华润万家华南大超门店异常商品处理流程1.doc

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1、文档信息*文件名称华润万家华南大超门店异常商品处理流程*文件编号华南-营（大超）-0203-业态/商品-0012文件密级机密批复信息负责人日期意见*拟制宋婷婷2010.9.01*审核白九红2010.9.15文件版本记录*日期*作者版本变更说明2010.9.15宋婷婷V1.0（2010）文件说明*目的明确异常商品的定义、相关部门的工作职责，保证异常商品的处理效果和运作效率，加强商品有效管理及汰换速度*适用范围适用于华南大超处理异常商品的日常处理注：*项为必填项流程编号：华南-营（大超）-0203-业态/商品-0012流程名称：华润万家华南大超门店异常商品处理流程生效日期：2010年10月1日 第

2、一部分：流程说明1 目的明确异常商品的定义、相关部门的工作职责，保证异常商品的处理效果和运作效率，加强商品有效管理及汰换速度。2 适用范围本流程适用于华南大超采购、营运处理异常商品的操作。异常商品的范围包括：虚库存商品、负库存（待处理）商品、高库存商品、滞销商品、冻结商品、供应商清场商品等。3 流程规则3.1 虚库存商品、负库存（待处理）商品，处理频率为每周一次，主要跟进处理部门为：大超营运各门店，各店必须每周检查、核实，通过抽盘、单据核查等方式，及时调整系统库存数；3.2 高库存、滞销商品，处理频率为每月一次，主要跟进处理部门为：华南采购、大超营运各门店，由华南采购提取相关数据、作出相关处理

3、建议，门店负责跟进落实；3.3 冻结商品，处理期限为21周（150天），主要跟进处理部门为：华南采购、大超营运各门店；第1至4周，由采购按各品类折扣方案，跟进调价，供应商承担毛利损失；第5周至21周，由采购按各品类折扣方案，制作长期生效的促销调价单，门店跟进销售情况；如门店要加大降价幅度，可通过削价模块操作，但毛利损失只能由门店承担，供应商不再承担；21周期限过后，商品状态变为“已清理”，系统库存自动归零；盈亏金额记入“销售成本”，冲抵销售毛利；3.4 供应商清场商品，门店处理期限为60天，DC为30天，主要跟进处理部门为：华南采购、大超营运各门店，期限过后，该供应商在系统中默认经营的所有SK

4、U商品状态变为“已清理”，系统库存自动归零；盈亏金额记入“销售成本”，冲抵销售毛利。4 流程涉及部门主要职责：4.1 大超门店：负责对门店虚库存、负库存商品的检查、处理；对高库存商品的退货及控制补货；对滞销商品的陈列检查、促销；对冻结商品、清场商品的退货及清仓销售；4.2 配送中心：负责对配送中心虚库存、负库存商品的检查、处理；对高库存商品、的退货及控制补货；对冻结商品、清场商品的退货；4.3 采购部：负责分析门店高库存、滞销商品情况，提出处理建议并落实；跟进冻结、供应商清场商品的处理，对不可退商品作特权退货或促销调价，跟进门店处理不可退（或可退但账款不足）冻结、清场商品的库存；4.4 财务部

5、：负责根据门店申请，对财务库存数进行账务调整；4.5 控制部：负责整理和提供各类异常商品报表；5 流程结构5.1 本流程与“大超订货流程”、“大超退货、返配流程”、“大超削价流程”、“大超盘点流程”相衔接第二部分：流程描述1 虚库存商品1.1 定义：在门店系统中，有系统库存但找不到实物、或实物库存数量小于系统库存数量的商品； 1.2 门店“虚库存商品”信息采集1.2.1 有储位管理的门店，商品部门员工在每日销售排面补货时，需核实“销售区”、“存储区”的库存：1.2.1.1 如销售区系统有库存无实物，由商品部门员工采集该商品信息，输入处理意见为“销售区盘点”；1.2.1.2 如销售区系统无库存，

6、商品部门员工向存储区支货，如存储区系统有库存无实物，由收货部员工采集该商品信息，输入处理意见为“存储区盘点”；1.2.2 没有储位管理的门店，商品部门员工在每日销售排面补货时，如在货架、存货区都找不到实物，由商品部门员工采集该商品信息，输入处理意见为“销售区盘点”；1.2.3 收货部员工在每日与商品部门或与供应商交接退货时，如发现系统有库存但无实物，通过RF或电脑，采集该商品信息，输入处理意见为“销售区盘点”或“存储区盘点”；1.2.4 每周一，门店库审在门店系统RF数据采集明明表中，提取上周一至本周日需盘点的库存异常商品（注意：同一虚库存SKU的重复盘点需求，以最近一次日期为准），分部门整理

7、、打印，传给各商品部门经理（不含生鲜）、收货部经理；1.2.5 商品部门经理、收货部经理核实需盘点的虚库存商品明细，签名确认。1.2.6 每周二，商品部门经理、收货部经理将确认后的盘点明细，反馈给库审；1.2.7 经确认的RF采集盘点明细，由库审整理、留存三个月备查；1.3 门店库存调整1.3.1 每周二，门店库审根据商品部门经理、收货部经理确认后的盘点明细，制作抽盘计划；1.3.2 每周三、四，门店商品部门、收货部进行抽盘，按公司“华南大超盘点流程”“子流程2：商品抽盘流程”，进行抽盘、调整库存。2 负库存商品（待处理商品）2.1 定义：系统库存为零，但由于实物库存大于系统库存而出现有销售记

8、录的商品；此部分商品不在零销售零库存及有销售零库存清单中；2.2 门店“负库存商品”信息收集2.2.1 每周一，门店库审在门店系统库存查询模块中，查询门店负库存商品明细表，分部门整理、打印，传给各商品部门经理（不含生鲜）；2.2.2 商品部门经理核实负库存商品明细，必须对每条记录确认处理方式，签名确认。2.2.2.1 属于“带货安装”的待处理商品，按带货安装流程操作；2.2.2.2 确认团购导致负库存的商品，跟进订货验收单据确认情况；2.2.2.3 涉及多店提货操作导致负库存的商品，需按“门店多店提货操作流程”跟进库存处理；2.2.2.4 不明原因的负库存商品，建议抽盘后调整库存；2.2.3

9、每周二，商品部门经理将确认后的门店负库存商品明细表反馈给库审；2.2.4 经商品部门确认的门店负库存商品明细表，由库审整理、留存三个月备查；2.3 门店库存调整2.3.1 每周二，门店库审根据门店负库存商品明细表上商品部门经理的抽盘建议，制作抽盘计划；2.3.2 每周三、四，门店商品部门、收货部进行抽盘，按公司“华南大超盘点流程”“子流程2：商品抽盘流程”，进行抽盘、调整库存。3 高库存商品3.1 定义3.1.1 门店已陈列销售，但连续30天库存周转天数大于N天，且库存数量MAX（1个包装规格）的非试销期的正常经营商品（不含零销售商品）。3.1.2 品类发展部按照年度MBO库存周转天数指标，分

10、解到年度品类、大类库存标准天数，具体标准定义，详见当年年度各品类高库存天数定义标准。3.2 高库存责任人确定标准：3.2.1 按照最后一次补货人进行考核（不考虑订单是否验收），如商品最后一次补货为系统管理，则高库存考核门店，如商品最后一次订货/分货为采购部某人，则高库存考核采购部责任人。3.2.2 为避免对门店续订商品因营采重复订货造成高库存，确定采购分货范围包括：自采商品、一次性买进、DM首单、高值酒、自营服装、新品首单、团购商品、季节性商品应季前备货。3.3 采购部收集、处理高库存数据3.3.1 控制部每天更新高库存数据，在数据平台上体现，采购支持部供应链组每月进行汇总，统一发给各品类负责

11、人和采购买手。3.3.2 采购买手针对高库存明细进行处理，并由部门助理汇总反馈给采购支持部；3.3.3 采购支持部每月以邮件形式知会大超营运部收货督导，由其转发各门店跟进处理。3.4 高商品库存处理3.4.1 对高库存商品原则上不允许按非批发、团购因素原因补货，补货时系统给予提示但不限制审核；3.4.2 对于超过时间未完成处理的采购品类，采购支持部负责人在认为必要的情况下，将启用更高层级的处理方式。例如：采购支持部将该品类的正常商品（除DM商品、新品、零库存商品、自动补货商品、季节性商品、团购商品）进行暂停订货处理。采购支持部将不予接受该品类的所有采购订单，待库存周转天数转为合理天数后方可订货

12、。3.4.3 可退商品由门店自行退货，将商品的库存周转天数降至合理范围，原则上在一个月内完成；3.4.3.1 分店库审打印高库存报表，与商品部门经理确认合理的退货品种及数量，传收货部做单；3.4.3.2 收货部制作退货单；3.4.3.3 商品部门收到退货单后，必须在两天内整理出好货商品交接给收货部；3.4.3.4 收货部等待供应商办理退货；两天内没有交接的商品收货部消单处理；收货部将消单明细知会分店库审；3.4.4 不可退商品、账款不足的可退商品，由采购部处理，并于两个月内完成，处理方式包括：3.4.4.1 由品类采购部根据各店的库存情况安排调拨，调入和调出门店无条件执行，或由门店联系其它门店

13、进行横向调拨消化现有库存；3.4.4.2 采购买手与供应商（包括按照非批次供应商退货）协商办理特权退货（本地或异地）3.4.4.3 采购买手对现有商品进行折价促销；3.4.4.4 因滞销导致高库存商品，由采购买手进行汰换，冻结清理；4 滞销商品（4周有库存零销售商品）4.1 定义：4.1.1 连续4周有库存零销售正常状态的商品；4.1.2 不包括：新品标识生效28天内的商品、联营商品，以及不参与断货考核商品（如：带货安装商品、均价商品、大家电、大型家居用品等）。4.1.3 门店按单店提取数据；华南采购在提取数据时，取全华南60%以上门店数出现4周有库存零销售的数据；4.2 门店核查滞销商品数据

14、4.2.1 门店库审每月第一周，查询、打印连续4周零销售有库存商品报表，传给各商品部门经理；4.2.2 各商品部门经理检查此部分商品是否有陈列位，对于找不到实物的商品，按虚库存商品处理流程操作；4.3 采购部收集、处理滞销商品数据4.3.1 采购支持部每月提取滞销商品报表（连续4周零销售有库存商品），对于滞销商品报表中，每月第一周和第五周重复出现的单品，定义为需要清理单品；4.3.2 采购支持部将需要清理单品明细发给采购买手，买手在第2个工作日回复；4.3.3 采购各品类买手回复后，采购支持部统一汇总，挂网知会门店跟进处理。4.4 滞销商品库存处理4.4.1 滞销商品原则上不允许按非批发、团购

15、因素原因补货，补货时系统给予提示但不限制审核；4.4.2 滞销可退商品，如采购部回复意见为“退货”，则由门店自行安排退货，原则上在一个月内完成；4.4.3 滞销不可退、滞销可退但账款不足的商品，采购买手需于跟进处理，两个月内完成，处理方式包括：4.4.3.1 由品类采购部根据各店的库存情况安排调拨，调入和调出门店无条件执行，或由门店联系其它门店进行横向调拨消化现有库存；4.4.3.2 采购买手与供应商（包括按照非批次供应商退货）协商办理特权退货（本地或异地）4.4.3.3 采购买手对现有商品进行促销调价；4.4.3.4 冻结汰换，按冻结商品处理流程操作；4.5 后续跟进4.5.1 采购支持部按

16、照采购买手回复处理方案进行跟进处理结果。4.5.2 采购支持部每月进行系统查询冻结清理超过150天商品是否已经库存清零。5 冻结商品5.1 定义5.1.1 供应商申请不再经营或买手确定在一定时间内淘汰不经营，且商品状态已改为“冻结”的商品。5.2 处理规则5.2.1 商品冻结21周（150天）以内，商品状态为“冻结”，系统不允许生成订货单，但可以收货、退货、调拨、配送、销售、报损等；5.2.2 商品冻结21周（150天）后，商品状态为“已清理”，系统不能订货、收货、退货、调拨、配送、销售，只可以报损、以及库存调整；5.2.3 可退商品：冻结后5周（35天）内，门店、DC需完成所有的退货、库存调

17、整清理工作；5.2.4 不可退商品5.2.4.1 DC库存处理要求：采购必须在冻结后4周（28天）内，将DC库存商品分至各店销售；冻结超过4周（28天）后，如需分货，必须经品类GMM审批，并知会大超营运品类督导跟进门店处理情况；5.2.4.2 门店库存处理要求：按以下不可退冻结商品各阶段处理方案操作 第一阶段（第1至4周）：由采购与供应商沟通，由采购支持部按以下折扣方案，制作促销调价单（降低促销进价），供应商承担毛利补差；门店跟进销售； 第二阶段（第5至21周）：采购支持部制作长时间促销调价单，生效日期为第5周至第21周，也就是促销调价直至商品清理期的前一天结束；从第六周开始，门店可根据销售情

18、况，门店可根据商品的实际状况及销售情况，在当前售价基础上加大降价幅度，使用削价模块进行削价处理，其中促销进价保持不变，但毛利损失由门店承担，供应商不再承担； 第21周后：属于系统自动清零范围的商品，则系统库存清零；不在此范围内的商品，按采购下发的库存清理计划操作。不可退冻结商品折扣方案表部门大类品类名称第一阶段（采购跟进）第二阶段（门店跟进）第21周后是否系统自动库存清零第1、2周第3、4周第5周至21周02 食品部10冷藏日配品原价8折原价6.4折原价5.8折清零11速冻食品原价8折原价6.4折原价5.8折清零12香烟不参与折扣不清零13酒（不包括洋酒、高档白酒）原价8折原价6.4折原价5.

19、8折不清零洋酒、高档白酒不参与折扣不清零14饮料奶制品原价8折原价6.4折原价5.8折清零15粮油米面原价8折原价6.4折原价5.8折清零16南北干货原价8折原价6.4折原价5.8折清零17宠物食品原价8折原价6.4折原价5.8折清零18调味品原价8折原价6.4折原价5.8折清零19方便食品原价8折原价6.4折原价5.8折清零20健康食品原价8折原价6.4折原价5.8折清零21奶粉原价8折原价6.4折原价5.8折清零22饼干糕点原价8折原价6.4折原价5.8折清零23休闲小食原价8折原价6.4折原价5.8折清零24糖巧克力原价8折原价6.4折原价5.8折清零25特色食品原价8折原价6.4折原价

20、5.8折清零03 HBA30洗护美发原价9折原价8.1折原价7.3折清零31沐浴用品原价9折原价8.1折原价7.3折清零32婴儿用品原价9折原价8.1折原价7.3折清零33美容护肤原价9折原价8.1折原价7.3折清零34口腔护理原价9折原价8.1折原价7.3折清零35纸制品原价9折原价8.1折原价7.3折清零36家庭清洁原价9折原价8.1折原价7.3折清零37化妆品（不包括：玉兰油、露得清、欧莱雅）原价9折原价8.1折原价7.3折不清零玉兰油、露得清、欧莱雅不参与折扣不清零04 SL40家居厨房用品原价8折原价6.4折原价5折清零41家居塑料用品原价8折原价6.4折原价5折清零42家居清洁工具

21、原价8折原价6.4折原价5折清零43派对季节用品原价8折原价6.4折原价5折清零44汽车用品原价8折原价6.4折原价5折清零45五金工具原价8折原价6.4折原价5折清零46家具原价8折原价6.4折原价5折清零47床品原价8折原价6.4折原价5折清零48精品家纺不参与折扣清零49精品家居不参与折扣清零50玩具原价8折原价6.4折原价5折清零51体育用品原价8折原价6.4折原价5折清零52箱包原价8折原价6.4折原价5折清零53文具办公用品原价8折原价6.4折原价5折清零54图书音像原价8折原价6.4折原价5折清零05 HL60视听产品1、采购支持部月底将大家电冻结商品明细发给品类，品类买手填写冻

22、结商品售价。2、门店大家电有议价权，需要报给买手审核，买手在每月进行差额补回。不清零61数码产品原价9折原价8.1折原价7折不清零62通讯设备原价9折原价8.1折原价7折清零63电脑与办公原价9折原价8.1折原价7折清零64冰洗1、采购支持部月底将大家电冻结商品明细发给品类，品类买手填写冻结商品售价。2、门店大家电有议价权，需要报给买手审核，买手在每月进行差额补回。不清零65空调1、采购支持部月底将大家电冻结商品明细发给品类，品类买手填写冻结商品售价。2、门店大家电有议价权，需要报给买手审核，买手在每月进行差额补回。不清零66小家电原价9折原价8.1折原价7.2折不清零67厨卫电器原价9折原价

23、8.1折原价7.2折不清零06 自营服装 70IF不参与折扣不清零71男装原价7折原价5折原价4折不清零72女装原价7折原价5折原价4折不清零73鞋原价7折原价5折原价4折不清零74配饰原价7折原价5折原价4折不清零75童装(男童)原价7折原价5折原价4折不清零76童装(女童)原价7折原价5折原价4折不清零77男内衣袜原价7折原价5折原价4折清零78女内衣袜原价7折原价5折原价4折清零5.2.5 全华南冻结商品，原则上由各店自行消化，不予调拨；单店冻结商品，由采购安排调拨，但门店调拨时必须符合调拨流程要求；5.2.6 商品冻结后三个月内不允许解冻，特殊情况报品类采购GMM审批；5.2.7 冻结

24、商品状态变为“已清理”后，如需转为“正常”状态，视同旧品重新立项，收取新品费。5.3 具体操作步骤5.3.1 收货部每周一，在公司报表平台查询冻结有库存商品明细，整理冻结商品清单，跟进冻结商品的处理5.3.2 退货处理5.3.2.1 退货标识为可退的商品，收货部对可退商品制作退货申请单，通知商品部门准备退货；5.3.2.2 退货标识为特批不可退的商品，采购买手在申请冻结时，同时须申请将商品退货状态全部改为可退，门店制作退货单，办理退货；5.3.2.3 退货标识为可退但账款不足的商品，由采购调价或门店削价处理；5.3.2.4 退货标识为不可退的商品，采购买手首先应与供应商（包括按照非批次供应商退

25、货）协商办理特权退货（本地或异地）；如供应商同意退货，由采购买手通知采购支持部统一制作特权退货单，门店办理退货；如不能退货，则促销调价销售；5.3.2.5 收货部每周二查看退货失败报表，对于因账款不足造成退货失败的商品，门店按照报表中提供的可用账款金额做部分商品退货单，并知会商品部门退货；5.3.2.6 各商品部门必须在一周内办理冻结商品退货交接，如商品部门在整理退货时，发现商品实物库存小于系统库存，必须申请在一周内抽盘，并按盘点结果调整库存（数量账、财务账）；5.3.2.7 对于已出退单供应商3周未退的冻结商品，按“大超门店出清流程”操作；5.3.3 降价、削价销售5.3.3.1 门店收货部

26、每周一打印不可退商品清单、清仓促销调价价签，通知商品部门；5.3.3.2 各商品部门将已冻结不可退商品在正常陈列位下架，集中陈列保证销售： 在本品类区域正常货架区或端架区，至少安排1至2个贝货架集中陈列冻结商品； 如某一单品数量过多或门店货架不足的情况下，可使用堆头陈列，但必须保证陈列整齐，方便顾客选取； 冻结商品集中销售区域，必须有明显的“清仓”标识； 所有冻结商品陈列位，必须配备正确对应的标价签； 所有冻结商品必须陈列整齐、外观完好、卫生情况良好；坏损商品直接报损，不得继续陈列销售； 使用削价条码销售的商品，应注意将削价条码的粘贴技巧：原条形码上方的线条部分需全部被覆盖；原条形码下方的数字

27、部分仍需露出。如下图： 正确的贴法 错误的贴法l 5.3.3.3 门店商品部门经理，每周需关注冻结商品的销售、库存情况： 关注采购是否按规则进行促销调价，如未调价，需及时与采购买手对接、跟进调价； 关注正在执行促销调价的冻结商品销售情况，如销售不佳，可加大降价幅度，自行削价销售； 对于涉及虚库存的，应及时申请抽盘、调整库存（包括数量账、财务账）；5.3.4 过清理期限后系统库存自动清零5.3.4.1 商品冻结21周（150天）后，其状态变为“已清理”，针对该商品的所有批次库存，系统自动生成“盘长盘短单”，并自动审核，将系统库存全部归零；盈亏金额记入“销售成本”，冲抵销售毛利；5.3.4.2 门

28、店根据商品清零报表，查找清零后遗留的实物，用出清码销售处理，DC需手工报损处理；5.3.4.3 自采商品、高值烟酒、电器类商品、带货安装等不纳入系统自动清理范围内的商品，由采购买手跟进库存处理。6 供应商清场商品6.1 定义6.1.1 经供应商申请或买手确定汰换，在一定时间内不再与该供应商合作经营，其对应的所有SKU在我司所有门店全部不经营。6.2 处理期限6.2.1 清场商品，状态为“清理中”，门店清理期限为60天；门店返配至DC后，DC清理期限30天。6.2.2 APP、IF、自有品牌、自购耗材类供应商清场：6.2.2.1 不按以上期限进行清理，由采购买手在清场单上注明商品库存清理时间，清

29、场单据审核后清理时限不得再修改；6.2.2.2 指定清理期限内，由采购买手跟进库存处理，门店无需自行削价。6.3 清场商品库存处理6.3.1 采购支持部制作“供应商清场清品单”；6.3.2 可退商品，系统将根据“供应商清场清品通知单”，自动按各门店当前库存数生成“退货通知单”下传门店，不需门店再手工申请退货；不可退商品，则需由采购买手确定后续处理方式：采购特权退货、清仓促销调价等。6.3.3 门店需关注“供应商清场清品单”，必须在规定的清理期限内，将清场供应商对应的商品系统库存全部清零；6.3.3.1 可退商品，跟进退货；如供应商长期未退，按出清流程处理；6.3.3.2 不可退商品，按采购下发

30、的库存清理计划，关注清场商品处理进度报表，跟进库存清理进度，如库存清理进度不理想，需及时与采购买手沟通；6.3.3.3 涉及有营运扣项（如水电费、物料费）的供应商，还需在清理期限内，跟进供应商的款项缴纳情况。6.3.4 规定的清理期限过后：6.3.4.1 清场供应商在系统中默认经营的所有SKU商品状态皆自动变为“已清理”；6.3.4.2 该供应商对应的所有SKU批次库存，系统自动生成“盘长盘短单”，并自动审核，将系统库存全部归零；盈亏金额记入“销售成本”，冲抵销售毛利；6.3.4.3 对系统库存清零后遗留的商品实物，门店只能用出清码销售处理，DC需手工报损处理。附件及表格1. 虚库存商品盘点需求查询2. 负库存商品查询3. 冻结商品查询4. 供应商清场商品查询