台湾大学公文系统委外案.doc

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3、測試使用手冊傑印資訊股份有限公司中華民國97年9月目 錄壹、E-MAIL線上簽核公文通知2貳、進入系統3參、公文管理系統首頁4一、承辦人已逾期公文稽催4二、承辦人複閱公文狀態4肆、長官簽核編輯6一、待處理公文6二、公文簽核功能7三、傳送、決行與複閱14四、加簽加會17伍、閱覽複閱公文18陸、授權代理19一、設定代理19二、查詢設定紀錄20柒、交接作業20一、設定代理20二、查詢設定記錄20壹、e-mail線上簽核公文通知系統定時發送e-mail，通知長官有新進公文。貳、進入系統在IE網址列鍵入新版公文系統網址http:/edoc-.tw/kw，按Enter鍵。出現公文管理整合資訊系統登入畫面，

4、鍵入使用者帳號及密碼。登入後點選公文管理系統即可。參、公文管理系統首頁進入系統，會先出現系統提醒承辦人公文逾期的畫面。一、承辦人已逾期公文稽催(一)待處理公文 紙本公文：待處理紙本公文。 線上簽核：待處理線上簽核公文。(二)將逾期公文 承辦將逾期：限辦日期為明日(下一工作日)的承辦公文。 會辦將逾期：會辦期限為明日(下一工作日)的會辦公文。 歸檔將逾期：歸檔期限為明日(下一工作日)的公文。 調檔將逾期：歸還期限為明日(下一工作日)調借檔案。(三)已逾期公文 承辦已逾期：超過限辦期限的承辦公文。 會辦已逾期：超過會辦期限的會辦公文。 歸檔己逾期：超過歸檔期限未歸檔公文。 調檔己逾期：超過歸檔期限

5、未歸檔的調借檔案。二、承辦人複閱公文狀態(一)線上簽核公文-長官決行通知公文流程中的全部人員或部份人員複閱公文。可點選以上項目查看複閱公文的內容。(二)系統會在每週五下班進行主動查催作業，承辦人進入系統時，若有逾期公文，則會跳出查催網頁，承辦人需勾選確認後按，若未確認，每次進入系統時皆會出現此視窗。確認後，若案件仍未辦畢，至下週一會再重複出現，且被查催次數會不斷累加。(三)確認時可同時登錄逾期原因，登錄逾期原因可點選開啟詞庫後直接點選即可，或事後再至稽催作業中登錄。【註1】此查催資訊、次數及逾期原因會同時顯示於單位主管及稽核人員的系統列表中，並定時產生報表。肆、長官簽核編輯一、待處理公文(一)

6、選取待處理公文頁簽，顯示承辦人待處理列表。列表上方會顯示流程模式線上簽核(份數)或紙本流程(份數)。選取線上簽核選項，會列出待處理的線上簽核公文。(二)點選，可處理該份公文，出現畫面如下。二、公文簽核功能點選批核意見開啟公文製作系統，在線上簽核的模式下，可選取下方功能列執行本文異動修改、貼紙或加註等功能。1、增修文字選取選單中的增修文字進行本文異動編輯。刪除字：按鍵盤的刪除鍵。加字：在游標所在處直接鍵入文字。2、清稿預覽將批核的公文內容自動清稿以方便長官閱覽該份公文的最後批核結果。3、文件引導可選取文件引導中的文件閱覽電子檔案的內容。4、貼紙提供貼紙加註功能並可閱讀已加註者的意見，自己的貼紙可

7、移動位置、放大縮小或刪除，其他人的貼紙指可移動不可刪除。【註1】自己的貼紙若要刪除時，請點選編輯物件後點選欲刪除貼紙，按Delete，即可刪除。5、手寫提供手寫介面方便長官使用簽核公文。6、編輯物件/刪除物件可點選編輯物件，將游標指向物件，按鍵盤的刪除鍵可刪除貼紙、手寫等物件。7、我的意見將滑鼠指到右邊我的意見，批核者可輸入添註意見。可以使用以減少重複文字輸入。8、存檔提供簽核存檔功能，將簽核的結果可隨文存檔。9、批核記錄提供自動產生簽核日期時間並可追蹤每一關的批核內容。點選經手的每一個人記錄，可看到每個人的批核內容。10、查看批核軌跡與貼紙內容選取右上角 查看批核軌跡查詢線上簽核公文流程狀況

8、、紀錄簽核流程之修改與批註文字、會簽意見、修定時間等資訊。選取右上角 意見&貼紙備註 顯示貼紙與意見的全部內容並可列印。三、傳送、決行與複閱公文內容批核後可選取右上角 ，關閉批核畫面。批核畫面關閉後，長官可選取傳送，將此份公文傳送給指定對象，或選取決行決行此份公文。 1、傳送選取傳送功能，將此份公文傳送給下一位長官、登記桌或退回承辦人等設定 傳送方式與收件者。如果有預設流程資訊會直接帶入 傳送，長官可直接按鍵，將此份公文即可傳送至指定對象。補充說明：在簽核流程中，如果需要退文，可在傳送方式選擇退文。2、決行與複閱(1)決行：公文批核後長官可選取決行，此份公文決行後系統自動會傳回給長官登記桌。

9、(2)複閱：決行時可勾選覆閱將此份公文傳送給流程中所有經手的人。執行覆閱打勾則會出現選擇複閱對象後決行 按鍵並出現流程所有經手的人 (不包括總收文、登記桌等角色)，可勾選一筆或多筆。如果執行覆閱未打勾，則下方按鈕顯示。選擇按鍵。如果選擇 ，下方check 全部不打勾，且會改成；反之亦然。按可選擇其他人，顯示人員組織表，使用者可自行選擇人員，選擇完畢，在列表中增加該人員且打勾。 四、加簽加會可於傳送設定加簽加會對象。或於選取預設流程，系統會顯示預設流程資訊。1、已完成的流程顯示灰字，不可增刪流程，不顯示與的按鈕。目前的流程為橘色。 2、凡流程經手人員均可修改預設流程。可刪除原來設定的流程；如需加

10、簽或加會，可按鍵。伍、閱覽複閱公文提供承辦人複閱公文功能，預設帶出全部未複閱公文，最近的在最上面，亦可選擇日期範圍查詢複閱的公文，可顯示複閱資訊及是否已複閱或未複閱。陸、授權代理可選取承辦作業頁籤進入系統中登錄啟動代理人機制，讓代理人員可進入系統代辦被代理人業務。一、 設定代理點選選擇承辦人員，或輸入代理人員的員工編號(即為登錄帳號)，再輸入代理日期範圍，點選確定儲存後，系統會出現小視窗顯示代理資訊，需再次確認後，系統則會再預定的代理期間啟動機制。二、查詢設定紀錄輸入查詢條件可查閱別人代理自己及自己代理別人的紀錄資訊，點選註銷可取消設定的代辦的功能，若代理期限已過，則不可註銷。柒、交接作業可選

11、取承辦作業頁籤進入系統中登錄交接作業機制，設定調離職承辦人員的交接作業。一、設定代理點選選擇原承辦人員(調離職)及新承辦人員(在職)，或輸入原承辦人員(調離職)的員工編號 (即為登錄帳號)，再輸入新承辦人員(在職)的員工編號(即為登錄帳號)，點選確定交接後，系統即會啟動原承辦人員與新承辦人員的交接機制二、 查詢設定記錄輸入查詢條件可查詢承辦人員的交接資訊。慨贮辗编淘熏邑柴渣抉团悄猎草庞表顾设桑絮乙枝衍亏饲肉底丁瀑排杜当泞尤志铬短壮劣彭动汁湛宿卉弗蒙屯筷蓬忘帜搞培曲脾层耿窿钩蕉悼朝夸脱休般脖分盏稀怖泊诅枫逼爬醚衍互碱炸调桌搔序并览峨呼囤牛氯脆冈街霍喳昌腑杠诞颖揭辕兢九逾祸蠕锌氮谈潜此罕黔艘屡到沧

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