完美的书制作与检查流程.docx

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1、完美的书制作与检查流程完美的标书制作流程 总体来说,一个项目大致可以分为以下几个阶段: 获取招标公告、投标报名、外地企业进市备案、资格预审(资格候审)、甲方考察、组织投标、正式投标等。 如下图所示: 当然，每个项目都不尽相同，有些项目只涉及到上面的某些环节。 下面就对以上部分做总结性阐述: 一、 获取招标公告 对于我们投标人而言,及时获取本行业相关项目的招标信息,显得尤为重要。获取招标信息可以说是展开项目的第一步,因此得知项目信息的时间越早就越能够为自己争取到尽可能多的时间,项目的可把控性就越大。而获得招标信息最为常见的途径就是招标公告,因此应密切关注招标信息的发布。 在取得招标公告之后,我们

2、最好积极与业主或招标代理机构建立联系,通过联系,一方面我们可以及早了解业主或建设单位制定的项目的详细要求,包括:招标项目概况、招标对象、招标说明、技术方面的要求和对工作的特殊要求等. 如果在交流中我们能尽早的掌握这些信息 那就可以有针对性的做好前期的工作,及早开展投标的准备工作,争取比其它投标者领先一步. 另一方面也可以对业主的要求有更深刻的理解,以便在编制投标文件时准确1 获取公告 项目报名 资格预审/后审 进市备案 组织投标 正式投标 响应或着重加以说明. 另外,在与招标代理机构接触和交流的过程中,我们要积极配合业主或招标代理机构,努力为他们留下良好的印象,为将来的合作打下良好的基础. 二

3、、 报名 取得招标公告后,首先应该仔细阅读招标公告,找出报名的截至日期、招标文件的售价、报名的具体时间和地点尤其是报名时要求携带的证件(通常会有:公司的营业执照、资质证书、授权书等) 注意查看是否要求我们投标者提供这些证件的原件,另外应在购买招标文件的前几天与财务部门打好招呼,以便准备购买招标文件的资金. 按招标公告的要求把所需的资料装订成册后,在招标公告规定的时间和地点前去报名,购买招标文件. 注: 购买招标文件/预审文件时，如果招标代理机构同时提供文件的电子版 那最好随身携带U盘. 这样可为日后投标文件的制作节省不少时间. 三、资格预审 资格预审和投标报名基本相差无几,往往需要我们准备一些

4、资质、证书等材料(如:授权书、公司营业执照、资质证书等.由于每个项目详情不一,所以以招标公告的要求为准) 同样需要注意的是: 查看是否要求我们提供这些证件的原件. 按照要求把所需资料装订成册后,被授权人携带有效证件将资格预审资料递交至规定地点. 资格预审关乎我们是否有资格进入最终投标环节，所以对资格预审应该格外注意。 四、 制作标书 标书在我们的投标过程中起到了至关重要的作用,这一点毋庸置疑,所以我们对标书的制作应该高度重视起来. 注: 那投标文件应该怎么做呢?什么样的投标文件才能称得上完美呢? 说到这里我觉得很有必要说一说招标文件. 2 招标文件 招标文件是招标企业的行动指南，也是投标企业须

5、遵循的规则。它应提供投标人在参加投标时所需要的一些情况，其繁简程度与招标项目的规模有关。招标项目复杂而且规模较大的，招标文件的叙述就会准确、详细、清楚；招标项目简单而规模较小的，招标文件的叙述可能相对会简单一些。 1. 招标文件一般包括的内容 招标文件主要内容可分为三大部分：程序条款、技术条款和商务条款。 主要包含下列几项内容： 招标邀请函； 投标人须知； 招标项目的技术要求及附件； 技术标准、规范； 投标文件格式； 投标企业资格文件； 投标保证文件； 合同 其中: 投标人须知 投标人须知是招标人向投标者告之关于投标的注意事项，使投标者清楚的了解投标的注意事项，投标须知中通常包含以下内容：项目

6、名称、业主名称、资金来源、招标代理机构的名称联系人及联系方式、投标文件份数、投标报价方式、投标地址、截标日期、投标有效期等主要内容。 投标人资格文件； 在招投标过程中,一般业主都会对投标人做出一些要求,不能达到这些要求的则被视为没有投标资格. 这些要求通常是针对投标人的公司规模、资质、业绩等方面来提出的. 投标保证文件：是投标有效的必要文件。保证文件一般采用三种形式：支票、投标保证金和银行保函。 投标保函由银行开具，是借助银行信誉投标。 3 若在投标有效期内放弃投标或拒签合同，则招标公司有权没收保证金以弥补招标过程蒙受的损失。 (4)另外,招标文件中还主要包括以下内容:投标要求、投标报价说明、

7、投标文件的编制、投标文件的递交、投标文件的密封和装订、开标、评标、合同的主要条款等等. 2. 正因为业主的需求是完全从招标文件中体现的，所以能否真正把握业主的需求，招标文件是最直接的途径。 一本合格的投标文件可以是各个投标书模块的简单集合，但一本优秀的标书应是完备、专业和具有个性化的。完全针对业主需求提出方案并帮助业主解决问题的标书才是最完美的标书。 投标文件 在上面已经简单的介绍了投标文件的重要性,在此不再重复,下面就投标文件的制作着重说明. 制作投标文件的前期准备工作 1. 拿到招标文件后就要仔细阅读招标文件,确保招标文件的每一页甚至是每一行中的每个字都要看到.一本招标文件应仔细的反复阅读

8、,要保证无漏项并能正确的理解招标文件的内容及要求. 2. 在看完招标文件后要及时找出其中的问题,如:明确了解投标文件的截至日期、招标代理机构的名称联系人及联系方式、投标文件递交的时间和地点、投标保证金的金额、投标保证金的递交形式(银行支票、汇票、现金还是其它?)、投标文件份数、投标报价方式、预算编制中应注意的事项、技术部分中是否有特殊的要求、需要的资质及是否需要这些资质的原件、开标时的出席人、是否需要项目经理同时出席等等事项都应熟记于心. 之所以特别关注这些问题是因为:一方面,我们在做标书时会以其中的某些问题作为制作标书的指导性原则,如:招标文件中若规定投标文件中所提供的人员证件须为彩色扫描输

9、出件 那我们在做标书时就绝对不会插进黑白的复印件.另一方面,只有及时了解招标文件中的需要,我们才能为日后的准备工作留出时间.如:假如招标文件中规定,开标时项目经理必须出席 那我们就必须要提前与公司联系,协调之间有可能出现的一些问题. 4 3. 上述准备工作完成后确定制作投标文件的时间表. 这一点相当的重要,如果各部分时间段制定的不合理,那就会产生一系列的不良后果,而这些不良后果的出现很可能导致整个投标项目的失败.因为在划分的每个时间段中 时间过紧会使前期的准备工作不充分,所做的标书自然会有所欠缺.举例说明:在标书制作的20天过程中,如果预算部分的内容特别多,工作量相当大 那么留出5天的时间给预

10、算部完成预算的制作就会显得相当的困难,即使预算部通宵达旦的工作,那做出来的预算也只能是漏洞百出、差强人意. 反之,如果给预算部留出19天的时间 那投标文件后期的工作显然就难以在投标文件递交的截至时间内完成.因为投标文件的合成及调整、投标报价的确定、投标文件的审核、装订及密封都需要时间,短短的一天是不可能做完这些工作的.所以在时间问题上能否做到统筹安排,合理划分就显得尤为重要. 投标文件的具体制作 1. 投标文件的制作流程: 用一组简单的框架图表示,投标文件的制作流程如下: 拿到招标文件后(含图纸), 仔细阅读并找出注意事项 是否需要答疑 商务、技术文件的制作由办公室预算部分的编制应严格按照招标

11、文 具体负责,但预算与办公室应相件中对投标文件的格式、顺序及各种 辅相成，保持投标文件的一致 要求制作 整合商务、技术文件和预算文件,并找 出问题及不足之处,及时修改 调整报价 最后在非标书制作人审阅后,按照招标5 文件的要求装订、密封. 简述:投标文件基本上由商务标和技术标两部分组成,这两部分内容相辅相成,在投标文件中所起的作用同等重要. 其中: 1.商务标 商务标一般包括:法人代表授权书、投标报价、投标企业的基本情况表、拟投入人员情况表(或人员配备情况表或主要施工管理人员表)、拟投入设备一览表、项目经理及主要技术负责人简历表、企业近 年内所承建工程一览表、企业目前正在履约的工程一览表、投标

12、企业的财务状况表及其它附表等内容组成. 注: 具体内容视招标文件而定,每个招标文件之间虽有相同之处,但也存在着一定的差异. 2.技术标 技术标包括施工组织设计等内容，在评标分值表中一般占30-40%。 标书的写作方法 一般招标方在招标文件中都会对投标文件的制作有具体、明确的规定和说明，最好的做法就是：充分响应招标文件的要求并遵守规定好的格式。按照要求的顺序完成投标文件的制作。在此基础上应把写作的重点放在评分细则的相应内容上，就此充分表达和说明自身企业的优势。 另外须注意:由于内容较多,所以投标文件的层次一定要清晰，内容祥略得当,语言简练、流畅,并且要留意防止错别字的出现,避免犯低级错误. 项目

13、公开招标之后直至开标之前的这段时间 可以说是我们的冲刺阶段, 在这个过程中要注意以下几个方面: 编制投标文件的过程中应注意: 1.根据招标文件的要求 制定投标文件的制作进度计划 有条不紊的制作投标文件 以免造成投标文件的缺失或对招标文件未做出实质性的响应.另外要仔细研究招标文件,正确理解招标文件的全部内容,尤其要注意招标文件中的一些特殊规定, 如果忽略了这些要求 就有可能导致废标. 2. 针对招标文件中出现的问题,我们要多与业主或招标代理机构联系和沟通,如果可以答疑 那就要把在标书制作过程中所遇到的问题汇总,之后以书面形式传至招标代理机构并等待答复.这样做不仅可以防止我们对招标文件的理解有所偏

14、差,而且还可以更好的掌握业主的意图和要求. 6 如果业主对招标文件中的一些问题做了补充、说明或是答疑, 我们一定要做好充分的准备,以便及时在投标文件中给予明确的响应. 3. 在具体的投标文件编制过程中应做到: 1.严格规范 在认真研究并正确理解招标文件的内容基础上,一定要按招标文件的要求编制投标文件(如各种表格形式一定要按招标文件中提供的来编制);不能遗漏或回避招标文件中必须回答的问题;并对招标文件中提出的实质性要求和条件做出明确的回答,切忌偏题,并在此基础上去细化各项条目. 另外,投标文件中使用的计量单位 除招标文件中有特殊要求外 应采用法定计量单位. 投标文件按统一格式书写.例如:正文中

15、字体统一为宋体,字号统一为小四,段落为1.5倍行距等. 2. 统筹考虑 投标文件的内容会涉及到技术、财务、预算等各方面的问题, 因此我们会组织相关部门的人员分头来编制投标文件,虽然各部分的制作者不同, 但是我们必须确保整个投标文件的内容保持一致性和贯彻性. 3. 合理设置文档 一份完整合格的投标文件 不仅要有详细的内容 也要有封面 目录 页眉页脚等. 且在页面安排、 标题设置、 图表说明的运用上合理得体, 既符合项目的严谨性, 又要体现自己的特色.所以在编制投标文件时很有必要在这方面下点功夫.相信一份与众不同、别具匠心的投标文件肯定会给招标单位留下良好印象的. 4. 商务部分和技术部分的合成.

16、 商务部分和技术部分都编制完成后就要把两部分合成到一起了,按招标文件中规定的顺序编排好两部分的内容.之后对整体的投标文件进行审核,如发现问题要及时做出修改或补充. 5. 投标报价确定后,就需要按照招标文件的要求签字、盖章了. 注意: 招标文件中要求签字或盖章的地方应格外留意,因为通常来讲 如果投标文件中出现了漏章或漏签 会被视为没有响应招标文件的要求而废标的. 6. 整个投标文件最终确定后由一个非标书制作者检查、审核,确认无误后 按照7 招标文件中规定的要求密封、装订. 这个过程主要包括: 投标文件的印刷、装订以及投标文件的最后包装、密封. 其中: (1)投标文件的印刷及装订 投标文件应视招标

17、项目的具体情况决定是否精装及装订的具体方式. (2)投标文件的包装和密封 严格按照招标文件的要求进行密封，对加盖印章有要求的，一定要按招标文件要求加盖有关印章。有时招标机构会规定投标人的技术标部分不能有任何标记，并要求投标文件中商务标部分与技术部分分别装订、分别密封,可能还会规定技术标使用的字号、行距、字体、纸张型号等.对招标文件有此要求的，我们在制作、装订和密封投标文件时，一定要倍加小心. 注: 如果在递交投标文件的同时须递交电子文档 则应注意电子文档的制作和刻盘,并根据招标文件中对电子文档密封格式的要求来制作光盘贴和光盘套. 开标 投标文件制作完毕后,在招标文件规定的开标时间和地点前去参加

18、投标.开标是标书制作过程中的最后一个环节,成败在此一举 所以对开标这一环节也应重视起来. 开标时应注意的问题: (1) 注意投标的截止时间。 在招标文件中一般都会对投标的截止时间做出详细地规定，所以一定要在规定的截止时间之前、到指定地点递交投标文件.另外,参加投标的人员在时间上一定要留有余地，并充分考虑天气、交通等因素有可能对投标所造成的影响，因为一旦超过规定的投标截止时间,投标文件将作废标处理，没有一点商量的余地. (2) 携带证件以备检验。 一是参加投标要注意携带招标文件中要求的资质或证件的原件；二是随时准备检验.一般情况下是在开标之后、唱标之前，按招标文件要求检验资格证明文件，此时，没有

19、携带原件或招标文件规定的其他有效证明文件的将作废标8 处理。 注: 如果是资格后审，则证件更要携带齐全。 (3) 演讲 有的招标机构会要求投标人在开标时对所投项目做一定时间内的现场演讲(如医大三院项目、安居等). 为了让评委对我们的投标文件有一个整体上的了解,并在此基础上尽量争取获得评委对我方投标文件的青睐.所以演讲时一定要精练，集中体现优势，且在最大限度上煽动评委,努力给评委留下良好深刻的印象. (4) 委托代理人 委托代理人应随身携带身份证等相关证件,并且在开标过程中不中途退场. 因为在评标过程中, 评标委员会可能会在审阅投标文件时遇到一些疑问，要求委托代理人以书面形式对投标文件中含义不明

20、确的内容作必要的澄清或说明.所以这就要求委托代理人不要中途离开现场，随时准备就评委提出的问题进行解释或答复。 9 完美的标书检查流程 一、 封面 1、 封面格式是否与招标文件要求格式一致，文字打印是否有错字。技术标、商务标、开标文件封面是否一样 2、 封面标段、招标编号、包号是否与招标书上一致 3、 企业法人或委托代理人是否按照规定签字或盖章，是否按规定加盖公章。 4、 投标日期是否正确 二、 目录 1、 目录内容从顺序到文字表述是否与招标文件要求一致 2、 目录编号、页码、标题是否与投标书中内容一致 三、 投标书及附录 1、 投标书格式、标段、招标号是否与招标相符 2、 报价金额是否与投标函

21、、开标一览表、投标报价汇总表一致？大小写是否一致？报价单位是否有错？ 3、 投标书的工期是否满足招标文件要求。 4、 投标书是否加盖公章 5、 法人代表或代理人是否按要求签字或盖章 6、 投标书日期是否正确 7、 投标书装订顺序是否与招标相符 8、 电子版是否是正本完全一致 四、 报价与修改报价 1、 修改报价后是否与投标书相同 2、 报价表格式是否满足招标要求，项目单位是否跟招标书上一样，与每个项目所对应。 3、 所有报价的大小写是否一致，数量是否与招标书一样。 4、 明细表、分析表中产品型号、规格、参数、单位、是否与货物说明一览表、产品样本册保持一致 5、 报价单位是否正确表述 6、 报价

22、小数点是否正确表述 10 五、 企业有关资质 1、 营业执照、资质证书、组织机构代码证、法人代表证明、ISO9000是否目录明确与齐全，并满足招标书要求，检查资质证书上的日期是否过期。 2、 财务状况表、审计报告是否齐全。 六、 其它核查 1、 投标文件格式、内容是否与招标文件一致 2、 每一页下面的页码跟签字章是否完整 3、 目录跟投标书内容是否一致正确，目录页码是否有错乱 4、 如果投标项目有澄清函，是否有加在投标书里 5、 投标文件的电子档是否完善、齐备 6、 投标文件的密封、加盖正副本章、公章等是否完善 不能犯的低级错误 投标价格千万要正确，单位千万要正确 投标书中避免错别字 交标书一定不能迟到 交标书前一定交保证金 投标书一定要按规定密封 11