商务英语信函中的礼貌表现.docx

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1、商务英语信函中的礼貌表现摘要:通过系统分析和大量实例比较,论述外贸信函英语应坚持礼貌原则,归纳出当代商务英语信函中的礼貌表现。 关键词:礼貌; 商务信函; 表现 一、商务信函中礼貌用语的重要性 随着社会经济的迅猛发展,商业信函逐渐成为人们在经济领域内的一种重要的交际手段,通过它人们可以交流信息、联系业务、商谈贸易、磋商、处理问题、传递友谊等。商业信函的特点和功能决定了商业信函中必须注重礼貌策略的体现。商务英语信函是国际贸易双方进行书面商务信息沟通的重要手段,其撰写成功与否对企业的业务有着极其重要的影响。一封礼貌有加、措辞得体的商务信函可以帮助一个公司建构起良好的商业形象,进而做成一笔笔好生意;

2、反之,一封礼貌欠佳、用语不当的信函则会给公司带来负面评价,弄砸了生意不说,还有可能毁了公司苦心经营的形象。可见,礼貌在商务信函中的作用不容忽视。随着中国市场经济的不断深入,商业信函已经成为人们经济交往中不可缺少的一种重要手段。人们只有在商业信函中使用一定的礼貌策略,才能在商业交往中成功地达到交际目的。在国际商务交往以信传情达意中,双方通过努力塑造良好形象,争取并保住新老客户,以求更好的经济效益。商务信函不仅是用来沟通的媒介,更是建立友谊、吸引客户的手段。写好一封商务英文信,礼貌原则是必须注意的,因为这直接关系到信函是否收到正面效应,或者说是否成功。 二、商务英语信函的写作原则 写作商务信函并不

3、要求使用华丽优美的词句。需要做的就是,用简单朴实的语言,准确表达自己的意思,让对方可以非常清楚地了解写信人的意图。一般地,商务信函应坚持以下写作原则:1.礼貌原则(courtesy)。礼貌不仅仅是指有礼而已,不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以,它是从一个“您为重”(You-atti2tude)的角度考虑问题。为了使商务英语文书更具礼节,撰写者还应避免过激、冒犯和轻视的用词。2.体谅原则(consideration)。体谅原则强调对方的情况而非我方情况,要体现一种为他人考虑、多体谅对方心情和处境的态度。当撰写商务英语文书

4、时,要将对方的要求、需要、渴望和感情记在心中,寻找最好的方式将信息传递给对方。3.完整原则(completeness)。在信函写作中,信息完整很关键,所以商务信函中应包括所有必需的信息。4.清楚原则(clarity)。清楚是商务英语信函写作最重要的原则。一封含糊不清、辞不达意的书信会引起误会与歧义,甚至会造成贸易损失。清楚表达应注意选择正确、简练的词以及正确的句子结构。一般地,商务文书的撰写者必须将自己的意思清晰地表达出来,以便对方准确理解。5.简洁原则(conciseness)。要求我们用最少的语言表达最丰富的内容。写作中我们应当用简短、易懂、直接、朴素的英语,要避免重复、罗嗦,不要将读者的

5、时间浪费在你那难懂的字眼上1(P1)。6.具体原则(concreteness)。所表达的内容要准确而生动。当涉及到数据或具体的信息时,比如时间、地点、价格、货号等等,尽可能做到具体。这样会使交流的内容更加清楚,更有助于加快事务的进程。7.正确原则(correctness)。正确原则是指不仅是语法、停顿和拼写正确,也指语言标准、叙述恰当、数字精确,以及对商业惯用语的正确理解2(P1)。 三、商务英语信函中的礼貌表现 (一)商业信函中的积极礼貌表现按照西方社会学家布朗和列文森的礼貌理论,积极礼貌策略就是说话人为了满足听话人对积极面子的需求而采取的措施。积极面子是指希望得到别人的肯定和赞许。为保住对

6、方的积极面子不受损害,说话人有必要使用积极礼貌策略,千方百计让听话人的面子得到尊重。为此,说话人可以通过迎合听话人心意和取悦听话人的语言的运用,让听话人感到自己的行为获得了说话人的承认和赞美。在商务信函中,积极的礼貌表现主要体现为四种策略:赞美、展示人情味、避免不和与声称关系近。 1.赞美 赞美策略是一种满足听话人积极面子需求的积极策略,是一种“社交催化剂”。它是利用夸奖、恭维来满足对方的求荣心理,以引起对方的注意和兴趣。不同的场合使用恰当的赞美语可以给人们的生活带来愉悦和满足感,促使人际关系变得和谐融洽,起到润滑油的作用。在商务英语信函中,经常夸赞对方是很有必要的,但千万别变成一味奉承、吹捧。即使对方的商誉、产品、技术等方面确实值得赞许,也要注意把握尺度,不可滥用溢美之词。过了头的赞扬、恭维透着虚伪,给人一种言不由衷的感觉,反而显得不礼貌。所以,在写作信函时,既要在遵循礼貌原则