)调售价 备注:A、如因信息传输错误等原因,楼面电脑调价不成功,则由ALC进行紧急调价;B、生鲜称重商品按电脑价格和电子称价格同时生效C、负毛利商品经总经理签字后才调价。5快讯操作流程结 束交楼面(安排陈列)交企划部(拍照)存档快讯期结束后制做快讯总结追踪快讯商品陈列、销售追踪快讯商品货源到位下快讯定单(前7天后7天)制作快讯提交表快讯讨论会制做快讯建议表采购与供应商洽谈、确定(签订快讯确认单)采购课长制定本组快讯计划表采购经理制定组别快讯计划表总经理制定DM快讯日期表和部门快讯计划表 不通过备注:前7天后7天,快讯开始前7天和后7天都可以按快讯进
19、价订货。6空退空进流程 供应商将盖章的调价申请交相关采购供应商按退货单写对帐单交财务部厂商联交供应商结 束收货部录入,打出验货单,并将验货单、退货单交财务采购下订单交收货部ALC变价后通知采购采购写调价单交ALC变价收货部打退货单,做电脑录入完后,通知采购财务部审批总经理审批采购经理审批采购查库、写退货单 备注:A、空退空进时,订单数量=库存量;B、退货的数量,必须要供应确认。7供应商终止合同流程:供应商以书面文件报采购课长采购课长审批采购经理审批审核完毕后,采购课长通知楼面做库存排面整理采购课长通知财务部暂停付该供应商货款采课课长通知供应商办退货手续结 束备注:A、自退货之日起计,一个月后,
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