跟单员综合辅导资料(2).doc
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1、2010年跟单员考试辅导:外贸跟单员的基本要求 第一章外贸跟单员的基本要求 一、外贸跟单员概述 外贸跟单岗位的出现是我国外贸企业在新的经营环境下,经营管理人才的重新分工踌口调整,也是外贸经营管理模式的创新和完善,它适应了外贸企业管理的内在需求和外贸人力资源开发的新趋势,具有客观的必然性和可观的发展前景。(一)外贸跟单员的概念 1.外贸跟单员的概念外贸跟单员是指在进出口业务中,在贸易合同签订后,依据相关合同或单证对货物生产加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行跟踪或操作,协助履行贸易合同的外贸从业人员。“跟单”中的“跟”是指跟进、跟随,跟单中的“单”是指合同项下的订单。而外贸跟单
2、中的“单”,则是指企业中的涉外合同或信用证项下的订单。外贸跟单员一词的英文表述有多种,本书使用Order Supervisor或Quality Controller,其中Quality Controller常见于报纸杂志的招聘启事,简称“QC”。2.外贸跟单员的定位外贸跟单员是协助外贸业务(经理)员开拓国际市场、推销产品、协调生产和完成交货的业务助理。他是连接外贸公司内各部门之间、外贸公司与生产企业、外贸公司与客户、生产企业与客户的桥梁。(二)外贸跟单的类型1.外贸跟单按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类。前程跟单是指“跟”到出口货物交到指定出口仓库为止;中程跟单是指“跟”到装船
3、清关为止;全程跟单是指“跟”到货款到账,合同履行完毕为止。2.外贸跟单按企业性质可分为生产型企业的跟单和贸易型企业的跟单。3.外贸跟单按业务性质可分为外贸公司跟单和生产企业跟单。4.根据货物的流向分,外贸跟单还可以分为出口跟单和进口跟单。(三)外贸跟单员的工作范围1.企业(外贸公司和生产企业)生产过程和产品质量控制;2.与其他外贸业务相关部门(如海关、检验检疫机构、货物运输公司等)的业务处理;3.协助外贸业务员进行磋商谈判(报价、打样)、理赔索赔、争端解决、仲裁诉讼等业务的处理等。(四)外贸跟单员的工作特点1.较高的责任心外贸跟单员的工作是建立在订单与客户基础上的。订单是企业的生命,没有订单企
4、业无法生存,客户是企业的上帝,失去了客户,企业就不能持续发展。而订单项下的产品质量,是决定能否安全收回货款、保持订单连续性的关键。执行好订单、把握产品质量需要跟单员的敬业精神和认真负责的态度。2.协调与沟通在跟单员的跟单工作过程中,对内需要与多个部门(如生产、计划、检验等部门)打交道,对外要与商检、海关、银行、物流等单位打交道,协调处理在跟单工作过程中遇到的问题,因而跟单员的协调与沟通的能力直接影响工作效率。3.节奏快、变化多跟单员的工作方式、工作节奏必须适应客户的要求。由于客户是来自世界各地,他们有不同的生活方式和工作习惯,因此,跟单员的工作节奏和工作方式必须与客户保持一致,具有高效率和务实
5、性,能吃苦耐劳。另外,不同的客户需求也不同,而且这种需求又随着产品不同而有区别,这些都需要跟单员有快速应变能力。4.工作的综合复杂性跟单员工作涉及企业所有部门,由此决定了其工作的综合性、复杂性。对外执行的是销售人员的职责,对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程,熟悉和掌握商品知识和生产管理全过程。5.涉外性和保密性在跟单员的跟单过程中,涉及客户、商品、工艺、技术、价格、厂家等信息资料,对企业来说,这是企业商业机密,对外必须绝对保密。跟单员必须忠诚于企业,遵守保密原则。(五)外贸跟单员与其他外贸岗位的关系在工作重点方面,外销员主要负责业务操作全过程;跟单
6、员主要负责外销员(经理)交办的涉及业务操作全过程的相关事务,侧重于订单获取后对订单的执行跟踪和操作,跟单员在不同的企业及其工作熟练程度不同,其所涉及的工作内容是不同的;单证员主要负责商检、运输、保险、报关、结汇等环节的单证事务;报关员主要是负责货物、运输工具、物品进出境时向海关办理进出口报关纳税等海关事务;报检员主要是负责办理货物、运输工具、物品进出境时的商检事务;货运代理员主要是负责办理货物进出境运输事务。(六)生产企业跟单员与外贸公司跟单员的区别“生产企业跟单”和“外贸公司跟单”相同之处主要有以下几个方面:1.从跟单目标而言,都是以外贸订单为中心,进行生产进度、产品的质量和数量的跟踪,以保
7、证订单项下的货物能够按时、按质、按量抵达合同或信用证要求的地方;2.从跟单人员的知识构成而言,不仅需要外贸知识、海关知识、商检知识、运输知识、保险知识、商品知识及外语和语言沟通能力,还需要具备使用计算机应用软件(如WORD, EXCEL等)的能力;3.从跟单范围而言,涉及前程跟单、中程跟单和全程跟单;4.从跟单的要领而言,一名合格的跟单员要具备某项商品的专业知识,精通该商品的生产操作要领,能分析和解珠生产过程中出现的问题,协调各方(部门)的利益,妥善处理商品的质量问题,满足和达到工艺单和客户的要求。 不同之处主要是:1所处企业不同。外贸公司跟单员所涉及的产品品种、结算方式等比生产企业跟单员要相
8、对多些,接触的企业面比生产企业跟单员相对大,跟单的主要内容与生产企业跟单有一定的差异。2跟单工作侧重不同。生产企业跟单员的跟单工作大部分侧重于以生产跟单为主,即以生产过程的商品质量和数量的跟踪为主。因此对生产企业跟单员的素质要求,偏重于产品知识,工艺质量、一般的外语沟通能力以及计算机应用软件等方面。由于生产企业从从事外贸活动的能力不及专业的外贸公司,往往跟单员要从事几个岗位的工作,因此对跟单员的要求是能够胜任全程跟单的工作。二、外贸跟单员的基本素质(一)职业素质 外贸跟单员职业素质主要包括以下方面: 1热爱社会主义祖国,自觉维护国家和企业的利益,关注国内外的政治经济形势,能正确处理好国家、集体
9、和个人之间的利益关系,为对外经济贸易事业勤奋工作;2遵纪守法、廉洁自律,不行贿、索贿、受贿,在对外经济交往中珍视国格和峥;3.严守国家机密和维护商业机密,自觉遵守外事纪律,遵守企业的各项规章制度;4.对本职工作认真负责,忠于职守;努力学习,勇于实践;积极开拓,锐意进取。(二)能力素质 1综合业务能力; 2.市场调研和预测能力; 3.推销能力; 4.语言文字能力和口头表达能力; 5社交协调能力。(三)知识素质 知识素质是指外贸跟单员做好本职工作所必须具备的基础知识与专业知识。1.外贸跟单员的基础知识主要有: (1)了解我国对外贸易的方针、政策、法律和法规以及有关国别(地区,贸易呼策: (2) 了
10、解管辖商品销往国家或地区的政治、经济、文化、地理及风俗习惯、消费水平;(3)具备一定的文化基础知识,一般要求具有高中(包括中专、技校、职校以上学历,具有一定的英语基础,会使用计算机常用软件;(4)具有一定的法律知识。了解合同法、票据法、经济法、外贸法等,以及与外贸跟单员相关法律知识,做到知法、懂法和用法。2外贸跟单员的专业知识,1)懂得商品学的基本理论,熟悉所跟单的产品的性能、品质、规格、标准(生产标准和国外标准)、包装、用途、生产工艺和所有原材料等知识;2)了解管辖商品在国际市场上的市场行情,以及该项商品主要生产国和进出口国家或地区的贸易差异,及时反馈信息给国内厂商,指导其生产;3)熟练掌握
11、国际贸易理论、国际贸易实务、国际金融、市场营销学及国际商务法律法规和有关国际惯例等专业知识;熟悉商检报关、运输、保险等方面的有关业务流程。(四)管理素质管理出生产力,管理出效益。良好的管理水平在很大程度上是衡量外贸跟单员是否称职的重要内容。外贸跟单员既是跟进订单的专职人员,也是业务员或经理或企业负责人的助手,因此,外贸跟单员应具备一定的管理素质和能力,即具备良好的合作精神,一定的组织、协调、决策能力。三、外贸跟单员的知识构成(一)外贸跟单员的外贸基础知识1.国际商务基础理论。2.运输与保险。3.商检与报关。4.国际贸易的规则、政策。5.金融外汇与银行结算。(二)外贸跟单员的工厂生产与管理知识为
12、了能很好地完成订单项下的生产任务,保质、保量地把货物送交客户,顺利安全收回货款,外贸跟单员应该了解和熟悉有关工厂管理方面的知识,主要包括制订生产计划、原材料采购管理、仓库管理、生产管理、品质管理、客户管理等。(三)外贸跟单员的商品知识外贸跟单员的跟单工作内容之一是控制商品的质量,因此,外贸跟单员除了掌握国际贸易知识外,还应该具备相应的商品知识,只有把握商品的特性,才能更好地推行生产工艺和生产技术,达到客户对质量的要求,完成跟单业务工作。具体而言,外贸跟单员在跟单过程中,应根据合同或信用证中的相关条款,仔细研究商品的特性与品质要求、商品包装及包装标志、商品计量单位、商品的检验标准和客户的特殊要求
13、、进口国的民俗等,圆满完成外贸跟单任务。外贸跟单员及它产生的必然性什么是外贸跟单员外贸跟单员是指在进出口业务中,在贸易合同签订后,依据合同和相关单证对货物加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行跟踪或操作,协助履行贸易合同的外贸业务人员。外贸跟单员按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类。前程跟单是指“跟”到出口货物交到指定出口仓库为止;中程跟单是指“跟”到装船清关为止;全程跟单是指“跟”到货款到账,合同履行完毕为止。跟单员按业务性质分又可分为外贸跟单和订单跟单(生产跟单)。我国加入WTO以来,对外贸易发展迅速,外贸跟单作为一种的新的岗位应运而生。作为对外贸易企业内部专
14、业化分工的产物,外贸跟单岗位工作目标明确,任务具体,成为外贸业务工作不可分割的组成部分。外贸跟单岗位的出现不是偶然的,它是外贸企业内部管理结构有效调整,外贸经营管理规范化和科学化发展的产物。它的出现不但进一步划清了外贸企业各岗位的责任界限,而且充分调动了企业跟单人员的积极性和创造性,对提高对外贸易企业的管理水平和经营效率,避免外贸业务操作失误和风险具有重要的意义。首先,外贸跟单岗位的出现符合系统论的原理和要求。系统论认为,系统是由若干相互联系的基本要素构成的,它是具有确定的特性和功能的有机整体。系统中各要素不是孤立地存在着,每个要素在系统中都处于一定的位置上,起着特定的作用。要素之间相互关联,
15、构成了一个不可分割的整体。由于世界上的具体系统是纷繁复杂的,必须按照一定的标准,将千差万别的系统分门别类,以便分析、研究和管理。如机械系统的主机、零件、配件的分工;行政系统的科、处、局、部、委的分工;军事系统的排、连、营、团、师、军的分工等,正是由于其层次性和关联性的存在才保证了这些系统的正常运作。从系统论的角度看,外贸业务的各个分工不是孤立的,是一个有方向性的动态过程。在生产性跟单中,生产企业的选择与原料的采购、工艺流程与技术、生产进度与质量监控、投入与产出;在业务性跟单中,“船、货、证、款”的平衡,装运、保险、报检、报关、结汇的操作与监控,都涉及到系统的层次性和有机联系。外贸跟单是外贸企业
16、维护产品和服务的生产链和供应链的完整,反映外贸企业运行系统意志、促进外贸企业经营管理有序化,保证企业经营机制和风险防范机制有效运行的重要组成部分。在这个意义上可以说,外贸跟单岗位的产生是外贸企业为了取得最佳经济效益,对外贸合同履行进行系统化分工与管理的必然产物。系统论的基本原理要求系统中的各个环节的功能充分发挥,互相衔接,而不是彼此代替,最终保证整个系统的顺利运行。外贸跟单岗位的产生适应了外贸经营管理系统有机性的要求,与外销、货运、单证等工作岗位相区别,外贸跟单岗位既体现了本岗位的特性与规律,又体现了外贸经营管理系统的整体性和功能性。忽视外贸跟单的特性与地位,用别的岗位功能来替代跟单岗位的功能
17、,势必造成外贸经营管理系统的破坏;而只强调外贸跟单的重要性,将外贸跟单功能孤立起来,忽略其他环节的功能,外贸经营管理系统同样难以有效运转。外贸跟单岗位的产生较好地解决了各业务环节层次性和关联性的关系。其次,外贸跟单岗位的出现符合控制论的原理和要求。控制论是研究各类系统的调节和控制规律的科学。控制论通过对系统运动规律的认识,能动地运用有关的信息并施加控制作用以影响系统运行行为,使之达到人类预定的目标。任何事物都有其既定的发展趋势或偏离正常发展的趋势,控制论的关键之处就在于其能够控制事物的这种发展趋势,使其得到延缓或加速,以达到预期的目标,满足人类的决策和需求。外贸跟单功能与国内贸易跟单功能相比,
18、其涉外性、复杂性和风险性的特点更为突出,因为任何一份合同的履行都涉及到两个或两个以上的国家或地区,涉及众多的环节;产品质量要求、技术标准和法律体系复杂;市场波动、行情变化、外汇风险等不测风云时常出现。尽管从形式上看,外贸跟单的任务是落实合同或信用证条款、对生产安排、组织货源、质量管理、报关报验、装运结汇等过程进行全程监控,但从性质上看,外贸跟单的所有任务集中到一点,就是对业务进程中现实的或潜在的风险进行有效的控制。无论是前程跟单、中程跟单还是全程跟单,任何一个环节的问题处理不当均可能酿成风险或损失。跟单员不可能只是被动地执行合同条款,而要面对客观现实,主动地、积极地、迅速地解决可能产生的问题,
19、规避业务进程中的各种风险。外贸企业的风险控制可分为高级风险控制涉及企业长远利益和根本利益的风险控制;中级风险控制涉及企业经营战略中的决策风险控制;初级风险控制涉及企业业务工作效率的风险控制。三种风险可以相互影响和转化,其风险控制也不是固定不变的。一般来说,外贸跟单的风险控制主要是业务性风险控制。如:产品质量风险控制及时发现和更换不符合合同条款规定的产品;交货期风险控制为避免错过装运期督促生产企业按期交货;结汇风险及时改变结算方式和更新不合格的业务单证等,但如果这些风险不能有效控制,或风险信息传播渠道受阻,就可能影响企业中级或高级风险的控制,导致企业丧失防范或规避风险的有利时机,进而破坏整个企业
20、的风险防范机制。因此,外贸跟单岗位的出现将在外贸业务的基础环节上防止失误与漏洞,对外贸企业有效进行风险控制,保证风险防范机制的正常运行具有重要意义。第三,外贸跟单岗位的出现符合信息论的原理和要求。信息论是关于信息的本质和传输规律的科学的理论,是研究信息的计量、发送、传递、交换、接收和储存的一门新兴学科。人类的社会实践活动不仅需要对周围世界的情况有所了解和做出正确反应,而且还需要与周围的人群沟通关系才能协调地行动。这就是说,人类不仅时刻需要从自然界获得信息,而且人与人之间也需要进行通讯,交流信息。人类需要随时获取、传递、加工、利用信息,才能生存和发展。当今人类社会已进入了信息时代,善于利用信息、
21、处理信息、利用信息转化、解决各种矛盾已成为认识事物复杂运动规律的一种科学方法。从信息论的角度看,外贸跟单工作就是在履行合同中充分利用各种有利条件和信息源,及时收集来自生产、物流、海关、商检、银行等各部门的信息,处理和化解各种矛盾或不利因素,对各个业务环节做好科学的统筹安排的过程。也就是说,在履行每一笔合同中,能够在物与物、人与人、人与物之间有效交流信息和处理信息是外贸跟单岗位的基本功能和任务。信息也是生产力,无论是维护发挥外贸企业经营管理系统的整体性和功能性,还是有效控制对外贸业务的各个环节可能出现的风险,信息的可获得性和可靠程度直接影响到企业的正确决策。从信息论的角度看,外贸企业经营和信息环
22、境关系密切,信息不对称,随时可能出现企业决策失误。在外贸跟单业务中,跟单员始终处在生产和流通环节的前沿,掌握着第一手信息,其拥有信息量有时甚至超过上级决策者,因此在信息处理上具有独特的条件和作用:一是可以随时依据信息变化和本岗位的职责范围做出相应决策;二是将自己不能直接处理的信息传递给上级部门,供上级部门参考和做出决策;三是对上级和自己决策的效果进行检测、评价和反馈,从而在最大限度上避免决策失误和风险。随着国际市场需求的多样化、产品小批量化以及履约节奏的加快,外贸跟单员对信息的处理能力直接关系到企业的经济效益、服务品牌、信誉和形象。特别是在条件不确定的情况下,外贸合同的顺利完成往往来自于一项决
23、策的成功,而一项成功的决策往往来源于跟单员对信息的正确把握与处理。“军事信息好比千军万马,经济信息犹如黄金万两”,信息交流与处理的重要性是不言而喻的。总之,根据系统论、控制论和信息论的原理对外贸跟单岗位进行分析,不难得出结论:外贸跟单岗位的出现是我国外贸企业在新的经营环境下,经营管理人才的重新分工和调整,也是外贸经营管理模式的创新,它适应了外贸企业管理的内在需求和外贸人力资源开发的新趋势,具有客观的必然性和可观的发展前景。在当前,由于经济发展的不平衡,不同外贸企业的经营管理环境和跟单员个体的差异,规范外贸跟单岗位,对其从业人员进行统一系统的专业培训不仅具有重要的理论依据,也具有重要的实践意义。
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